Management English 管理英语1

Unit 1 Introducing Onself 自我介绍

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1.Introduce oneself 自我介绍

2.Respond to an introduction 回应介绍

3.Welcome a new colleague 欢迎新同事

4.Write a self-introduction 写自我介绍

Listening and Speaking 1

Skills 技能: 学会向他人介绍自己？

学习如何向他人介绍自己1-1

Melinda Smith’s got a job at Qiaoxiang Community Service Center. Today is her first day at work.George, the Director of the Administration Department, is introducing her to Wendy and Helen.
（梅琳达﹒史密斯在侨香社区服务中心得到了一份工作。今天是她上班的第一天。行政事务部主管乔治正在把梅琳达介绍给温迪和海伦。）

G: Hello, everyone. I’d like you to meet our newcomer, Melinda.
乔治： 大家好。我想让你们见我们的新同事，梅琳达。
M: Hi, I’m Melinda Smith, nice to meet you all here.
梅琳达： 大家好。我是梅琳达﹒史密斯，很高兴见到大家。
W: Nice to meet you, too, Melinda. I’m Wendy Brown, just call me Wendy.
温迪: 我也很高兴见到你，梅琳达。我是温迪. 布朗,叫我温迪就好。
H: Hi, I’m Helen Clinton. Welcome.
海伦: 你好，我是海伦. 克林顿。欢迎。
Melinda shakes hands with everyone.
梅琳达与每个人握手。
W: Would you come over, please, Melinda? This is your desk.
温迪： 梅琳达，请你到这边来好吗？这是你的办公桌。
M: Thank you very much. Could you please tell me what’s the telephone number on my desk?
梅琳达: 非常感谢。请你告诉我办公桌上这部电话的号码，好吗？
H: Oh, it’s 8633-2788. If you have any questions here, please tell us. We’ll all be ready to help.
海伦： 哦，8633-2788。有任何问题，请告诉我们，我们随时可以帮忙。
M: Thanks for everything. You’re really helpful.
梅琳达： 谢谢你们所做的一切。你们确实太帮忙了。
W: When you are free, I’ll show you around our center and introduce you to other colleagues.
温迪: 等你有空了，我带你在咱们中心四处转转，把你介绍给其他同事。
M: That’s great! I’ll be looking forward to it.
梅琳达： 太好了！我期待着。

Culture Note 文化笔记

I would like you to meet our newcomer, Melinda. 我想让你们见见我们的新员工，梅琳达。

•newcomer属于普通名词，Melinda属于专有名词。名词用来表示人、事物、地点或抽象概念，在句子中作主语、宾语或表语。以下例句中有下划线的词都是名词。例如：

Melinda shakes hands with everyone.

This is your desk.

New Word 生词

community /kəˈmjuːnəti/
n. 社区；团体

department /dəˈpɑːrtmənt/
n. 部门

newcomer /ˈnuːkʌmər/
n. 新来的人；新生

come over
过来

be ready to do sth
随时准备做某事，准备好了做某事

introduce /ˌɪntrəˈduːs/
vt. 介绍

colleague /ˈkɑːliːɡ/
n. 同事

Listening and Speaking 2

Skills 技能: 学习回应介绍的技巧。

学习回应介绍的技巧1-2

During the tea break, Melinda goes to the tea room and meets another colleague Mike.

（在茶歇时间，梅琳达来到茶水间，见到了另一位同事，迈克。）

M: Hi, you must be the newcomer, am I right? I’m Mike Brown from the Training Center.
迈克： 你好，你一定就是那位新同事，对吗？我是培训中心的迈克. 布朗。
M: Hi, Mr. Brown. I’m Melinda Smith from the Administration Department. Nice to meet you.
梅琳达: 你好，布朗先生。我是行政部的梅琳达 .史密斯。很高兴见到你。
M: Just call me Mike, please.
迈克: 请叫我迈克就好。
M: But isn’t it impolite to call people by their first names?
梅琳达: 不过，直呼别人的名字不是很没有礼貌吗？
M: Never mind. People here usually call each other by their first names.
迈克 没关系，在这里人们常常直呼对方的名字。
M: It sounds good. How long have you been working here, Mike?
梅琳达: 听起来不错。你在这里工作多长时间了，迈克？
M: I’ve been here for 5 years. Is this your first job?
迈克: 我在这里五年了。这是你的第一份工作吗？
M: Yes, I just graduated this July. I like the working atmosphere here. It’s very friendly.
梅琳达： 是的，今年七月份我刚刚毕业。我喜欢这儿的工作氛围，非常友好。
M: I like it, too. You’ll find everybody always likes to help others.
迈克: 我也喜欢,你会发现每个同事都特别乐于助人。
M: Yes, I can feel that. I’m so glad that I became one of the team.
梅琳达： 是的，我能感觉到，很高兴能够成为这个团队的一员。

Check it out 仔细讨论

英语词类——动词
I’m Mike Brown from the Training Center. 我是培训中心的迈克·布朗。

You can just call me Mike. 你可以直接叫我迈克。

• 在英语中，动词表示动作或状态，分不同种类。am 是 be 的变体，属于系动词，不能单独作谓语，需要跟后面的名词、形容词、介词短语等一起构成谓语 , 用来表示主语“是什么”或“怎么样”。can 属于情态动词，和其他动词原形一起构成谓语，用来表示说话人的能力、语气或情绪等。call 属于行为动词，可以单独作谓语，用来表示主语“做什么”“是什么”或“怎么样”。例如：

The working atmosphere here is very friendly.（系动词）

You must be the newcomer. （情态动词）

I just graduated this July. （行为动词）

Useful Expressions 常用表达

• Introduce oneself

I’m Melinda Smith from the Administration Department.

Let me（Please allow me to）introduce myself.

I major in administration management.

• Respond to an introduction

Nice to meet you.

How do you do?

I’m very happy to have the opportunity to meet you.

• Welcome a new colleague

You are welcome, John.

I hope you’ll be happy working here.

We’re going to be working together.

New Word

administration /ədˌmɪnɪˈstreɪʃn/
n. 行政，管理；管理人员（机构

impolite /ˌɪmpəˈlaɪt/
adj. 无礼的，粗鲁的

graduated
美[ˈɡrædʒʊetɪd]英[ˈgrædʒueɪtɪd]
adj. 毕业了的;标有刻度的;分等级的;分层次的;
v. 渐变( graduate的过去式和过去分词 );渐渐变为（与into连用）;渐渐消逝（与away连用）;取得资格（与as连用）;

atmosphere /ˈætməsfɪr/
n. 气氛，氛围

friendly /ˈfrendli/
adj. 友好的

Reading 1

Skills 技能:掌握自我介绍的方法。

音频

Introduce Yourself on the First Day of Work
上班第一天的自我介绍

How to introduce yourself on the first day of work? If you are looking for some ideas, here are some tips for you.

上班第一天如何介绍自己？如果你还没主意，以下这些建议可供你参考。

Don’t be afraid to ask a lot of questions. You’re new and it’s better to do something right the first time than have to do it again. Nobody expects you to know everything.

不要害怕多问问题。你是新人，第一次就把事情问清楚比以后再问要好，没有人期望你什么都懂。

Smile a lot and be as friendly as possible to everyone you meet—no matter what their position is or how important they are! Use your lunch hours to co-workers. Get to know them and their interests.

多微笑，尽可能友好地对待你遇到的每一个人，无论他们身居何位、显要与否。利用午餐时间和同事们多聚聚，逐渐了解他们及其兴趣爱好。

Pay attention to the rumors, but don’t join them. You don’t want to be thought as a gossip.

留意一下传闻，但不要参与，你不要被别人当成爱说闲话的人。

Don’t complain about your boss, any co-workers, or the job you did before. Continue to arrive early and don’t rush out of the door at the end of the day.

不要抱怨你的老板、同事或以前的工作。把上班早到的行为保持下去，不要一下班就立刻冲出办公室。

Keep a positive attitude and an open mind. Your life has changed and you will get used to it.

保持一个积极态度和开放思想。生活已经发生了变化，你要适应它。

New Word 生词

tip /tɪp/
n. 窍门，建议，提示；小费

expect /ɪkˈspekt/
vt. 期望，指望

co-worker /koʊˈwɜːrkər/
n. 同事

pay attention to sth
注意

gossip /ˈɡɑːsɪp/
n. 爱说长道短的人

complain /kəmˈpleɪn/
vi. 抱怨；投诉

rush out of …
从某处冲出去

get used to sth
习惯于某事

Reading 2

Skills 技能: 了解握手的礼仪

Manners for Shaking Hands
握手礼仪

If you think handshakes are just a gesture of greeting, then think again! A handshake is not only a way of greeting; it can also show your personality. Since we all want to make a good first impression, it is important to know the right manners for shaking hands.

