《Outlook时间整理术》一标记仍需处理的邮件

本节书摘来异步社区《Outlook时间整理术》一书中的第1章，作者： 【德】Lothar Seiwert , Holger Woeltje 译者： 欧阳宇，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

标记仍需处理的邮件

为了确保不会遗漏电子邮件中尚未标记为完成的所有必要的后续活动，可以通过“作为带附件的任务复制”创建任务，这一点前面已经介绍过，也可以将邮件标记为待定（例如，电子邮件需要马上处理，不值得为此创建一项额外的任务）。Outlook支持为邮件添加标志，即添加不起眼的颜色类别或标志。需要不久后关注的邮件也可以转换成任务，如前所述，也可以使用颜色标志来对它们进行分组，使某些特定的邮件总是位于各自文件夹的顶部（如项目文件夹中的重要基本信息）。

在“类别”列中右键单击，通过快捷菜单为电子邮件分配一个类别或删除以前设置的类别。通过在“类别”列中单击，可以设置或删除已经指定为“快速单击”的类别（将“快速单击”设置为您最常使用的类别）。在第3章中，将详细介绍类别系统中的这些类别和示例。

由于一封邮件可能已经分配了多个类别（红色标志用于截止日期），现在通过按适当类别进行搜索，可以同时使用不同的颜色快速找到所需的邮件。这一点是在Outlook 2003颜色标志的基础上改进而来的。例如，在Outlook 2010/Outlook 2007中，现在已经有了红色标志用于“截止日期”，同时也可以有蓝色标志用于“产品规范”。

在Outlook 2003中如何为邮件分配颜色标志
1．在邮件列表中选择邮件。

2．单击“标记状态”列（标志图标），为邮件分配默认的标志，或者右键单击该列，选择“后续标记”命令，然后单击“确定”按钮。

处理完成带标记的邮件后，可以使用快捷菜单来将其标记为完成。

也可以使用快捷菜单来彻底删除标志，或使用合适的命令来选择不同的标记颜色，如图1-8所示。在“设置默认标志”命令的子菜单中，可以更改默认颜色（这样通过单击标志列就可以分配它）。

这里提一下，从BlackBerry OS 5开始，可以在黑莓手机上使用不同的颜色标志对邮件进行标记。它完全与Outlook 2003同步，甚至能够显示闹钟。

尽量为自己开发一个多达6种颜色的类别系统。例如，红色意味着“重要且必须尽快关注”，绿色任务可以到周末再处理，蓝色任务可以等到月末再处理。黄色可能意味着最好本周末完成，但这仅仅是理论上的，如果没有时间，也可以删除该任务。对于紫色任务，如果有额外的时间就处理，如果没有，将会在月末删除。

别让自己处于紧张状态：Outlook 2007和Outlook 2010的提醒功能
在早期版本的Outlook中，也可以将电子邮件标记为后续跟进，添加提醒，以在某个预定时间打开邮件窗口。不过，早期版本的Outlook仅在邮件位于收件箱中时才在提醒时间显示提醒。而对于 Outlook 2010/Outlook 2007，即使邮件位于其他文件夹, 您（或您的邮件收件人）也能收到提醒。您现在还可以分别为自己设置一个带有单独闹钟的标志，为收件人设置另一个不同的闹钟（或无闹钟），如图1-9所示。例如，如果您已经给Robin Wood发送了一封电子邮件，就可以为自己设置一条两周后的提醒，这样可以在他到时仍未回复时礼貌地提醒他检查一下，而不是在他的Outlook 收件箱中出现自动提醒。

撰写电子邮件时，在“邮件”选项卡的“标记”组（Outlook 2010）或“选项”组（Outlook 2007）单击“后续标志”，在下拉菜单中单击“添加提醒”（Outlook 2010）或“为收件人添加标志”（Outlook 2007）。可以分别为自己和收件人标记邮件，以便Outlook在设定的时间显示提醒。如果为自己标记邮件，将自动标记为任务并显示在“待办事项列表”和任务列表中。

如果想在发送的每封邮件中都使用此功能，务必倍加考量。假想您在发送给经理的每封邮件中都添加了提醒，在她不方便的时候总是在屏幕上弹出提醒窗口，这是非常不受欢迎的，甚至可能会导致经理的反感。

不管如何，这项新的单独的标记功能在需要小心的同时仍然非常实用，尤其适合于在自己写邮件时将邮件标记为任务。例如，一周后检查是否收到带有所请求数据的答复，或者检查自己是否需要后续跟进。

如果想要跟团队明确任务，以一种负责任的方式处理后续问题，为收件人设置提醒，此功能相比打扰他人更为有用。例如，可以为自己添加明天的任务标志，以重点关注贸易展会准备工作的重要数据（于是您会记着明天处理它），也可以为同事设置下周三的提醒，这样他会感激您的提醒，下周一就会赶回办公室。通过这种方式，你们俩共有一个任务或提醒，于是都会记得按时准备好自己的工作，以便参加周五的团队会议。

