计算机一级密码格式,2014年计算机一级考试MSOffice第三章考点解析 6

3.2.4文档的保存和保护

1.文档的保存

1)保存新建文档

文档输入完后，此文档的内容还驻留在计算机的内存之中。为了永久保存所建立的文档，在退出Word前应将它保存起来。保存文档的常用方法有如下几种：

(1)单击标题栏“保存”按钮 (2)执行“文件”→“保存”命令。 .

(3)直接按快捷键Ctrl+S。

若是第一次保存文档，会弹出如图3—11所示的“另存为”对话框，用户应在对话框的与保存位置有关的列表框中选定所要保存文档的驱动器和文件夹，在“文件名”一栏中输入新的文件名，其余操作与“打开”对话框的相应操作类似。之后，单击“保存”按钮，即可将当前文档保存到指定的驱动器和文件夹，同时当前文档窗l：3标题栏中的文件名变更为新输入的文件名。文档保存后，该文档窗13并没有关闭，可以继续输入或编辑该文档。

2)保存已有的文档

对已有的文件打开和修改后，同样可用上述方法将修改后的文档以原来的文件名保存在原来的文件夹中。此时不再出现“另存为”对话框。

提示：输入或编辑一个大文档时，最好随时作保存文档的操作，以免计算机的意外故障引起文档内容的丢失。

3)用另一文档名保存文档

执行“文件”→“另存为”命令可以把一个正在编辑的文档以另一个不同的名字保存起来，而原来的文件依然存在。例如：当前正在编辑的文档名为File.docx，如果既想保存原来的文档File.docx，又想把编辑修改后的文档另存一个名为NewFile.docx的文档，那么就可以使用“另存为”命令。

执行“另存为”命令后，会打开如图3—11所示的“另存为”对话框。其后的操作与保存新建文档一样。

4)保存多个文档

如果想要一次操作保存多个已编辑修改了的文档，最简便的方法是：按住Shift键的同时单击“文件”选项卡，这时选项卡的“保存”命令已改变为“全部保存”命令，单击“全部保存”命令就可以一次性保存多个文档。

2.文档的保护

如果所编辑的文档是一份机密文件，不希望无关人员查看此文档，则可以给文档设置“打开权限密码”，使别人在没有密码的情况下无法打开此文档。

如果文档允许别人查看，但禁止修改，那么可以给这种文档加一个“修改权限密码”。对设置了“修改权限密码”的文档别人可以在不知道口令的情况下以“只读”方式查看它，但无法修改它。

设置密码是保护文档的一种方法。设置密码的方法如下：

1)设置“打开权限密码”

文档在存盘前设置了“打开权限密码”后，那么再打开它时，Word首先要核对密码，只有密码正确的情况下才能打开，否则拒绝打开。设置“打开权限密码”可以通过如下步骤实现：

(1)执行“文件”→“另存为”命令，打开“另存为”对话框(参见图3-11)。

(2)在“另存为”对话框中，执行“工具”→“常规选项”命令，打开如图3—1"2所示的“常规选 项”对话框，输入设定的密码。

(3)单击“确定”按钮，此时会出现一个如图3-13所示的“确认密码”对话框，要求用户再次键入所设置的密码。

(4)在“确认密码”对话框的文本框中再次键入所设置的密码并单击“确定”按钮。如果密 码核对正确，则返回“另存为”对话框，否则出现“确认密码不符”的警示信息。此时只能单击“确定”按钮，重新设置密码。

(5)当返回到“另存为”对话框后，单击“保存”按钮即可存盘。至此，密码设置完成。当以后再次打开此文档时，会出现“密码”对话框，要求用户键人密码以便核对，如密码正确，则文档打开;否则，文档不予打开。如果想要取消已设置的密码，可以按下列步骤操作：

(1)用正确的密码打开该文档。

(2)执行“文件”→“另存为”命令，打开“另存为”对话框。

(3)在“另存为”对话框中，执行“工具”→“常规选项”命令，打开“常规选项”对话框。

(4)在“打开文件时的密码”一栏中有一排“*”表示的密码，按Delete键删除密码，再单击“确定”按钮返回“另存为”对话框。

(5)单击“另存为”对话框中的。保存”按钮。

此时，密码被删除，以后再打开此文件时就不需要密码了。实现以上功能也可以执行“文件”→“信息”→“保护文档”→“用密码进行加密”命令，出现如图3—14所示的“加密文档”对话框。

2)设置修改权限密码

如果允许别人打开并查看一个文档，但无权修改它，则可以通过设置“修改权限时的密码”实现。设置修改权限密码的步骤，与设置打开权限密码的操作步骤非常相似，不同的只是将密码键入到图3—12中的“修改文件时密码”的文本框中。打开文档的情形也很类似，此时“密码”对话框多了一个“只读”按钮，供不知道密码的人以只读方式打开它。

3)设置文件为“只读”属性

由上可见，将文件属性设置成“只读”也是保护文件不被修改的一种方法。将文件设置为只

读文件的方法是：

(1)打开“常规选项”对话框。

(2)勾选“建议以只读方式打开文档”复选框。

(3)单击“确定”按钮，返回到“另存为”对话框。

(4)单击“保存”按钮完成只读属性的设置。

4)对文档中的指定内容进行编辑限制

有些情况下，文档作者认为文档中的某些内容(例如，某句话或某个段落)比较重要，不允许 被其他人更改，但允许阅读或对其进行修订、审阅等操作，这在Word中称为“文档保护”，可以通过文档保护的相应操作来实现。具体步骤如下：

(1)选定需要保护的文档内容。

(2)单击“审阅”→“保护”→“限制编辑”命令，打开“限制格式和编辑”窗格。

(3)在“限制格式和编辑”窗格中，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑’’复选框，并在 “限制编辑”下拉列表框中从“修订”、“批注”、“填写窗体”和“不允许任何更改(只读)”四个选 项中选定一项。

以后，对于这些被保护的文档内容，只能进行上述选定的编辑操作。