掌握Access报表视图与事件的高级运用

背景简介

在Microsoft Access数据库管理系统中，报表是展示和分析数据的重要工具。在本章节中，我们将深入了解如何通过报表视图和报告事件来提高报表的功能性和用户体验。

报表视图与计算值的限制

在报表视图中，报表被视为一个连续的大页面，而非分页形式。因此，在此视图中打开报表时，页面底部的记录文本框中不会显示计算值。这是因为报表视图中缺少页面属性，导致依赖于页面或页面属性的任何值无法被正确计算。此外，报表视图中不会触发某些打印事件，例如格式化和打印事件。为了解决这一限制，可以通过属性表将控件的显示属性设置为仅打印，以确保仅在打印预览时显示某些控件。

报告部分的撤退事件

撤退事件发生在报告格式化过程中，当Access报告需要在页面上进行调整时，它会返回到报告的先前部分进行重新布局。这个事件在报告的每个部分都会触发多次，因为它涉及到部分的多次绘制。例如，在格式化报告部分之后，如果数据无法适应页面，Access会返回到报告中必要的位置，以确保该部分可以在下一页正确开始。

使用报告视图

报告视图是一个交互式视图，它允许用户在报表中执行多种操作，如复制数据、查找特定信息、过滤和排序数据。报告视图中的报表不会被分成页面，它是一个单一大页面。如果报表中包含依赖于Page或Pages属性的计算，这些计算可能不会返回正确的结果。此外，某些报告事件，如打印和格式化，在报告视图中不会被触发。

Paint事件的使用

Paint事件是报告视图独有的新事件，每当需要在屏幕上绘制部分时，此事件就会触发。使用此事件可以有条件地格式化报告视图中的控件。由于Paint事件在绘制给定部分的不同元素时会多次触发，因此它为动态条件格式化提供了可能性。

数据排序和分组

Access提供了“分组、排序和总计”窗格，方便用户进行数据的分组、添加总计和过滤。通过简单的操作，用户可以快速地对报表中的数据进行排序和分组。

保存报告为PDF或XPS格式

Access报表可以被保存为.pdf或.xps格式，便于分发和打印。报告以这些格式保存后，文件的格式会被保留，并且保护数据不被随意更改。

使用报表对象的OPENARGS属性

与表单类似，Access报表具有一个名为OpenArgs的属性，它允许在报表打开时从VBA代码或宏中传递值。通过使用OpenReport方法的OpenArgs参数，可以设置报告格式或确定报告应显示的数据，从而使报表更加灵活和可重用。

动手实践

通过一系列动手实践的例子，本章节向我们展示了如何利用OpenArgs属性来过滤报表，并且如何在报表加载时通过代码设置过滤条件，实现动态数据展示。

总结与启发

通过本章节的学习，我们了解了如何在Microsoft Access 2013中增强报表的功能和交互性。报表视图和报告事件的使用大大扩展了报表的应用范围，使得用户可以更方便地处理和展示数据。特别是Paint事件和OpenArgs属性的应用，使得报表的定制化和动态内容展示成为可能。掌握这些技巧将有助于我们创建更加动态和交互性强的报表，提高工作效率和数据表现力。

在今后的数据库管理工作中，我们可以深入探索Access中的其他模板和设计工具，以创建更加吸引人、信息丰富且具有交互性的报表。同时，也应继续学习如何编程和引发自己的事件，以便进一步提高报表的自动化和个性化水平。