【计算机基础】03-Word知识

 

第3章 文字处理软件 Word 2010

  3.1 初始Office 2010

   Office 2010组件包括Word（文字处理软件）、Excel（电子表格软件）、PowerPoint（幻灯片制作软件）、Outlook（个人信息管理软件）、Access（关联式数据库管理软件）、Publisher（桌面出版应用软件）、InfoPath（电子表单软件）、OneNote（数字笔记软件）、SharePoint Workspace（方碟工作流平台软件）。

 

  3.1.1 安装和卸载Office 2010

    1. 安装office 2010

    步骤：

    ① 软件光盘插入/软件安装包(setup)图标；

    ② 打开阅读Microsoft软件许可证条款对话框，同意

    ③ 打开所需的安装，立即安装/自定义，单击不需要安装组件名称的下拉按钮，点击不可用

    ④ 打开安装进度对话框

    ⑤ 关闭-安装完成

   

    2. 卸载Office 2010

    ① 开始->控制面板

    ② 卸载程序->程序和功能

    ③ 卸载或更改程序->卸载

   

3.1.2 启动和退出Office 2010

1. 启动office组件

开始->所有程序

 

2. 退出Office组件

3种方法：

1）双击工作界面左上角的控制图标

2）文件选择->退出

3）关闭按钮

 

3.1.3 Office 2010操作环境的设置

    1. 设置Office界面颜色

    从3种预置的界面颜色中任选一种，操作步骤：

• 启动软件
• 文件->选项->打开Word选项
• 左侧列表单击常规选项->右侧用户界面选项单击配色方案
• 确定

 

 

 

2. 关闭屏幕提示

人性化的功能：当鼠标指向某个程序时，会弹出一个浮动菜单，并显示该按钮功能的提示信息。

• 启动
• 文件->选项->Word选项
• 左侧常规->右侧用户界面选项下拉选项取消启用时预览复选框
• 确定

 

3. 关闭实时预览效果

实时预览功能：可以实现在进行某种操作时，如果将鼠标指向设置项，就可以直接看到选项后的设置效果。

• 文件->选项->Word选项
• 常规->用户界面选项栏下单击屏幕提示样式->不在显示屏幕提示

 

4. 开机后自动运行office组件

    将其添加到开始菜单中启动组中。

• 单击开始->所有程序->Microsoft Office
• 选中要添加到启动组中的组件，鼠标左键拖拽

 

5. 在桌面上创建Office组件快捷图标

 

6. 个性化快速访问工具栏

    快速访问工具栏：保存、撤销、恢复

   

7. 个性化功能区

       对功能区进行添加或删除

   

3.2 使用Word准备知识

    可方便快捷地创建和编辑报告、信函、备忘录、传真、图表等各种文档。

3.2.1 Word 2010窗口

    文件选项卡、快速访问工具、标题栏、功能区、文本编辑区、滚动条、状态栏等组成。

    1. 文件选项卡

    可查看Backstage视图，用于对文档执行操作的命令集。管理文档和有关文档的相关数据。

    从Backstage返回文档，单击开始或按键盘上的ESC键

    信息：转换、保护文档、检查问题、管理版本、签入、签出、权限

    选项：常规、显示、校对、保存、版式、语言、高级

   

    2. 快速访问工具栏

    保存、撤销、恢复；可自定义添加、删除

 

    3. 标题栏

    4. 功能区

    3个基本组件：选项卡、组、命令

    1）选项卡：文件、开始、插入、页面布局、引用、邮件、审阅、视图

    练习：显示图片工具选项卡、显示表格工具选项卡

      

       2）组：每个选项卡都有若干个组

    组右下角有一对小箭头，称为对话框启动器，可找到word早期版本的特定命令

    练习：显示剪贴板任务窗格 和 样式任务窗格

   

    3）命令：每个组包含若干个命令。命令是指按钮、用于输入信息的框、菜单。

    带有箭头的按钮为两部分，如下划线，下列列表按钮。称为菜单按钮。

 

    4）个性化功能区

    对功能区的按钮进行添加或删除操作

    练习：在开始中自定义常用工具组，并在该组中添加保存、电子邮件、分隔符、格式刷、查找5个按钮

    文件->选项->自定义功能区->编辑->新建组->重命名->从下列位置选择命令列表中添加->确定

 

    5）隐藏/显示功能区

    隐藏：双击活动选项卡，组被隐藏

    显示：双击活动选项卡，组重新出现

   

    5. 浮动工具栏

    快捷文本格式设置方法。当选中文本并指向所选文本时，浮动工具栏将以淡出形式出现。用于格式选项。

   

    6. 使用键盘操作功能区

    新快捷方式称为键提示。按住Alt键就会显示功能区选项卡、文件选项卡、快速访问工具栏的键提示标记

    1）键盘快捷方式的基本类型

    两种类型：

    ① 访问键。利用访问键可以访问功能区。访问键与选项卡、命令、屏幕上显示的其他相关内容。

    先按Alt，再按另外一个键或其他键

    键提示实行分层访问。

   

    ② 组合键。组合键执行特定命令。与功能区或屏幕上显示的其他内容无关，需要一起按下多个键才能触发操作。大多数都设计Ctrl键加其他键。

    Word 2010中，通过2种方式使用键盘：

    ① 用于访问屏幕上的选项卡和命令的键提示

    ② 与功能区无关的直接组合键

 

 

    2）键盘导航

    4种方式：

    ① 使用箭头键导航。按Alt键将聚点从文档移到功能区后，就可以使用箭头在功能区上进行移动

1. 左键和右键将聚点移到相邻的选项卡
2. 上键移到快速访问工具栏或移  到文件选项卡
3. 下键可以移到活动选项卡中

键提示会消失，按两次Alt键可再次显示键提示标志

 

② 使用Tab键导航。按Alt键将聚点移到功能区后，通过按Tab键，可以一个组接

一个组的循环通过活动选项卡上的所有命令。按Shift+Tab组合键可反向循环通过各个命令。按Enter键选择命令。

 

