报销管理系统
概述:
随着我国市场经济的发展,企业的数量及规模快速发展,企业的各种费用支出也是水涨船高,费用管理的复杂度也越来越高,费用管理和使用效率严重滞后于公司的发展,如何有效管理、控制和节约费用,确保每一分钱都落实到有效的市场行为,使其效果最大化,确保相关部门随时了解每一分钱的流向和使用情况,已经成为各行业大中型公司面临的新挑战。
如何解决企业的这一挑战,北京启元和信科技有限公司结合多年的管理软件开发的经验,利用现时最流行的云计算、SOA、SAAS、ASP架构;JAVA的先进平台、ORACLE的数据库技术,基于平台化、架构化的思想开发出了一套基于互联网的报销管理系统,
主体内容:
报销流程管理:
企业在报销过程中,可以设计自己的报销流程,比如:报销人填制好的报销单,要经过其直接上级经理审批、财务会计审批、出纳审批等。
对于报销流程的设计,比较复杂,比如:超过1万元的报销走的流程可能与不足1万元报销的流程是不一样的。不同企业对报销流程会有不同的要求,应该由专业人员,帮助企业梳理报销流程,最后在企业固化一个报销流程。
当 然,企业在经营过程中,会根据实际情况,在需要的时候调整自己的流程,系统要支持便捷的流程调整。
报销流程管理,通常需要配合企业人事管理一起使用。
报销额度控制:
为避免一次性大额开销,可以在系统中设置拦截,将政策内置在系统中。比如:招待费,最大报销费用是1000元,当一个人员在报销单中,填写超过1000元的招待费时,系统会给予拦截。
报销额度控制,可以控制在一个组织(机构、部门),也可以控制在岗位、角色这些相对管理对象上,也可以控制在一个具体人身上;
报销预算管理:
企业在经营过程中,为能够提前规划资金使用,或限制一些定向的费用开支,可以在系统中制作一些预算管理对象,比如:
Ø 山西分公司,一年总报销,预算20万元;
Ø 上海公司,招待费,每季度预算1万元;
Ø 北京公司,针对“西直门地铁改造工程”,每月预算10万元;
Ø “西直门地铁改造工程”,差旅费,每季度预算3万元;
Ø 计算机设备购置费,每季度预算2万元;
……
预算对象,可以根据企业的管理内容而定义,通常只要企业能描述出的管理对象,都可以做预算管理;
对于预算本身,可以设置为“提醒型预算”和“拦截型预算”,对于“拦截型预算”,将不能允许报销数据进入流程;
预算管理,还可以配合工作流,设置“预算审批”节点,就是不同的预算,可以设置不同的人进行审批,当一个报销涉及到一个预算时,系统会自动分配给相关审批人一个审批任务,审批人,可以根据报销的内容,对报销数据进行审批。
预算审批,系统支持绝对审批人和相对审批人,所谓绝对审批人,就是指定到一个具体人进行审批;相对审批人,可以设置为某机构经理、某岗位、某角色等,这些人,会根据人事管理系统的改变而进行改变;
报销待遇管理:
在一个企业中,对于相同的报销内容,可能不同级别的人,会存在不同的报销额度,比如:对于招待费,总经理,一个月可以报销5000元,业务员,一个月可以报销800元;
在企业中,描述不同的级别,可以有:职务、职级、职等、职称、岗位等等,若干种表现人员级别差别的概念,一个人,在企业中的级别,通常又是带有实效性的,比如:张三,在三月,由员工,提升为部门经理。所以,报销待遇,只针对人员级别进行管理,人员如果级别发生改变,系统应该“自动感知”,从而有效的管理不同人员的报销待遇。
报销待遇,有可能因机构而产生差异,这也是报销系统支持的。比如:业务部经理,在武汉公司,招待费是每月2000元额度,而同样是业务部经理,在兰州公司,招待费每月是900元额度;
从原来上说,任何性质的费用,对企业任何级别的人员(从总经理到普通员工),都可以设置不同期间的不同待遇标准;
项目费用管理:
项目,是企业在经营过程中,相对重大的一个管理对象,比如:一个工程、一个大型会议、一个客户的维护等;
项目,可能会涉及到各种费用开销,在报销系统,应该能够有效的管理到每个项目的具体报销支出,从而可以很好的配合项目的核算。
(项目的成本,在报销以外,还存在人员成本和其他非直接成本,这些,在报销系统以外进行管理。)
多币种管理:
一个企业,可能存在跨国经营,在报销过程中,会存在不同地区按不同的货币进行报销,比如:在美国,需要按美圆进行报销,而在香港,需要用港币进行报销。
所以,报销系统,应该能够支持,依据票据产生的货币进行报销;
资金账户管理:
企业可以对自己与收支相关的账户进行管理,并且跟报销配合在一起,当报销支付时,可以直接指定付款的资金账户,并且,跟踪账户的余额变化,登记账户发生账页;
内部往来管理:
如果在报销单中,指定了一笔费用,是核算在某个机构的,并且,这个机构是独立核算的,那么,系统会自动产生这个机构的内部往来,登记相关的应收应付;
组织账户管理:
企业如果允许一个组织(机构、部门)有自己的账户,并且对自己账户资金存在支配权,那么,在报销时,如果报销人申明了这笔报销是记在哪个组织身上的,组织账户余额将发生减少,并且,会登记组织账户的账页。
个人账户管理:
对个人的报销,很多时候,可能并不直接支付现金,那在报销完成后,会将相应的报销款,存放在报销人的个人账户中,系统支持个人从账户提款,也支持自动对个人账户资金转其指定的银行卡。
在系统中,支持一个个人,拥有多于一个的资金账户,可以对不同性质的钱,存放在不同的资金账户中;
财务接口:
如果需要将报销系统获得的数据传输给一个财务软件,在系统中,可以定义报销行为的财务描述格式,在系统中,可以自动产生相关的财务凭证数据。在原理上,可以支持向任何财务软件输送数据;
系统主要功能截图:
费用科目管理:
预算定义:
交往单位:
项目资料:
资金账户:
日常报销:
新增界面:
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