总账模块(General Ledger,GL)是“总分类账会计模块”的中文简称,它是财务会计(FI)模块的一个子模块,它是一切会计事务处理的核心模块。
它的基本功能有会计科目设置、凭证处理、会计科目余额查询、定期事务处理等。这些功能中,会计科目设置属于基础数据(也称“主数据”)设置;凭证处理和会计科目余额查询属于日常操作;定期事务处理则主要是月末和年末的操作。
2.1.2 总账模块与其他模块的集成
SAP是一个庞大而复杂的体系。各个模块紧密集成,在处理各自模块本身业务的同时,也会产生相应的财务会计凭证。总账模块是一切财务会计凭证汇聚的中心。所有模块产生的财务会计凭证都能够在总账模块查询到,并在过账后影响到会计科目的发生额和余额。基于这些余额,企业可以出具资产负债表、损益表等其他对内对外的报表。
通过总账模块的查询功能,可以查询到来自子模块的凭证,并能进一步追溯到子模块的原始凭证(物料凭证、发票校验凭证、开票凭证等)。
例如,图2-1是在总账模块看到的一张财务会计凭证5100000007,它体现了凭证的头信息和借贷方的行项目信息。
路径:SAP菜单>会计核算>财务会计>总分类账>过账>输入总账科目凭证
事务代码:FB50
图2-1
这张凭证其实是由后勤业务集成而来的,在此界面可以直接追溯到其业务最初的发票凭证5105608752(通过顶层菜单:环境>凭证环境>原始凭证),如图2-2所示。
同时,在图2-1所示界面,还可以直接跳转到与这张财务会计凭证相关的其他凭证(或者叫“单据”,document),如采购申请、采购订单等(通过顶层菜单:环境>凭证环境>关系浏览器),如图2-3所示。
图2-2
图2-3
2.2 组织结构
在SAP的FI模块,主要的组织结构有公司代码(一定会用)、