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导读
桌面越乱的人越聪明,也更有创造力吗?
这话要放在爱因斯坦、乔布斯、扎克伯格等人身上,是成立的。但要放在一般人身上就不一定了,我们的桌面可能只是纯粹的乱。
现代人的工作离不开电脑,而电脑上的“桌面”管理,其实现和实生活中的桌面管理是一样的。如何高效管理桌面,是我们本期要讲的内容。
01
桌面管理之道
美国明尼苏达大学的一项研究发现,桌面“乱不乱”其实和“聪明不聪明”没有关系。
但研究发现拥有凌乱桌面的人的确更有创造力,在需要拓展新思路时,凌乱的桌面也许会助你一臂之力。
爱因斯坦在工作时,桌面上就堆满了文件,在外人看来就是“乱糟糟”的,然而这并没有影响到他的工作。
相反,他会认为一切尽在掌握,而且还不允许其他人帮他整理桌面,担心别人会弄“乱”他的桌面,这样他就无法随时投入到工作中去。
(爱因斯坦的办公桌面)
要知道“乱糟糟”只是工作时的一种状态,毕竟我们工作时,不可能不使用草稿纸、不做笔记、不把参考资料打开放在手边。
工作时我们更希望能够随手拿到想要的文件,不希望因为要找某个东西而打断了工作。
但凌乱并不意味着失控,它也可以是“凌乱的工整”,在看似杂乱无章的桌面,其实有着独特的条理。
这个条理按照现代人的解释,它可以被解释为是 GTD 的工作流程。
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工作台是内容的处理中心,起到的是承上启下的作用,所以在桌面上,可能会同时存在“工作流”中三个阶段的所有内容。
这就好比一个木匠,在他的工作台上,肯定会有未处理的木材原料、处理中的半成品,还有已经完成的成品。
但如果没有管理好不同阶段中的内容比例和分布,比如有太多的待处理文件和已完成的文件,那么就会导致桌面的混乱。
所以桌面管理的一个基础逻辑,就是把“工作流”中不同阶段的文件区分开来。
02
桌面管理之术
我们可以把“桌面”分成左中右三个区域,左边是收集区,中是间处理区,右边是归档区,对应“工作流”中的三个阶段。
1、收集区
收集区的内容是待处理的文件。可以是新增的文件、待处理的文件、还有提醒自己要处理的文件。
它的作用相当于上一篇文章中提到的“收件箱”,只不过它用于收集当前正在处理中的,和马上就要用的文件。
将收集区放在左边的原因,是通过下载得来的文件都会默认出现在左边,而且从上到下依次排列。
左上角留下“垃圾桶”的原因,是方便把不需要的文件可以直接拖到垃圾桶里删除。
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然后,把桌面上的软件图标全部移动到 Windows 开始菜单中去。
桌面上不要放任何软件的启动图标,这样可以给桌面留下更多的空间,经常要用的程序可以固定在任务栏上。
2、处理区
处理区的内容是处理中的文件。
包括正在处理中的文件、和正在处理但还没有完成的项目文件,因为有些工作往往无法在短时间内完成。
我们可以把处理区分为上下两个区域,上面区域放正在处理但还没有处理完成的项目文件,这里的文件通常以文件夹的形式存在,一个文件夹代表一个项目。
下面区域放正在处理的文件,因为人眼看屏幕最先看到的区域就是这里,同时我给这里留下的空间最大。
一些区域分割细节:
1、将桌面图标显示大小设置为“小图标”。
2、勾选“将图标和网格对齐”,但不要勾选“图标自动排列”。
3、刚开始可以用 PS 在壁纸上划出白线分界线,等熟悉后,有没有分界线就不是问题了。
3、归档区
归档区的内容是已经处理完成的文件。
通常以文件夹的形式存在,它的作用是临时的档案库,用来存放已经完成了的项目文件,等到合适的时候再移动到磁盘中去。
我们还可以把一些经常要用到的文件或者文件夹放在这里,以便随时调用,省去来回打开文件夹的烦恼。
对于文件夹,我们可以把它的快捷方式放在这里,而不是文件夹本身,这样可以减少桌面的缓存空间,不至于让电脑变慢。
将文件拖到这些文件夹的快捷方式上时,默认是复制一份,但按住 Shift 键就可以变成移动。
03
桌面管理之器
正确的桌面管理方法,无论管理思路上,还是在软件选择上,都应该指向桌面的本质。
如果软件的设计偏离了桌面本质,即使它很优雅,自动归类能力很强大,不但没办法帮助管理,反而会徒增很多干扰信息。
我的建议是不使用任何一款桌面管理软件。
比如类似“雨滴桌面"的美化软件。
(图片来源于谷歌图片搜索)
它就像是在办公桌上摆上花瓶、模型、摆件等东西,看着非常文艺,可是占地方呀,工作时不还是得先把它们挪到一边先,你还得担心花瓶打翻的问题。
这类软件占资源不说,上手成本也大,功能华而不实,显示诸如内存使用、CPU 使用、上传下载速度,意义真的有那么大吗?
