Office 干货
那些你不知道的功能
办公软件哪家强？快去微软找Office
写论文？用Word
记笔记？用OneNote
处理数据？用Excel
本期将介绍Word，OneNote，Excel这三个软件一些大家不熟悉但是非常实用的功能使用方法，来帮助大家在家也能很好地进行科研和学习。
No.1 Word
Word是一款我们大家都会用的软件，在我们写毕业论文时，动辄几十页上百页的论文，经常需要进行编号的工作。今天我们就介绍三种最基础而且最实用的Word功能：目录、图片自动编号、分节页眉(页脚)。
01
自动生成目录
首先我们需要了解标题分为1级标题、2级标题、3级标题等等，2级标题就是1级标题下的小标题，以此类推。
选择所需的1级标题，点击word工具栏中的引用，选择添加文字，选择1级选择在1级标题下的小标题(即2级标题)，同上操作，选择2级，由于我们可能要求不同的标题编号方式，因此我们可以用手写的方式选择我们所需的标题编号。操作前后的变化如下。
操作前
操作后
然后选择引用-目录-自动目录即可导出目录，选择更新目录即可更新目录内容。导出目录后的效果如下。
02
图片自动编号
选择图片-引用-插入题注
选择新建标签，便可以设定我们所需要的图片编号格式，例如将新建标签设为“图2.”，就可以将文章第二节里的所有图片自动按顺序编号；将新建标签改为“图3.”，就可以对文章第三节里的图片重新从3.1开始编号。
03
分节页眉(页脚)
论文中不同小节的页眉和页脚可能会有不同的要求，因此需要使用分节符，对文章进行分节，并对不同的小节设定不同的页眉和页脚。具体方法如下：
首先在需要分节的地方插入分节符：布局-分隔·符-分节符，这里我们可以选择下一页和连续等不同的选项，这会影响下一个小节开始的位置。
在插入分节符后，双击页眉(页脚)进行编辑，默认的页眉(页脚)会与上一节的页眉页脚相同，取消链接到前一条页眉(页脚)的选项，再对页眉(页脚)进行编辑，就可以分节编辑页眉页脚啦。
No.2 OneNote
OneNote是一种数字笔记本，我们可以用它进行大量的笔记记录，并且快速找到所需内容，共享笔记本使用户可以更加有效地管理信息超载和协同工作。它的操作页面和工具栏和word类似，这里主要介绍三个特殊功能：如何进行标记、制作模板和将微信保存到OneNote。
01
如何进行标记？
将需要标记的文字进行全部选择，点击OneNote上方功能区开始选项，点击标记此笔记，选择所需要的标记即可。
除了使用已经有的标记，还可以进行自己创建，点击创建新标记，选择所需图形进行命名后保存，再打开后即可找到使用创建的新标记。
02
如何制作模板？
点击OneNote上方的功能区的插入选项，找到“页面模板”，点击后右侧会出现模板选项，选择需要的模板即可。
也可以选择空白默认模板进行自己制作，插入喜欢的图片将图片设置为背景或者绘制表格到空白页面，在制作完成后选择右下角“将当前页另存为模板”，进行命名后保存即可。
03
如何保存微信中的图文？
关注“微软云笔记”的公众号，进入公众后后进行微软账号绑定并进行授权。
点击一篇图文，然后点击图文右上方的菜单按钮，在出来的菜单右滑，看到有一个云笔记的按钮，点击即可成功保存到OneNote。
No.3 Excel
Excel对比其他软件最大的特点就是便捷快速、一目了然。但是由于对功能的不熟悉，我们往往有可能用最笨的方式来解决Excel里面的问题，所以在这里向大家科普一些Excel 的快捷键以及函数小技巧。
01
快捷键
1.1 改变数字格式：
想快速改变数字格式，比如符号$与4是同一个键，“Ctrl+shift+4”就能立刻把数字加上美元符号。同理，“ctrl+shift+5”能把数字改成百分比(%)的形式
1.2 快速增加、删除列：
组合键Ctrl+shift+“加/减号”，此时增加的列从选中列的左侧插入，删除则是删除选中列。
1.3 快速求和：
进入到表格界面后，按住“Ctrl+A”全选表格，接着按住“ALT+=”即可快速求和，此种求和同样也适用于行与列。
1.4 快速选取不连续单元格：
方法一：快捷键“Ctrl+单击”，不过此种方式要一直按住Ctrl键。
方法二：按快捷键“Shift+F8”，然后松开，单机左键选取需要的单元格。
1.5 智能联想：
输入一个目标信息，选定所有目标单元格，包括录入信息的第一个单元格。快捷键“Ctrl+E”。
02
函数
1.1 IF函数：
if函数的意识就是“如果”，如果 满足某个条件，就返回一个值，如果不满足，就返回另一个。IF函数的语法是：
IF(logical-test，value-if-true，[value-if-false])
其中，logical-test是要测试的条件。value-if-true是这个测试结果为true时，你希望返回的值。
比如下方的表格里，根据数值是否高于40万来给对应数据打上“poor”或者“rich”的标签。
1.2 SUMIF函数：
Sum的意思是“加和”，再加上“IF”,意思就是对范围中符合指定条件的值求和。例如，假设在含有数字的某一列中，需要对大于10000000的数值求和，就如下图使用以下公式。
1.3 快速求和：
进入到表格界面后，按住“Ctrl+A”全选表格，接着按住“ALT+=”即可快速求和，此种求和同样也适用于行与列。
1.4 CHOOSE函数：
CHOOSE函数的功能是根据指定的索引值，从参数中选出相应的值或操作。语法结构：=CHOOSE(索引值，数据1，数据2,……数据N)。CHOOSE函数一般很少单独使用，大多数情况下是和其它函数进行组合。下面我们来看下CHOOSE函数的四个常见应用。
1.4.1 根据日期获取对应的季度
利用CHOOSE函数，我们可以计算出某个具体日期所在的季度。如下图所示，我们在单元格B2中输入公式：
=CHOOSE(MONTH(A2),1,1,1,2,2,2,3,3,3,4,4,4)
1.4.2 隔行统计数据
比如下表中，我们需要统计所有物品的总数目，输入公式：
=SUM(CHOOSE({1,2,3},E2:E7,G2:G7,))
1.4.3 实现逆向查询
CHOOSE和VLOOKUP函数结合，可以进行反向查询。如下表中，我们需要通过姓名查询员工的编号，输入公式：
=VLOOKUP(G2,CHOOSE({1,2},B1:B13,A1:A13),2,0)
1.4.4 实现随机抽取
如下图所示，我们要随机抽取出人员，输入公式：
=CHOOSE(RANDBETWEEN(1,9),B2,B3,B4,B5,B6,B7,B8,B9,B10)，按F9刷新实现随机抽取。
以上，就是本期“Offce全家桶”
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狂奔吧！奥利给！
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本文部分图片文字来源
百度经验
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文字 | 彭宗阳 陶佳
编辑 | 李昭玥 彭宗阳 张梦哲
审核 | 饶一鸣 李昭玥
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