GTD时间管理(2)---管理收集箱

 

通过上面一篇文章，相信大家对GTD收集有了原理大致的了解，如果大家对收集不是很了解，可以去看一下。

当我们收集到很多想法和事情之后，在晚会的时候必须要清空收集箱，否则收集箱会堆积如山，最终收集箱成了垃圾箱。

 

下面我了介绍一下GTD的第二个步骤“管理收集箱”，这里主要是讲原理，不讲工具的使用操作。

 

一：管理收集箱

 

1：收集箱的目的

A:捕捉灵感
B:避免思路被打断，避免动能被切断，把影响被降到最低


2：为什么要管理收集箱？

我们每天都要定时清理收集箱，如果收集箱不每天定时清空，那么收集箱里面的讯息
将会堆积如山，最终成为垃圾箱。

3：收集箱的好处是什么？

让我们搞清楚弄明白收集箱每个想法和每件事，让收集箱里面的每件事各就各位，找到他们所在栖身之地

即收集箱中的每条信息放入对应的容器中去。

 

二：如何管理收集箱

 

 

备注：   原来的GTD思想用的重要性和紧急的事情进行划分。     A:　　重要的事情：指的是对现状或未来产生重大意义的事情。（做某个移动项目/提前布局）   B: 　　紧急的事情：指的是在给定的时间完成指定的动作。       但是个人觉得如果我们看待一件事是紧急和重要的事情，你的能量会收到很大影响，加重心里负担。     故将：重要性和紧急的字眼转换成 行动和非行动。       ①：如果一件事紧急的，我们会把这件事放入日历排程中去排列，我们会给他一个时间点去做。     ②：如果一件事重要的事情，我们会把他放入项目执行图，分解项目阶段和步骤，安排时间落实

 

 全关图

 

一：补充收集箱每条信息完整性

因为在收集信息的时候，搜集的信息是很简单的，来到晚会的时候我们要通过这些简洁信息还原当事完整的信息。

 

二：首先判断收件箱的信息是否行动性

 

   行动性：指的收集箱的这条信息，需要自己做出反应的动作

　非行动性：指的是收集箱的这条信息，先存储以后备用。

 

2.1：行动性

 

1：二分钟法则

　①如果是2分钟之内，就把收件箱的这条信息，直接放入“今日事毕办图”中

　②如果是大于2分钟之内，要进一步拆分收集箱的这条信息，进入”人员标识“

2：人员标识

当你看到这条信息进行判断是你做了，还是外包给其他人做。

①：如果收集箱的这条信息，是外包给别人组，就直接放入“外包清单”

②：如果收集箱的这条信息，是自己做的要给条信息进行简单的”事件属性标识“

 

备注：

自己做（一般选择自己喜欢擅长的）

1：在团队开发中，工作一直是你主导，你可以选择自己喜欢并且擅长的事情做。

2：如果你在团队中，工作一直是被安排的，这份事情不是擅长的，没有关系不要着急，只要这件事对你有能力方面的提升，也是不错。

3：如果你在团队中，工作一直是被安排的，并且是重复性的工作，对你一点帮助都没有，你可以选择试着换一下跑道了。

在公司的高层上，外包就显得很重要了。如果你一般的员工，就没有那么重要了。

 

 外包别人做（一般选择不喜欢 或不擅长的事情，能够外包给别人，就外部别人）

如：

如果家里的灯泡坏了，你不擅长换灯泡，你可以找换灯泡的师傅，帮你做。--->(不擅长的事情，外包给别人）

如果做项目的时候，经常要该BUG的事情，可以外部给别人。（尽管你会改BUG，该BUG很无味，你可以外包给其他人）

 

3：事件属性标识

 当我们对行动性的事情进行区分之后，我还要做一件事打上属性标识。

属性标识包含：时间区块标签和状态标签

1：时间区块标签 （做这件事所需要时间区块）

 事情复杂度越高--->需要专注度越高-->需要安排大时间区块处理这件事，保持思路连贯性。

 如：写博文要构思，排版，需要专注度高，需要安排大时间区块处理。

 如：写邮件给你的同事，需要专注度小，可以安排小时间区块处理。

 

2：状态属性标签（做这件事需要的场景）

1：最佳状态  OR 一般状态

事情越复杂-->需要专注度越高---->需要时间块越多---->并且保持最佳状态。

事情复杂度-->需要专注度越低---->需要时间区块少--->并且保持一般状态。

2：是动态还是静态

动态指的是用听觉能完成的（公交车上，散步上）

静态指的是固定工具（电脑）

 

 

 

 

2.2 非行动性

非行动的事件分为2大类：“脑内原料” 和“脑外原料”

脑内原料：指的是自己脑袋想到的事情。

脑外原料：指的是脑外的信息。

Ⅰ：脑内原料

①无序发散 （自己脑袋忽然冒出一个想法）---->直接放入“灵感清单”

②有序发散  （以前一直关注这方面的知识，现在脑袋忽然有个想法）--->直接放入“项目清单”。

有序发散是必须要进行收集整理的，以便以后做项目，或者创业起到很多作用

注意点：
灵感清单-----孵化------->项目清单-------酝酿--->自己的项目（创业）



2：脑外原料

①信息知识 （指的是看到别人信息，对你有帮助，进行收藏）--->放入“资源清单”

②个人时实  （指的是自己创造出来的东西，自己写的博客，进行记录备案）--->放入“记录清单”

 

 

 

总结