截取列表前面100行_学会这个小技巧，10分钟搞定100份邮件的定制和发送

​​邻家小 P 的公司没有信息发布平台，无法快速发送日报。

本篇文章，我们就来帮他解决这个问题！

小 E 在原数据的基础上进行一些调整，让日报可以通过邮件形式，一次性发送出去。

是的，一次发送 100 份定制化邮件，不用 10 小时，只需 10 分钟就能搞定！

下面，我们就来看下如何操作~

01

数据源调整

首先，我们要对数据源进行调整。

上一次，我们的数据源，是有合并单元格标题的。

在邮件合并的处理中，数据源表的首行，应该设置为字段列表。

即改成下图所示：

然后，我们需要设置四个辅助列：日报日期、姓氏、完成率(文本)、邮箱。

其中，日报日期、姓氏、完成率(文本)是日报的正文中所需要的。

我们需要分别在第二行设置公式。

◆ 日报日期 ◆

我们都知道，TODAY() 函数，可以直接返回当前日期，而且是日期格式。

而我们的日报，是当日通报前一日的业绩，因此日期可以用 TODAY()-1 进行设置。

由于日期是特殊格式的数值，需要用 TEXT 文本函数进行转化处理。

TEXT 函数，可以将数值转换为，按指定数字格式表示的文本。

其语法为：

=TEXT(value, format_text )

可以理解为：

=TEXT(值，希望显示的格式)

我们要把日期转化为 YYYY 年 MM 月 DD 日的文本格式。

G2 中输入公式：

=TEXT(TODAY()-1,"YYYY年MM月DD日")

◆ 姓氏 ◆

由于原数据中没有复姓，我们从【名字】中，提取第一个字即可。

LEFT 函数，用于从一个文本字符串的第一个字符开始，返回指定个数的字符。

其语法为：

=LEFT(text, [num_chars])

可以理解为：

=LEFT(要截取的文本，从左边开始截取几个字符)

因此我们从名字中提取姓氏，在 H2 输入公式：

=LEFT(B2,1)

◆ 完成率(文本) ◆

由于百分比也是特殊格式的数值，因此也需要用 TEXT 文本进行转化处理。

由此我们可以在 I2 中输入公式：

=TEXT(E2,"0.00%")

还记得我们上回说过，为什么日报日期和完成率，要强制转化为文本吗？

如果没有强制转化为文本，我们后面发出去的邮件中，日期和百分比会自动地转化为常规格式：

日期变成短日期；

完成率会变成小数点后 15 位的浮点数字。

如下图所示：

这样无法体现日报的专业性，BOSS 肯定无法接受！

◆ 邮箱 ◆

按实际情况填入，本例采用虚拟邮箱。

不过，大家用来练习是完全没有问题哒~

设置完毕后，向下填充到 101 行，整个数据源表如图所示：

设置完毕后，我们保存、关闭表格，打开 Word 进行日报模板的编辑。

02

邮件合并操作

◆ 建立日报正文模板◆

新建一个 Word 文档，然后编辑文本如下。

以下涂蓝色的文字，就是我们需要定制的邮件内容。

PS：此处的蓝色高亮文字，只是为了突出说明，大家在实际的操作中，可以不用修改文字颜色~

◆ 设置动态数据源 ◆

❶ 点击【邮件】——【开始邮件合并】——【邮件合并分步向导】：

❷ 设置向导：

在右边弹出邮件合并向导的菜单，选择【电子邮件】；点击【下一步：开始文档】：

默认选择【使用当前文档】，点击【下一步：选择收件人】：

◆ 选择数据源 ◆

点击【使用现有列表】后，点击【浏览】(注意此处可不是点击下一步哦)。

然后，选择我们刚才建立的 Excel 数据源文件。

此处我们选择【日报数据$】即可。

最后，回到邮件合并主菜单，选择【下一步：撰写电子邮件】。

◆ 设置动态数据源 ◆

将光标选中【史】字，然后选择【其他项目】，插入【姓氏】域。

如下图所示，然后关闭【插入合并域】菜单。

用同样的方法，设置分公司、指标、日报日期、业绩、完成率(文本)、排名域。

设置完毕后如下图所示：

接着，在邮件合并菜单，点击【下一步：预览电子邮件】：

再点击【下一步：完成合并】：

03

发送邮件

点击邮件合并下的【电子邮件】，在收件人一栏选择邮箱。

然后设置邮件的主题，点击【确定】：

到此为止，100 封邮件已经全部发出了！

不相信？赶紧试试吧！

练习文件放在评论里啦~​​​​