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PDCA是什么?
PDCA的循环概念最早由美国质量管理专家戴明博士提出,故又称为戴明环。PDCA由英文Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Action(修正)中四个单词的首字母组成。
(1)P (plan) 计划,即方针和目标的确定,活动规划的制定。
(2)D (do) 执行,根据已知的信息,设计具体的方法、方案和计划布局,再根据设计和布局,进行具体运作,实现计划中的内容。
(3)C (check) 检查,总结执行计划的结果,分清哪些对了,哪些错了,明确效果,找出问题。
(4)A (action) 修正,对检查的结果进行处理,对成功的经验加以肯定,并予以标准化,总结失败教训,引起重视。对于未解决的问题,提交下一个 PDCA ,在新的PDCA循环中去修正、解决。
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PDCA告诉我们,做一件事,要有目标和计划,并照此计划去执行,在过程中不断检查,发现问题,再将问题进行处理,并对下一步计划产生积极的影响。PDCA看似一个闭环,却又不断循环往复,向上爬升。
优秀的人都具有PDCA思维
一个完整的PDCA循环包括四个阶段:
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第一阶段是计划:
就是制定质量目标、活动计划、管理项目和措施方案。主要包括下列工作内容:
①分析现状,找出存在的质量问题;
②分析产生质量问题的各种原因和影响因素;
③从各种原因中找出影响质量的主要原因;
④针对影响质量的主要原因,制定技术组织措施方案,提出措施执行计划和预计效果,并具体落实到执行者、时间进度、地点、部门和完成方法等方面。
第二阶段是执行:
就是将制定的计划和措施,具体组织实施和执行。
第三阶段是检查:
就是把执行的结果与预定的目标对比,检查计划执行的情况是否达到预期的效果,哪些做对了,哪些做错了,成功的经验是什么,失败的教训是什么,原因在哪里。
第四阶段是行动:
①总结经验教训,巩固成绩,处理差错。把成功的经验肯定下来,定成标准,以便后面参考,失败的教训也要加以总结整理,记录在案,作为借鉴,防止以后再度发生。
②把没有解决的遗留问题,转入下一个管理循环,作为下一阶段的计划目标。
上述四个过程不是运行一次就结束,而是要周而复始地进行。通过一个循环解决了一些问题,可能存在尚未解决的其它问题,随即将问题带入下一个循环,也可能在这个循环运行中又出现了新的问题,将新问题带入下一个循环,在下一个循环寻求解决之法。
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如能良好地应用PDCA 思维,在我们生活中或是工作中都会有很大的帮助,举个栗子吧:
一位每周要出差4天,并且急需减肥的张女士寻找到一位健身俱乐部的专业教练黄先生帮助她制定并实施一套科学的减重训练计划。
如何知道计划获得了改进呢?可以用她训练的频次、坚持的时间、血压的变化三个指标来衡量。如何才能获得改进呢?两人需要制定一个计划,并且这个计划在她出差期间也可以实施。
第一次PDCA循环:
计划:考虑到张女士每周出差在外四天,因此黄先生建议张女士每天进行30分钟跑步训练,并且需要住在有健身房的酒店中。
执行:黄先生讲解了跑步过程中的注意事项,张女士正常进行每天的训练计划,但这个训练对她来说有些剧烈,运动结束后身体不舒服,并且不是每一家酒店都有健身房。
检查:张女士两周只练习了10天,有两天因为没有预定到有健身房的酒店无法训练,并且最后两天很累也没有坚持,积极性也不是很高,张女士需要改进这个计划。
修正:黄先生建议以户外散步的方式避免剧烈运动的不适。
第二次PDCA循环:
计划:每天散步,为了提高散步的兴致,增加兴趣,张女士买了一只狗,在家的时候每天散步遛狗,如果出差,狗由她先生照顾。
执行:张女士几乎每天都可以散步遛狗超过40分钟,并且兴致很高。出差时,就在附近散步,每天也都能有这样的机会。
检查:张女士两周坚持训练了13天,每次最少30分钟,早晨的新鲜空气让她感觉心情愉悦,并且血压也降低了。
修正:张女士现在已经找到了自己能够坚持并有效的训练计划,她决定保持这个遛狗+散步的训练计划。
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就这样,张女士经过两次PDCA循环,找到了行之有效的训练计划。这是生活中PDCA思维的应用,那么在企业管理体系中是怎么应用PDCA 的呢?
PDCA在企业管理中的应用
职场上,PDCA思维更为重要,这我们大脑中一种原则性的结构,在企业管理中,PDCA也是一种系统完善的结构,也是一种连续性思维。
大部分人在工作中,都只是做到了前面两步,而忽略了后面的步骤,这就无法形成良性循环。也有人认为把过去的计划稍微修改一下,甚至只是改了一下时间就可以了,那他们的plan和do有多久没有更新过了,是否外界条件还和过去的一样,在环境不断发生变化的情况下,只是简单修改计划,能不出问题吗?
01.“Plan”就是工作计划和人员安排
可以用三个层次来理解:
P1是某个时间段的总计划,把要做的主要事项列出,每个任务的目标要明确。
P2是每个事项的计划,把来龙去脉讲清楚;这里我要强调的是:每个事项的指标和验收标准要明确,责任人要承担相应的责任。
P3是根据事项计划的工作来安排行动计划,行动的分类也是P-D-C-A;行动计划的根据是P2而不只是当前的环境。
02.“Do”是周期性的日程表安排,是行动计划的汇合
对经理来讲,是下属工作日程的汇总,从而帮助经理了解各个工作人员的时间安排。首先,回顾上一周的完成过程,了解各行动的实际执行情况,看到哪些人落后了,需要什么帮助。然后,根据P3和事情的重要性及紧迫性来安排本周的工作。有了完整的P1-P2-P3的计划,再加上可以显示所有人员工作的日程表,就可以帮助经理人“日理万机”而不乱。
03.“Check”就是检讨/报告和绩效的考核
检讨与报告是过程中和阶段性的,而绩效考核是结果性的。项目一般是需要一段时间的,所以不能没有进程表。不能等到项目做完的时候才去检查,在项目执行的过程中,经常需要通过个别面谈会议、小组讨论会,每周/月做报告等方式进行沟通,从而汇报进展和提出问题,以便及时改进,最终达成计划目标。
如果错误具有普遍性,那就需要做一个经过改进的执行计划。负责执行的经理应当每个月作一次工作报告,甚至在某些情况下需要每周作一次报告。
建议报告精分为四个部分:
第一类是业绩;第二类是运营情况;第三类是人力资源管理;第四类是哪些方面需要改进。
管理的最终责任是达成目标和结果,所以小编要特别提醒经理人,检查/报告一定要与P2的事项指标和验收标准对上号。而绩效考核要与哪个时段,比如与每个季度、每半年或一年,P1的任务目标对上号。
04.“Act”就是修正和改进/优化
修正是解决目前问题的行动,而改进/优化是针对比较长远或广泛的问题,是一个连续改进的概念,它不能用考核的方式来进行评估。大致把它分为三大类:第一类是客户满意度;第二类是流程的优化改良;第三类是自我学习和进步。
总之,运用PDCA循环,可以使各项管理工作更加条理化、规范化、系统化、科学化,从而使企业经营管理工作水平不断提高。可以这样说,PDCA程序的转动过程,就是企业各项工作开展和提高的过程。