有人说，工作的时间有三分之一要浪费在流程的奔走上，也有人说，三分之一的时间要浪费在找东西上。通常情况下图文档管理存放在不同的终端，会浪费大量的时间在找图文档上，其根本原因在于图文档管理的混乱，我们不希望把时间浪费在重复找东西上。所以系统管理能够很好的提高工作效率，现在也有不少的管理软件可以实现图纸的有有效管理，如：彩虹图纸管理软件，下面来说一说提高图纸查找的要点有哪些。
一、图文档存储
电子仓库：服务器上分配的一块存储空间，用来对图纸和文档进行集中存放和管理。电子仓库由管理员设置。上传到电子仓库中的文档都被系统所加密并保存在服务器。文档存储目录，类似于Windows操作系统中资源管理器的文件夹。
电脑的电子图文档管理，相对于纸质图文档管理更加的方便。
很多时候我们可能会把图文档直接放在电脑系统桌面，这样图文档就触手可得，但在图文档越来越多的时候，堆满屏幕时，既花眼也不便于查找，同时影响电脑运行速度。为了记住图文档的存放位置，我们可对所有的图文档列个清单分类管理。
图纸集中分类管理
二、图文档分类
1、分类
在对图文档进行分类时，大致就是将同一类型、同一项目、同一部门的图文档进行，集中分类存放在相应的文件夹中，确定一个图文档夹分类后，将从属于这个分类的图文档放入这个图文档夹下。目录文件夹要控制在三层以内。
2、编码
在确定分类后再在管理系统设置对应的图文档编码，和命名规则，不然像123.dwg，15dsfs.doc这样的图纸、文档怎么确定是干嘛用的，图纸文档的编码和命名是规范化管理的前提，离开命名谈图文档管理都是耍流氓。图文档管理的目的既是为了保护企业知识资产，也是让图文档发挥其最大使用价值，同时为后面的图纸文档查找管理提供条件。
建立属于企业的统一命名编码规则根据需要自定义名称、类型、长度、备注、后置字符、前置字符等信息
比如使用「日期 +部门 + 图纸类型 + 序列」的命名方法。如：200803sjcad001，20=2020年，0803=八月三号，sj=设计部，cad=cad图纸类型，001=序列号；如果使用了特殊符号、下划线、日期，也要确保是统一的。每个图纸文档对应唯一的编码。当命名出现重名时系统提示“已有同名文件”
图纸文档搜索管理
三、图文档搜索
图纸文档搜索的结果很大程度上取决于前面的两个步骤(命名编码和分类目录存储)，快速搜索可以让图文档的使用更加方便。不必一个个的打开图纸文档来查看查找。图纸管理系统的快速检索功能通过途径检测图纸文档，让我们快速找到需要图文档。
(1)关键词查找图纸文档，关键词的顺序不影响搜索结果，支持模糊搜索。
(2). 支持图纸文档的名称和后缀搜索，比如“.dwg”可以匹配当前工作区的所有同后缀的文件。
(3)按照图纸文档的编码进行搜索，将编码输入编码搜索框，就可以立即查询了
(4)状态查询，系统根据图纸文档的不同使用状态进行查找，如，检出、检入、发布、归档、借用等状态。
(5)根据创建人、修改时间，通过作者名称可找到其建立的所有图纸文档，还可以通过创建时间、修改时间完成搜索。
(6)按文件的类型进行模糊搜索，如、word、CAD、pro/e等。
自定义属性搜索图纸管理系统支持复杂的条件组合搜索，利用添加的搜索条件，并设置这些条件的条件值和条件之间的逻辑关系。设置好之后，通过点击【立即搜索】按钮执行对应条件的搜索。
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