③ 使用F6键导航。区域包括任何打开的任务窗格、窗口底部的状态栏、及其功能

区。

    Alt的优势在于速度更快，在转到功能区之前不必循环通过一些其他区域

 

    ④ 使用其他导航键。

1. 使用Tab键和箭头键在对话框中导航
2. 按Enter键激活命令。某些情况可能会打开库和菜单
3. Ctrl+Tab组合键可循环经过对话框中的各个选项卡
4. 使用空格键可选中和清除复选框
5. Shift+F10组件键可打开鼠标右键快捷菜单
6. Esc键可关闭打开的对话框或快捷菜单；若未打开则返回主文档
7. Ctrl+空格键打开菜单窗格菜单，按C关闭
8. Alt+F4关闭活动窗口
9. F1帮助

快捷方式在Excel、PowerPoin同样适用

   

7. 文本区和文本选定区

    文本区又称编辑区，占据屏幕的大部分空间。输入文本、表格、图形、编辑、排版

    闪烁的 | 称为插入点，当前输入的字符出现的位置

    当在文本区操作，鼠标指针变成 I 时，可快速地重新定位插入点

    文本区左边包含一个文本选定区，选定所需要的文本

   

8. 标尺

    标尺是一个在屏幕上用英寸或其他度量单位作为标记的比例尺，是可选择的栏目。

调整左右的缩进。

 

9. 滚动条

滚动文档。显示或隐藏滚动条：文件->选项->word选项->高级->显示

 

 

 

10. 状态栏

屏幕底部，显示文档的有关信息。

右侧5个按钮改变文档的视图方式。

 

11. 选项浏览对象按钮

位于垂直滚动下方，单击该按钮。选择浏览对象，该菜单12个项目。

 

12. 窗口控制按钮

最小化、最大化/向下还原、关闭

对话框或控件右下角按钮标识，鼠标指向它们，可改变大小

 

13. 屏幕提示

1）鼠标停留按钮上

2）鼠标停留在带有组件键的按钮上

3）鼠标停留在状态栏上

 

14. 文件格式

1）Word2010文档文件格式：基于新的Office Open XML Formats

XML特点：可扩展标记语言

1. 通过分隔符包含脚本或宏定义的文件，便于识别和阻止不需要的代码或宏，提高文档的安全性
2. 减小文档的文件大小
3. 不易受损

 

2）兼容性：

Word 2010可打开Word 97 至 Word 2010创建的文件。另存为对话框自动选项是保

存早期版本.doc。

 

3.2.2 新建Word文档 

    新建文档可分为空白文档和模板文档两类。

    1. 新建空白文档

   

    2. 使用模板创建文档

    创建新文档时，word一般将使用Normal模板。Normal.dotx是一个综合性的模板。

是新文档的默认模式。

    1）使用已安装的模板创建新文档

    2）使用office.com模板创建新文档

    打开的模板是一个副本，不是模板本身。

 

    3. 创建特色模板

    1）方法：

    ① 文件->另存为->保存类型->Word模板或启用宏的Word模板->文件名->快速工具栏->保存

   

    ② 文件->新建->可用模板->空白文档->创建->另存为->保存类型Word模板

 

    ③ 文件->新建->可用模板->根据现有内容新建

   

    启用宏的Word模板，通知Word，即使该模板包含宏或其他代码，打开模板也是安全的。宏可能包含恶意代码，Word打开宏的文档时会对其监视。

 

    2）向模板添加内容控件

    RTF控件、图片、下拉列表、日期选取器

   

    练习：添加开发工具。

    文件->选项->Word选项->自定义功能区->选中开发工具复选框->确定

 

    练习：向文档中添加RTF控件

    开发工具->控件组->格式文本内容控件；

    选择内容控件->属性->内容控件属性->RTF属性下内容被编辑后删除内容控件

 

    练习：向文档中添加日期选取器内容控件

    插入内容选取器->属性->可设置日期显示格式

   

    练习：向文档中添加组合框内容控件

    插入组合框内容控件->控件组->单击组合框内容控件；

    属性->添加数值到下拉列表属性文本框

   

    练习：修改模板中的说明文字

    开发工具->控件组—>设计模式

   

    练习：为模板添加保护功能（个别）

    开发工具->控件组->属性->内容控件属性->锁定->选中无法删除内容控件复选框

   

    练习：为模板添加保护功能（全部）

    开发工具->保护->限制编辑->打开限制格式和编辑->仅允许在文档中进行此类编辑复选框；

    在编辑限制列表中->单击所需限制选项

    选择其他限制选项->单击限制权限

 

练习：限制选项包括设置文档的到期日期和允许用户复制内容

    启动强制保护->单击是->设置密码

   

    若干个内容控件甚至几段文本保护在一起，选择组合按钮

 

    练习：使用自己的模板

    文件->新建->可用模板->我的模板->新建->文档->确定

 

 

3.3 文档的基本操作

3.3.1 输入文本 

    Delete、Back Space

   

    1. 中外文及汉字输入法切换

   

    2. 输入状态切换

    输入状态有插入、改写

    插入状态，点光标是 |，允许在插入点光标位置添加新字符

    改写状态，可以在插入点光标|位置添加新字符，插入点右侧字符将被新文字覆盖掉

   

    单击插入、改写；按Insert键

   

    3. 即点即输

    鼠标状态：|、I 形态

    |：插入点光标

    I：选择光标

 

    4. 输入符号文本

    插入->符号->其他符号

    特殊符号：长划线、版权所有、注册

   

3.3.2 保存文档 

    1. 保存未命名的文档

    一个文件名能包含多大255个字符，但不能在文件名中出现 *、\、/、<>、？、:、;

   

    改变默认保存路径：

    文件->选项->Word选项->保存

 

    2. 保存为RTF文件

Word保存文档时可采用其他格式，如XML、文档、网页、文档模板、RTF等。RTF是一种word能存取，并且能在多种软件之间通用的文件格式。可能会丢失某些类型的数据和格式。

