pb9 数据窗口转电子表格_在Excel 2019中检索和管理外部数据

1、将数据从Microsoft Access导出到Excel

由于Microsoft是Access和Excel的开发者，因此Access软件支持将数据从Access传输到Excel。传输到Excel的最快方法是将Access表转换为CSV。CSV文件是一种通用文件格式，可让您在平台之间传输数据。使用直接连接彼此不兼容的数据库可以通过首先作为中介导出到CSV文件来传输数据。Excel可以读取CSV，而无需进行任何其他配置或更改文件。

打开Access数据库时，无需执行任何导出过程就可以做的一件事是复制表中的所有行和列，将它们复制然后直接将它们粘贴到Excel 2019文件中。这是将小表复制到Excel电子表格中的快速方法，但是如果Access表中有成千上万条记录，则不方便。

打开您要导出的任何Access数据库。在下面的示例中，使用了罗斯文数据库，该数据库是Microsoft提供的任何Access安装的示例数据库。打开数据库后，打开要导出的表。数据存储在Access中的表中，而不是工作表中，但是布局的外观类似于包含行和列的Excel电子表格。

单击“外部数据”选项卡以查看导出选项的列表。

（Access中的外部数据导出选项）

CSV文件是格式化的文本文件，但是如果此选项卡中可用，则可以以不同的格式导出。请注意，还有一个选项可以直接导出到Excel。使用此选项，您可以将文件导出为具有Excel扩展名的文件，但随后您将只能将数据传输到支持导入Excel文件的第三方数据库。Microsoft数据库支持Excel导入，但大多数其他外部数据库不支持。

在“外部数据”选项卡的“导出”类别部分中，单击“文本文件”按钮。将打开一个配置窗口，您可以在其中设置导出自定义设置。

（导出文本文件配置窗口）

建议的文件名和位置已在“文件名”输入文本框中填写，但是您可以单击“浏览”按钮以选择新的目录路径和文件名。如果您知道要在没有搜索功能的情况下存储文件的位置，则也可以在此输入文本框中键入新位置。

如果您要导出多个表，请选中标记为“使用格式和布局导出数据”的框。在此示例中，仅导出了一个表，因此我们将复选框保留为未选中状态。

单击“确定”按钮，Access将显示数据及其格式的示例。

（导出数据样本格式）

值周围的引号可确保任何逗号都不会干扰CSV格式。例如，如果您的地址中有逗号，则会中断Excel 2019中的导入过程。值周围的引号确保将逗号视为输入的一部分而不是定界符。

分隔格式是导出文本文件的默认格式，但您也可以使用“固定宽度”。固定宽度表示每个值之间都有一个制表符或一定数量的空格。

单击“下一步”按钮以查看下一个配置窗口。

（确认引号限定符和逗号分隔符）

下一个窗口显示您在上一个窗口中看到的确认。注意，分隔符还有其他选择，但是逗号是其他数据库之间的通用格式。仅当您知道可以将外部源配置为基于备用定界符导入时，才使用其他选项。

默认的文本限定词是引号，但是就像定界符一样，您可以输入替代词。就像定界符一样，只有在确定要进行导入的数据库支持另一个字符时，才应使用替代方法。

单击“完成”将数据导出到文本文件。

如果打开文本文件以查看数据，则该文件将与上图完全一样。如果行太多，打开文件可能会减慢计算机的速度，甚至使应用程序崩溃，因此，只有在您知道有足够的计算机资源可以查看它的情况下，才应打开大型CSV文件。

将文件导出并存储在计算机上后，右键单击该文件，然后选择“打开方式”。选择“默认程序”。在程序列表中，选择“ Excel”。

或者，您可以直接在Excel中打开文件。单击“文件”选项卡以查看选项列表。这些选项之一是“打开”，在其中打开一个窗口供您选择文件。在窗口底部的“文件类型”下拉列表中，选择“所有文件”或选择“ * .csv”选项。如果使用“ .txt”选项命名CSV，则将文件类型更改为“ .txt”。从“打开文件”窗口的下拉列表中选择文件类型时，将滤除所有其他文件类型。当目录中存储了多个文件时，这使查找所需文件变得更加容易。

找到文件后，双击该文件，然后Excel 2019以电子表格格式打开文件。在Excel中打开的文件看起来像一长串数据，格式与存储在Access表中的格式相同。Access表中的每个字段在Excel中均显示为单元格。

您对文本文件所做的任何更改都可以保存到原始文件中，但是您应该对其进行复制并将其保存为Excel .xls或.xlsx文件格式。CSV文件要求精确的格式，否则将其导入第三方数据库时可能会出错。您可以使用“另存为”功能将更改保存为Excel格式。

单击Excel中的“文件”选项卡，然后单击“另存为”链接。

（Excel“另存为”窗口）

Excel会跟踪您上次保存文件的位置，因此，如果要将文件保存在其他文件存储的最新目录中，则可以使用“最近”。要使用大多数用户熟悉的“另存为”窗口，请单击“浏览”选项。使用Excel 2019，您还可以选择将文件存储在OneDrive位置，这是Microsoft的云托管版本。此位置已链接到您的Microsoft帐户，因此必须登录才能存储到OneDrive位置。

2、查询外部数据

上一节介绍了如何导出数据并将其导入Excel。原始Access数据库中的任何更改都不会更改从CSV文件导入的静态数据。Excel 2019有一个替代选项，可以直接从Access数据库中查询数据，因此下次您查询外部源时将看到任何更改。通过单击“数据”选项卡中的“获取数据”按钮可以触发此功能。

（获取数据按钮）

单击“获取数据”按钮时，有多个选项，包括文件，数据库或云位置。当您选择一个数据库位置时，您又有几个数据库提供者可供选择。由于我们使用的是Access数据库，因此选择此选项，但只知道Excel可以查询其他几个数据库资源。

将打开一个新窗口，提示您指向Access文件。导航到Access数据库的位置。在此示例中，选择了罗斯文数据库。如果您的计算机上没有存储Northwind数据库，则可以打开Access并选择Northwind数据库模板以下载它并将其副本存储在计算机上。

Excel 2019将自动建立与Access数据库的连接并向您显示文件中可用的表。单击一个表，然后查看表数据的预览。

（访问客户表预览）

通过此预览，您可以查看表中存储的信息。在此示例中，选择了“客户”表，并且该表中存储的数据样本显示在右侧面板中。

选择要加载的表后，单击“加载”按钮。

（从Access加载的数据）

在上图中，链接的Access表数据显示在Excel电子表格中。列标题已被添加，并且Excel 2019甚至对行进行颜色编码以使每一行都易于阅读。如果您在Access表中更改数据，则更改也会在Excel电子表格中产生。在右侧面板中，显示了已连接的表名，因此您知道数据源和电子表格中显示的表名。

您可以单击每个列标题旁边的箭头来更改顺序。默认情况下，从链接表显示的顺序是ID列。大多数表都有一个ID列，该列是唯一的数字，用于区分每个记录。您可以通过单击列标题旁边的箭头数字来更改此顺序，然后选择要用于设置顺序的列。例如，您可能想根据客户的姓氏对行进行排序。您可以选择“姓氏”列作为表中所有记录的主要顺序。

进行更改（例如订购记录）不会更改源数据库中的值。在Excel中使用链接的数据可以方便地将数据存储在一个位置并希望在Excel 2019中进行查看。您还可以从此视图复制数据，因此可以将其作为静态记录存档从该Excel电子表格传输到另一个视图当前数据。