公司新入职的前台小姐姐拉着和公司会计姐姐询问怎么做Excel,前台小姐姐学完后觉得很有用,整理了一些出来,今天就跟大家来唠一唠会计人员是怎么使用Excel的。
先来看看纯文字版的干货!那些很常见有时却很耗时的Excel输入,其实都可以很方便快速的搞定。
一 在Excel中自动填充工作日
Excel中的自动填充功能是非常方便的,通常需要在两个单元格中输入序列的开始的两个值,然后拖动填充柄即可。而对于Excel自定义序列中已存在的序列,只需要输入一个开始值,然后拖动填充柄即可。
例如要在A1:A20区域中填充一列日期,只需在A1单元格中输入开始日期,如“2009-11-26”,再选中A1单元格,拖动填充柄填充到A20,即可按日期填充到“2009-12-15”。在填充日期时,有时需要填充工作日。Excel虽不能识别某些特定的假日,如中秋节、端午节等,但对于星期六和星期日可以在填充时自动去掉。方法是输入某个开始日期,然后用鼠标右键拖动填充柄到某个单元格,松开鼠标右键后,在弹出的快捷菜单中,选择“以工作日填充”即可。 二 Excel录入中实现单元格多选项自动下拉
先启动Excel 2003并打开某个已设置好数据有效性下拉菜单的工作簿(如“工资表。xls”),然后单击菜单“工具→宏→Visual Basic 编辑器”命令,调出“Visual Basic 编辑器”;接着在“Visual Basic 编辑器”窗口中,双击“工程 - VBAPRoject”面板中的“Sheet1(*)”选项(*为当前需要快速输入重复数据的工作表),在弹出的代码窗口中输入以下代码:
Option Explicit
Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
If Target.Column=3 Then application.SendKeys “%{down}”
If Target.Column=4 Then Application.SendKeys “%{down}”
End Sub
上述代码输入完毕后,关闭“Visual Basic 编辑器”窗口,此时我们输入的代码就会自动保存。 三、Excel中鲜为人知的“照相机”功能
在Excel中,如果需要在一个页面中同步反映另外一个页面的更改,我们一般用粘贴连接等方式来实现。但是,如果需要反映的内容比较多,特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候,再使用连接数据的方式就行不通了。好在天无绝人之路,Excel早为我们准备了“照相机”,你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来,然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。
而且注意:插入的的确是一幅同步自动更新的图像文件,数据和格式会同步更新,同时可以使用“图片”工具栏对这个照片进行编辑。而且这个既然是图片,除了Excel,当然也可以贴在Word、PPT、或者Windows附件中自带的画图工具中,当然也可以在PhotoShop之类的软件中进行编辑。
这个照相机的使用方法如下:
1、 准备“照相机”
(1)打开Excel的“工具”菜单,选择“自定义”对话框。
(2)单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“工具”,在右边“命令”列表中找到“摄影”,并且将其拖到Excel页面工具栏的任意位置。这一步很多人并不熟悉,一定要自己试一试。(在Excel 2007中打开“工具栏”,在 “不在功能区中的命令”中找到“照相机”,点“添加”即可使用。)
2、给目标“拍照”
假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。
(1)拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。这一步相当重要,一定要选准,不选或者选错,那你的“照片”就会啼笑皆非了。
(2) 用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮,于是这个选定的区域就被“拍”了下来。
3、粘贴“照片”
(1) 打开Sheet1工作表。
(2) 在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键,被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
在Sheet2中调整“照片”的各种格式,粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化,而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件,所以,“图片”工具栏对这个照片也是有效的,照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。
4、取消拍照粘贴功能
如果拍照完毕,此时想取消照片粘贴功能,只要再次用鼠标单击工具栏上的“照相机”按钮,刚才“拍”下的照片则被取消,不会再被粘贴。
会计人员经常使用的Excel函数,其中最长用的就是Vlookup。
使用Vlookup函数
- 经典应用:对应一个数据查找另一数据
步骤1:输入VL函数,选择目标源数据(客户ID),选完后加逗号(,),然后去数据库表格选择数据列表
步骤2:在列表表头选中对应的整列(A、B),然后再加上逗号(,)
注意:目标源数据列要放在左边第一列,因软件会从第一列中寻找目标源数据,下图的目的源数据在第2列(B列),故逗号后输入2(如目的数据在第4列(D列)的话,则需要输入4)
步骤3:输入2后,逗号再输入0(精准匹配),按回车确定即可,然后下拉复制其他数据。(或直接ctrl+enter不用下拉其他数据)
- 多条件的VLOOKUP(两个条件合并成一个条件)
步骤1:如需加入两个条件“苏州、睡袋”,则现在目标数据列左方新建一列,然后输入公式=B2&B3,将B列和C列的信息合并在一起,再用VL。
步骤2:输入公式VLOOKUP选择苏州&睡袋,再选择A-D列的数据列,选择第四列,然后精确匹配。
拓展:
不精准匹配的情况(提成比例,个税征收基本)也就是有区间的数值,此时只选小于或等于目标函数的最大值。
- 目标数据与目的数据格式不一样
2.1目标F3数据为数值格式,目的数据为文本格式
在目标数据后连接一个空的文本信息(&""),将其转换为文本型格式,由于数据不是一整列,故需按F4加美金符号给数据表固定。
2.1目标F3数据为文本格式,目的数据为数值格式
在目标数据后加减乘除运算添加空的数字信息(+0/-0/*1//1),将其转换为数字型格式
以上就是会计的Excel技巧推荐,希望对各位有所帮助,有什么补充的欢迎大家在评论区讨论~