如何解锁excel表格保护_如何用Excel表格做好项目管理？

如何用Excel表格做好项目管理？15年的职业经理人总结2个实用方法

你好，我是艾睿斯图，一个项目管理高手，也是一名有着15年经验的职业经理人。

在我的职场生涯里，我主持操盘过上千个项目，大型项目有万人级别的演唱会、专业级别的时尚大秀和进入国际赛历的体育赛事，小型项目包括自己的搬家安排、一个学术课题研究、一次会议安排等等。

如果你问我，成功操盘这么多项目，我的秘诀是什么？我会说是用好Excel表格。

我在聚橙网负责市场部门工作时，花了一个多月制定了2套表格，让市场部每个月在有限的人力下可以同时跟进将近100个项目。CEO都觉得很神奇，他非常好奇的问我，“你怎么只通过几张表格就能把市场部门的工作管理起来呢”？当时我底下的经理更是这2套表格的受惠者，她居然跟我说，用这2套表格她就可以安排好部门的日常执行工作，至少运行2个月都可以不打扰我。

听到这里，你是不是很好奇，我是如何通过Excel表格做好项目管理的？

在这期“前辈的工具箱”，我将结合自己的案例与经历和你分享2个方法和我的3个项目管理的Excel模板。

{!-- PGC_COLUMN --}

我的方法很简单，就是带着项目管理思维来写Excel表格。在我看来，项目管理要做的就两件事，设定目标——正确的做事，设定流程——确保正确的做事。所以，做Excel表格时，重点做好目标和流程的设定和分解，你的项目管理就不会偏差太多。

这个心得是我自己摸索出来的。在我的职业生涯最初阶段，我都是硬着头皮做项目管理的。当时我面对很多从未接触过的工作，需要快速学习和做事，尤其是做项目管理，很少有人会手把手教我做项目管理。我后来发现，通过写好Excel表格来做项目管理，可以让自己大脑快速梳理清楚，更具有逻辑性和条理性，做起事来也不慌不忙，有条不紊，能够让自己快速的成为一个老手。

那到底如何通过Excel表格做好项目管理？在这期“前辈的工具箱”，我将结合自己的案例与经历和你分享2个方法。

用Excel表头，把项目三元素最大程度可视化。

第一个方法是用Excel表头，把项目三元素最大程度可视化。

项目管理中有三个特别重要的元素：目标，时间截止点，资源分配。做好这三元素的管理，你的项目管理就不会跑偏。Excel表格最大的优势是可视化，尤其是表头的位置，基本上打开Excel表格，人们首先会看到的区域就是表头。所以，Excel表头的设定决定了这张表的最大价值，我们一定要在表头位置写清楚项目的三要素。

在Excel表头写清楚项目目标，时间进度和资源分配这三要素，我们可以省去很大的精力和沟通成本，基本上这样一个Excel表格可以帮我们做到：

1，项目进度可视化；2、控制项目进度，提升效率；3、结果导向更清晰；4、明确做事方向；5、提前预警意外，及时改进协调。

那如何写好Excel的表头，让项目三要素最大程度的可视化？

我建议你拿到一个项目后，先不要急着做EXCEL表，而是先想清楚项目三要素：项目的最终目标是什么，重要的时间节点是什么时候，这件事情完成需要哪些步骤，每个步骤大致需要分配自己和团队的多长时间，需要协调什么人的帮助等。

想清楚这三要素后，你再根据项目类型和项目阶段来写Excel的表头。因为不同的项目类型，你需要用不同的方式来写，才能实现让项目三要素最大程度可视化的目的。

比如管理周期长的大型项目，写Excel表头时要特别注意时间点。

我做过一个百老汇音乐剧的推广计划，项目体量大，演出场次多，巡演3个城市，将近100场，演出期达2个月，推广期达9个月。这个项目的目标有多个：把票卖出去；确保演出顺利。而演出时间是确定的，所以我写Excel表头时，一定把演出时间和目标放在第一行，重点突出。

然后是做好时间节点。从项目启动到演出时间，时间周期太长，我把时间阶段分为：预热期，第一波段，第二波段，演出期，演出后共五个阶段，每个阶段的时间段都接近2个月。

最后是做好资源分配。五个时间段的每个阶段都需要做一些活动拉动每个阶段的热度，例如预热期，需要分别在三个城市举办演员见面会，或者读书会，粉丝签名等各种线上线下的活动。因此，我在每个阶段下又再设立子项目，放在第二行，而这些子项目下的具体活动放在左边表栏，对应到五个时间段里面去执行。就这样，一个阶段套一个阶段，用多个子项目共同组成了一张推广计划表。