如果你认为握手仅仅是一种打招呼的手势，那么请重新思考一下！握手不仅仅是表示问候的方式，它还可以展示你的个性。既然我们都想给别人留下一个好的第一印象，那么了解正确的握手礼仪非常重要。

Stand up and maintain eye contact while shaking hands. If you are seated when someone comes for a handshake, stand up and shake his or her hand. It is impolite to be seated. Keep the right distance between the two of you; not too close, but enough distance to shake hands well. Keeping eye contact makes the other person feel welcome and comfortable.

握手时要起立并且与对方保持目光交流。你坐着时，如果有人过来与你握手，你要站起来与对方握手，坐着握手是不礼貌的。要与对方保持适当的距离，不可以太近，要留出足够的距离与对方得体地握手。保持目光交流会使对方觉得自己是受欢迎的，会感觉很舒服。

Keep a handshake brief and firm. You should let go of each other’s hand after 2-3 seconds.Make sure your handshake ends before your conversation does. One’s handshake should show a feeling of strength and warmth. The hand should be firm and not lifeless like seaweed. Then, how firm should a handshake be? Just grasp the person’s hand completely and do not press it too hard.

握手要简短有力。握住对方手2-3秒后就松开。确保对话开始之前结束握手。一个人的握手应该传递一种有力和温暖的感觉。握手应该坚定有力，而不是如海藻一般绵软无力。那么，握手到底应该用多大力呢？就是完全握住对方的手但不要握得太紧。

New Word 生词

manners
美['mænəz]英['mænəz]
n. 礼貌;方式( manner的名词复数 );礼貌;规矩;态度;

gesture
美[ˈdʒestʃər]英[ˈdʒestʃə®]
n. 手势;姿态;
v. 打手势;

greeting
美[ˈɡriːtɪŋ]英[ˈɡriːtɪŋ]
n. 问候;祝词;

gesture of greeting 问候手势

Writing

Unit 2 Describing Jobs 描述工作

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1.Describe job responsibilities 描述职责

2.Make offers and requests 提供帮助与发出请求

3.Ask for and give permission 请求允许与表示允许

4.Write a business card 设计名片

Listening and Speaking

Skill 技能：如何简要介绍工作？

• 如何简要介绍工作?2-1

George, Director of the Administration Department, is introducing the main jobs of the department to Melinda Smith.

行政事务部主管乔治正在向梅琳达.史密斯介绍办公室的主要工作。

G: Hi, Melinda. Can I make a brief introduction of the office work to you?
乔治： 嗨，梅琳达。我给你简单介绍一下办公室工作，怎么样？
M: Thank you! It’s very kind of you.
梅琳达： 谢谢你，太好了！
G: Our department is responsible for recruiting new members, making plans, receiving visitors, organizing meetings, keeping files, arranging schedules and publishing information.All these jobs are very important. I’m sure you’ll get to know the work here quickly.
乔治： 我们部门主要负责招募新人、制订计划、接待访客、组织会议、保管文件、安排日程和发布信息，所有这些工作内容都是非常重要的。我相信你会逐渐了解的。
M: I hope so. That’s a lot of work for our department.
梅琳达： 我希望这样。我们部门的工作量很大。
G: Yes, indeed. Do you have anything to say about your work?
乔治： 确实如此。对你负责的工作还有什么要了解的吗？
M: No, not for the moment. What would you like me to do here?
梅琳达： 暂时没有了。现在你让我做些什么？
G: Sorry, I can’t tell you right now. After you are familiar with all these jobs, we will discuss it.
乔治： 抱歉，现在我没法告诉你。等你熟悉了所有这些工作后，我们再讨论此事。
M: That’s OK. I’ll try my best to get familiar with the jobs as soon as possible.
梅琳达： 好的。我会尽快熟悉这些工作。
G: If you have any questions about our work in the department, please let us know. We can help you.
乔治： 对部门工作有任何问题，请你告诉我们，我们会帮你的。
M: All right. Thank you.
梅琳达： 好的，谢谢你！

Listening and Speaking

Skills：在职场环境下，哪些应该做？哪些可以做？哪些是雷区？

• 在职场环境下哪些该做2-2
  Wendy, a colleague in the Administration Department, is telling Melinda some rules that she needs to pay attention to at work.

行政事务部同事温迪正在告诉梅琳达工作中需要注意的一些制度。

W: Melinda, welcome to our department and hope you will be happy here.
温迪： 梅琳达，欢迎你来到我们部门，希望你会开心。
M: Thank you. I’m sure I will.
梅琳达： 谢谢！我会的。
W: You’ll find the rules quite relaxing here, but there are still some rules. Can I show you some dos and don’ts?
温迪： 你会发现这里的工作要求比较宽松，但还是有一些制度，我来告诉你应该做的和不应该做的。
M: Yes, please.
梅琳达： 好的，谢谢！
W: We don’t need to clock in and out here, but we hope everyone arrives on time, and doesn’t leave too early without a good reason.
温迪： 我们上下班不需要打卡,但是我们希望大家按时上班, 没有合理理由不要早退。
M: That sounds reasonable. I will arrive on time.
梅琳达： 听起来很合理,我会按时的。
W: One more thing, keep your desk neat.
温迪： 还有一件事,保持你桌面整洁。
M: I’ll keep that in mind. Does everything on this desk belong to me?
梅琳达： 我记住了。桌面上的东西都归我吗？
W: Not really. You can use them as long as you work here.
温迪： 不完全是，只要你在这里工作，它们就归你使用。
M: Can I make personal phone calls during office hours?
梅琳达： 我可以在工作时间打私人电话吗？
W: Of course you can, but we would like everyone not to have too many.
温迪： 当然可以，但不要太多。
M: OK. I think I know what to do now!
梅琳达： 好的，我想我知道该怎么做了!

Reading 1

Skills：岗位描述应起到什么作用？包括哪些内容?具有什么特性？对求职者有何意义？

Job Descriptions
Companies often post a job description on their website when they want to have new employees. A job description is one of the first things a job seeker reads. A well written job description can answer a lot of questions from job seekers before they apply for the job. A job description should be clear and short. Then what information should be included in a job description?

当公司需要招聘新员工时,会在公司网站上发布一个工作职位描述。职位描述是求职者首先要看的内容之一。好的职位描述能在求职者申请工作之前解答他们的很多疑问。职位描述应该是简洁明了。那么职位描述中应该包括哪些信息呢？

A job description should give a clear description of the job. It should clearly describe duties, responsibilities and requirements for the job, such as education, experience and skills, etc.

职位描述应该给出一个清晰的工作内容描述。明确说明这个工作的责任、 义务和要求,诸如教育经历、工作经验和技能等。

It may also have information about working conditions, tools, relationship with other jobs, and special working conditions, such as working during night, or the need to travel.

同时还包括工作条件、工作方法以及与其它工作的关系和特殊的工作环境，比如说在晚上工作或出差等。

Most job seekers now go to a company’s website to look for job descriptions when they are hunting for a job. They will use it to decide whether they want to apply for the job or not.

现在大多数求职者在找工作时会到公司网站寻找职位的相关描述，他们通过职位描述来决定是否申请这份工作。

employees
美[ɛmˈplɔɪiz]英[ˌɛmplɔɪˈiːz]
n. 雇工，雇员（ employee的名词复数 ）;

seeker
美[ˈsikɚ]英[ˈsi:kə®]
n. 搜索者，探求者;搜查人;自动导引的弹头;

apply for
美[əˈplaɪ fɔːr]英[əˈplaɪ fɔː®]
申请;

responsibilities
美[ rɪ,spɔnsə’bɪlətɪz]英[rɪ,spɒnsə’bɪlətɪz]
n. 责任( responsibility的名词复数 );职责;责任感;责任心;

requirements
英[rɪ’kwaɪɚmənts]
n. 所需的（或所要的）东西;必要条件，必备的条件;要求( requirement的名词复数 );必要条件;需要;需要的东西;

education
美[ˌedʒuˈkeɪʃn]英[ˌedʒuˈkeɪʃn]
n. 教育;培养;教育学;教育机构;

conditions
美[kən’dɪʃnz]英[kən’dɪʃnz]
n. （居住、工作或做事情的）环境;（影响某事发生的）物质环境;<保险>承保险别;条件( condition的名词复数 );状况;健康状况;环境;

relationship
美[rɪˈleɪʃnʃɪp]英[rɪˈleɪʃnʃɪp]
n. 关系;恋爱关系;血缘关系;

hunt for
美[hʌnt fɔr]英[hʌnt fɔ:]
猎取…（通常指食物或毛皮）;寻找某人[某物];

decide
美[dɪˈsaɪd]英[dɪˈsaɪd]
v. 决定;判决;影响…的结果;下决心;成为（某人）做某事的原因;

whether
美[ˈweðər]英[ˈweðə®]
conj. (表示选择或怀疑)是否;无论，不管;

