http://office.microsoft.com/zh-cn/outlook-help/copy-the-outlook-folder-structure-to-another-computer-HA001116603.aspx


适用于
Microsoft Office Outlook 2003
Microsoft Outlook 2002

您已经设计了很完美的文件夹系统，用于存档您的电子邮件、“日历”、“联系人”、“任务”和“便笺”项目。您的同事可能会羡慕您的优秀组织结构，并希望能像您一样设置自己的 Outlook 文件夹。

您的同事可能会逐个创建文件夹以模仿您极富创意的文件系统。但是，出于工作组协作精神，您决定将您的整个结构共享给他们，当然，您不会共享其中的所有项目。

您可以使用 Outlook 的导出和 自动存档 功能来复制 个人文件夹文件 (.pst) ，该文件中所包含的文件夹结构与您现有的 Outlook 文件夹结构相同，只不过不包含任何数据项。

 注释   在完成这两个 .pst 文件之后，它们是完全独立的，只是共享相同的文件夹结构。原始文件夹中的所有项目都将被删除。

将所有文件夹和数据导出到新的 .pst 文件中

  1. 在“文件”菜单上，单击“导入和导出”。

  2. 单击“导出到一个文件”，再单击“下一步”。

  3. 单击“个人文件夹文件(.pst)”，再单击“下一步”。

  4. 单击最上一层文件夹，选中“包括子文件夹”复选框，再单击“下一步”。

  5. 键入或浏览到要在其中保存新文件的文件夹，并键入文件名。

  6. 单击“完成”。

打开并显示新建的 .pst 文件

  1. 完成导出后，在“文件”菜单上，指向“打开”，再单击“Outlook 数据文件”。

  2. 选择您在前面的“将所有文件夹和数据导出到新的 .pst 文件中”部分所创建的文件，再单击“确定”。

将在 导航窗格中显示复制的 .pst 文件。

在新的 .pst 文件中存档所有数据

  1. 在“文件”菜单上，单击“存档”。

  2. 单击最上一层文件夹。

  3. 单击“将该文件夹及其子文件夹存档”。

  4. 选中“包含标记为‘此项目不自动存档’的项目”复选框。

  5. 在“将早于该时间的项目存档”框中，键入当天的日期。

  6. 在“存档文件”框中，将文件夹路径末尾的文件名更改为 removeditems.pst。

  7. 单击“确定”。

 注释   此时将在状态栏中显示正在进行存档。在存档操作完成之前，您的文件夹中仍将包含项目。

压缩新建的 .pst 文件

  1. 右键单击新建的 .pst 文件中的最上一层文件夹。

  2. 单击“‘.pst 文件名’的属性”。

  3. 单击“高级”。

  4. 单击“开始压缩”。

  5. 压缩完成后，单击“确定”两次。

完成以下“在其他计算机上复制并打开新建的 .pst 文件”部分中的所有步骤后，您可以将新建的 .pst 文件复制到其他计算机，您或他人可以在该计算机上将该文件添加到自己的 Outlook 配置文件中。

在其他计算机上复制并打开新建的 .pst 文件

您的 .pst 文件现在是您的 Outlook 配置文件中原始文件结构的副本。最大的区别是删除了您的所有数据。

  1. 使用“Microsoft Windows 资源管理器”将 .pst 文件复制到其他计算机上的 驱动器:\Documents and Settings\用户\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook 文件夹中。

尽管您可以在任何文件夹中保存数据文件，但这个文件夹是 Outlook 在创建 .pst 文件时使用的默认文件夹。

 注释   此位置是一个隐藏文件夹。若要使用“Windows 资源管理器”导航到此文件夹，您必须先打开显示隐藏文件夹功能。方法是：在“Windows 资源管理器”中，在“工具”菜单上，单击“文件夹选项”。在“查看”选项卡上，在“高级设置”下的“文件和文件夹”下，在“隐藏文件和文件夹”下，单击“显示所有文件和文件夹”。如果希望查看所有的文件扩展名，则请清除“隐藏已知文件类型的扩展名”复选框。隐藏文件夹会显示得比较模糊，表示这些文件夹不是普通的文件夹。

  1. 启动 Outlook。

  2. 在“文件”菜单上，指向“打开”，再单击“Outlook 数据文件”。

  3. 选择移动到此新计算机上的文件，再单击“确定”。

将在“导航窗格”中显示空白 .pst 文件，其中包含的文件夹结构与原始的文件夹结构相同。

现在，您可以将邮件复制或移动到这一新的文件夹结构中。

 注释 

  • 如果这个新的 .pst 文件将是您的主要工作文件，而且您希望将新的和发送的电子邮件传递到该文件中，则必须在 Outlook 中更改默认的送达位置设置。Outlook 帮助中提供有 关于如何更改送达位置的说明。

  • 如果新计算机上的 Outlook 配置文件中包含 Microsoft Exchange Server 帐户，并且您要保留电子邮件服务器上的所有数据，则需要将这些文件夹从新的 .pst 文件复制到“邮箱 - 您的姓名”下的某个位置。您所创建的新 .pst 文件会在您的计算机上本地存储所有项目，而且您将无法从 Microsoft Office Outlook Web Access 或其他位置访问这些项目。