你可以点击文稿里的图片，放大看清楚我的这个Excel表格的设定，同时给“即刻知识”发私信：项目管理，就可以得到这套Excel模板。

管理一些周期不长的活动类项目时，一般我也是会在Excel表头重点写明这场活动的举办时间，这个时间也就是这个项目的最终目标，然后我在这个日期之前不断前置“插入”来完善所需工作，这时Excel表格的列项是从后往前写的。

比如，我要做一场新闻发布会，Excel表头第一行直接就写出三列：目标，发布会时间，资源分配。第二行进行分解，如目标会有场地，布置，流程，礼品，嘉宾等，发布会时间可以再细化，按筹备期、发布会当天、发布会后来设定，而资源分配就根据分解的目标进行明确的工作清单及跟进人员的罗列。

你可以点击文稿里的图片，放大看清楚我做的“新闻发布会”的Excel表格，同时给头条号“即刻知识”发私信：项目管理，就可以得到这套Excel模板。

2. “先详细再合并”，不断简洁化Excel表格，让团队成员一眼就能看懂，并且知道自己要负责什么事情。

第二个方法是“先详细再合并”，不断简洁化Excel表格，让团队成员一眼就能看懂，并且知道自己要负责什么事情。

做好项目管理的一大难题是，如何高效的让团队成员清晰自己的职责，项目进度和自己需要调动的资源。

为了解决这个问题，我写Excel表格的时候会坚持一个原则：表格越简单明了越好。

表格做出来是要让自己和项目团队以此来执行项目的，所以一定表格要达到让自己和成员都能“一眼看懂，可以执行”的地步。要避免只有自己能看懂、成员一脸懵逼的状态。

那怎样做到呢？

首先，一开始立项时，你可以写的非常详细，但只给自己看。

拿到项目后，我们会发现工作越想越多、越想越细的时候，表格已经密密码码写了无数行。这时候，不要怕啰嗦，尽管写，目的是让自己事无巨细的想清楚这个项目。

其次，用合并法不断简洁Excel表格，让自己和团队都能一眼看懂。

比如，把有共性的条目合并起来，如按时间合并，按工作性质合并，按经办人合并等。

在这里，我举一个生活中的项目管理来说明。我出差在外，需要搬家，只用一张Excel表格让互不相识的朋友帮我完成了搬家。

当时我写Excel表格时就用了这个方法，”先详细后合并”。

你可以点击文稿里的图片，放大看清楚我做的“让互不认识的朋友帮我搬家”的Excel表格，同时给头条号“即刻知识”发私信：项目管理，就可以得到这套Excel模板。

搬家这个项目最重要的元素是资源分配，因为目标和时间点都是确定的。所以，我现在Excel表头位置写明了搬家所需的4个衔接步骤：A屋打包-A屋搬下楼上车-A屋到B屋运输-B屋搬上楼。每个步骤都设置一个表头条目。

然后，我再往每个条目下面添加其他关联事项，写的特别详细，包括每一步骤的负责人是谁，每个步骤需要做的手续有什么，比如A屋搬下楼需要办理物业放行条等；我还在每个步骤里备注细节，比如B屋的地库限高2米等。

最后，我用了两个合并法，所有事项按“每个步骤”进行合并，然后再按“负责人”进行合并。这样，互不相识的朋友可以非常清楚看到自己所在的那个步骤里要负责的活儿是什么，而且通过合并的方式，他也可以一眼就看到上下相关联的步骤里与自己对接的人是谁。这就是“先详细再合并”的简洁法。

最后总结下，在这期“前辈的工具箱”我分享了“如何用Excel表格管理好项目”的两个方法。

第一，写好Excel表头，把项目三元素最大程度可视化；

第二，“先详细再合并”，不断简洁化Excel表格，让团队成员一眼就能看懂，并且知道自己要负责什么事情。

通过这2个方法，相信你一定可以用Excel表格做好项目管理。

如果你还有更多关于“如何做好项目管理”的问题，欢迎通过前辈的工具箱给我留言和我交流。