 

3. 自动保存文档

某一时间间隔来自动保存文档。

设置自动保存功能：

文件->另存为或F12->单击工具->保存选项；

word选项->保存自动恢复信息时间间隔，在分钟微调框中调整或直接输入1到120之间的整数

 

    4. 建立自动备份

    用户可以在每次保存文档时让Word自动建立一个备份文件

    word选项->高级->保存->始终创建备份副本复选框

    word会把以前的版本作为备份文件保存起来，命名为 备份属于.wbk。

    备份文件与原文档存储在同一文件夹中。

   

    5. 将文档保存为被保护文件

    设保护密码、指定修改权密码

    文件->另存为->工具->常规选项->打开文件时的密码：输入打开该文件所需要的密码；修改文件时的密码：输入修改文件时所需要的密码

    还可进行宏安全性等。

    小于等于15个字符构成：字母、数字、符号、空格

   

    其他保护措施：

    审阅->保护->限制编辑->限制格式和编辑->格式设置限制->选中限制对选定的样式设置格式->编辑限制->仅允许在文档中进行此类型的编辑

    启动强制保护->是，启动强制保护->输入密码

 

3.3.3 打开文档 

    1. 打开已有的文档

    可以的个数没有限定；多个文档中只有一个文档是活动的

 

    2. 打开最近使用过的文件

    文件->最近使用文件

    更改最近使用文件列表中的文档数目：

    文件->选项->word选项->高级—>显示->显示数目的最近使用的文档

    可设置在0-50之间调整数目

   

 

   3.3.4 选择正确的文档显示方式

    视图选项卡->文档视图：页面视图、阅读版式视图、Web版式视图、大纲视图、草稿；或在状态栏上的视图按钮切换视图

    1. 页面视图

    看到与实际打印效果一致的文档，Word的默认视图。

    隐藏或显示页面空白

   

    2. 阅读版式视图

    进行了优化的视图，便于在计算机屏幕上阅读文档。在一个屏幕中按左右两页方式显示文档的内容。一次只阅读一页，则可单击视图窗口右上角的视图选项->显示一页。

    可完成阅读文档、标记文档等。

    1）阅读文档：

    ① 文档页面切换

1. 单击上下箭头
2. Page Down和Page up或空格键和Backspace
3. 单击窗口顶部中间的导航箭头
4. 一次只移动一屏：Ctrl+右键 或 Ctrl+左键

 

② 调整文档的视图，单击视图选项：

1. 增大文本字号
2. 减小文本字号
3. 显示打印页
4. 显示两页

 

2）标记文档

① 突出显示：工具->按钮->以不同颜色突出显示文本

 

② 修订且不标记修订内容：视图选项->允许键入->视图选项->修订

 

③ 批注：工具->新建批注

 

    3. Web版式视图

    显示在网站上的效果。着色的背景，且文档没有分页的连续页面

   

    4. 大纲视图

    文档的显示标题的层级结构

 

    5. 草稿视图

    取消了页面边距、分栏、页眉、页脚、图片等。仅显示标题和正文。最节省计算机系统硬件资源的视图方式。可完成键入和编辑。

 

    6. 除了5种视图外，还有其他的文档显示方式：

    ① 视图->导航窗格；可显示文档中的标题。显示文档的大纲结构。可快速浏览一篇很长的文档或一篇联机文档，跟踪用户在文档中的当前位置。

    ② 导航->浏览您的文档中的页面

 

    ③ 浏览当前搜索结果。导航->浏览您当前搜索的结果->输入文字

 

    ④ 按一定比例显示文档。视图->显示比例->比例对话框

   

    3.3.5 选定、移动、复制、删除文本

    先选定，后操作。

    1. 选定操作

    对选定的文本实施删除、替换、移动、复制等操作

 

    1）使用鼠标选定文本

   

    2）使用键盘选定文本

    移动光标插入点定位到想要选定的文本首部。

   

 

 

    2. 移动和复制文本

    1）用剪贴板复制或移动文本

    ① 移动选定的内容：开始->剪贴板->剪切 或 Ctrl+X；再进行粘贴 或 Ctrl +V

    Office为用户提供了24个可视化的剪贴板，用户最多可剪贴24个对象。

    执行粘贴操作时，从剪贴板中进行选择。

 

    ② 复制

 

    2）用鼠标移动或复制文本

    鼠标左键进行操作

 

    3. 删除和恢复文本

    Delete键 或 开始->选项卡->剪贴板->剪贴 或 Ctrl+X；

    撤销：快速访问工具栏->撤销

 

    4. 撤销与重复操作

    1）撤销

    多级撤销

   

    2）恢复

   

3.3.6 查找和替换文本

    1. 查找文本

    导航窗格；查找命令。

    查找和替换对话框：导航窗格->查找右侧下三角形->高级查找

   

    2. 替换文本

   

    3. 查找和替换格式

    文本快速设置为同一格式，减少操作、节省时间、提高效率目的。

    查找和替换->查找内容->更多->格式->字体

 

    4. 查找和替换特殊符号

    查找和替换->查找内容->更多->特殊格式

 

    注意：光标定位的位置

 

    3.3.7 自动更正于拼写检查

1. 自动更正

解决一些常见的键入错误、拼写错误、语法错误等。

建立自动更正词条：

文件->选项->Word选项->校对->自动更正选项->自动更正->自动更正->替换->添加

 

    也可建立自动更正词条的文本，再执行步骤1，2.

