在PMP的知识架构中,项目具有临时性的特征,即存在明确的起止点。在项目启动过程中,有一个重要的环节叫“制定项目章程”,项目章程获得批准,标志着一个项目的正式成立。
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首先,来我们通过2个问答,对启动过程组,做一个综合性的介绍:
- 启动过程组启动的是什么?他启动的是一个新项目,或者老项目的新阶段。
- 启动过程组的目的是什么?识别相关方(这个项目和哪些人或团体有关),协调相关方期望(他们对这个项目有哪些期望,不切实际的期望要尽早打消,有助于整体的期望要合理引导),初步定义项目范围并落实初步财务资源,指派项目经理(为项目授权唯一的负责人)。
接下来,我们详细的介绍项目启动过程中的2个关键环节,制定项目章程和识别相关方。
制定项目章程
制定项目章程是编写一份正式批准项目并授权项目经理在项目活动中使用组织资源的文件的过程。本过程的主要作用是,明确项目与组织战略目标之间的直接联系,确立项目的正式地位,并展示组织对项目的承诺。其中项目章程和假设日志是本过程的重要输出。
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- 项目章程:由组织中有一定权力的管理层负责编写和批准,通常是项目发起人。项目章程和商业文件应该保持一致,项目经理最好参与项目章程的编写。一旦发起人对项目章程签字批准,项目就正式启动。项目章程的关键要素如下:目的、成功标准、退出标准、高层需求、总体进度里程碑、总预算、整体风险、主要相关方、项目经理授权。
- 假设日志:记录项目高层级的项目假设条件和约束因素,该日志需在项目过程中定期更新。假设条件是指,被认为是正确的信息,假设条件越多,项目风险越大。约束因素是指,项目过程中限制相关方的因素,比如工期或者预算。提前澄清约束因素,有利于相关方对项目达成合理预期。
识别相关方
识别相关方是定期识别项目相关方,分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜影响。本过程的主要作用是,使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。
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- 相关方登记册:所有相关方的信息都会包含在相关方的登记册中,相关方登记册可以包括以下信息:基础信息(名字、组织、联系信息、角色)评估信息(主要期望、对项目的潜在影响)分类信息(关注成本、关注进度、内部的、外部的)。无论在哪个阶段,如果相关方发生变化,首先要更新项目的相关方登记册,然后再做相关方的其他分析。
- 变更请求:首次开展识别相关方过程,不会提出任何变更请求。但随着在后续项目期间继续识别相关方,新出现的相关方或关于现有相关方的新信息可能导致对产品、项目管理计划或项目文件提出变更请求。
- 项目管理计划更新:随着相关方的变更,可能需要变更以下管理计划:需求管理计划、沟通管理计划、风险管理计划、相关方参与计划
- 项目文件更新:随着相关方的变更,可能需要变更以下项目文件:假设日志、问题日志、风险登记册