效率陷阱

效率可以定义为正确地完成任务，同时在合理的时间内完成。我们试图改善我们的工作态度，并且准备好扰乱我们的工作生活平衡以产生更多的输出。为了提高效率，我们倾向于消除那些不能增加所需完成量的活动。不能休息、需要加班、必须完成X任务、可以在桌前吃午饭等。持续的效率增长成为了主要目标。原本应该是工具性的东西变得至关重要。

在这篇文章中，我想探讨效率的一些黑暗面以及为什么我们应该对它保持警惕。

效率定义

在简化的层面上，效率可以通过以下公式定义：

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我们假设Effort是一个人所提供的总的正确(!)输出，而Time是产生这些输出的时间段。由此看来，有两种方法可以增加上述因子。要么在给定的时间段内产生更多输出（选项1），要么在保持努力范围的前提下减少时间段（选项2）。虽然我们有两个选项，但它们通常都会导致更多的“整体”输出。即使我们减少完成任务所需的时间段（选项2），节省下来的时间也会被用于新的活动。

上述定义可以称为客观定义。还有另一种有趣的视角。当我们评估某人的效率时，我们很少能获得有关该努力所花费的时间的信息。我们通常只看到其效果——生成的输出。

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我称之为表观效率。

人们可以隐藏为完成任务而保留的时间，以制造效率增长的假象。从这个角度看，我们可以通过过度工作来“增加”效率，而不是改进工作流程。

定义完毕。现在我将讨论效率增长可能让我们陷入困境的情况。

效率螺旋

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照片由Grooveland Designs提供，来自Unsplash

在他启发人心的书籍《四千周：凡人的时间管理》中，Oliver Burkeman声称优化和效率增长通常会产生额外的工作。因此，效率提升往往会延长我们的待办事项清单。

当然，想要更好或更快地工作没有问题。问题在于，当提高效率成为我们活动的主要目标时。此时，我们主要从提高工作节奏中获得享受。这可能会形成一个螺旋，导致崩溃。在某个时刻，你无法加速或保持节奏，那么你享受的主要来源（提高效率）就消失了。如果你无法找到替代的享受来源，你可能会经历职业倦怠。为了避免这种螺旋，我们应该把效率当作工具，更关注效果。

效果与效率

上述螺旋的根本原因是我们倾向于混淆效果与效率，或将它们视为同义词，尽管它们本质上是不同的概念。效果负责目标设定和决策制定，属于战略层面。而效率只是一个实现工具，是战术工具。当你选择正确的方向时，你是有效的。按正确方式追随方向是效率的范畴。

你可能通过以下例子来辨别区别。当分析人们的职业成功时，你会发现很多在学校表现出色但在就业市场上未能充分发挥潜力的人。那些在高效工作上没有问题的人通常在学校表现出色，因为他们不需要决定要做什么。他们有导师和老师设定方向，最好的学生会认真地跟随。而当你必须选择大学专业或工作职位时，情况完全不同。当你选择的领域不受欢迎或难以找到工作时，单纯的实施是远远不够的。尽管你精通某些东西，但这在当前市场上并不受欢迎。你的决定不够好或不够幸运，再高的效率也无法改变你的困境。

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效果与效率矩阵

另一个例子是Scrum冲刺方法。没人否认开发团队的速度是冲刺成功的重要因素。但它只是冲刺目标的工具。当我们的主要关注点是比上一个冲刺交付更多的故事点，而不是思考完成当前迭代后我们想要达到的结果时，我们就会面临问题。

高效停滞

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来源

高效停滞是一种我们停留在舒适区仅仅因为我们想更高效地完成任务的情况。我们在做相同或类似的任务，但疯狂地追求更快的完成速度。因此，我们放弃了新的挑战，不再对拓宽视野感兴趣，因为所有的精力都投入到提高当前重复性活动的速度上。

低估休息

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照片由Mindspace Studio提供，来自Unsplash

我们的效率梦想可能代表一种情况，即我们工作时间的每一分钟都被有效利用。我们不花时间在无用的活动上，比如休息、社交会议或午休。我们有一个理想的工作日，没有不必要的“干扰”。在他有趣的书籍《最佳时机：完美时机的科学秘密》中，Daniel Pink认为这种方法通常会在短期和长期效率上产生反效果。在进行脑力活动时，我们的专注和注意力会耗尽，为了保持敏锐，我们必须经常充电（每小时小休一次）。良好的休息可以刷新精神，提高表现：

•社交休息——与同事交谈是改善心情和减轻压力的好方法•无技术的户外休息——放下手机或笔记本电脑，去散步可以增加动力和专注力•小憩——合理的小憩（10-20分钟）可以提高认知表现，增强身心健康

每个人在一天中的动态是不同的。我们有高峰、低谷和反弹时间。找到你的高峰时间并在此时安排最密集的任务，同时在自然表现下降时进行长时间休息是一个非常好的主意。

结论

感觉忙碌和产生大量输出往往是生产力的误导性衡量标准。偶尔退后一步，考虑一下什么是有意义的工作，而不是不惜一切代价提高效率，这是一个非常好的主意。

“没有什么比高效地做不该做的事情更无用的了。”