.xyz文件_如何高效管理文件

摘要：
管理电脑里的文件一直是令我非常头疼的事情。在长期管理文件的过程中，我总结了一些经验，在这里，分享给大家。

目录：

• 1.  高效管理文件的意义和内涵
• 2.  高效管理文件的经验
  • 2.1. 利用好桌面
  • 2.2. 文件夹的命名方式
  • 2.3. 控制文件数量
  • 2.4. 添加 README.txt 文件
  • 2.5. 文件的命名方式
  • 2.6. 保留Word、PPT文档素材
• 3.  快速搜索文件工具
  • 3.1. listary搜索文件
  • 3.2. FileLocator搜索文件内容
• 4.  多人共同管理文档工具
  • 4.1. 共享文件夹和FTP
  • 4.2. Git和SVN

1. 高效管理文件的意义和内涵

高效管理文件的意义，在于快速找到所需文件。如果不对文件进行管理，东放一个西放一个，很快就不知道文件放在哪里啦，找文件非常吃力。如果不对文件进行管理，可能花1分钟才能找到所需文件；而如果高效管理文件，可能花10秒钟就能找到文件！
高效管理文件的意义，在于过若干年后，还能快速找到所需文件。很多资料，比如本科课程资料、本科毕业论文、研究生课程资料等，会被一直保存在电脑/移动硬盘/网盘里。过若干年之后，你是否还能快速找到这些文件夹？找到之后，你是否能够快速回忆起每个文件夹包含哪些内容？
高效管理文件的意义，在于你分享资料给别人后，别人也能快速找到所需文件。如果你将一个文件夹分享给别人，别人能否也能快速找到他所需的文件？

高效管理文件的内涵，在于制定合理的文件命名规范和设计合理的文件目录结构。文件夹/文件的名称具有较高的自解释性。看到名称，就能大概了解文件夹/文件的内容。设计合理的文件目录，便于将文件分门别类地放到对应文件夹下。

2. 高效管理文件的经验

本节分享我管理文件的一些经验。其实，我管理文件水平也不太行，这里给出的建议也仅仅供大家参考。

2.1. 利用好桌面

• 将桌面移动到D盘
  “桌面”默认位置是C盘。在系统蓝屏后，需要重装系统，C盘会被格式化，“桌面”上的数据就丢失啦。
  可以将“桌面”移到D盘。这样，重装系统后，“桌面”上的数据不会丢失。
• 利用好桌面空间
  “桌面”的空间非常宝贵。可以将“桌面”上的软件快捷方式收纳进一个文件夹(该文件夹可以命名为“软件”)，节省了很多空间，然后，可以使用Listary快速启动软件。定期整理桌面，确保桌面上的文件/文件夹数量小于20个。

2.2. 文件夹的命名方式

我采用的文件夹命名方式是“时间+文件夹内容”。比如“20201123韶关预算系统项目文档”，表示韶关预算系统项目的启动时间是2020年11月23日，文件夹内容是韶关预算系统的项目文档。
加上时间信息，一是因为排序方便，按文件夹名称等同于按时间排序，可以很清晰地知道文件夹的前后顺序。二是因为时间信息是很重要的时间，方便回忆该文件夹的内容。

如果多人共同管理文档，还应该加上“负责人”，即命名方式为“时间+文件夹内容+负责人”。比如“20200801项目招投标_张三”，表示由张三负责管理这个文件夹。

对于没有时间信息的文件夹，可以采用“序号+文件夹内容”命名方式，人为确定文件夹的前后顺序。比如

2.3. 控制文件数量

在同一文件夹下放入过多的文件，会显得非常乱，应该控制同一个文件夹下的文件数量。如果文件过多，说明分类的粒度较粗，可以考虑对这些文件进行细分，在该文件夹下再创建几个文件夹，将文件归类到这些文件夹下。

2.4. 添加 README.txt 文件

最好能够在每个文件夹中添加 README.txt 文件。因为文件夹名称长度有限，记录的信息有限。而README.txt可以详细记录文件夹的内容，有利于在若干年后回忆起文件夹内容。

2.5. 文件的命名方式

我采用的文件命名方式是“文件内容+时间+版本号+备注”，备注可加可不加。比如“项目立项方案20200703v1.6项目立项评审会版本”，表示文件内容是项目立项方案，编写时间是2020年7月3日，版本号是v1.6，备注是项目立项评审会版本，说明该版本用于项目立项评审会。

加入版本号，可以很方便地了解该文件的版本。尤其是在多次分享文件的场景下，比如反复修改毕业论文，反复将毕业论文发给导师审阅，通过版本号，可以很方便地知道分享的文件是哪一版本。

如果有重大版本更新，可以新建一个与Word文件同名的txt文件，txt文件记录对文档进行了哪些修改。

不少人喜欢用“修改版”、“最终版”、“终极最终版”、“打死也不改版”、“再改就是王八蛋版”……不建议采用这种命名方式，因为不方便了解版本信息。

2.6. 保留Word、PPT文档素材

在写Word文档和制作PPT时，会收集一些参考资料/素材，需要为它们单独创建文件夹管理起来，而不是在完成Word文档、PPT后，将参考资料/素材删掉。

3. 快速搜索文件工具

介绍两款软件listary和FileLocator，listary用于搜索文件，FileLocator用于搜索文件内容(全文搜索)。

3.1. listary搜索文件

listary用于搜索文件。一般而言，浏览文件需要依次点开文件的上级目录，耗时较长。使用listary，双击ctrl键，即可调出listary。输入文件名，就会出现搜索结果，选中文件，按enter键，即可打开文件，按shift+enter，即可打开文件所在文件夹。同时，listary还支持输入软件名，快速启动软件！

使用listary需要输入文件名，所以，需要规范化文件名，方便记忆。

3.2. FileLocator搜索文件内容

FileLocator用于搜索文件内容(全文搜索)。FileLocator支持搜索文件夹里(包含子文件夹)的Word、Excel和PDF文件中的文本(全文搜索)。利用FileLocator，可以在多份文档里搜索相关内容。尤其是在写论文的时候，想要引用某段话，但是不记得那段话在哪个PDF里，可以利用FileLocator搜索所有PDF文件。

listary和FileLocator的安装包下载地址：
http://www.gerongcun.xyz/blog/2020/4270bbaa/listary和FileLocator的安装包.zip

4. 多人共同管理文档工具

多人共同管理文档是件很复杂的事情，因为每个人的管理文件习惯不一样，需要制定管理文档的规范。制定管理文档的规范更加复杂。没有长期的积累，难以形成管理文档的规范。制定管理文档规范过于复杂，我也不会。这里，仅仅介绍多人管理文档工具。

4.1. 共享文件夹和FTP

可以在局域网共享文件夹，或者搭建FTP服务器，用于多人共同管理文档。优点是配置方便，缺点是必须处于同一局域网，也没有版本管理功能。

4.2. Git和SVN

可以搭建Git或SVN服务器来管理文档，利用服务器Gitblit+客户端TortoiseGit搭建Git服务器，利用服务器VisualSVN+客户端TortoiseSVN搭建SVN服务器。

Git不支持预览二进制文件，而SVN支持预览Word、PPT等二进制文件。Git只能全部拉取(pull)下来，才能推送(push)，会导致每个客户端的仓库与服务器端的仓库一样大。而SVN支持仅拉取(check out)一个子文件夹，然后进行修改、提交，更加灵活。所以，管理文档用SVN更好。

最后，特别感谢强哥！强哥搭建了实验室的Git服务器和SVN服务器。