企业与组织仍然没有实现无纸化的三大原因

关于无纸化好处的教育行业已经持续多年。互联网上充斥着各种各样的资源，强调了它的诸多好处。这些措施包括提高工作效率，减少人为失误，节约成本和时间，当然还有帮助保护环境。尽管如此，最近的一项调查发现，只有17%的办公室基本上是无纸化的。那么，企业与组织没有完全无纸化的主要原因是什么呢?

首先，重新总结无纸化组织的好处是很重要的。工作流程的改进包括随时随地从任何计算机或智能手机管理和访问文档的能力。处理纸质文件可能意味着在你出门之前要去办公室拿或者复印。电子版本还允许您更好地收集数据以用于其他有意义的用途。例如，如果你在医疗行业，你可以更容易地了解人口统计数据，更好地服务你的客户。您可能会了解客户的平均年龄或性别。您还可以更好地组织信息。使用文档中的标记，您可以轻松地对文档进行分组和调用。例如，使用“国家”标签，您可以轻松地呼叫美国或加拿大的所有客户，等等。也可以按州（省）、城市、地区或邮政编码更细化。

无纸化还有很多其他的原因。这样可以节省时间和成本。有报告说明了纸质文档可能存在相当大的纸张成本。至于对环境的影响，每年生产3亿吨纸，这显然是有影响的。如果您的业务需要通过击键进行大量手工数据输入，那么使用条形码和OCR技术来自动化文档数据输入可能会有所帮助。研究表明，基于人工的数据输入容易出现很多错误，而自动化的数据捕获可以大大减少这些错误。那么，有了这些优势，那又是什么阻止了许多企业与组织走向无纸化呢?

在许多情况下，纸张仍然是必须的

尽管技术在进步，许多行业仍然发现纸张是一种必须使用的物品。一个普通的商业交易可能从纸上开始，最终将文件数字化。例如，合同、政府文件和就业表格。对于许多组织来说，这些文档仍然是纸质的。存在将合同和应用程序转换为在线流程的低成本选项，但是，它们通常有学习曲线，并且需要大量的时间来实现。因此，许多企业与组织还没有参与进来。

还有一个事实是，许多行业的客户可能不会建立无纸化程序。或者，您也可能有客户更喜欢您提供的纸张而不是电子文档。所以，重要的是要接受这样一个事实，在可预见的未来，您的企业可能无法完全实现无纸化。

就是这么做的

这就引出了第二个原因，为什么转换会很困难。您可能在一家纸业根深蒂固的公司工作。Paperkarma最近公布的统计数据显示，美国上班族平均每年使用1万张纸。

还有一些行业依赖纸张作为其商业模式的一部分。信件邮寄仍然是一个价值160亿美元的行业，每年仍有26亿张节日贺卡售出。每年仍有数十亿的书籍和报纸以纸质形式出版。数字化已经改变了许多产业，使其远离了实体产品。DVD电影和cd音乐是最近的例子。但是，在未来很长一段时间内，它将在许多组织和业务模型中根深蒂固。

技术障碍

第三个原因是为什么许多组织仍然没有实现无纸化，这涉及到随之而来的所有技术障碍。许多软件供应商都向您出售文档管理系统(DMS)。但是，做出您应该采用其中一种的决定是很难考虑的。实现无纸化解决方案的技术需求因组织而异。

显然，从旧的基于纸张的工作流程切换到无纸化的工作流程需要大量的工作。尽管有长期的成本节约，但有一个前期成本的障碍。除了DMS的成本外，采用DMS还需要升级计算机硬件和软件。还有其他一些大问题：您是采用内部解决方案还是采用基于云的解决方案?或者，也许混合选择是最好的。如果您采用内部的或混合的解决方案，现在需要在内部满足哪些硬件和软件需求？您需要为内部解决方案或混合解决方案设置什么安全机制？如果选择云解决方案，它们有什么安全机制，它们满足您的需求吗？云解决方案是否支持您的组织希望用于文档管理的通用浏览器？如果它不是一个浏览器，它的界面是什么？您的用户呢？他们更喜欢云计算还是本地解决方案？

还有许多其他的项目需要核对。这是另一个。选择一个具有良好的文档扫描机制的DMS是很重要的。图像捕获机制至关重要，因为它是用户将与之交互的主要接口。它可以将捕获的文档保存为您想要的格式吗?它是否具有在捕获时编辑文档的能力，比如裁剪、旋转等等。扫描模块对于避免使DMS变得无望的垃圾输入和垃圾输出场景至关重要。

这些原因就是为什么让用户从一开始就参与计划是至关重要的。将一个文档管理系统强加给一个习惯使用纸张的员工，可能会导致系统无法使用。但是，尽早让用户参与进来也会让他们觉得这是他们的好主意。通常，这意味着从一开始就要询问DMS是否有帮助。考虑成立一个由潜在用户和管理层组成的特别工作组，提出为什么无纸化会有所帮助，以及哪些地方可能不会有帮助。为什么它可能没有帮助的这个列表可以成为DMS供应商期望的功能列表。这个过程将帮助您在内部建立同盟，使您的组织走上无纸化的道路。