文档管理

1. 文档管理制度

	1. 

文件定义：

		1. 

人力和行政、财务等管理制度存储
2.
购买的材料
3.
课程开发类文件
4.
课程开发类文献资料
5.
外来文件：文献资料、标准、行业信息、客户要求等
2.
文件属性分类：

		1. 

课程开发类文件（受控文件，当发生变更时需通知到持有讲师）
2.
质量体系文件：质量政策、质量目标、质量体系程序文件，公司经营规划/计划
3.
项目资料类文件
4.
管理性：管理规章制度、工作流程、规范/规定等
5.
行政性：公告、通知、通报、报告、申请等
6.
日常办公类：各部门持有
3.
密级分类

		1. 

绝密文件：经营决策并影响权益的核心文件，如经营方针、战略与重大经营举措；重大改革、研发项目、财务状况资料
2.
机密文件：

			1. 

公司尚未实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置
2.
各阶段的营销、商务、服务政策
3.
内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录
4.
公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类情况分析
5.
研发输出的课程开发类文件
6.
计算机网络资料和涉及公司经营管理的重要资料
3.
秘密文件

			1. 

公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
2.
公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资 /劳务收入等有关资料。
3.
公司机构设置和人员编制情况、 尚未公开的人事安排、 职务任免、 人事考核、 任用、调动、奖惩信息。
4.
供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。
5.
客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。
6.
产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。
7.
各类印章（含印模）和重要证件。
4.
无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/ 通告、一般性决定和决议等。
4.
文件归档、发放、保管

		1. 

归档 —— 流程及规则

			1. 

经审批后由课程开发师上传归档并在备注中标注“通过XXX评审”
2.
文献资料需由文档管理专员按照分类规则在命名后上传文档系统
2.
发放 —— 流程及规则

			1. 

文件的发放实施分类控制，EHS 负责组织编制“文件分发控制表”，规定 文件发放的范围及相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。
2.
文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控 文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批， 非受控文件有文件发放部 门确定自行确定。
3.
文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签 名。
4.
文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客 户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复 印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。
3.
文件保管与借阅

			1. 

文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。

		1. 

各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理 人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
2.
存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护， 限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
3.
文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
1.
文件复制 受控文件未经批准不可下载，若有部门需要，应由文件归口部门批准后方可下载，并按照文件发放程序执行。
2.
保管
3.
借阅
1.
文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、 变卖等方式，文件销毁是必须有人监督，并在“文件销毁审批记录表”上做好销 毁确认的记录。
2.
外来文件

	1. 

国家、行业、地方标准参考资料；上级主管部门下发的管理办法、 制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由 EHS 统一管理。
2.
一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标 准； 上级主管部门下发的管理办法、 制度、 规定等外来文件由接收部门负责接收， 交 EHS 办统一管理。
3.
外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。
3.
保密文件的管理

	1. 

保密文件及保密信息在形成后、归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管 理，秘密信息以载体形式归档后，交由文件归口部门负责管理。
2.
保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则：