还有比如"Fences”的桌面管理软件。
(图片来源于谷歌图片搜索)
它就像是你有一个“老妈”或者“助理”帮你整理桌面,看上去整洁多了,可她们会把你的东西放在你不知道的地方。
比如她们会把语文、数学、英语教科书放在一起,然后把课后作业本放在一起,但其实你想要的是语文教科书和语文课后作业放在一起。
这类软件无非就是把桌面分成几个区域,让文件自动的归类,其结果也只是把整个桌面的混乱变成局部的混乱,而且,这样真的好看吗?
还有一种情况,就是桌面上除了“回收站”什么东西都没有。
看着的确神情气爽,但要工作时,就得一层一层地打开文件夹去找,重复很多无意义的操作。
而且这样还会给人一种过于干净的感觉,以至于不忍心破坏它。那我就要问了,你买来的是一台电脑呢?还是一个壁纸显示器?况且桌面本来就有隐藏桌面图标的功能啊!
至于桌面的美化问题。
以高效为宗旨,我向来是反对使用桌面美化软件的,类似于动态壁纸,活动小窗口,花哨的 Dock 栏,这些分散注意力的软件一概不用。
当然,一些朴实无华的简单美化也是可以的,比如使用软件 StartIsBack 来使任务栏变成透明,使用软件 TrueLaunchBar 来使任务栏居中。
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另外,我们还可以将一些带有通知消息的软件(比如QQ、微信)放到托盘中去,这样就不会一直闪个不停,减少不必要的信息干扰。
如果想要主动看一下消息,怎么办呢?不用担心,按下快捷键 Alt+Shift+V 即可查看,具体方法可回复关键字 C09 来查看。
04
多平台移动办公
除了立马投入工作的需求,我们也有任何时间、任何地点、处理任何事情的需求,多平台移动办公越来越受到重视。
在这方面,苹果的 iCloud 就做了很好的示范。
它默认会将桌面上的文件同步到 iCloud 中,这样不管是手机上,平板上,还是电脑上,我们都可以随时查看或者编辑桌面的内容。
Windows 下最好用的同步网盘是OneDrive,但由于国内访问缓慢的问题,我们可以用腾讯的微云来代替。
找到“桌面”,右键点击,然后在“位置”选项卡中,把路径修改到微云中去。
这样在电脑桌面的每一次修改,都会同步到云端,同时也不用担心电脑出现故障,文件找不回来的情况。
如果你有多台电脑,比如台式电脑和笔记本电脑,又或者你是 Windows 和 Mac 双系统用户,又或者是个人电脑和公司电脑。
通过微云同步盘,可以打通多个平台和多个设备,同时使用同一套桌面内容,完成不同电脑桌面之间的协作。
结尾
如果说桌面管理就是“外在”,是一个人展示出来的“气质”,那么下一期要讲的文件管理就是“内在”,就是一个人的“腹中诗书“。下一期我将会迎来文件管理中最硬核的一篇文章。
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