Reading 2

Skill 技能：找工作的途径有哪些？

Your Job Search
Believe it or not , one of the most exciting and important challenges in your life is the job search. Whether you are going to have your very first job or plan to have a new one, finding a job needs preparation and planning. You have to start your job search at least three months before you want to start working, or even longer.

exciting
美[ɪkˈsaɪtɪŋ]英[ɪkˈsaɪtɪŋ]
adj. 令人激动/兴奋的;

challenges
英['tʃælɪndʒ]
n. 挑战( challenge的名词复数 );要求;（警卫等）查问口令;怀疑;

whether
美[ˈweðər]英[ˈweðə®]
conj. (表示选择或怀疑)是否;无论，不管;

preparation
美[ˌprepəˈreɪʃn]英[ˌprepəˈreɪʃn]
n. 准备（工作）;制剂;

at least
美[æt liːst]英[æt liːst]
adv. 至少;
无论如何，反正;

or even
美[ɔr ˈivən]英[ɔ: ˈi:vən]
乃至，以至;

How to do your job search?

信不信由你，人生中最刺激也是最重要的挑战之一就是找工作。不管你是寻找第一份工作还是计划换一份新工作都需要准备和规划。在希望开始新工作前三个月甚至更早，你必须就开始求职。怎样找工作呢？

First of all , think about what is important to you — your personal goals. You can list your personal goals by answering the following questions:

personal goals
英
/ˈpɜːsənl gəʊlz/
美
/ˈpɜːrsənl goʊlz/
个人目标;个人的目标

following
美[ˈfɑːloʊɪŋ]英[ˈfɒləʊɪŋ]
adj. 接下来的;下列的;
n. 追随者;如下;
prep. 在…以后;由于;

首先，要考虑对于你个人目标而言什么是最重要的。你可以通过回答以下问题来列出你的个人目标：

1. What do I most enjoy doing?
   enjoy
   美[ɪnˈdʒɔɪ]英[ɪnˈdʒɔɪ]
   v. 享受;欣赏;感到愉快;享有;

1.我最喜欢做什么？

2. What are my interests?

2.我的兴趣是什么？

3. Where do I want to live, in the city, the suburbs , or the country?
   suburbs
   美['sʌbɜb]英['sʌbɜ:b]
   n. 郊区，城郊( suburb的名词复数 );四乡;隧;四郊;

3.我想住在哪里，城市、郊区还是乡下？

4. Do I want to work mainly with people or with machines?
   mainly
   美[ˈmeɪnli]英[ˈmeɪnli]
   adv. 主要地;大多;

4.我主要是想与人还是机器一起工作？

Then, you should take time to think about what you want to get from your work — your career goals. Just as you did with your personal goals, answer the following questions:
career goals
英
/kəˈrɪə® gəʊlz/
美
/kəˈrɪr goʊlz/
职业目标

然后你要花时间考虑一下你想从你的职业生涯当中得到什么？就像你刚才确定个人目标一样回答以下的问题：

1. What do I want to be doing five years from now?

1.今后五年我想做什么？

2. How far do I want to go?

2.我想走多远？

3. What is my ideal balance between personal and work duties?
   ideal balance 理想平衡

3.在我个人责任和工作职责之间最理想的平衡是什么？

4. Do I prefer steady, predictable work hours or a changed, flexible work schedule?
   prefer
   美[prɪˈfɜːr]英[prɪˈfɜː®]
   v. 较喜欢;

steady /ˈstɛdi/
adj. 稳定的

predictable /prɪˈdɪktəbl/
adj. 可预言的

changed /tʃendʒd/
adj. 多变的

flexible /ˈflɛksəbəl/
adj. 灵活的

schedule
美[ˈskedʒuːl]英[ˈʃedjuːl]
n. 工作计划，日程安排;时刻表;节目表;课程表;清单;
v. 安排;列入;

4.我是喜欢稳定规律的工作时间还是更喜欢变化灵活的工作时间？

Compare this list to your list of personal goals. Put them in order of importance. This will make you better understand what you want from life and work

compare
美[kəmˈper]英[kəmˈpeə®]
v. 比较;把…比作;相比;与…类似;
n. 举世无双;

in order of
美[ɪn ˈɔrdɚ ʌv]英[in ˈɔ:də ɔv]
按…顺序;

importance
美[ɪmˈpɔːrtns]英[ɪmˈpɔːtns]
n. 重要（性）;重要地位;

将这个列表与你个人的目标列表进行对比，按照重要性进行排序,这会让你更去清楚你想从生活和工作中获得到什么。

Writing

New Word

responsibility
美[rɪˌspɑːnsəˈbɪləti]英[rɪˌspɒnsəˈbɪləti]
n. 责任，义务;职责;过失;

responsibilities
英
/rɪsˌpɒnsəˈbɪlɪtiz/
美
/riˌspɑnsəˈbɪlətiz/
n.
责任;负责;职责;义务;任务;事故责任
responsibility的复数

offers
[ˈɔfəz]
n. 供应( offer的名词复数 );（通常为短期的）减价;提供物;
v. 出（价）( offer的第三人称单数 );提出;演出;做出;

permission
美[pərˈmɪʃn]英[pəˈmɪʃn]
n. 准许;许可证;

business card
美[ˈbɪznəs kɑːrd]英[ˈbɪznəs kɑːd]
n. 名片;

responsible /rɪ’spɑnsəbl/
adj. 负责的

recruit /rɪ’krut/
v. 招聘

receive /rɪ’siv/
v. 接待

organize
/ɔrɡənˌaɪz/
v. 组织

indeed /ɪn’did/
adv. 的确

publish /'pʌblɪʃ/
v. 发布

familiar /fə’mɪljɚ/
adj. 熟悉的

quite
美[kwaɪt]英[kwaɪt]
adv. 很，相当;非常;的确;确实如此;

relax /rɪ’læks/
v. 放松

dos and don’ts
行为准则

clock in
打卡上班

reason
美[ˈriːzn]英[ˈriːzn]
n. 原因;道理;理智;
v. 推理;思考，判断;

reasonable
美[ˈriːznəbl]英[ˈriːznəbl]
adj. 合理的，公道的;明智的;不少的;过得去的;

neatly /nit/
adv. 整洁地

Unit 3 Making Plans 制定计划

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1.Make a plan 制订计划

2.Express intentions 表示打算
express
美[ɪkˈspres]英[ɪkˈspres]
v. 表达，表示;不言自明;挤出;快递;
adj. 明确的;特快的;用快递寄送的;
adv. 用快递寄出某物;
n. 特快列车;长途汽车;快递服务;

intentions
英[ɪn’tɛnʃən]
n. 意图( intention的名词复数 );意向;目的;打算;

3.Give opinions 提出观点
opinions
英[ə’pɪnjən]
n. 意见( opinion的名词复数 );评价;舆论;（专家、医生、律师等的）专门意见;

4.Write a notice 撰写通知

Listening and Speaking 1

Skill 技能：学会制订活动计划？

视频

Qiaoxiang Community Service Centre and Menglin Publishing House are going to hold a charity book sale next month. George, Director of the Administration Department is asking Melinda to make a plan for it.

publishing house
英
/ˈpʌblɪʃɪŋ haʊs/
美
/ˈpʌblɪʃɪŋ haʊs/
n.
出版社;出版公司

charity
美[ˈtʃærəti]英[ˈtʃærəti]
n. 慈善机构(或组织);赈济;宽容，仁慈;慈善事业;

（侨香社区服务中心和梦林出版社准备在下个月举行一次图书义卖活动。行政事务部主管乔治要求梅琳达为此做一个计划。）

G: Good morning, Melinda. Are you free now?
乔治： 早上好，梅琳达，现在有空吗？
M: Morning, George. I’m not particularly busy at this moment. What’s up?
particularly
美[pərˈtɪkjələrli]英[pəˈtɪkjələli]
adv. 特别;尤其;异乎寻常地;

梅琳达: 早上好，乔治，现在我不忙,有什么事吗？
G: Could you make a plan for a sale of books next month?
乔治： 你能制订下个月售书活动的计划吗？
M: A sale of books?
梅琳达: 图书销售？
G: Yes, it’s a charity sale. Menglin Publishing House is going to donate a large number of books and we will sell the books in our community.
donate
美[ˈdoʊneɪt]英[dəʊˈneɪt]
v. 赠送;捐献;

community
美[kəˈmjuːnəti]英[kəˈmjuːnəti]
n. 社会（团体）;共有;(生物)群落;

