详细设计说明书示例_03 部门职责梳理&岗位设计

设计好组织结构后就需要进一步将工作任务往下分解至部门、岗位及具体的员工，以便团队更好地分工协同。

一、梳理部门职责

1、梳理的原则是以描述当下的工作职责为主，未来可能涉及的职责通过阶段更新来实现，而不是此时就无限拓展。

2、梳理步骤

（1）可以从定义清楚部门的价值入手。如：人力资源部的部门价值就是不断提升组织效能。

（2）明确通过哪些关键措施可以实现部门价值，即为部门的主要职责（一级职责）

（3）为便于继续向下拆解至职位职责，需要继续将一级职责分解为关键措施，形成二级职责。

示例：人力资源部部门职责梳理

3、在梳理过程中需要注意的是：部门与部门间要避免出现职责交叉（两个及以上部门同时负责）、职责缺失（没有部门负责）、职责错位（本应由甲部门负责的却由乙部门负责）等情况的发生。

二、岗位分析

1、岗位

岗位是组织的最小单元，目前仍然是主流的具体工作任务的载体。如何设计岗位、定义岗位的职责、权限、任职资格等内容就是岗位分析。

岗位分析最早见于20世纪初泰勒的时间动作分析，即对工作任务、动作及效率的研究。

岗位分析的常用方法有访谈法、问卷法、关键事件法、工作日志法、观察法等。实务中通常会以访谈法为主，另辅助其他1~2种方法。

2、工作岗位设计

岗位的设计合理与否直接关系到员工的工作内容，而这对于激励员工来说是个容易被管理者忽视的非物质激励的好方法。

宁向东老师曾经在课程中把岗位设计的过程形象的比喻成将水装到水杯里，多了不合适，少了也不合适，七八分满刚刚好。这就是对岗位工作量的设计。

岗位设计时应遵循的原则

（1）以是否有利于工作目标作为设置岗位的标准；

（2）合理分工协作

（3）责权利相对应

通常改进岗位设计有2个方向：

（1）工作扩大化，通过增加任务、扩大岗位任务结构，使员工完成任务的内容、形式和手段发生变更，改善员工对工作内容感到单调、乏味的状况。

（2）工作丰富化，通过充实工作内容，增加岗位的技术和技能的含量，使工作变得丰富多彩，促进员工综合素质的提高。

3、输出岗位说明书

从有没有专业的岗位说明书基本上就可以判断一个组织的人力资源管理水平，从下图中就可以看出岗位说明书的重要作用。

（1）分工

撰写职位说明书的过程中，人力资源部、业务部门经理及员工的职责如下图所示。事实上，很多人力资源部的工作都是如此，如果仅由人力闭门造车，这样的工作不做也罢，因为做了很可能也无法起到预期效果。

（2）岗位说明书的内容

通常来说，岗位说明书主要包含岗位的基本信息、职责描述、任职资格。通常不建议把绩效指标、职位权限、胜任能力等太多内容都囊括在内，内容并非越全越好，而要综合考虑管理成本及收益的情况。

（3）职责描述

• 岗位职责撰写需要用动宾结构，尽量避免用“负责”两字，可以找其他动词代替（动词可参见“常用动词”)。
• 岗位职责要针对岗位，不要针对岗位上的人，不要受当前任职者情况的干扰。
• 要基于目前1-2年内的情况，不要基于过长的期限，也不是短期或临时性工作 。
• 按照逻辑顺序排列不同的工作职责。工作职责的撰写者应先列出所有工作职责，然后按照不同的属性归类，依据轻重缓急进行排序。
• 按照岗位职责的重要性顺序填写,重要的职责填写在前面。
• 主要职责的数量最好不要超过8 条，不要少于4 条，所有职责加起来需要体现该职位在职人员的主要工作产出。从理论上说，所有工作职责的总和应该是100%。如果工作职责超过10 条，有些职责的重要性就会低于5%，这类工作职责就可以不体现或者可将有些工作职责合并起来。
• 工作职责的表述要通俗易懂。撰写者要慎用技术缩略语，以免引起不必要的歧义。一般每条不超过40字。

（4）任职要求

什么样的人员才能胜任该职位。在撰写任职资格的时候，完全不需要考虑现在任职者的情况。撰写者需要思考：假如这个职位需要从外部招聘，该候选人具备什么样的最低资格？

如若此处要按严格意义上的任职资格管理来操作，对于从0到1刚开始建立人力管理体系的组织来说要求过高，建议后续选择合适时机完善。

三、后期维护与未来

作为人力管理体系的基础，部门职责、职位说明书在成型之后并不是一劳永逸的。根据撰写逻辑，只要业务战略、组织架构等发生变化，都需要重新回顾并做好更新。