如何使用计算机管理学校档案,计算机技术在学校档案管理中的运用

穆丹

摘   要：学校档案管理是学校管理工作的重点环节。在数字化时代背景下，应当将计算机技术运用在学校档案管理中，这样能够全面提升职业技术学院的档案管理质量，推动学校档案管理向现代化、信息化方向迈进，使档案管理工作发挥出实际价值。本文简要分析了计算机技术在学校档案管理中运用的积极作用，探究了计算机技术在学校档案管理中运用的策略。

关键词：计算机技术  学校档案管理  运用

中图分类号：TP39                                   文献标识码：A                       文章编号：1674-098X(2020)03(c)-0192-02

学校档案覆盖面非常广泛，包含学生个人信息，也保存着学校的历史、教学情况、科研情况、基础设施建设等重要信息，因此学校档案管理有着非常重要的地位。传统档案管理模式已经无法满足新时期职业技术院校档案管理要求，需要相关人员积极寻求新的档案管理技术，因此将计算机技术运用在学校档案管理中已经成为档案管理发展的必然要求。计算机技术在学校档案管理中的运用方式已经成为广大档案管理人员积极研究的课题。

1  计算机技术在学校档案管理中运用的积极作用

1.1 提升了档案管理效率

职业技术院校的档案数量总量比较多，涉及范围比较广，档案管理对于学校的建设与发展起到重要作用。传统人工档案管理模式效率比较低，在档案管理整体系统工作中存在比较多的问题，档案收集速度、整理速度、归档速度、调阅速度都比较慢，给学校档案管理工作带来比较多的负面影响。而将计算机技术运用在档案管理中，能够全面提升档案管理效率，使档案管理各个环节工作效率有了明显提升。例如在档案调阅管理中，计算机技术能够缩短档案查找时间，改变了传统档案管理人工查找的管理方式，节约了大量档案查阅时间。

1.2 提升了档案管理质量

学校档案比较重要，部分档案具有唯一性和保密性。传统档案管理大多以纸质卷宗形式为主，档案管理难度比较大，档案在长时间管理和查阅过程中容易出现损毁、丢失等问题，而且保密性较差，一旦机密档案出现丢失或被其他人员窃取，容易带来比较大的损失和风险。将计算机技术运用在院校档案管理工作中，能够提升档案管理质量。计算机信息化管理使档案管理保密性明显提升，管理人员可以在系统中将档案进行备份，这样能降低档案丢失带来的影响。同时电子档案更容易存储，应用效果更加明显。

1.3 提升了档案使用效率

传统的档案管理形式，档案使用效率偏低。在档案查阅时只能到档案室进行翻阅，查阅工作费时费力。部分档案信息缺乏有效交流，交流效率不高，对学校管理工作产生一定影响。而借助计算机技术，能够明显提升学校档案使用效率。通过校园档案管理网，学校各部门能够在平台中完成档案信息交流和共享，相关人员想要调阅档案只要提供个人权限信息就可以在管理系统中查阅档案，极大的提升了信息使用效率。同时在系统中可以完成对档案的及时修改和完善，档案信息可以在互联网络中实现快速交流，这样也使档案管理更具现代化、信息化特征。

1.4 节约了档案管理成本

传统学校档案管理形式，需要投入大量的人力、物力，占有了大量管理资源。学校要建设比较大的档案管理室，还需要配置相应的档案管理人员，在档案收集、整理、归档等管理环节要设置多名档案分管人员，这样就使档案管理需要比较大的成本。而运用计算机技术能降低管理成本，相关档案工作可以在计算机管理系统中完成，档案管理人员只需要2～3名即可完成，也不需要单独建立面积较大的档案管理室，缩减了档案管理人力物力的投入资金，不仅为学校节约了档案管理资金，还提升了档案管理工作质量。

2  计算机技术在学校档案管理中运用的策略

2.1 健全信息化档案管理机制，提高建设力度

学校管理层需要根据实际情况，建立健全的信息化档案管理机制，这样才能提升学校档案管理效果。传统档案管理形式效果不理想，主要是由于缺少健全的档案管理机制，信息化程度明显不足。因此在信息化背景下，学校应当对计算机技术应用在学校档案管理中有足够高的认识程度，认识到实现学校档案管理信息化建设的必要性。学校应当成立以相关领导为带头人的管理小组，积极参与到信息化档案的管理建设中，领导人员要起到监督、组织、协调和带头作用。学校可以根据实际情况，建立信息化档案管理建设的人员激励政策。对于积极推动计算机信息化档案管理建设的人员可以进行相应的奖励政策，这样能提升建设效率，提高相關人员的积极性，有利于加快计算机技术在职业技术院校中档案管理的运用。

2.2 加大计算机信息化档案管理系统的建设投入

计算机硬件设施和相关配套设备，是计算机技术在学校档案管理中的运用基础。档案管理计算机信息化建设是一项长期性工作，在短期的收益较小，但长期回报较高。部分院校对档案管理信息化建设的投资力度偏少，存在一定程度的供需不平衡问题。而在有限资金条件下，想要完成信息化建设，只能被动降低建设水平，硬件设施和相关配套设备稳定性下降，反而会给档案管理带来风险。针对这一现状，学校可以设立专项资金，专款专用，全面提升计算机硬件以及相关配套设施的质量，确保计算机技术在档案管理中的运用稳定性。同时学校档案管理部门还可以加强对部分机密档案的合理运用，产生的提供利用收益还能用于日常计算机信息化管理系统的维护和运用，这样能比较好地解决预算不足问题。

2.3 全面提升档案管理人员的整体素质

学校应当培养一批具有高水平计算机信息化能力的档案管理人才。定期开展培训指导课程，不仅要培训档案管理的理论课程，同时也要培训档案管理人员的计算机技术。还要不定期进行业务考核，将考核结果与个人薪资相挂钩，对考核合格者进行相应的奖励，对考核不合格者采取处罚措施。同时还要开展思想道德素质教育，提升档案管理人员的岗位责任意识，培养奉献精神，提高技术创新能力，从而建立起强烈的使命感。学校还应当做好招募工作，提高档案管理人员的招募门槛，这样能全面提升档案管理人员的个人素质。同时还要优化档案管理人员组成结构，优胜劣汰，保证档案管理队伍的工作质量。

2.4 提升计算机技术在档案管理中的安全性

计算机技术在学校档案管理中的运用质量，与计算机系统安全性存在密切关系。要建设严谨的档案管理制度，采用登录认证系统对登录人员身份进行识别，同时根据不同的档案类型和登录人员的级别，要设定不同的登录权限。低级别登录人员无法调阅高级别档案，越级调阅档案时要进行申报，获得审批后方可进入系统。登录密码可以采取固定密码和动态密码相结合的技术，一旦登录密码输入三次后，系统将自动关闭。档案管理系统要采取安全防火墙技术、病毒木马监测技术、数据加密保护技术等。系统一旦发现非法入侵或私自下载档案等行为，能够自动采取应对措施并发出预警信号，这样能保障档案安全性。

3  结语

计算机技术应用在学校档案管理中是时代发展的必然结果。学校档案管理人员为了提升档案管理水平、降低档案管理成本、充分发挥出档案管理的真正作用，必须要充分将计算机技术运用到档案管理中，建立完善的档案管理机制，加快计算机基础设施建设，提升档案管理人员整体素质。这样才能为计算机技术运用到学校档案管理工作中打下基础，提升学校档案管理的数字化、信息化水平，实现学校档案管理的可持续发展。

参考文献

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