乔治： 是的，是一个图书义卖活动。梦林出版社打算捐赠一大批书籍，我们计划在社区销售这些书籍。
M: I’ve heard Menglin Publishing House has had many charity sales during the last five years. They do a lot of charity work.
梅琳达: 我听说梦林出版社在过去五年做过多次义卖，做了大量慈善工作。
G: Yes, it’s a good opportunity for us to do something for the poor families.
opportunity
美[ˌɑːpərˈtuːnəti]英[ˌɒpəˈtjuːnəti]
n. 机会;时机;

乔治： 是的，对我们来说，这也是为贫困家庭做些事情的机会。
M: No problem. Where and when shall we carry it out?
carry out
实现，落实，兑现

梅琳达: 没问题。义卖的时间和地点？
G: You can discuss it with Helen and I hope you can hand in the plan before the weekend.
discuss
美[dɪˈskʌs]英[dɪˈskʌs]
v. 讨论，商量;阐述;

weekend
美[ˈwiːkend]英[ˌwiːkˈend]
n. 周末;
v. 过周末;

乔治： 你可以与海伦讨论，希望你能在本周末前提交计划。
M: OK. It’ll be ready soon.
梅琳达: 好的，很快就能完成。

Listening and Speaking 2

Skill 技能：学习表达观点。

Melinda is discussing the plan of the charity book sale with Helen.

（梅琳达正在和海伦讨论图书义卖活动的计划。）

M: Excuse me, Helen, Can you spare a few minutes with me?
spare /sper/
vt. 节约，节省；省出（时间）adj. 多余的

梅琳达： 打扰一下，海伦，我能占用你几分钟吗？
H: Yes, I’m free now. Can I do anything to help?
海伦: 当然可以，我正闲着呢，需要我做什么？
M: We’ll have a charity book sale together with Menglin Publishing House next month. Could you give any suggestions on the location?
charity
美[ˈtʃærəti]英[ˈtʃærəti]
n. 慈善机构(或组织);赈济;宽容，仁慈;慈善事业;

suggestions
英[sə’dʒestʃənz]
n. 建议( suggestion的名词复数 );暗示;细微的迹象;使人作（尤其是不好的事情的）推测的理由;

location
美[loʊˈkeɪʃn]英[ləʊˈkeɪʃn]
n. 地点，位置;（电影的）外景拍摄地;定位;

梅琳达： 下个月我们准备和梦林出版社一起搞一次图书义卖活动。你对活的地点有什么建议呢？
H: Yes. I think the Music Square is large enough. We can sell the books there.
square /skwer/
n. 广场

海伦： 哦， 我认为音乐广场足够大，我们可以在那里销售。
M: Good idea! What time is suitable?
suitable
美[ˈsuːtəbl]英[ˈsuːtəbl]
adj. 合适的，适宜的，适当的;

梅琳达： 好主意。什么时间合适呢？
H: Well…next month… How about the first Sunday?
海伦: 嗯，下个月第一周的星期天怎样？
M: You took the words right out of my mouth. Most people will not be working and staying at home then, so they can come to the sale.
梅琳达： 咱俩想的一样，大多数人星期天都不工作，呆在家里，所以他们能来卖场。
H: That’s right. We need to make it known to everyone in our community by publishing the news on our community’s website.
海伦: 没错。我们需要在社区网站上发布这个消息，让所有的人都知道。
M: Yes, we need to make some posters and banners, too.
posters
美['poʊstəz]英['pəʊstəz]
n. 招贴，海报( poster的名词复数 );印成的大幅画;

banners
英['bænɚ]
n. 横幅( banner的名词复数 );旗，旗帜;虹采;

梅琳达： 行，我们还要做海报和标语。
H: It seems we have a lot to do.
海伦: 看来要做的事情还不少。

Reading 1

Skills 技能:了解工作计划的重要性。

The Importance of a Work Plan
工作计划的重要性
A work plan is an important tool to tell what tasks to do, when to finish, who to take, where to go and how to get there. The work plan organizes your tasks with a timetable of what, when and how a job needs to be done. Within the team, a work plan can tell each member what is being done and why.
timetable/ˈtaɪmteɪbl/
n. 时间表，日程表

Within the team 团队内部

工作计划是个重要工具，用于明确工作任务、完成时间、执行人、目标及完成方式。工作计划就是用一个时间表把你做什么、什么时间做、如何做进行安排。在团队内，工作计划可以使每个成员明确他们目前所做的事情以及这么做的原因。

A work plan sets objectives. The clear objectives can help the process of planning, developing and managing a project. Through the work plan, the team leader is able to identify the tasks at hand, the deadlines for completion, and the responsible parties for effective management.

sets objectives 设定目标

developing
美[dɪˈvɛləpɪŋ]英[dɪˈveləpɪŋ]
adj. 发展中的;显色;开发;显像;

managing
美['mænɪdʒɪŋ]英['mænɪdʒɪŋ]
adj. 管理的，节约的;
v. 使用( manage的现在分词 );完成（困难的事）;经营;明智地使用（金钱、时间、信息等）;

leader
美[ˈliːdər]英[ˈliːdə®]
n. 领袖;领先者;首席小提琴手;指挥;社评;要闻;胶卷引片;引导带;顶枝;

be able to
美[bi ˈebəl tu]英[bi: ˈeibl tu:]
v. 能，会;能够;克;

identify
美[aɪˈdentɪfaɪ]英[aɪˈdentɪfaɪ]
vt. 识别，认出;确定;使参与;把…看成一样;
vi. 确定;认同;

deadlines for completion 完工截止日期

deadlines
[ˈdedlainz]
n. 最后期限( deadline的名词复数 );

completion
美[kəmˈpliʃən]英[kəmˈpli:ʃn]
n. 完成，结束;

responsible
美[rɪˈspɑːnsəbl]英[rɪˈspɒnsəbl]
adj. 有责任的;引起…的;可靠的;责任重大的;

effective
美[ɪˈfektɪv]英[ɪˈfektɪv]
adj. 有效的;实际的;起作用的;

工作计划要设定目标。清晰的目标有助于项目的制定、开展以及管理的整个过程。通过工作计划，团队领导能够明确手头的任务、完成期限以及责任人，从而进行有效的管理。

An effective work plan can show you whether your project is being carried out according to the timetable. If everything is going on well, just keep on following the plan. The schedule should be flexible. It can be changed for more realistic timelines when meeting any problems.

carried out
实施， 贯彻;

according to /ˈɡɑːsɪp/
根据，按照

timetable
美[ˈtaɪmteɪbl]英[ˈtaɪmteɪbl]
n. 交通工具的运行时间表，时刻表;计划;课程表;进度;
vi. 为…安排时间;

keep on doing sth
继续做某事

realistic
美[ˌriːəˈlɪstɪk]英[ˌriːəˈlɪstɪk]
adj. 现实的;实际的;明智的;逼真的;

有效的工作计划可以告诉你项目是否正按照计划如期进行。如果一切顺利，那就继续按计划进行。日程表应该是灵活的，当遇到问题时，日程表可以调整为更切合实际的时间进度。

Reading 2

Skills 技能:如何制订一个好的行动计划

How to Make a Good Action Plan
如何制定一个好的行动计划
Whatever projects you do, you need to have a clear and accurate action plan. Here are a few ideas to make a good action plan.
whatever
美[wətˈevər]英[wɒtˈevə®]
conj. 任何（事物）;无论什么，不管什么;
det. 任何，每一;无论什么，不管什么;无所谓;
adv. 一点儿都（不），什么都（没有）;不管发生什么;
pron. 任何，每一;无论什么，不管什么;无所谓;

accurate
美[ˈækjərət]英[ˈækjərət]
adj. 正确的，精确的;精准的;

无论你做什么项目，你都需要制定一个清晰明确的行动计划。下面是几点制订好的行动计划的建议。

First, know your goals. If you don’t know where you’re going, you’ re likely to end up anywhere, or even nowhere. The action plan should be specific, measurable, achievable, relevant and timed（SMART）. It will take you toward the completion of that goal.
be likely to
美[bi ˈlaɪkli tu]英[bi ˈlaɪkli tu]
可能;

end up
以……结束，最终成为

SMART 目标管理原则 （S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound）

specific
美[spəˈsɪfɪk]英[spəˈsɪfɪk]
adj. 具体的;

measurable/ˈmeʒərəbl/
adj. 可衡量的

achievable /əˈtʃiːvəbl/
adj. 可完成的

relevant /ˈreləvənt/
adj. 相关的

timed /taɪmd/
adj. 计时的，定时的

toward
美[təˈwɒrd]英[tə’wɔ:d]
prep. 对于;向;为了;接近;
adj. 即将来到的;进行中的;

completion
美[kəmˈpliʃən]英[kəmˈpli:ʃn]
n. 完成，结束;

