会计的思考（21）：“简单表象，根本影响”的会计原始凭证

关于原始凭证，厦门大学的葛家澍和余绪缨在《会计学原理》中，这么定义：原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制，用来证明经济业务的发生，明确经济责任，并作为记账依据的书面证明文件。

从表现形式上看，原始凭证不外乎是发票、收据、入库单、盘点表、合同等，看上去并不复杂。较之后面所谓的投融资管理、决策支持、财务战略等，原始凭证似乎上不了台面。事实并非如此。

 一、所谓“原始凭证”，其为会计反映职能最根本的基础。业务负责做相关决策，会计部门不能干涉。但最后，业务必须提供原始凭证来证明其业务的发生，也就是说，要用原始凭证来保证业务的透明化。这就是业务决策与会计反映的职能分工。会计不去干涉业务决策，这是“不逾矩”，会计用原始凭证来使业务活动透明化，这是“依本分”。

 二、所谓“原始”，就是“第一手”，而不是别人嚼过的馍。比如说，会计审核工资，往往是努力核对人事部做的工资表，加加上面的数字，核对一下数字的勾稽关系，核得很辛苦，眼睛都看花了，最后签字通过。反思一下，这种审核有何意义？人事部的工资表不是一份原始凭证，而是原始凭证汇总表的汇总表的汇总表，中间经过了N多加工手续，“第一手”的原味早已荡然无存，会计在一个错误的基础上做事，审核得再仔细也是无用功。此时，会计一定要看异动表、看考勤表、看表评表、看业绩表等，任何影响工资计算的因素的表格都应该去查阅，即使不能一一核查，也得每月抽检一部分。

 

三、所谓“凭证”，就是“凭什么证明”。比如说差旅费报销单中有机票费，很多时候附一张机票即可，事实也不尽然。会计可以这么试问：

（1）问：“凭什么证明你可以坐飞机？”

答：“出差审批单+机票审批单”

（2）问：“凭什么证明你到了机场？”

答：“出租车票，或公司派车单”

（3）问：“凭什么证明你到了机场后坐了飞机？”

答：“机票”

（4）问：“凭什么证明你有了机票就坐了飞机？”

答：“登机牌”

（5）问：“凭什么证明你有了登机牌就坐了飞机？”

答：“目的地的出租车费，或公司派车单”

 

以上5问，看似繁琐，但如果不这么去纠结，就无法设计出合理的费用报销制度规范，以及相关管理规范的完善。而且也只有这么去纠结，业务数据才能令人信服。否则的话，没有一个真实的数据基础，后续的决策、管理等都是扯淡。

 

四、如何设计出合适的“自制原始凭证”？需要有什么栏目？每个栏目的目的与意义是什么？需要几联？单据在物理上如何流转？如何与信息系统匹配？签字人复核人审批人各是谁？等等。可以说，每一份优秀的自制原始凭证后面，都意味着对业务的深刻理解、对流程的充分优化的基础上的。

 

如此原始凭证，还能说其简单吗？

 

 

 

【邓国清 MSN：dengguoqing_2006@hotmail.com】

【文章首发自http://www.co-insight.com/consulting/accounting.html】

 

 

 

 

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