excel如果包含某个字就显示_Excel条件格式有何妙用？

原发表于2017-04-23

文/无讼学院 田臻奕
大家好，我是小田。
今年以来，我陆续撰写了一些关于Excel使用和PPT制作方面的指南文章，在Excel使用方面，目前已经为大家介绍了Excel的基本操作、简单的函数使用、数据透视表、如何用一张图表表达多个事实要素等，今天，我再和大家分享一个Excel的常用功能：条件格式。灵活运用条件格式，能够为大家日常的数据处理工作增速不少。
所谓「条件格式」，即根据某一些特定条件改变单元格的样式，通过样式的改变更直观地观察数据的规律，或者更方便地对数据进行进一步的处理。「条件格式」在Excel2013以上的版本中位于工具栏右侧：

点击图标右侧的下拉箭头，就会发现，在「条件格式」项下的「突出显示单元格规则」中，有如下几个按钮：

大家可以发现，在已经默认的规则中，有大于某值、小于某值、介于某值、等于某值、包含某文本、发生在某个日期、重复值等，还可以订立其他规则。巧妙的利用这些规则，可以提升数据统计的效率。我们以下面这个小案例为例，演示一下「条件格式」的使用效果：
A仓储公司共有存放纺织面料的仓库两间，每日由外聘运输队向各地发货，某一时段的车辆运输情况登记如下表：

现由于运输方与仓储方产生纠纷，需要根据仓储方提供的运输登记表，统计每日、每车装车吨数是否符合基本要求。（要求每车运输不低于3400，不高于4100）
当我们需要在某列数据中，选取某个区间值的数据时，是有很多种方法可以实现的。其中大家比较常用的，可能是对数据进行升序或者降序排列，再人工寻找这个数据区间。这样做有两个缺陷，其一，在数据量比较大，例如有几万条数据的时候，这样排序之后人工寻找，仍然还是费时费力，其二，许多统计表格，例如上图举例的表格，数据已经按照一些维度，例如时间、客户编号等进行了排序，对数据做排列之后，会把时间或编号的排序打乱。那么，有没有办法，能够在不打乱整体排序的前提下，快速地把这个区间的数据找出来呢？
其实如果大家了解简单的Excel公式使用规则，实现这样的操作并不困难，只需要在「装车量」右边插入一栏，在单元格中写一个判断公式：

这是一个比较简单的IF函数多层嵌套公式，这个公式看似复杂，如果理解了实质，其实非常简单。IF函数名后面的括号里有三个字段，第一个是判断条件，第二个是如果判断符合，则显示的值，第三个是如果判断不符合，则显示的值，三个字段用逗号隔开。如果我们用颜色标注，再用图表说明，这个公式的含义就非常清楚了：

红色的部分是公式的第一层，表示如果E2单元格小于3400，则返回「不足」，如果不小于3400，则执行下一层判断，绿色部分是下一层判断的内容，在下一层判断内部又要进行两次判断，紫色部分代表，如果E2单元格大于4100，则返回「超重」，如果不大于4100，则执行蓝色部分的判断，蓝色部分则代表如果E2小于4100，则返回「合格」，否则返回「不足」，这一条判断与最外层的红色部分判断结合，即可实现E2<3400，显示「不足」，3400<E2<4100，显示「合格」，E2>4100，显示「超重」。
写出这个公式，向下填充，就可以在「装车量」后依次标注是否合格，标注后的表格如下：

如能够熟练掌握Excel的IF/IFS公式，就可以对于单元格的内容进行多种条件的判断，对于一些复杂数据的处理非常有用。

想必看到这里大家可能会说，搞懂这个公式花费的时间，远比排序之后找到数值区间多得多，还有没有更简便的方法呢？这就要用到我们今天介绍给大家的「条件格式」功能了。我们选中「装车量」所在列的数据，点击「条件格式」，选择「介于」。

在以下对话框中输入我们需要的时间区间，点击「确定」。

这个时候，处于我们选择的区间段内的数据就会自动被标成红色，如下图：

我们再在标题列增加「筛选」按钮，在「筛选」按钮右侧的下拉箭头下，选择「按单元格颜色筛选」，就可以把区间内的数据筛选出来：

使用「条件格式」对图表数据进行筛选，可以在筛选出合适区间的数据的同时，保持图表本身按照时间、编号等维度排列的顺序，可以节约选出数据后复制到下一个数据表，重新进行排序的操作时间。
通过「条件格式」，我们还可以筛选某列文本中带有特定关键词的数据，例如我们要在某一列案件名称中，选出包含「合同」字样的所有案件，只要选择「条件格式」项下的「包含」按钮，输入「合同」即可。
此外，「条件格式」还可以用于查找一列数据中的重复项。在我们刚刚举例的表格中，「车辆编号」一列中，有部分车辆重复运输过货物。选中这一列数据，选择「条件格式」项下的「重复项」按钮，即可标注出本列数据中多次出现的数据。

「数据条」也是「条件格式」中经常使用的功能，我们仍以「装车量」为例，选中本列数据，在「条件格式」下选择「数据条」，即可根据数据量的大小在单元格内部生成条形图，直观反映数据的大小：

通过「条件格式」，我们可以用Excel，快速地制作一张数据「热力图」，只要选中所需数据，选择「色阶」，就可以将图表变成这样：

活用条件格式，能够快速地在大量数据中定位我们需要的数据，并用更直观的方式，如数据条、色阶等，对数据进行「可视化」的标注。
好啦，Excel的常规功能讲解到此就基本结束了，已经分享过的文章几乎覆盖到了所有常用功能，接下来如果有机会，我会用更多案例，详细剖析每种功能的使用场景，希望能够对大家有所帮助。
课程咨询请联系无讼学院小秘书：

http://weixin.qq.com/r/Wel8ZLHECex2rfUH97xL (二维码自动识别)