第一，明确你的目标。如果你不清楚自己的目标是什么，你就很可能会半途而废，甚至一事无成。行动计划应该具有明确性、可衡量性、可实现性、相关性和时限性（SMART） 原则。它会引领你实现目标。

Next, list the necessary strategies that will be used to realize the goals. Be clear about very important events, and also any hidden difficulties you may meet. Break large tasks into smaller ones. Set deadlines for each task. Without clear deadlines, some tasks may never get completed.

necessary
美[ˈnesəseri]英[ˈnesəsəri]
adj. 必要的;必然的;
n. 必需品;

strategies
[ˈstrætidʒiz]
n. 策略( strategy的名词复数 );战略;战略学;对策;

realize
美[ˈriːəlaɪz]英[ˈriːəlaɪz]
vt. 实现;了解，意识到;（所担心的事）发生;以…价格卖出;
vt.& vi. 变卖，赚得;

events
美[ɪ’vents]英[ɪ’vents]
n. 事件;事件，大事( event的名词复数 );运动项目;

hidden difficulties 潜在困难/隐藏的困难

break
美[breɪk]英[breɪk]
v. 破碎;弄坏，坏掉;弄破;违犯;中断;开拓;削弱;突变;散开;开始;公布;打破（记录）;拍岸;破解;
n. 休息，间歇;暂停;短期休假;缝隙;机遇;破裂，骨折;接连击中;

deadlines
[ˈdedlainz]
n. 最后期限( deadline的名词复数 );

completed
美[kəm’plitɪd]英[kəm’pli:tɪd]
adj. 完整的，包含全部内容的;
v. 完成;使完善( complete的过去式和过去分词 );使完整;填写（表格）;

第二，列出用以实现目标的必要的策略。要搞清楚重要事件及任何可能碰到的潜在困难。把大的任务分解成一个一个的小任务，并为每个小的任务设定完成日期。没有明确的完成期限，有些任务永远不会完成。

Thirdly, follow your plan and don’t stop until it’s finished. Once your plan is made and shared with the team, the next step is simple: take daily action and make sure that everyone is doing their part.

simple
美[ˈsɪmpl]英[ˈsɪmpl]
adj. 简单的;单纯的;朴素的;

daily
美[ˈdeɪli]英[ˈdeɪli]
adv. 每天;;
adj. 一天的;每天的;按天的;
n. 日报;日工;仆人;

part
美[pɑːrt]英[pɑːt]
n. 部分;零件;角色;成员;部位;区域;集;参与;声部;等份;分缝;
v. 离开;分离;解散;梳成分头;
adv. 部分地;

第三，坚持执行计划，直到完成。计划一旦制订出来并在团队中公布，接下来就简单了：每天按计划行动，确保每个人都在尽职尽责。

Finally, change the date if you must, but never give up on the goals. Sometimes unexpected situations and events can appear and prevent you from finishing the tasks on time. If this happens, do not be discouraged—change your plan and continue working to meet your goals.

unexpected
美[ˌʌnɪkˈspektɪd]英[ˌʌnɪkˈspektɪd]
adj. 出乎意料的;

situations
美[sɪtʃ’ʊeɪʃnz]英[sɪtʃ’ʊeɪʃnz]
n. 位置( situation的名词复数 );（人的）情况;局面;[心理学]情境;

appear
美[əˈpɪr]英[əˈpɪə®]
v. 看来，好像;出现;出演;起源，首次使用;出版，广播;演出;抵达;出庭;

prevent
美[prɪˈvent]英[prɪˈvent]
v. 阻碍;预防;

discouraged
美[dɪsˈkɜːrɪdʒd]英[dɪsˈkʌrɪdʒd]
adj. 灰心的，丧气的;气馁的;

最后，如果必须的话，可以改变完成日期，但绝对不能放弃目标。有时意想不到的情况和事情会出现，并妨碍你按时完成任务，如果这种情况发生，不要泄气——改变你的计划，继续努力来实现你的目标。

Writing

Unit 4 Receiving Visitors 接待访客

Guidance 导航

1.Receive visitors 接待访客

2.Make an invitation 发出邀请

3.Accept or decline an invitation 接受或谢绝邀请

4.Write an invitation letter 写邀请信

Listening and Speaking 1

Skill 技能：学习向他人发出邀请。

视频
On behalf of the Community Service Centre, Melinda makes a call to invite Ashley from the Menglin Publishing House for a discussion.
invite
美[ɪnˈvaɪt , ˈɪnvaɪt]英[ɪnˈvaɪt , ˈɪnvaɪt]
v. 邀请;请求;招致;
n. 请柬;

discussion
美[dɪˈskʌʃn]英[dɪˈskʌʃn]
n. 讨论;论述;

（梅琳达代表社区服务中心给梦林出版社的艾什莉打电话，邀请她来参加讨论。）

M: Good morning, may I speak to Ashley, please?
梅琳达： 早上好，请艾什莉听电话好吗？
A: Good morning. This is Ashley speaking.
艾什莉: 早上好。我是艾什莉，请讲。
M: Hi, Ashley. I’m Melinda from Qiaoxiang Community Center. I’d like to talk about the related issues of the coming charity book donation activities. Maybe we should find some time for a quick meeting about it.
related
美[rɪˈleɪtɪd]英[rɪˈleɪtɪd]
adj. 相关的;有亲属关系的;同类的;

issues
美['ɪʃjʊz]英['ɪʃju:z]
n. （水等的）流出( issue的名词复数 );出口;放出;（特别重要或大众关注的）问题;
v. 出版( issue的第三人称单数 );发表;宣布;分配;

charity
美[ˈtʃærəti]英[ˈtʃærəti]
n. 慈善机构(或组织);赈济;宽容，仁慈;慈善事业;

donation
美[doʊˈneɪʃn]英[dəʊˈneɪʃn]
n. 捐赠物，捐赠，赠送;

activities
美[ækˈtɪvətɪs]英[ækˈtɪvətɪs]
n. 活动（ activity的名词复数 ）;活力;活动力;

梅琳达： 你好，艾什莉。我是侨香社区服务中心的梅琳达。我想和你商量下即将举行的慈善捐书活动相关事项，或许我们可以找个时间就这个问题开个短会。
A: Let me see. How about meeting up tomorrow? I have nothing planned for tomorrow morning.
艾什莉: 我考虑一下。明天怎么样？明天上午我没什么安排。
M: OK. I was just wondering if I could come to your office and discuss it.
wonder /ˈwʌndər/
vt. 想知道；怀疑 n. 奇迹；惊奇

梅琳达： 好的。明天去你办公室？
A: Well, that would be lovely. When are you going to be here?
lovely
美[ˈlʌvli]英[ˈlʌvli]
adj. 可爱的;令人愉快的;亲切友好的;慷慨大方的;
n. 美女，美人，佳人;漂亮的东西;

艾什莉: 哦，好啊。你什么时候能过来？
M: How about meeting in your office at 9:00 a.m.?
梅琳达： 上午9 点到你办公室见面如何？
A: No problem. I’ll get the meeting room ready beforehand. See you then.
beforehand
美[bɪˈfɔːrhænd]英[bɪˈfɔːhænd]
adv. 预先，事先;

艾什莉: 没问题，我会把会议室提前准备好，到时候见。
M: Thank you for your time. Goodbye.
梅琳达： 占用你时间了，谢谢，再见。
A: Goodbye.
艾什莉: 再见。

Listening and Speaking 2

Skill 技能：学习在工作中发表意见

Melinda and her colleague Helen meet Ashley at the office. They have something to discuss.
discuss
美[dɪˈskʌs]英[dɪˈskʌs]
v. 讨论，商量;阐述;

（梅琳达代表社区服务中心给梦林出版社的艾什莉打电话，邀请她来参加讨论。）

A: Good morning. I am Ashley from the Menglin Publishing House. This is my card.
艾什莉: 早上好，我是梦林出版社的艾什莉，这是我的名片。
M: Good morning, Ashley. My name is Melinda. We talked on the phone yesterday. This is my colleague Helen.
colleague
美[ˈkɑːliːɡ]英[ˈkɒliːɡ]
n. 同事;同行;