    选择文本含有格式：替换为文本框中的文本也是带格式文本，若要去除格式，则选择纯文本选项

   

    2. 拼写和语法检查

    用户键入文本时，word会自动检查拼写错误。

    红色：拼写错误，word不认识这个单词；若用户键入了拼写正确的单词，但word不认识，也可以将它添加到word词典中

    蓝色：表示word认为应修改语法

    绿色：拼写正确但似乎在句子中不适用的单词

    右键单击带有波浪线的单词即可查看提供的修订建议。

   

    输入完后，进行拼写检查:

    选中->审阅->校对->拼写和语法

 

3.3.8 修订文档

    修订和批注是2个工具。修订是在电子文档上对修订的内容进行标记。

    1. 使用修订

    审阅->修订

 

    2. 插入批注

    是用户可以添加到文档的注释

    审阅->批注->新建批注

    区分批注：

    批注的批注框为纯色背景。删除的文本的批注框仅外框有颜色。

    批注框中的批注标签。

    批注框中的审阅者缩写表明进行批注的人员，缩写旁边的数字告知用户这是文档的第几个批注。

   

    不必打开修订即可插入批注，用户可在任何时候插入批注；

    关闭修订后，不会删除修订或批注，此前所做的所有修订保留在文档中。

   

    3. 查看修订

    1）区分审阅者

    ① 鼠标指针移到文档中插入的文本上，或移到文档页边空白处删除的文本批注框上

    ② 颜色区分

    ③ 缩写区分

   

    2）查看某一审阅者的修订

    审阅->修订->显示标记->审阅者

 

    4. 接受或拒绝修订

    1）查看文档修订前后的变化

    审阅->修订->显示以供审阅->最终：显示标记

    查看文档在修订之前的：原始状态

    查看文档在修订之后的：最终状态

    同时查看：原始：显示标记

 

    2）接受或拒绝修订

    审阅->更改->接受/拒绝

   

    ① 按接受按钮一次：接受一处更改或按顺序接受，或同时接受所有更改

    ② 按拒绝按钮一次：拒绝一次更改或按顺序拒绝，或同时拒绝所有更改

    ③ 按上一条按钮向文档开头审阅每项

    ④ 按下一条按钮向文档结尾审阅每项

 

    保存文档时，接受的更改成为文档的一部分

 

    5. 检查修订

    消除修订标记的唯一方式是接受或拒绝修订。

    消除批注标记的唯一方式是删除或拒绝批注。

   

    要显示隐藏的修订或批注：

    ① 审阅->修订->显示标记->批注->墨迹->插入和删除及设置格式

    ② 审阅->批注或更改->当前所有批注和修订都是隐藏的->全部显示

    ③ 文档检查器查找修订标记(无论是否隐藏)：文件->信息->检查问题->检查文档

    如果文档存在修改标记，用户应该通过接受或拒绝任何更改

 

   

3.4 文档排版

    段落、文字编排格式。

   3.4.1 美化字符

    1. 字符格式化

    指对汉字、英文字母、数字和各种符号进行类型格式化。

    键入前：

    已键入：

    先选定，后操作

 

    2. 使用开始选项卡的字体组美化字符

    附带19种中文字体，都是True-Type字体，采用典型安装方式。

   

    3. 使用字体对话框美化字符

    也可对已选中的文字进行设置。

    字体对话框能一次采用一种或多种字符格式。

    字体：字体、字形、字号、字体颜色、下划线类型、颜色、效果等

    字符间距：缩放、间距、位置

    间距：标准、加宽、紧缩

    位置：标准、提升、降低

    定义后的参数将作用于新输入字符的格式或修改选定部分的字符设置。

   

    4. 为字符添加边框或底纹

    一是为了美化字符，二是为了突出重要内容。

    加框：开始->字体->字符边框

    底纹：开始->字体->字符底纹

   

    5. 改变字体大小

    英文字体大小高度的标准度量单位为磅。

    磅值大小是指从字母上伸笔画的顶端到下伸笔画的低端距离。

    1磅≈0.35毫米 　　

1毫米≈2.83磅

 

6. 重复字符格式

一旦选定内容使用格式编排，就可以快速使用快速工具栏上的重复按钮将同样的格式用于其他字符。只复制最后应用的格式。

F4键或Ctrl+Y或单击按钮

 

如果单击按钮或Ctrl+Y或按F4键只会复制最后一次的应用格式。

如果打开字体对话框则会重复所有格式，因为对话框所进行的操作是一个动作。

 

7. 复制字符格式

格式刷

若要将同一格式复制到多个文本上，则双击格式刷按钮，完成格式复制后，再单击格式刷按钮，复制结束，或按Esc

   

    3.4.2 美化段落

   Word段落有特定的含意：段落是后面跟有段落标记的任何数量的文本和图形，或任何其他项目。段落标记存储着用于每一段落的格式，每按一次Enter键就插入一个段落标记。隐藏/显示标记：开始->段落->显示/隐藏编辑标记

    1. 查看段落格式

    查看指定字符或一个段落的格式，则选中要查看格式的段落或将光标置于要查看格式的段落中即可。

    直接将光标置于文本中。

   

2. 设置段落缩进

缩进可把一个段落于其他文本分开。多种段落缩进方法：使用开始选项卡段落组中的增加缩进量或减少缩进量、使用水平标尺、使用段落对话框。

    1）使用水平标尺进行段落缩进

① 首行缩进：拖动该标记，控制段落中第一行第一个字的起始位置

② 悬挂缩进：拖动该标记，控制段落中首行以外的其他行的起始位位置

③ 左缩进：拖动该标记，控制段落左边界缩进的位置

④ 右缩进：拖动该标记，控制段落右边界缩进的位置

2）使用段落组中的相关按钮设置段落缩进

开始->段落。设置一个或多个段落的整体缩进格式。

   

    3）使用段落对话框设置段落缩进

    先选中要设置的段落，开始->段落->对话框启动器->段落

 

    3. 对齐段落

    对齐方式是指文本在页中水平或垂直的排列方式。

    两端对齐：以单词为单位，自动调整单词间空格的大小

    分散对齐：以字符为单位，均匀地分布

   

    4. 复制段落格式

    在段落尾按Enter键；或重复按钮；或按F4键；或按Ctrl+Y键；或格式刷

    键盘操作：Ctrl+Shift+C键复制格式；选择要改变格式地段落按Ctrl+Shift+V

   

    若干连续段落复制格式：光标拖过要使用复制格式地若干段落

若干不连续段落复制格式：选中含有左边复制地格式的段落后，先双击格式刷，再逐段进行复制格式的段落

 

