计算机在档案部门应用范围,计算机在档案管理中的应用

随着计算机信息技术迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学管理创造了前所未有的契机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。在档案的日常管理工作中，我切实感受到计算机应用在档案管理中所发挥的重要作用，计算机的应用使档案日常管理更加规范化、科学化和制度化。具体表现在：

1、档案查借阅管理。

通过对档案日常查借阅的登记，可根据查借阅时间、查借阅单位、查借阅人、查借阅对象、档案编号、审批人、经办人、归还日期及任一指定查借阅时间范围中任意一个条件进行查询汇总。例如查询在2012年1月1日至2012年5月1日这时间段所借阅的人员信息，只须直接输入该时间段，就可查到。这比往日的人工计算汇总更直接、更准确，节约了人力、物力、财力，提高了工作效率。

2、档案转递管理。

通过对档案转进转出的登记，可根据转递人、档案编号、转递前单位、转单号、转递时间及任一指定转递时间范围中任意一个条件进行查询汇总，并自动生成干部档案转递通知单，如查某个单位某一年内转出人员信息，也仅仅输入该单位和时间段，就能迅速得到所要的人员信息，这使档案转递管理更加科学。

3、档案目录及零散材料管理。

计算机在档案目录管理中的应用，对档案目录的修改提供了方便，较以往人工登记简便、准确，节约纸张，避免重复劳动。通过对日常收集的应归档的零散材料的登记，可根据材料的收到时间、对象、材料名称、材料生成单位及任一指定零散材料的转入时间段中任意一个条件进行查询汇总，并能将日常登记的零散材料直接存入档案目录库中，使档案管理更系统更及时准确。

4、档案“四统一”管理。

计算机可自动生成人员名册、档案信息卡片、职务变动表、工资变动表、无档人员名册，并根据在职、离退、死亡、代管、未整理、无档人员、有档人员等类别自动生成档案索引，做到人员名册、档案、档案索引和个人卡片高度一致，使档案管理更规范。

5、人员档案信息查询管理。

通过对人员基本信息的登记，可根据人员的姓名、单位、党内职务、行政职务、性别、出生年月、政治情况、入党时间、工作时间、学历、职称、人员性质等条件进行查询汇总。例如寻找某些在水利局工作、担任副职、性别为女的、年龄在38岁以下、学历为大专以上的人员信息，只须将条件输入，就可直接形成相关人员信息。这为日常人事管理工作提供了方便，为领导的科学决策提供了依据，为干部队伍的建设提供了保证，使档案管理工作发挥更大的作用。

但就目前状况看普及程度还存在一定的局限性，只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能不能得以充分发挥。但可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技术的迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。因此，档案管理人员要主动关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，强化现代化意识，加快档案工作现代化建设。档案部门要积极培养造就一批具有世界科技前沿水平的高层次的档案人才队伍和档案学科带头人，不断更新知识，以适应新时期档案事业发展的需求。

(作者单位：　辉南县住建局)