有朋友咨询个关于Excel打印数据问题,他的需求是这样的:
下表中是某公司人员信息表,现在领导要求将表格分部门打印出来,每位员工核对个人信息并签字。
![fa37961ded97b5597b1113ddfbbbcdf9.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/d313036939b2e2b5b351baf9ae674d4b.jpeg)
需求很明确,就是将相同部门的人员打印到一张纸上。打印很简单,难点在于如何按每个部门去打印?如果部门较少的话可以将不同部门复制到不同插页中,再进行打印;
但是如果部门较多的话,这种办法实在不可取;
有小伙伴表示可以利用VBA技术将部门拆分到各个插页,在进行打印,的确也是一种方法;
不过我们今天要说的方法,不用VBA与函数,几步简单操作即可实现。
![3a33c90bf7f837112b1f0470340f0c1d.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/5407a9a1055b86590f16353321777957.jpeg)
数据排序
Ctrl+A选中所有数据,点击筛选,将部门升序或者降序皆可,目的是将相同部门的数据排序在一起。
![7c88654135d16493e6ce07d49e052222.png](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/012ee3e557cce14502d2137277fcfce0.jpeg)
分类汇总
依次点击部门列(A列),依次点击【数据】—【分类汇总】,在弹出框中点击【确定】,随后勾选【每组数据分页】,再次点击【确认】完成。
![cdacd988b86f8f1c072f54c267d17dd9.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/337e38c2f4db9075af77b7f8a51f7705.gif)
删除多余列与空白行,并清除分级显示
分类汇总完成之后:
1、删除A列;
2、选中最后一列(E列),同时按下【Ctrl】+【G】,依次选择【定位条件】—【空值】—【确定】—右键鼠标—【删除】—【整行】—【确定】;
3、选择数据栏,下拉【取消组合】,选择【清除分级显示】。
![55cb0c613f777ba72a78195b7c71f06c.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/53397c70c185dad324048a3b9301e237.gif)
设置打印标题并预览
全选数据,依次选择【页面布局】—【打印标题】,顶端标题行选择数据第一行,完了之后点击打印预览。
![fd5afd6168a81d9e55b1e57be0bf2b30.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/00a3f63e14daae3534161227cb748fa7.gif)
本次数据源中共分四个部门,所以这里的打印页数为4页,打印预览如下图所示:
![ae7a197f14186d3be2d838f79597855c.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/a5744ccb4b6036210c8c997dca7920f1.gif)
点击打印,即可将数据分部门打印出来。
完整动图展示如下:
![7de610ad9cde919be264aac6f6c4869b.gif](https://i-blog.csdnimg.cn/blog_migrate/ef65c045be24d12183287f9cc344ba68.gif)
小结
此方法不仅可以分部门,还可以分组、分行打印,如按每三行打印一页(可运用到工资条打印中),只需设置好分类即可。
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