    5. 创建或删除首字下沉

插入->文本->首字下沉

 

6. 设置制表位

    文本不是从边界开始或需要制作简单的表格时，使用Tab键，每按一次Tab，就插入一个制表符，默认宽度是0.75cm或两个字符。

 

也可以利用制表符对话框来实现

 

如何利用前导符字符设置制表符？

前导符是目录中常使用或填充制符空白位置的实线、虚线、点划线。

制表符->制表位位置->对齐方式->前导符->确定

 

    7. 调整行间距和段落间距

    用户可以调整段落中行与行之间、段落与段落之间的距离。调整段落间距可以使用用户能控制含有超大尺寸的图形或字体的段落四周的空白边幅。

    1）使用段落对话框调整段落的行间距、段间距

    开始->段落->对话框启动器

    ① 对齐方式：与对齐按钮的作用相同。

    ② 缩进栏：精确值设置段落缩进，与标尺缩进和缩进按钮缩进的效果相同

    ③ 间距栏：行间距和段间距

    ④ 预览：显示排版效果

   

    8. 添加边框和底纹

    边框可以是围在段落四周的框或是在一边或多个边上隔开一个段落的线条。

    底纹是用背景色填充一个段落。

    段落边框或底纹的宽度取决于该段落的缩进。如果没有缩进存在，则边框或线条的宽度由页边距决定。

 

    1）使用边框底纹

    页面局部->页面背景->页面边框->边框和底纹->边框

    设置->方框->样式->实线

   

    2）使用按钮为段落添加边框和底纹

   

    3）添加页面边框

   

   3.4.3 项目符号和编号列表

    列表有项目符号列表于编号列表之分。

    列表可以是单击列表也可以是多级列表。

    1. 创建项目符号列表

    1）创建单级项目符号列表

    默认设置0.74cm的悬挂缩进，项目符号。

   

    2）自动项目符号列表

    2. 创建编号列表

    编号按钮设置编号列表；

   

    3. 自定义项目符号和编号

    1）自定义项目符号

    自定义2种类型项目符号：符号项目、图片项目符号

    自定义符号项目：开始->段落->定义新项目符号->定义新项目符号

    符号->符号对话框->字体

    图片项目符号就是一些微小的图片。

 

    2）自定义编号格式

   

    4. 项目符号列表与编号列表间的切换

   

    5. 应用单级列表的技巧

    1）列单排序

    选中->开始->段落->排序按钮

   

    2）使用格式刷复制列表的设计

   

    3）结束单级列表

    结束一个单级列表，并使下一行从页面边距处开始，按两次Enter。

    删除项目符号或编号，并保存列表缩进量，先按Enter键，再按Back Space键。

 

    4）关闭自动列表格式

    文件->选项->校对->自动更正选项->键入时自动套用格式->取消编号列表复选框和自动项目符号列表->确定

   

    6. 创建多级列表

   

 

    3.4.4 格式化节和分栏排版

 

    1. 设置节格式

    是节是文档中可以独立设置某些页面格式选项的部分。一个文档为一节。分栏的段落并进行分栏后，自动在段落前后插入分隔符，分隔符在屏幕上的显示为两条水平虚线。

    插入分隔符：

    定位插入点->页面布局->页面设置->分隔符

 

    分节符：

    ① 下一页：插入分节符后的文档从新一页开始

    ② 连续：插入分节符后的文档与插入分节符前的文档在同一页显示

    ③ 偶数页：插入分节符后的文档从下一偶数页开始新节

    ④ 寄数页：插入分节符后的文档从下一奇数页开始新节

   

 

    2. 新建分栏格式

    建立分栏格式，必须切换到页面视图。

    页面视图->页面布局->页面设置->分栏->更多分栏

 

    3.4.5 样式、模板、主题

 

    1. 样式、主题和模板的概念

    样式：一组存储在Word中的段落或字符的格式化指令，每种样式都有唯一确定的名称。分为字符样式、段落样式。

    主题：用户在主题库中看到的内容。

    模板：基于主题的样式。模板中的格式通常是使用样式实现的。

    主题用于确定样式使用的颜色和字体，用于文本的样式可以独立于主题进行更改。

    2. 应用样式

    1）应用快速样式

    开始->样式->快速样式

    Ctrl+Shift+S组合键打开应用样式任务窗格。

    样式列表中仅显示已在文档中使用过的样式。

   

    2）更改快速样式集

    可显著更改文档的外观。

    开始->样式->更改样式->样式集

 

    3）创建快速样式

    选中->浮动窗口->右键->样式->将所选内容保存为新快速样式->名称

   

    4）根据格式设置新建新样式

    开始->样式->对话框启动按钮->样式任务窗格

 

    5）样式的修改和删除

    改变文本的外观只要修改应用于该文本的样式格式即可。

    选定->样式->修改样式

    删除：下拉菜单删除命令即可

 

    3. 应用主题

    所有内容都与主题发生关系，更改主题是对文档选择样式集外观进行调整和个性化的一种方法。

    1）应用内置主题

    页面布局->主题

   

    2）应用预定义的字体主题

    开始->样式->更改样式->字体

   

    3）创建自定义主题

    页面布局->主题->主题字体->新建主题字体

 

    4）创建自定义颜色主题

    若应用了某个颜色主题，更改其中一种或几种颜色，所做的更改会立即影响到活动文档。若要将更改的应用到新文档，则可将其保存为自定义颜色主题。

    页面布局->主题->主题颜色->新建主题颜色

   

   3.4.6 添加页面和封面

    1. 添加和删除页面

    1）添加页面

    插入->页->空白页

   

 

    2）合并页面

    光标放在两个页面之间，按BackSpace键

 

    3）删除空白页面

    ① 光标定位->BackSpace

    ② 光标定位->Delete

   

    2. 添加页面

    插入->封面

    删除封面：插入->页面->封面->删除封面

   

 

 