梅琳达： 早上好，艾什莉，我是梅琳达，昨天我们通过电话。这是我的同事海伦。
A: Nice to meet you, Helen.
艾什莉: 海伦，很高兴认识你。
H: Nice to meet you, too. Please have your seat.
海 伦: 我也很高兴认识你，请坐。
A: Thank you.
艾什莉: 谢谢。
M: What would you like, tea or coffee?
梅琳达： 你想喝点什么，茶还是咖啡？
A: Coffee, please.
艾什莉: 咖啡吧。
M: OK. Is it your first time to our center, Ashley?
梅琳达: 好的。艾什莉，你是第一次来我们中心吗？
A: Yes, it’s very clean, quiet and beautiful here.
艾什莉: 是的。这里很干净，也很安静、漂亮。
H: Thank you. Well, let’s talk about the arrangement for the coming directors’meeting on the charity book donation.
arrangement
美[əˈreɪndʒmənt]英[əˈreɪndʒmənt]
n. 安排;筹划;布置;商定;协议;整理;改编乐曲;

directors
美[dɪ’rektəz]英[dɪ’rektəz]
n. 主管( director的名词复数 );董事;负责人;导演;

charity book donation 慈善图书捐赠
charity
美[ˈtʃærəti]英[ˈtʃærəti]
n. 慈善机构(或组织);赈济;宽容，仁慈;慈善事业;
donation
美[doʊˈneɪʃn]英[dəʊˈneɪʃn]
n. 捐赠物，捐赠，赠送;

海 伦: 谢谢。我们谈谈下一步有关慈善书籍捐赠的主管领导会议安排。
A: All right! I’m looking forward to the coming event.
looking forward to
美[ˈlʊkɪŋ ˈfɔrwəd tu]英[ˈlukiŋ ˈfɔ:wəd tu:]
期待;盼望;

艾什莉: 好的，我很期待即将举办的活动。
M & H: Absolutely.
absolutely
美[ˈæbsəluːtli]英[ˈæbsəluːtli]
adv. 完全地，彻底地;（用于强调）确实地，绝对地;

梅琳达和海伦: 的确如此。

Reading 1

Skills 技能:学会接待访客

Receiving Visitors at the Airport
在机场迎接客人
Do you, sometimes, need to go to meet some visitors at the airport? What should you do when you meet them? What should you talk about? On their arrival, you should pay attention to the following points:

airport
美[ˈerpɔːrt]英[ˈeəpɔːt]
n. 机场;航空站;

arrival
美[əˈraɪvl]英[əˈraɪvl]
n. 到达;到达者/物;引进;采用;推行;上任;送到;出现;到来;发生;初到者;出生;新生儿;

pay attention to
美[peɪ əˈtenʃn tu]英[peɪ əˈtenʃn tu]
注意;

有时你需要到机场去迎接客人吗？见到他们之后，你应该做什么、说什么呢？当他们抵达时，你应该注意以下几点：

• Going up to meet the visitors

• 走上前去迎接客人

• Asking about their journey
journey
美[ˈdʒɜːrni]英[ˈdʒɜːni]
n. 旅行;
v. 旅行;

• 询问他们与旅途有关的事情

• Helping with their luggage
luggage
美[ˈlʌɡɪdʒ]英[ˈlʌɡɪdʒ]
n. 行李;

• 帮助他们拿行李

When going to the visitors and making introduction at the airport, you should remember that the person of less importance, regardless of gender, is introduced to the person of greater importance and the visitor is always more important than anyone in your organization. The introduction is usually followed by a brief and firm handshake.
making introduction 做介绍
introduction
美[ˌɪntrəˈdʌkʃn]英[ˌɪntrəˈdʌkʃn]
n. 采用;新引用的事物;介绍;初次经历;引言;入门书;外来品;前奏;

regardless of
美[rɪˈɡɑːrdləs əv]英[rɪˈɡɑːdləs əv]
不管；不顾;

gender
美[ˈdʒendər]英[ˈdʒendə®]
n. <语>性某些语言的（阳性、阴性和中性，不同的性有不同的词尾等）;性别;某些语言的（名词、代词和形容词）性的区分;

followed by
[]
然后，随后；续集;

brief
美[briːf]英[briːf]
adj. 短暂的;简洁的;（衣服）短小的;
n. 指示;任务简介;摘要;辩护律师;
v. 给…指示;向…简要介绍情况;

firm
美[fɜːrm]英[fɜːm]
n. 商号;公司;
adj. 坚固的;稳固的;强有力的;坚定的;不会更改的;忠实的;
v. 培土;使坚固;稳步上涨;

在机场迎接客人并做介绍的时候应该记住，要把不太重要的人，不管其性别，介绍给比较重要的人，况且客人总是比自己单位的任何人都更重要。相互介绍之后紧接着是简短有力的握手。

To break the ice, after introduction, you can ask about their journey, like: “Did you enjoy your journey?” “How was your trip?” , etc. If you want to be more friendly and helpful, you may offer to take the luggage.
break the ice
美[brek ði aɪs]英[breik ðə ais]
打破冷场;打破僵局;起步;抛砖引玉;

introduction
美[ˌɪntrəˈdʌkʃn]英[ˌɪntrəˈdʌkʃn]
n. 采用;新引用的事物;介绍;初次经历;引言;入门书;外来品;前奏;

offer
美[ˈɔːfər]英[ˈɒfə®]
v. 提供;表示愿意;献祭;
n. 建议;提供;出价;减价;

luggage
美[ˈlʌɡɪdʒ]英[ˈlʌɡɪdʒ]
n. 行李;

为了打开话题，介绍完后，你可以问问他们的旅途情况，诸如：“旅途愉快吗？一路还好吧？”等等。如果你想表现地更友好更热心，可以主动帮助客人拿行李。

When you get to the hotel, accompany your visitors to the hotel front desk and help them with the check-in. After check-in, ask a bell boy to help carry the luggage.
accompany
美[əˈkʌmpəni]英[əˈkʌmpəni]
v. 陪同，陪伴;伴随;为…伴奏;

check in
美[tʃɛk ɪn]英[tʃek in]
(在旅馆、机场等) 登记;

bell boy
美[bɛl bɔɪ]英[bel bɔi]
门童;

到达酒店之后，要陪同客人到前台帮助他们办理入住手续。办完后，请门童帮忙把行李拿到客房。

When your visitors have settled down, discuss the schedule with them to see if there might be any changes. If there are changes, don’t forget to let the related persons know.
related
美[rɪˈleɪtɪd]英[rɪˈleɪtɪd]
adj. 相关的;有亲属关系的;同类的;

安顿好后，和客人讨论一下行程，看看有没有需要更改的日程。如有变化，别忘了告知相关人员。

Reading 2

Skills 技能：撰写邀请信的技巧

How to Write a Letter of Invitation?
invitation
美[ˌɪnvɪˈteɪʃn]英[ˌɪnvɪˈteɪʃn]
n. 邀请;请帖;诱因;怂恿;

如何撰写邀请信?
A letter of invitation is written to invite people for a business event or personal occasion. The letter should be short and clear. A soft and polite tone should be used. An invitation letter should have the date, time and place of the event. Always send the letter of invitation in advance. You need to let people know about the occasion at least a week before the event so that they can plan to come to the event.
personal occasion 私人场合

occasion /əˈkeɪʒn/
n. 时机，机会；场合

polite
美[pəˈlaɪt]英[pəˈlaɪt]
adj. 有礼貌的;应酬的;上流的;

tone
美[toʊn]英[təʊn]
n. 语调;风格;气氛;音色;色调;（皮肤）柔韧;声音信号;
v. 使更健壮;与…协调;

advance /ədˈvæns/
n. 提前，前进，进步，发展 vt. 前进；推进；发展

邀请信是邀请人们参加商务活动或者是私人聚会的信件。信内容应该简短清楚，语气要委婉礼貌。邀请信上要注明活动日期、时间和举办地点等内容。邀请信一般提前发出，至少要在活动举办前一个星期让被邀请人收到，以便他们提前安排行程。

Let’s take a look at some steps that will help you outline a letter of invitation:
outline
美[ˈaʊtlaɪn]英[ˈaʊtlaɪn]
n. 梗概，大纲，提纲，草稿，要点，主要原则;外形，轮廓，轮廓线，轮廓画法，略图（画法）;
vt. 概述;略述;画轮廓，打草图，描略图;

让我们看看那些可以帮助你列出邀请信提纲的几个步骤：

• Begin the letter with the name and address of the sender and the receiver. Note the date.

