多个dwg文件批量合并_[Word]批量生成多个Word文档

好久没写文章了，是因为熊孩子上学了，每天各种事情，搞得自己没时间。在带娃时也经常抽空帮朋友解决各种office问题，只是没时间写下来。以后应该抽出时间继续更新公众号，把遇到的各种案例记录下来，一方面给自己做个mark，另一方面可以帮助更多人找到解决问题的方法和思路。

这次要介绍如何批量生成多个Word文档。

|背景回顾

年底快到了，公司要做一场答谢宴，感谢客户们长时间对公司的关照。公司的客户有100多人，需要给每个客户发电子版邀请函。老板把这个任务交给了小易。

小易心想，我手快，先复制多个文档，名命成每个客户的名字，然后再拷贝粘贴......

不过，今晚又要加班了~~

那么如何快速解决批量生成文档的问题呢？

可以分三步：

第一步：利用邮件合并功能，批量生成正文

第二步：将邮件合并生成的Word文档拆分成多个文档

第三步：批量名命多个文档

|操作步骤

第一步：利用邮件合并，批量生成邀请函

首先，需要用Word文档写一个邀请函模板，这里要注意一点：标题样式一定要设置为1级标题：

(我们希望的是批量直接将“姓名”换成每个人的名字，而不是手动一个个录入。)

然后，要用Excel表做一个姓名列表的文档，用于存储数据：

有了基础文档，就可以开始我们的邮件合并工作了：

1. 导入数据

在Word文档中，选择“邮件”选项卡下的“使用现有列表”：

在弹出对话框中选择保存的Excel表：

2. 插入数据

在“编写和插入域”中的“插入合并域”下拉菜单中选择“姓名”

(这个下拉菜单中的数据就是Excel表中的字段，如果Excel表中有“公司名称”等信息，这里就会显示出来)

此时“姓名”字段就被插入进来，用鼠标点击，就变成灰色：

3. 预览效果

这步可做可不做，数据就完全被插入进来了，点击“预览结果”，然后单击左、右箭头，就可以预览每条数据的结果

4. 完成合并

点击“完成合并”，选择“编辑单个文档”：

在弹出的对话框中选择想要的数据数，如果是所有数据，就选择“全部”

点击“确定”后，所有的邀请函就被生成了：

如果是想打印邀请函，直接打印，工作就完成了。不过我们现在想要的是每页单独一个文档，就需要进行第二步工作：拆解文档。

第二步：拆分Word文档

要做这步，要先切换到大纲视图，利用“显示文档”中的“创建功能来实现。

1.切换大纲视图

在“视图“选项卡下，选择“大纲”

2. 只显示一级标题

在“显示级别”中选择“1级”：

3. 创建文档

选择多个标题，点击“显示文档”，会出现“创建”按钮：

点击“创建”，让所有的标题都变成如下图这样都有个方框的样子：

4. 保存所有文档

选择“另存为”，将所有文档保存到指定文件夹：

此时到刚才保存的文件夹中，就可以看到所有文档：

至此，所有文档全部被生成。

第三步：批量修改文档名称

有小伙伴说了，我想用客户姓名来名命每个文档，而不是这样用数字来名命。那就需要进行批量修改文件名的操作了。需要用Excel来批量生成改名的命令，然后拷贝粘贴到记事本里来运行。

1. 将所有文件名拷贝粘贴到excel表中，与姓名一一对应

打开保存所有文档的那个文件夹，把地址拷贝粘贴到一个浏览器中

然后在打开的文件名中，Ctrl+A，全选所有文件名，Ctrl+C，然后打开Excel表，数值粘贴到Excel表中

2. 整理数据使其与姓名列一一对应

1)删除多余项，比如1、2行，B、C列，再使用替换(Ctrl+H)，将后缀删除：

2)利用快速填充，快速提取数字(此功能只有2016以上版本有)

在B2单元格写上100，然后Ctrl+E，快速将数值提取出来：

3)排序，让名称与姓名顺序一致

(备注：在word里创建文档时，100以内的数字时按照1为差数的等差数据排列，而超出100则以10为差数。即“邀请110”对应原数据中的第101条数据，“邀请120”对应原数据中的第102条数据)

选择A：B列，“数据”-“排序”：

排序后的结果如下：

然后将排序后的数据，拷贝粘贴到原来姓名的表中：

3. 批量生成命令语句

在D列输入公式="ren "&C2&".docx"&" "&B2&".docx"，然后向下填充：

4. 将命令拷贝到记事本中

打开一个记事本，将上一步中的D列数据拷贝粘贴到记事本中：

保存记事本，将记事本格式保存为ANSI：

将该记事本保存到存有那些word文档的那个文件夹中：

5. 运行所有命令，实现批量修改名称

把刚才保存的记事本的扩展名由“.txt”修改为“.bat”:

然后双击这个“.bat”文件，运行命令，所有的文件名就被改过来了：

这样，批量生成的邀请函就全部完成了，是不是可以节省很多时间？

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我们来回顾一下几个关键点：

1. 为了用邮件合并生成的Word文档可以拆分，一定要修改文章标题为标题样式，如“标题1”

2. 拆分文档利用的是MS Office中的“大纲视图”-“创建”功能。如果用的是WPS，有一个“拆分”功能，但是该功能收费，需要注意下自己使用的Word版本

3. 使用记事本给文件夹中的文件批量改名时，一定用保存成ANSI格式

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好了，方法介绍完成，遇到相同的问题你也来试一下吧，一定会缩短工作时间的~~

跟我学Office，一起来提升工作效率吧~

喜欢记得点“再看”哦~