3.5 使用图形和艺术字

    Word图形来自：文件中、剪辑库、Windows、绘制的图形、SmartArt、艺术字、数学公式

   3.5.1 插入图片

 

    剪贴图以WMF图形格式存储，可被拆分。

    图片在文档中的位置浮动式、嵌入式。

    浮动式：插入图形层，在页面精确地定位，放在文本或其他对象地前面或后面。

    嵌入式：直接放在文本地插入点，占据文本处地位置。

    二者可相互转换。

    默认情况插入地图形作为浮动图片。

 

    1. 插入剪贴画

    内部图片：矢量图，WMF格式。

    插入->插图->剪贴画

   

    2. 插入来自网页图片

    复制粘贴或鼠标拖动

 

    3. 插入来自文件的图片

    直接插入图形文件：位图(.bmp)、图元(.wmf)、Joint Photographic Excperts Group(.jpg)等

    插入->插图->图片->插入图片

   

    4. 插入来自扫描仪的图片

    开始->所有程序->Microsoft Office->Microsoft Office工具->Microsoft剪辑管理器->收藏夹-Microsoft剪辑管理器

    文件->将剪辑添加到管理器->来自扫描仪或照相机

    文件->保存->类型TIFF->另存->保存

   

    5. 插入屏幕截图

    1）截取全屏图像

    插入->插图->屏幕截图->可用视窗

 

    2）自定义截图

    插入->插图->屏幕截图->屏幕剪辑

   

   3.5.2 调整与修饰图片

    图片工具：缩放、移动、裁剪、设置文字环绕等

    1. 缩放图片

   

    2. 裁剪图片

    图片工具->大小->裁剪

   

    3. 精确缩放和裁剪图形

    图片工具->格式->大小

   

    4. 改变图片的位置和环绕方式

    默认插入的图片是嵌入图片，嵌入的图片不可自右移动。

    图片工具->格式->排列->位置

 

    5. 调整色调和效果

    1）调整图片颜色

    通过色彩温度来控制，温度高为暖色调，温度低为冷色调

    图片工具->格式->调整->颜色

 

    2）更改图片亮度和对比度

    图片工具->格式->调整->更正

   

    3）应用图片样式

    阴影、发光、柔化边缘、映像、棱台、三维

   

   3.3.5 创建与更改SmartArt图形

    SmartArt图形是信息的视觉表示形式；图形类型：流程、层次结构、循环、关系；在SmartArt图形中添加和删除形状以调整布局结构

    1. 规划SmartArt图形

    文字量决定所用布局以及布局中所需的形状个数，形状个数和文字量仅限于表示要点时，SmartArt最有效

   

 

 

 

 

 

2. 创建SmartArt图形

    插入->插图->SmartArt->流程->

 

3. 修改和删除形状

    1）添加形状

    创建图形->添加形状按钮

    SmartArt工具->设计->创建图形->添加形状->其他->在后面添加形状；

   

    使用复制粘贴功能添加形状：选中要复制的形状->开始->剪贴板->复制->粘贴

 

    2）删除形状

    选中，Delete键或Back Space键；

    或者单击开始->剪贴板->剪贴

   

4. 调整图形布局

    选中->SmartArt工具->设计->布局->更改布局->其他

 

5. 更改SmartArt图形的颜色

    SmartArt工具->设计->SmartArt样式组->更改颜色

 

6. 更改图形样式

SmartArt工具->设计->单击SmartArt样式->快速样式->其他

 

7. 更改形状和文本样式

SmartArt工具->格式->形状样式->快速样式->其他

SmartAtr工具->格式->艺术字样->文本填充->其他

 

   3.5.4 插入形状

    插入->插图->形状

    一定要在页面视图或Web版式视图中进行

    1. 绘制自选图形

    Word提供了一套基本的现成图形。

    插点定位->插图->形状->新建绘图画布

    绘图工具->插入形状

 

    2. 在自选图形中加文字

    右键单击要添加文字的图形对象->添加文字

 

    3. 设置自选图形格式

    1）设置线型的粗细、虚线类型、箭头类型

    ① 绘图工具->格式->形状样式->形状轮廓

    ② 选中->绘图工具->格式->形状样式->对话框启动器->设置形状格式

 

    2）填充颜色和图案

    绘图工具->格式->形状样式->形状填充

    图形填充：作用于边线围起的封闭图形

    图片填充：作用于图片的背景部分

   

    4. 更改叠放次序

    文档绘制多个重叠图形时，按绘制的顺序，每个重叠的图形有叠放的次序，最先插入的在最下面。更改某个图形的叠放次序，则要选定改图形；绘图工具->格式->排列->上移一层或下移一层

 

    5. 旋转或翻转图形

    鼠标或绘图工具->格式->排列->旋转

 

 

3.5.5 使用艺术字

    插入艺术字：

    插入->文本->艺术字

    若要编辑艺术字图形，则单击，进行移动、缩放。

   

   

3.5.6 编辑公式

    键入公式时，Word会根据数字和排版格式约定，自动调整公式中各元素的大小、间距、格式编排等。

    1. 插入常用公式

    内置9种常用公式

    定位->插入->符号->π公式->内置

 

    2. 编写公式

    编写公式，使用Unicode字符代码和数学自动更正项将文本替换为符号。当键入公式时，Word可将该公式自动转换为具有专业格式的公式

    插入->符号组->公式->插入新公式或单击公式->公式工具->设计->结构类型

   

    3. 添加公式到常用公式列表中

    选中->公式工具->设计->工具组->公式->将所选内容保存到公式库->新建构建基块->公式选项->另存为新公式->公式名称->库->单击公式

   

 

   3.5.7 文本框的使用

    文本框是一种特殊的文本对象，可当作图像处理、文本。

    是存放文本的容器，可在页面上定位并调整大小。可移动、可调大小的文字或图形容器。在一页上放置数个文字块，或者使文字按与其文档中其他文字不同的方向排列。

    1. 插入预设格式的文本框

    word提供了44种预设格式的文本框样式模板。

    定位->插入->文本->文本框

 