如果某些发件人炮轰您发送“闹钟”邮件让他们打开不想看到的提醒窗口，您也有保护自己的方式：规则向导，如图1-10所示（参见本章后面的“如何利用规则向导设置和更改规则”一节）。创建一条新规则（用模板创建规则，将规则应用于收到的邮件，或邮件到达时检查），对于收到的邮件删除邮件标志。（参见图1-10：为收到的邮件创建一条空白规则，选择“高级选项”，单击蓝色的下画线文件条件，然后单击“确定”以确认所有条件模板；在下一步，选择“清除邮件标志”操作。如有必要，最后定义一条例外。例如，如果发件人是团队里的同事，他也以一种合理的方式使用针对其他收件人的标记。）

如何在Outlook 2003中为邮件添加简短的备注和提醒
1．在邮件的“标记状态”列的快捷菜单中（参见图1-8，前已述及），选择“添加提醒”。

2．在“后续标记”对话框中，为闹钟分配截止日期和时间，以便Outlook到时提醒您，如图1-11所示。

3．在“标志”文本框中，可以输入任何想要的文本。它将在您打开邮件时显示在预览中，呈灰色或黄色，在邮件头部信息栏下。

4．单击“确定”按钮，关闭“后续标志”对话框。

与Outlook 2010/Outlook 2007不同，在Outlook 2003中，仅在邮件位于收件箱中，才会在提醒的时间弹出提醒窗口。因此，要使用此功能，应保证邮件位于收件箱中，而不能移至别的文件夹。当然，这样可以避免使用提醒功能。如果移至其他文件夹后想使用提醒功能，则可以将邮件复制或移至约会或任务中，然后再添加提醒（参见本章前面的“将电子邮件转换成任务或约会）。

在单一视图中处理所有标记的条目
有了搜索文件夹的帮助，可以搜索整个邮箱（所有Exchange账户中的文件夹）或全部个人文件夹及其所有子文件夹中满足特定条件的邮件，如图1-12所示。例如，可以在单一视图中找到所有标记为待处理的邮件，哪怕它们属于不同项目，位于不同文件夹中。建立搜索文件后，只需单击即可打开它，就像普通的电子邮件文件夹一样。

搜索文件夹本身不包含任何邮件，只是链接到这些邮件而已，设置搜索条件后，始终可以找到所有被搜索文件夹中满足特定条件的邮件。例如。如果打开位于Project C - Inquiries文件夹中的邮件（该邮件在搜索文件夹中被标记为后续跟进），执行仍然待定处理步骤，然后将其标记为已完成，邮件将从搜索文件夹中移除。不过，它仍保留在Project C - Inquiries文件夹中，但它现在已经是“已完成”状态。如果删除搜索文件夹中的邮件，它也将从Project C - Inquiries文件夹中移除。因此，即使在搜索文件夹中对邮件进行操作，实质上也是对原始邮件进行操作。

如何创建自己的搜索文件夹
1．在文件夹列表中（导航窗格左侧），右键单击“搜索文件夹”（在Outlook 2007中位于收件箱最后一个文件夹的下方，但在Outlook 2010中，对于所有其他文件夹均按字母顺序排列），然后在快捷菜单中选择“新建搜索文件夹”。

2．在“新建搜索文件夹”对话框中的“选择搜索文件夹”列表中，选择一个预定搜索条件。例如，选择“已分类邮件”（在“组织消息”下面）或 “标有后续标记的邮件”，可获得类似于如图1-12所示的结果。

3．在“搜索邮件位置”列表中，可以选择想要搜索的个人文件夹或公共文件夹。

4．单击“确定”按钮，关闭“新建搜索文件夹”对话框，即可建立新的搜索文件夹。该文件夹将会被满足搜索条件的邮件填充。

现在可以像任何其他电子邮件文件夹一样，单击它即可打开。如果在文件夹列表中未发现它，则需要展开搜索文件夹列表。单击导航窗格中靠近“搜索文件夹”旁边的小三角或加号。（稍后若要关闭该列表，可以单击减号或再次单击小三角。）

还可以进一步细化搜索，例如，为了找到来自某个发件人且有着红色类别或标志的唯一邮件。为了完成此操作，在“选择搜索文件夹”列表中，选择“创建自定义搜索文件夹”条目，然后利用“选择”按钮指定所需条件。（此工作类似于为工作视图创建筛选器；更多信息，请参见第3章）。还可以利用快捷菜单中的命令自定义或重命名新创建的搜索文件夹，并将它添加到“收藏夹”（见图1-6）中。