在日常学习和工作中,word作为与我们打交道最多的办公软件,其用法相对来说相对比较简单。但是并不是所有人都懂得word当中不同寻常的技巧,我大学四年一般是把word当做txt在用。但是,经过两年的研究生熏陶,已经对word这个软件有了自己的一番理解。网络上已经有相当多的文章对其进行了介绍,这里有一个新的思路供大家参考。在这里,我大致罗列非常实用的五个方面,以供大家学习使用。
1.快捷键
快捷键有很多,但如果不是经常使用,很快就会忘了。我看到有的同学专门放了一张所有快捷键的表格在办公桌旁边,以便使用。但是大脑容量有限,不如记点有意义的东西,快捷键记住几个经常使用的就好。下表中是我常用的几个快捷键,对我的学习和实习帮助很大。
常用快捷键
2.内容和样式
word文档的内容,主要有文字、图片、表格、公式等。展示不同内容的时候,我们需要以不同的形式展现,以便更好的进行区分。另外文字中,为了表现出文字的逻辑性和层次性,需要定义不同的层级。利用样式,便可很方便的定义不同内容的格式。
样式的选项主要分为:字体、段落、制表符、边框、语言、图文框、编号、快捷键、文字效果。经常需要设置的是字体和段落这两项。这里介绍我的使用习惯,一般我把标题一的快捷键定义为“Ctrl+1”,标题二的快捷键定义为“Ctrl+2”,以此类推。(使用起来得心应手!)
样式定义
根据你自己的使用习惯和办公环境的要求,可以自定义文档的默认样式。比如标题一、二、三、四以及正文和图表的格式。
为不同的内容设置不同的格式,这么做的好处是后期修改起来非常的容易。另外也便于文档写完后形成目录。
3.查找替换和定位
�在快捷键中介绍过这三个用法。在此进行更为详细的介绍,有人就要问了,为何这三个快捷键可以单独拿出来作为一小节来使用。那是因为它们好用!方便!快捷!
Ctrl+F:查找某一内容,如“张三”,但是如果有的“张三”是在标题一中,有的则是在正文中,则可以按照下图,(1)点击更多;(2)进入左下角的格式选项;(3)点击样式;(4)选择“标题一”;(5)选择确定便可以开始查找标题一中的“张三”。
高级查找
可以看到查找中有两行,一行是选项,之前有勾选区分全角半角、忽略空格;一行则是格式,样式为标题1。当然如果查找字体为红色的字也可以在“格式-字体”里面设置。
Ctrl+H:这是我最喜欢的功能,没有之一!比如我要删除文档中所有的空格,可以在查找内容这一项中输入一个空格,然后在替换为中什么都不输入,最后全部替换。这样一下子可以将文档中所有的空格一次性删除。另外还可以在特殊格式中,对制表符、段落标记、脚注等进行批量的替换。这里就不展开讲解了,在后续的介绍中我会专门再写一篇文章进行详细的介绍的。
Ctrl+G:这个功能相对而言使用的较少。但是在一篇页数较多的文档里面,领导让你直接跳到88页,你如果是不断的滑动滚轮的话,领导估计要等很久,但是利用定位功能,在定位目标“页”中输入页号“88”,则可直接跳到88页。在领导面前表现的机会,不容错过!
4.域
利用域,可以很方便的在文档中插入编号,标题目录,参考文献,进行交叉引用和邮件合并。域本质上来说就是代码,按Alt+F9,可以显示文档中所有的域代码。域的优点是可以增强排版的灵活性,减少许多繁琐的重复操作。
例如一篇硕士论文里面有很多的图表,每个图皆需要进行编号。如果你在前面又新增加了一个图,则后面所有图的编号全都改编,如果手动的去做这件事,会很麻烦,但是利用引用功能,则很方面的进行了更新。插入参考文献也是一样,有利用尾注插入参考文献,和NoteExprexss等相关软件的插件插入参考文献。可以对参考文献的编号进行更新。其中BibTeX和NoteExprexss等专业管理文献的软件还可以对参考文献的格式进行设置,很让人省心。
文档完成后,有的时候会需要形成一个目录。如果之前有进行过样式中各级标题的设置,那么请按照以下步骤,“引用-目录-自动目录”,如果目录格式不太满意,也可以在样式里面进行设置调整。
5.宏
与域相类似,也是代码,但是宏是一系列命令的集成,利用宏也可以达到办公的自动化和批量化。
说起代码,大家肯定都觉得很枯燥无味,但是word里面不是让大家去输入代码,而是你可以自己进行录制一套word的指令,word通过宏记录下来,也就是录制宏。点击“视图-宏-录制宏”,然后进行操作,再点击完成录制后,按Alt+F8选择刚才录制的宏,最后点击运行,便把你之前的操作重复了一遍。
通过这么简单的介绍,大家可能不觉得宏有多么的变态。举个例子,通过图中代码,可以将下图中的表格一键修改调整到位。
表格格式VB代码
运行宏前后
对代码进行适当的修改,还可以对所有图表进行批量的处理,一次性搞定!对于不同的人,有不同的办公需要,可以在ExcelHome的网站(http://club.excelhome.net/forum.php)上进行针对性的搜索。当然,最好是你能对VB有一定的学习和了解。毕竟宏的作用很强大,但是用不好就会“伤到自己”。