    2. 自主绘制文本框

    1）绘制文本框

    插入->文本->文本框->绘制文本框或绘制竖排文本框 或 插入->插图->形状->文本框

   

    2）设置文本框格式

    样式、大小、三维效果、排列方式

    选中->绘图工具->格式->形状样式->快速样式->其他

   

    3）链接文本框

    建立多个文本框，将其链接起来。前一个文本框装不下的文字将出现在下一个文本框的顶部。删除前一个文本框的内容时，后一个文本框的内容将上移。

    建立文本框->选中第一个文本框->绘图工具->格式->文本->创建链接->单击另一个文本呢看

    每个文本框仅有一个前向和后向链接。

    断开链接：定位第一个文本框处->绘图工具->文本->断开链接

   

   

    3.5.8 制作水印

    1. 通过页眉和页脚制作水印

    插入->页眉和页脚->页眉->编辑页眉->插入->插图->图片

    插入->文本框

 

    2. 通过图形的层叠来制作水印

    选中图片->格式->排列->自动换行->衬于文字下方

   图片工具->格式->调整->颜色->重新着色->冲蚀或其他颜色样式 或 调整->更正->亮度和对比度

    层叠方式：图片必须浮动式插入，插入式插入图片无法制作水印

    编辑水印

   

    3. 通过水印按钮制作水印

    页面布局->页面背景->水印->自定义水印

   

3.6 处理Word表格

    表格功能：建立、编辑、格式化、排序、计算、将表格转换成各类统计图表等，自由绘制斜线和设置任意单元格功能。

    3.6.1 创建表格

   结构：行、列确定，一行一列交叉处是单元格。单元格内输入文本和图形。建立表格：先指定行数、列数，生成一个空表；也可把已键入的文本转变成表格。

    1. 快速插入空表格

    插入->表格->表格->插入表格

   

    2. 插入指定行列的空表格

    插入->表格->插入表格->表格尺寸->自动调整操作->确定

 

    3. 插入带格式的快速表格

    插入->表格->快速表格

   

 

    4. 插入不规则表格

    创建表格的行列数不规则或行高、列宽不规则时，可手工绘制表格

    插入->表格->表格->绘制表格

 

    5. 文字和表格的互相转换

    实现文字和表格的相互转换。

 

    表格转成文本

    单击选中->表格工具->布局->数据->转换为文本->表格转换成文本->制表符->确定

    表格转换成文本，文本按制表符分隔。

 

    将某几段文本转换为表格

    选定文本->插入->表格->表格->文本转换成表格->将文本转换成表格->

    若能识别分隔符，则在列数框显示正确的列

    行数框显示的是表格中将包含的行数，由指定的列数和分隔符决定

    固定列宽；文字分隔符选择段落标记，逗号，空格，制表符等

   

    6. 输入表格内容

    向单元格输入文字、图形等。按Tab键使插入点往下一单元格移动；

    Shift+Tab键使插入点往前一单元格移动；

    也可将鼠标指针指向所需要的单元格，单击。

    3.6.2 编辑表格

    表格编辑：增加或删除表格中的行或列、改变行高和列宽、合并与拆分表格或单元格等操作。

    1. 选定表格编辑对象

    先选定，后操作。

    选定表格编辑对象

   

    2. 增加/删除行和列

    表格工具->布局->行和列

    插入行：选中行，单击行和列组中的在上方插入或在下方插入

    插入列：选中列，单击行和列组中的在左/右插入

    删除行：选中行，单击行和列组中的删除，删除行

    删除列：选中列，单击行和列组中的删除，删除列

    插入单元格：选中->行和列->对话框启动器->插入单元格->选定活动单元格右移动或活动单元格下移，确定

    删除单元格：选中->行和列->删除->删除单元格->右侧单元格左移 或 下方单元格上移

    删除表格：选中表格->单击行和列组中的删除->删除表格

 

    表格的最末增加一行：光标置最后一个单元格，按Tab键。

    最右边增加一列：选定最右列，插入列；

 

    使用开始->剪贴板->剪切也可以完成对行或列的删除操作

 

    3. 移动、复制行和列

    开始->剪贴板->剪切、复制、粘贴

    或 快捷键

   

 

    4. 改变表格的行高度和列宽度

    1）鼠标拖动边框改变行高度和列宽度

   

    2）自动调整表格尺寸（根据内容、根据窗口）

    表格工具->布局->单元格大小->自动调整

    若要根据内容自动调整，则选择根据内容自动调整表格

 

    3）精确设置行高和列宽

    表格工具->布局->单元格大小->表格行高-

    布局->单元格大小->对话框启动器

   

    4）平均分布行或列

    选中多行/列->表格工具->布局->单元格大小->分布行/分布列

   

    5. 合并单元格和表格

    1）合并单元格

    将一行或一列中的多个单元格合并成一个单元格

   

    2）合并表格

    选中其一->鼠标指针放到选定区边框上->指针呈左上角指向->按下鼠标左键->拖动表格到要合并的表格处

 

    6. 拆分单元格和表格

    1）拆分单元格

    表格工具->布局->合并->拆分单元格—>输入行数和列数   

 

    2）拆分表格

    表格工具->布局->合并->拆分表格

   

    也可直接通过表格工具中的绘制表格和擦除实现

   

    3.6.3 格式化表格

    1. 表格及其内容的对齐

    2. 为表格添加边框和底纹

    建立表格一般具有3/4磅单线边框。

    用户可根据各自需要任意修改表格的边框，还可以为单元格加上不同底纹

    1）自动套用表格样式

    Word为用户提供了90多种预先定义好的表格样式，包括表格的边框、底纹、字体、颜色。

    自动套用格式：

    插入点定位->表格工具->设计->表格样式

    也可对表格样式进行设置。

   

    2）使用边框和底纹对话框

    表格工具->设计->绘图边框->对话框启动器->边框和底纹

   

    3）使用边框和底纹按钮

    表格工具->设计->表格样式->边框和底纹按钮

   

