好久没写文章了,是因为熊孩子上学了,每天各种事情,搞得自己没时间。在带娃时也经常抽空帮朋友解决各种office问题,只是没时间写下来。以后应该抽出时间继续更新公众号,把遇到的各种案例记录下来,一方面给自己做个mark,另一方面可以帮助更多人找到解决问题的方法和思路。
这次要介绍如何批量生成多个Word文档。
|背景回顾
年底快到了,公司要做一场答谢宴,感谢客户们长时间对公司的关照。公司的客户有100多人,需要给每个客户发电子版邀请函。老板把这个任务交给了小易。
小易心想,我手快,先复制多个文档,名命成每个客户的名字,然后再拷贝粘贴......
不过,今晚又要加班了~~
那么如何快速解决批量生成文档的问题呢?
可以分三步:
第一步:利用邮件合并功能,批量生成正文
第二步:将邮件合并生成的Word文档拆分成多个文档
第三步:批量名命多个文档
|操作步骤
第一步:利用邮件合并,批量生成邀请函
首先,需要用Word文档写一个邀请函模板,这里要注意一点:标题样式一定要设置为1级标题:
(我们希望的是批量直接将“姓名”换成每个人的名字,而不是手动一个个录入。)
然后,要用Excel表做一个姓名列表的文档,用于存储数据:
有了基础文档,就可以开始我们的邮件合并工作了:
1. 导入数据
在Word文档中,选择“邮件”选项卡下的“使用现有列表”:
在弹出对话框中选择保存的Excel表:
2. 插入数据
在“编写和插入域”中的“插入合并域”下拉菜单中选择“姓名”
(这个下拉菜单中的数据就是Excel表中的字段,如果Excel表中有“公司名称”等信息,这里就会显示出来)
此时“姓名”字段就被插入进来,用鼠标点击,就变成灰色:
3. 预览效果
这步可做可不做,数据就完全被插入进来了,点击“预览结果”,然后单击左、右箭头,就可以预览每条数据的结果
4. 完成合并
点击“完成合并”,选择“编辑单个文档”:
在弹出的对话框中选择想要的数据数,如果是所有数据,就选择“全部”
点击“确定”后,所有的邀请函就被生成了:
如果是想打印邀请函,直接打印,工作就完成了。不过我们现在想要的是每页单独一个文档,就需要进行第二步工作:拆解文档。
第二步:拆分Word文档
要做这步,要先切换到大纲视图,利用“显示文档”中的“创建功能来实现。
1.切换大纲视图
在“视图“选项卡下,选择“大纲”
2. 只显示一级标题
在“显示级别”中选择“1级”:
3. 创建文档
选择多个标题,点击“显示文档”,会出现“创建”按钮:
点击“创建”,让所有的标题都变成如下图这样都有个方框的样子:
4. 保存所有文档
选择“另存为”,将所有文档保存到指定文件夹:
此时到刚才保存的文件夹中,就可以看到所有文档:
至此,所有文档全部被生成。
第三步:批量修改文档名称
有小伙伴说了,我想用客户姓名来名命每个文档,而不是这样用数字来名命。那就需要进行批量修改文件名的操作了。需要用Excel来批量生成改名的命令,然后拷贝粘贴到记事本里来运行。
1. 将所有文件名拷贝粘贴到excel表中,与姓名一一对应
打开保存所有文档的那个文件夹,把地址拷贝粘贴到一个浏览器中
然后在打开的文件名中,Ctrl+A,全选所有文件名,Ctrl+C,然后打开Excel表,数值粘贴到Excel表中
2. 整理数据使其与姓名列一一对应
1)删除多余项,比如1、2行,B、C列,再使用替换(Ctrl+H),将后缀删除:
2)利用快速填充,快速提取数字(此功能只有2016以上版本有)
在B2单元格写上100,然后Ctrl+E,快速将数值提取出来:
3)排序,让名称与姓名顺序一致
(备注:在word里创建文档时,100以内的数字时按照1为差数的等差数据排列,而超出100则以10为差数。即“邀请110”对应原数据中的第101条数据,“邀请120”对应原数据中的第102条数据)
选择A:B列,“数据”-“排序”:
排序后的结果如下:
然后将排序后的数据,拷贝粘贴到原来姓名的表中:
3. 批量生成命令语句
在D列输入公式="ren "&C2&".docx"&" "&B2&".docx",然后向下填充:
4. 将命令拷贝到记事本中
打开一个记事本,将上一步中的D列数据拷贝粘贴到记事本中:
保存记事本,将记事本格式保存为ANSI:
将该记事本保存到存有那些word文档的那个文件夹中:
5. 运行所有命令,实现批量修改名称
把刚才保存的记事本的扩展名由“.txt”修改为“.bat”:
然后双击这个“.bat”文件,运行命令,所有的文件名就被改过来了:
这样,批量生成的邀请函就全部完成了,是不是可以节省很多时间?
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我们来回顾一下几个关键点:
1. 为了用邮件合并生成的Word文档可以拆分,一定要修改文章标题为标题样式,如“标题1”
2. 拆分文档利用的是MS Office中的“大纲视图”-“创建”功能。如果用的是WPS,有一个“拆分”功能,但是该功能收费,需要注意下自己使用的Word版本
3. 使用记事本给文件夹中的文件批量改名时,一定用保存成ANSI格式
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好了,方法介绍完成,遇到相同的问题你也来试一下吧,一定会缩短工作时间的~~
跟我学Office,一起来提升工作效率吧~
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