• 邀请信的开始部分要写上发信人和收信人的姓名和地址，注明日期。

• Start the main body of the letter with salutations, a word like “ Dear ” followed by the receiver’s name.
salutation
美[ˌsæljəˈteʃən]英[ˌsæljuˈteɪʃn]
n. 招呼; 致意; 致敬;信函中的称呼语;

• 邀请信的正文开头部分要有称呼语，比如“亲爱的”，后面写上收件人的姓名。

• Give the purpose of the event in the first paragraph.
purpose
美[ˈpɜːrpəs]英[ˈpɜːpəs]
n. 意图，计划;情势需要;重要意义;意志;

paragraph
美[ˈpærəɡræf]英[ˈpærəɡrɑːf]
n. 段落;

• 在邀请信的第一段要说明举办活动的目的。

• Put relevant facts like date, time and place of the event in the beginning.
relevant
美[ˈreləvənt]英[ˈreləvənt]
adj. 相关的;合适的;有意义的;

facts
[fækts]
n. 真实( fact的名词复数 );事实;现实;[常用复数][法律]（犯罪）行为;

• 把活动日期、时间以及举办地点等相关信息放在开始部分。

• Make sure that the receivers know the way to the place.

• 确保收信人了解抵达活动地点的路线。

• Let the receivers know that they have to notify the inviters whether they will attend the event or not before a certain date. The letter will end with the details of a contact person to confirm their attendance for the event.
notify
美[ˈnoʊtɪfaɪ]英[ˈnəʊtɪfaɪ]
vt. 通知;布告;

attend
美[əˈtend]英[əˈtend]
v. 出席，参加;经常去（某地）;看护;伴随;专心;

a certain
美[e ˈsɚtn]英[ə ˈsə:tn]
某一;

contact person 联系人

attendance
美[əˈtendəns]英[əˈtendəns]
n. 出席(人数);出勤;陪同;

• 要让收信人明白他们必须在确定的日期之前告知邀请人他们是否能够出席活动。信的结尾应该有联系人的详细联系方式，以便确认其参加活动。

Writing

Unit 5 Organizing Meetings 组织会议

Guidance 导航

1.Talk about a meeting 谈论会议

2.Organize a meeting 组织会议

3.Express one’s opinions 表达观点

4.Write meeting minutes 撰写纪要

Listening and Speaking 1

Skill：如何做会议准备。

This is the first time for Melinda to prepare for a meeting, so she asks help from her colleague Barbara.
prepare for
美[prɪˈpɛr fɔr]英[priˈpɛə fɔ:]
（使）为…作准备;（使）对…有思想准备;

（这是芭芭拉第一次为会议做准备,所以她请同事芭芭拉帮忙。）

M: Hi, Barbara. Could you help me prepare for the Book Donation meeting? George is traveling on business, and nobody else is in for the moment. You know, I don’t have much experience.
donation
美[doʊˈneɪʃn]英[dəʊˈneɪʃn]
n. 捐赠物，捐赠，赠送;

experience
美[ɪkˈspɪriəns]英[ɪkˈspɪəriəns]
n. 经验;经历;往事;
v. 经历;感受;

梅琳达: 你好，芭芭拉。能帮我安排一下图书捐赠会议吗？乔治正在出差，其他人目前都不在。你知道，我在这方面没有经验。
B: Sure. When is the meeting, Melinda?
芭芭拉： 没问题。梅林达，会议什么时间开始？
M: Hmm, it is going to start at 3:00 p.m. October16th, next Tuesday.
梅琳达: 呃，会议将于10 月16 日下周二下午三点开始。
B: Well, how many people will be present?
be present
美[bi ˈprɛznt]英[bi: ˈprezənt]
出席；在场；莅；临;

芭芭拉： 嗯，有多少人出席会议呢？
M: Let me see, 10 people. And George will be the chairperson.
chairperson
美[ˈtʃerpɜrsn]英[ˈtʃeəpɜ:sn]
n. 主席，会长;

梅琳达: 我想想，十个人，乔治将主持会议。
B: OK, then, where do you want this meeting to be held?
held
美[ held]英[held]
v. 拿（ hold的过去式和过去分词 ）;举行;保留;

芭芭拉： 噢，你希望在哪里举行这次会议?
M: How about Conference Room 204? It’s spacious and comfortable. The floor arrangement is in U-shape.
spacious
美[ˈspeɪʃəs]英[ˈspeɪʃəs]
adj. 宽敞的;广阔的;（知识）广博的;

comfortable
美[ˈkʌmftəbl]英[ˈkʌmftəbl]
adj. 舒适的;愉快轻松的;宽裕的;轻松领先的;自信的;（伤者）情况稳定的;无忧无虑的;

arrangement
美[əˈreɪndʒmənt]英[əˈreɪndʒmənt]
n. 安排;筹划;布置;商定;协议;整理;改编乐曲;

shape
美[ʃeɪp]英[ʃeɪp]
n. 形状，图形;模糊的影子;状况;特点;
v. 塑造;决定…的形成;准备（做某动作）;

梅琳达: 204会议室怎么样？那里宽敞舒适，会议室的布局是U型。
B: That’s a good idea. Will there be presentations during the meeting?
presentation
美[ˌpriːzenˈteɪʃn]英[ˌpreznˈteɪʃn]
n. 授予;提出…的方式;颁奖仪式;介绍;表演;胎儿产式;

presentations
英[,prizɛn’teʃən]
n. 介绍( presentation的名词复数 );报告;提供;展示会;

芭芭拉: 主意不错！会议期间有人作报告吗？
M: Yes, our director will make a welcome speech and the manager of Menglin will give a presentation, too, so I think we’d better prepare the equipment.
speech
美[spiːtʃ]英[spiːtʃ]
n. 演说;说话方式;台词;

equipment
美[ɪˈkwɪpmənt]英[ɪˈkwɪpmənt]
n. 设备;配备;

梅琳达: 有的。我们主管将致欢迎辞，梦林出版社的经理也会发言，所以我想我们最好把相关设备准备好。
B: That’s good. Don’t forget to prepare the meeting agenda. By the way, you should report to George, and inform the participants in time.
agenda
美[əˈdʒendə]英[əˈdʒendə]
n. 议程表，议事日程;议题;

inform
美[ɪnˈfɔːrm]英[ɪnˈfɔːm]
v. 通知;了解;对…有影响;

participants
美[pɑ’tɪsɪpənts]英[pɑ:'tɪsɪpənts]
n. 参加者，参与者;参加者，参与者( participant的名词复数 );
adj. 有份的，参与的;

芭芭拉： 那就好。不要忘记准备会议日程表。顺便说一句，你应该把会议安排情况报告给乔治，并及时通知参会人员。
M: You are very thoughtful. Thank you very much.
thoughtful
美[ˈθɔːtfl]英[ˈθɔːtfl]
adj. 沉思的;体贴的;缜密思考过的，深思熟虑的;

梅琳达: 你考虑地真周到，非常感谢你。
B: You’re welcome!
芭芭拉: 不客气。

Listening and Speaking 2

Skills: 学习如何组织会议。

The two parties will be having a meeting in the afternoon. George Whiteman is the meeting chairperson and Melinda takes the minutes.
chairperson
美[ˈtʃerpɜrsn]英[ˈtʃeəpɜ:sn]
n. 主席，会长;

minutes
美['mɪnɪts]英['mɪnɪts]
n. [法] 备忘录，会议记录，审判记录;分( minute的名词复数 );分钟;瞬间;片刻;

（双方将在下午召开会议。乔治.惠特曼主持会议，梅琳达做会议记录。）

C: Let’s welcome Taylor Clinton, Manager of Menglin Publishing House. (Applause)
manager
美[ˈmænɪdʒər]英[ˈmænɪdʒə®]
n. 经理;经纪人;主教练;

会议主席: 让我们大家欢迎梦林出版社经理泰勒克林顿。（鼓掌）
T: Thank you. I’m pleased to come to the meeting.
泰勒： 谢谢。很高兴今天参加这个会议。
C: I’d also like to introduce Peter Bush, the Director. (Applause)
会议主席: 我还想介绍一下，这位是主管彼得布什。（鼓掌）。
P: Thank you, Mr. Whiteman. I’m really looking forward to today’s meeting.
彼得： 谢谢惠特曼先生。我很期待今天的会议。
C: Today our topic is to discuss the charity book donation. First, Mr. Bush will give us a welcome speech.
topic
美[ˈtɑːpɪk]英[ˈtɒpɪk]
n. 话题;

discuss
美[dɪˈskʌs]英[dɪˈskʌs]
v. 讨论，商量;阐述;

charity
美[ˈtʃærəti]英[ˈtʃærəti]
n. 慈善机构(或组织);赈济;宽容，仁慈;慈善事业;

donation
美[doʊˈneɪʃn]英[dəʊˈneɪʃn]
n. 捐赠物，捐赠，赠送;

welcome speech 欢迎词

会议主席: 我们今天的主题是慈善图书捐赠。首先，布什先生致欢迎辞。
P: Many thanks to Menglin Publishing House. As we all know, Menglin is well known for its strong social responsibility.
well known
美[wɛl non]英[wel nəʊn]
众所周知的;出名的;

social
美[ˈsoʊʃl]英[ˈsəʊʃl]
adj. 社会的;社交的;合群的;
n. 联谊会;

responsibility
美[rɪˌspɑːnsəˈbɪləti]英[rɪˌspɒnsəˈbɪləti]
n. 责任，义务;职责;过失;