    3. 在表格中计算

    Word提供了在表格中进行加、减、乘、除及求平均值等数值计算。

    对选定的范围或附件一行或一列的单元格进行计算。

    列依次用：ABCDE

    行依次用：1 2 3 4

    默认是求和

 

    表格工具->布局->数据->fx公式->打开公式

   

    注意：

    1）word是将计算结果作为一个域插入选定的单元格的。若引用的地方有所改变，则应先选定该域，再按下F9键，即可改变结果

    2）若Word正在显示域代码，则在括号内看到的域代码而不是求和的结果。要显示域代码的计算结果，单击文件->选项->高级，显示文档内容->清除显示域代码而非域值->确定

    3）如果该行或列中包含有空单元格，则Word将不计算整行或整列。要对整行或整列进行计算机，在单元格内键入0即可进行计算

   

    4. 在表格中排序

    表格可根据：字母、数字、日期进行升序或降序排列。

    可选择任意列排序，当该列内容有多个相同的值时，可根据一列排序。

    表格工具->布局->数据->排序

    或 开始->段落->排序

   

   3.6.4 创建图表

    Word提供了11种图标类型。

   

 

 

1）插入图表

插入->插图->图表->插入图表->选择类型->确定

 

2）编辑数据源

若插入点不在Excel中则单击图表工具->设计->数据->编辑数据

 

增加数据行列：选择图表->设计->数据->选择数据->选择数据源对话框->图表数据区域->按钮，在Excel中进行选择->确定

 

3）修饰图表：

图表工具->设计->图表布局->其他

 

4）添加坐标轴标题

图表工具->布局->标签->坐标轴标题->选择主要横坐标轴标题->位置

 

5）添加图表标题

图表工具->布局->标签->图表标题->图表上方

 

6）添加趋势线（带数据标记的折线图）

图表工具->布局->分析->趋势线->线性趋势线->添加趋势线

 

7）添加预测趋势线

图表工具->布局->分析->趋势线->线性预测趋势线->添加趋势线

或 右键趋势线->设置趋势线格式->趋势线选项->趋势线/回归分析类型->线性>趋势线名称列表自动->趋势预测列表设置前腿2个周期

 

8）添加背景

选中对象->背景->图表工具->格式->形状样式->其他

3.7 邮件合并

    利用邮件合并功能可以将标准文本与单一信息的列表链接产生文档，包括信函、电子邮件、信封、标签、目录等。

    3.7.1 邮件合并的过程

    邮件合并的过程是首先建立两个文档，即一个主文档和一个数据源（包含需要变化的信息），利用邮件合并功能，即在主文档中需要加入变化的信息的地方插入称为合并域的特殊指令，指示Word在何处打印数据源中的信息，以便使两者结合起来。

    ① 创建主文档，输入内容不变的共有文本；或打开现有主文档

    ② 创建或打开数据源，存放可变的数据

    ③ 在主文档所需的位置插入合并域文字

    ④ 执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并

 

    1. 域

    通过插入域来自动更新信息。域就是文档中可以自动更新的一个位置（占位符），域由一个特殊的域代码生成

   

    2. 主文档

    包含不会改变的文本的文件，报表或信件共有的内容。主文档中包括域，称为合域，合并域不是打印的文本内容，指示何处插入个性化信息。合并域包括在燕尾形符号内<<>>

 

    3. 数据源

    包含个性文本，可是Excel、Word、Access、Outlook中的数据

 

   3.7.2 合并文档

    1. 创建主文档

   

    2. 创建数据源

    创建数据源，右键数据库(.mdb)文件，数据源由不同类别的域组成，域名必须唯一，且最多只能是32个字符，可是字母、汉字、数字、下划线，不能是空格，第一个字必须是字母或汉字

 

    3. 在主文档中插入合并域

   

    4. 把数据合并到主文档

   

    3.7.3 使用其他数据源创建邮件合并

    Access、Excel、Word、Outlook

 

   3.7.4 使用功能区执行复杂的邮件合并

    1）开始合并并选择文档类型

    邮件->开始合并

   

    2）连接收件人列表

    开始邮件合并->选择收件人

 

    3）选择收件人及其信息

 

    4）添加内容和占位符（域）

   

    5）预览

 

    6）完成合并

 

3.8 设置页面格式和打印文档

    纸张大小、纸张方向、页边距、页眉、页脚、行号、页码、垂直对齐方式、报版样式栏数、图片位置

 

    3.8.1 设置纸张大小、方向和来源

    1. 设置纸张方向、大小、页边距

2种纸张方向：纵向、横向

    可根据需要进行选择，也可为某一节或整个文档更改纸张大小和方向。

    选定文本或将插入点设置在要更改的节中->页面布局->页面设置->纸张方向、纸张大小、页边距 或 页面设置对话框启动器->打开页面设置对话框（对纸张大小、页边距进行精确设置、对当前设置文档应用范围）

 

    2. 设置纸张来源

   为节的第一页或某一节指定不同的纸张来源，则可将插入点放在该节的位置；

    多节，则选择这些节。

   

    3.8.2 设置页眉、页脚和页码

    页眉页脚可是文字或图形，内容可是文件名、标题名、日期、页码、单位名等

    页眉和页脚的内容还可以用来生成各种文本的域代码（页码、日期等）。

    域代码与普通文本不同，在打印时将被当前的最新内容所代替。

 

    1. 设置页眉和页脚

    插入->页眉和页脚->页眉或页脚

 

    2. 设置分页和页码符

    软页符、硬页符。

    强制分页操作：插入点定位->页面布局->页面设置->分隔符->分页符 或 插入->页->分页

   

    插入页码方法：

    ① 插入->页眉和页脚->页码

    ② 设置页眉和页脚

        页码操作：页码的位置和对齐方式、设置页码格式、起始页码等。

 

   3.8.3 文件的打印

    确保硬件和软件得到保证。

    硬件：确保打印机已经连接到主机端口

    软件：确保打印机的打印驱动程序已经安装好