计算机技术在档案管理中的应用,浅谈计算机技术在档案管理中的应用

[关键词]计算机技术;档案管理;应用

21世纪人类科技发展日新月异,但发展最快、对人类社会影响最深的是计算机技术的发展与应用。计算机技术在档案管理工作中发挥着极其重要的作用。计算机技术在学校档案管理中的历程,不仅记录着学校现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹,而且反映着学校发展建设信息化的进程。根据计算机技术在学校现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同阶段产生着不同的作用。

一、现行文件和档案管理分别应用的计算机技术阶段

档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括:其一,用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库,然后按不同的要求,利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等。其二,用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征,检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件。其三,用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况,包括入库与出库数量、库存空间占有率、档案调阅力归还等进行登记与统计。计算机技术的应用减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效。

总之,在计算机技术应用于学校管理之初,现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。现行文件应用计算机技术是学校加强各项管理所需要的,是学校管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段

由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段,所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响,而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此,为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共事和交换,减少数据的重复输入,规范各系统的数据接口,就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究,开发文档管理一体化系统软件。目前,我省的一些学校已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件,进行现行文件和档案管理的综合化管理。无论学校应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异,但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化。

三、电子文件阶段

所谓“电子文件”,通俗地讲,就是文件在形成方法、存在形式、传递方式以及处理手段等方面,均依靠电子技术和完善的办公自动化网络来完成。

在学校各项管理活动中,电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计存储、查询和修改变得快捷又方便。因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。

其次是学校档案的分类管理,关于文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以学校信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各学校档案管理的分类不尽相同,通过计算机管理的学校档案,使分类更详细、更科学、更规范。我省学校的快速发展使得计算机管理广泛应用于学校管理活动的各个方面。这就要求我们的档案管理人员不断提高自身的素质,去适应在电子环境中档案保管的流程。如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说学校档案人员如果不进入到学校信息集成系统中去,则很难掌握到学校信息的核心部分甚至接收不到档案。的确,无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使学校档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本学校的《电子文件管理办法》,提请学校信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。学校档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。

此时学校档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的学校档案信息将存入“虚拟库房”。

为学校活动提供利用档案信息亦发生了转变。掌握一般的计算机操作只是对学校档案工作者的初级要求,重要的是要在学校信息集成系统中及时掌握学校的发展和建设过程。一切以学校的中心工作为档案的出发点,找准档案工作为学校服务的切入点,做到把正确的信息在正确的时间以正确的方式传递给正确的对象。要达到这样高层次的档案信息处理要求,档案工作者绝不可是思想守旧、图安逸、躲清静者;档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。