我们都用Excel做什么？

怎样又快又好地建一栋大厦？绘一张图纸，造出房屋的骨架，剩下的添砖加瓦就变得容易了。

怎样轻松学习Excel？先清楚我们的目的，建立一个知识框架，剩下就是平时碎片化的积累了，用不了多久，你就是一个Excel牛人了。

那就让我们通过下面的内容来搭建自己的Excel知识框架吧。

1准备数据

多米诺骨牌触发的那一刹何等壮观，而对于操作者来说，排放骨牌的过程才是最重要的，骨牌排布的方式和质量决定了后面是不是足够惊艳。

不要惊叹Excel高手眼花缭乱的操作技巧，其实对他们来说，基础数据就是骨牌。所以，成为Excel牛人的第一步就是重视基础数据的准备。

• 确定思路

这是准备数据的第一步，也是最重要的一步。数据需要哪些维度和度量？是自己设计好表格下发还是让别人自己设计？收集来的数据怎么方便整理成数据库格式？应该选用哪个数据模型存储数据？

回答了上面的问题，再进行下一步，谋定而后动，知止而有得。

• 数据录入

有很多数据录入的技巧可以提高效率，这里举两个例子。

场景1：财务的小伙伴经常输入公司的银行账号“1234567890123456”，可以设置“zh”自动更正为“1234567890123456”。

当然，你也可以用这个功能快速输入公司名称、通讯地址等等。

场景2：需要大量录入有3位小数的数据（例如0.235），可以设置自动插入小数点。

• 数据收集

如果是向很多人收集数据，可以采用在线调查问卷的方式，可以节约整理数据的时间。

如果采用表格的形式收集数据，最好设计好模板，给出填写说明。

为减少错误，可以设置数据验证。

• 数据整理

很多时候，我们得到的数据并不能直接使用，例如下面的数据。

这时，我们可以使用快速填充获取需要的数字。

对于复杂的数据，还可以使用PowerQuery（16版叫获取和转换）进行ETL的处理。

• 数据存储

对于基础数据，可以套用表格格式，这样数据新增的时候公式也会新增，进行数据透视的时候数据源也会动态引用。

对于数据量较大的，可以考虑加载到Power Pivot数据模型上，大幅度提高数据运算的效率。

2数据计算

有了基础的数据，就会有各种汇总计算的需求，最新版Excel有四百来个函数，各种函数还可以进行嵌套，可以说，函数有多少种用法，只受你想象力的局限。当然，我们不太可能掌握全部的函数的用法，熟练掌握20个左右的函数就够应付日常的工作了，其它的函数只需要了解一下，知道有这么个函数，等到要用的时候再问度娘就行啦。

函数的掌握的不在多，而在精，精表现在两个方便，一是了解函数的计算原理，二是要做到灵活应用。

比如，公式“=IF(3,2,1)”返回什么结果呢？是什么道理呢？

再举个例子，如下图，要计算判断型的问题，很多人会想到IF。

其实，用最大最小函数同样能做到。

3数据分析

有些场景使用公式是不好解决的。

场景1：如果现在要买一套500万的房子，还款10年，设置好公式计算出每个月要还5.3万元，那我每个月只能还4万，那我要改买个多少钱的房子呢？这个时候使用单变量求解就会比较方便。

场景2：公司在江苏有10个大客户，公司在江苏有3个仓库，怎样安排发货运费最低？有了规划求解，这个问题就变得非常简单了。

场景3：公司有5位业务员，有他们今年每天的销售记录，且数据每天都会增加，如果我们每天要比较他们截止到目前的销售额，这个时候最好的方法就是使用数据透视表。

4呈现

我们对数据进行了相应的计算和分析后，如果需要展示出来，一般还需要更直观的方式，这个时候就需要图示化。根据需要，可以做成静态图，或者简单的动态图（数据透视图、控件连接等），如果还不能满足需要，那就请出我们的高级动态图（Power View、Power Map）。

下面是几种最常用的图表，可以根据自己的数据类型选择相应的图表。

如果要更多动态的效果，还可以使用Power View。

需要注意的是，做图时不是追求炫酷的形式，而是选择最能表达我们意图的那个图。

就我而言，学好Excel让我得到的不仅仅是工作效率的提高，更重要的是让我在工作中得到的成就感，让我上班的8小时不再难过。

「Excel实务」白永乾

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