日常工作中，我们经常需要对外发送一些信件或者邀请函。这里，为大家介绍如何通过永中Office的邮件合并功能，来轻松、快速的完成这项工作。

 

1、调用模板库
开启模板库
选择【文件】菜单【新建】命令下的【本机上的模板…】子命令，弹出【新建】对话框，如图

选择所需模板
在【新建】对话框中选择【文字处理】选项卡，双击【信封模板】文件夹，显示出系统内提供的所有信封模板（14个），通过右侧预览区域查看信封格式，并选中预览区域下方的【文件】单选按钮，如图

 

 

单击【确定】按钮或双击【国内信封ZL】图标，即以信封模板创建信封文档，如图

 

 

2、录入通讯录
切换到电子表格应用，在工作表中输入所需的信息，完成通讯录的制作，如图

 

 

小贴士：在录入数据源时，需要将数据源的标题录入，以便能进行后面的邮件合并。

 

3、邮件合并功能的使用
再切换到文字处理应用中，选择【工具】菜单【信件和邮件】命令下的【邮件合并】子命令，弹出【邮件合并】对话框，如图


在【选择单元格区域】框中，通过折叠按钮切换到电子表格中选择所需的数据源。然后，单击扩展按钮，返回对话框，单击【确定】按钮。在关闭【邮件合并】对话框的同时弹出【邮件合并】工具栏，如图


选择【插入合并域】下拉列表中的相关内容插入到文档的相应位置，如图

 

 


单击【邮件合并】工具栏上的【合并到新文档】按钮   ，在合并成的新文档中按顺序显示了一个个信封的完整内容，生成的信封数量与在电子表格中选中的数据源行数一致，如图

 

 

小贴士：不仅可以直接生成信封样式的文档，还可以将当前生成的每个信封以邮件的附件形式发送至指定收件人。直接单击【邮件合并】合并工具栏上的【合并到电子邮件】按钮即可。


4、批量打印
打印的设置
普通的文档打印可以通过单击【邮件合并】工具栏上的【合并到打印机】按钮，从下拉列表中选择【合并到打印机】命令，将合并生成的新文档发送到系统默认打印机上打印输出，如图

但是由于信封打印较特殊，根据打印机的类型不同，送纸方式不同，还需要对打印信封进行设置。选择【文件】菜单【打印】命令，弹出【打印】对话框。在“打印机”区域，选中打印【信封选项】复选框，在弹出的【信封选项】对话框中，可以对送纸方式等进行设置，如图

5、更多用途
邀请函，通知
通过邮件合并不仅可以用来批量打印信封，同时还可以打印邀请函、通知等文件。