工程资料管理实行计算机管理的利弊,建设工程技术资料管理5计算机辅助档案资料管理.pdf...

5 计算机辅助档案资料管理

本章提要

本章主要内容包括计算机管理档案的发展历

程、计算机在档案资料管理中的应用以及档案管

理软件的功能要求。介绍国家档案局推荐的六种

计算机档案管理软件；介绍国家建设部推荐使用

的三种建设工程资料管理软件。

本章内容

5.1 计算机在档案资料管理中的

应用

5.2 计算机档案资料管理的软件

种类

5.3 档案资料管理软件的应用

5.4 建设工程资料管理软件

5.1 计算机在档案资料管理中的应用

5.1.1 计算机管理档案的发展历程

(1)离线批处理阶段：上世纪60年代中期到70年代

中期

这一时期计算机管理档案的主要特点是用一台

或多台卫星机进行前台的数据录入和打印输出，卫

星机录入的大量数据存于输入磁带上，由主机作批

处理，其处理结果写到输出磁带上，再由卫星机输

出。显然，这种方式只便于大量存储，不便于检

索、利用。

(2 )在线批处理阶段：1973～1979年

这一时期计算机管理档案的主要特点是直接由

主机进行联机在线批处理，其处理方式已比前一阶

段灵活多变。由于软件上已开始采用多任务、多渠

道程序运行方式，所以在联机批处理的同时，已可

以做到初步的机读查询。但是，由于数据库技术的

发展还很不成熟，检索查询的灵活性与快速性受到

大大的限制。

(3 )实时处理阶段：1980～1989年

这一时期计算机在档案管理中的应用特点是全

面开花，硕果累累，计算机广泛应用于从查询到管

理、从应用到分析等各个领域。例如入馆安全检

查，馆藏库房的防火监控系统，库区的空气净化及

温度、湿度、空气成分的计算机控制系统以及查阅

指导、查阅人员的自动登记和分析统计等等。

总之，计算机技术渗透到了档案保管、利用和

保护等各个方面。

(4 )全息处理阶段：进入90年代以来

现在由档案查询不但完全可以做到全息查询—

—声、光、图、文并行查阅，而且全世界的任何人

可以在任何地方通过计算机用互联网做授权允许的

任何查询和传输各种信息。档案的录入、编目与存

储也可做到全自动化处理。此外，还可以利用先进

的计算机技术对档案的利用价值、各种综合分析与

预测等方面进行智能化管理。

5.1.2 计算机在档案资料管理中的应用

档案资料管理应用计算机技术主要是用于档案

整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要表现

在：

其一，用计算机编制档案检索工具。

其二，用计算机进行档案检索。

其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据

或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，

档案调阅、归还等进行登记与统计。

档案信息自动化系统是一项需要运用多学科知

识、多专业配合、多部门协作和多环节配套的复杂

系统工程。

5.1.2.1 档案信息电子化的现状

(1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用

性。

(2 )在我国至今还没有建立一个达到数据交换

的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形

式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务

性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要

求。

(3 )标准化、规范化工作有待提高。

(4 )档案的技术标准、组织工作程序标准未从

计算机信息处理技术的特点和发展考虑，越来越多

的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、

分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

(5 )档案信息管理人员的素质有待提高。

5.1.2.2 档案信息电子化的发展趋势

档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载

体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，

这些信息可能来自不同机读形式的档案中，把这些

档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容

辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必

须有一个“去粗取精，去伪存真” 的过程，使得机读形

式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，用户

才能获得更为完善的服务。

由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发

展的必然趋势。

5.1.2.3 档案信息电子化的作用