传统会议和智能会议区别在哪?你更青睐哪一种?会议是工作的核心组成部分,相信不少用户每天都要参与各种各样的会议,会议的形式也有很多,那么对于传统会议和目前的智能会议来看,你更倾向于哪一种呢?
传统会议大部分都是实习人工管理模式,费时又费力,效率较低,这些弊端的出现引发了智能会议的产生,那么对于智能会议来说,它具体优势在哪呢?下面就来看看智能会议的操作教程即可。
智能会议管理平台操作流程:
准备工具:
1)电脑一台(台式、笔记本即可)
2)Smart.WP 会议管理系统
一:注册登录
在使用一个新平台之前,需要注册一个相关的账号,这里打开Smart.WP 会议管理平台,点击【注册】按钮,根据界面提示来进行信息的填写操作,填写完成之后点击【注册】按钮,这个时候就完成了相关操作,返回登录即可。
二:系统管理
1.区域管理
管理人员依次点击【系统管理】-【后台管理】-【区域管理】按钮,然后鼠标左键公司文字,添加公司对应的相关信息,如:具体位置、楼宇、层次信息,这些信息后期用于会议室添加等操作的依据。
2.组织构架
管理人员进入该功能选项,来对公司一个架构进行完善操作,如添加研发部、客服部等公司目前已有部门信息,此项操作为后期人员添加操作提供相关选项。
3.人员管理
将区域管理信息填写完成之后,管理人员来到此功能点击右上角【添加人员】按钮,录入该公司内部人员的具体信息,根据提示来进行信息填写,确保信息无误之后点击【保存】按钮。
4.会议室管理
管理人员点击此功能界面,点击右上角【新增会议室】按钮来将公司内部可以用到的房间进行录入的操作,确保所有会议室相关信息无误之后点击【提交】按钮即可。这样整个前期工作即可完成。
三:我的会议
1、我的会议
需要组织开会的人员通过点击【我的会议】-【预约会议】按钮,进入到会议相关信息填写界面,用户根据相关提示进行操作即可,确保所有信息无误之后点击【提交】按钮,然后等待管理人员的审核即可。
2、历史会议
管理人员通过此项功能可以实时的查询历史会议的相关信息,数据展示可帮助管理人员来记录会议室使用人员、使用时间以及审批状态等情况,实时跟进相关信息,也可以再次界面进行再次预约的操作。
3、会议室状态
用户通过此项功能界面可以实时了解目前会议室的相关信息,比如哪个会议室正在使用、使用到几点,哪个会议室当前时间空闲,几点被预约,这些信息可以帮助用户来判断会议室的选择。
4、会议报表
管理人员可通过此项功能界面来会议室相关数据,如会议预约次数、会议时长、会议室的使用次数和使用率数据,根据直观数据来进行相关的调整,让整个工作变得更加的高效。
三:审批列表
管理人员在接收到会议请求之后,点击审批列表中的【会议审批】功能,查看会议相关信息之后,根据实际情况来进行一个通过或者拒绝的审批,如拒绝的话请说明理由即可。
注意事项:管理人员可进行上述所有的操作,公司人员可操作范围在:我的会议、历史会议、会议室状态三项。
如今都在提倡一个无纸化的智能会议系统模式,目的就在于高效省时,要在吸纳传统会议管理模式的前提下实时的跟进一个智能会议系统的使用,这样工作效率提升对公司和员工都有利。