彼得： 非常感谢梦林出版社。我们大家都知道梦林以其强烈的社会责任感而著称…?
C: Thank you, Mr. Bush. Shall we invite Ms. Clinton to give us a brief introduction about this project?
会议主席: 谢谢布什先生，现在我们请克林顿夫人简单介绍一下这个项目的基本情况。
T: Thank you. According to an online survey, people want to read more books nowadays. That’s where the idea came from.
according to
美[əˈkɔːrdɪŋ tə]英[əˈkɔːdɪŋ tə]
按…所说，根据;

survey
美[ˈsɜːrveɪ , sərˈveɪ]英[ˈsɜːveɪ , səˈveɪ]
n. 调查，勘测;概述;
v. 审察，测量;进行民意测验;

nowadays
美[ˈnaʊədeɪz]英[ˈnaʊədeɪz]
adv. 现今;

泰勒: 谢谢。根据网络调查, 现如今人们想读更多的书，基于此，我们有了捐赠图书的想法…
C: Thanks a lot! We are carrying out some part of the work now, and we will be having many things to do. Shall we go into some details about the event?
会议主席: 非常感谢。我们正在开展一部分工作，还将有很多事情要做。我们现在就讨论一些具体事项吧。

Reading 1

Skills：会议前需要考虑的事项。

What to Do Before a Meeting?
会议前做些什么？?
To hold a successful meeting, you should consider the following things in advance.
consider
美[kənˈsɪdər]英[kənˈsɪdə®]
v. 认为，考虑;体谅，顾及;端详;

in advance
美[ɪn ədˈvæns]英[ɪn ədˈvɑːns]
在前头;预先，事先;提前;先期;

为了成功举办会议，你应该事先考虑以下事情。

First, think about how many people are coming to the meeting. Make sure there is enough room to seat everyone for the meeting.

首先，要考虑参加会议人数,确保有足够的空间安排与会者就座。

Then, make sure what kind of meeting it will be. Different types of meetings need different preparations. The type of meeting will decide the seating arrangements. For example, a discussion meeting should place tables into a circle or square, so that everyone can see each other. The type of meeting will also help determine what other things need to be prepared, such as pens, notebooks, snacks, coffee and water.
what kind of
美[hwɑt kaɪnd ʌv]英[hwɔt kaind ɔv]
何许；哪样;

prepared
美[prɪˈperd]英[prɪˈpeəd]
adj. 有所准备的;愿意的;事先做好的;

preparations
美[prepə’reɪʃnz]英[prepə’reɪʃnz]
n. 准备工作;准备( preparation的名词复数 );配制剂;安排;准备工作;

decide
美[dɪˈsaɪd]英[dɪˈsaɪd]
v. 决定;判决;影响…的结果;下决心;成为（某人）做某事的原因;

arrangements
美[ə’rendʒmənts]英[ə’rendʒmənts]
n. 安排( arrangement的名词复数 );布置好的东西;约定;安排方式;

circle
美[ˈsɜːrkl]英[ˈsɜːkl]
n. 圆（圈）;环形物;一圈…;（相同兴趣、职业等的人形成的）圈子，界;楼厅包厢;
v. 盘旋;环行;转圈;在…上画圈;圈出;

square
美[skwer]英[skweə®]
adj. 方形的;平方的;厚实的;两清的;公平的;
n. 正方形;广场;平方;书呆子;
v. 使成四方形;使平方;挺直身子;打平;买通;
adv. 径直地;

determine
美[dɪˈtɜːrmɪn]英[dɪˈtɜːmɪn]
v. 查明;测定;准确算出;决定;敲定，安排;下决心;

snacks
美[snæks]英[snæks]
n. 小吃，点心，快餐( snack的名词复数 );中不溜儿;零食;

然后，确定会议类型,不同的会议需要不同的会议布置。会议类型决定了与会者的就座安排。例如，讨论会议座位应摆成圆形或方形，以便参会者可以看得到彼此。会议类型也决定你要需要准备的其它东西，比如钢笔、笔记本、小吃、咖啡和水。

Next, you need to consider the equipment needs of the meeting. A presenter may have a laptop, but he is not likely to bring along a pair of headphones. wireless Internet access, projectors, DVD players and photocopiers may be necessary for the meeting.
presenter
美[prɪˈzentər]英[prɪˈzentə®]
n. 节目主持人，演播员;推荐者;提出者;赠送者;

laptop
美[ˈlæptɑːp]英[ˈlæptɒp]
n. 便携式电脑;

be likely to
美[bi ˈlaɪkli tu]英[bi ˈlaɪkli tu]
可能;

bring along
美[brɪŋ əˈlɔŋ]英[briŋ əˈlɔŋ]
领来[带来]…;使发展[成长];

a pair of
美[e pɛr ʌv]英[ə pɛə ɔv]
一双;

headphones
美[ˈhedfoʊnz]英[ˈhedfəʊnz]
n. 耳机，听筒;头戴式受话器;

projector
美[prəˈdʒɛktɚ]英[prəˈdʒektə®]
n. 放映机，幻灯机;投影仪;设计者;放映技师;

photocopier
美[ˈfoʊtoʊkɑpiə®]英[ˈfəʊtəʊkɒpiə®]
n. 影印机，复印机;

necessary
美[ˈnesəseri]英[ˈnesəsəri]
adj. 必要的;必然的;
n. 必需品;

接下来，考虑会议所需要的设备。做报告的人可能带有笔记本电脑，但他未必随身携带耳机。无线网络的接口、投影仪、DVD播放器以及复印机等也是会议所必需的。

And finally, you can start to look for a meeting place that can meet all your requirements. Of course it depends on how much money you can spend for the meeting. So determine the meeting budget first.
requirements
英[rɪ’kwaɪɚmənts]
n. 所需的（或所要的）东西;必要条件，必备的条件;要求( requirement的名词复数 );必要条件;需要;需要的东西;

it depends
[]
视情况而定;

spend
美[spend]英[spend]
v. 花钱;消耗;
n. 花费;

determine
美[dɪˈtɜːrmɪn]英[dɪˈtɜːmɪn]
v. 查明;测定;准确算出;决定;敲定，安排;下决心;

budget
美[ˈbʌdʒɪt]英[ˈbʌdʒɪt]
n. 预算;政府年度预算;
v. 谨慎花钱;把…编入预算;为…做出安排;
adj. 低价的;

最后，去找一个能够满足你所有要求的会议场所。当然，这取决于你的会议支出预算，所以首先要制定出一个会议预算方案。

Reading 2

Skills：如何举行有效会议。

Stages of a Meeting 会议的阶段

stages
英[stedʒz]
n. 台( stage的名词复数 );舞台;站;阶段;

A. Set a clear goal for the meeting with the chairperson.
a clear goal 明确的目标

goal
美[ɡoʊl]英[ɡəʊl]
n. 球门;进球得分;目标;

chair
英
/tʃeə®/
美
/tʃer/
n.
椅子;(会议或委员会的)主席;(大学的)系主任;委员长;(主持会议或委员会的)主席席位;委员长职位
vt.
担任(会议、讨论等的)主席;主持(会议、讨论等)

chairperson
美[ˈtʃerpɜrsn]英[ˈtʃeəpɜ:sn]
n. 主席，会长;

A.为与主席的会议设定一个明确的目标。

B. Take meeting notes.
B.做好会议记录。
C. Select the date, time, place and people who will attend the meeting.
C.选择参加会议的日期、时间、地点和人员。
attend
美[əˈtend]英[əˈtend]
v. 出席，参加;经常去（某地）;看护;伴随;专心;

D. Give out the notes of the meeting.
D.分发会议记录。
give out
美[ɡɪv aʊt]英[ɡɪv aʊt]
分发;公布;停止运行;停止起作用;

E. Send out the agenda to the participants in advance.
E.提前将议程发给与会者。
agenda
美[əˈdʒendə]英[əˈdʒendə]
n. 议程表，议事日程;议题;

participants
美[pɑ’tɪsɪpənts]英[pɑ:'tɪsɪpənts]
n. 参加者，参与者;参加者，参与者( participant的名词复数 );
adj. 有份的，参与的;

in advance
美[ɪn ədˈvæns]英[ɪn ədˈvɑːns]
在前头;预先，事先;提前;先期;

F. Correct the notes according to the supervisor ’ s opinions.
F.根据监理人的意见对笔记进行更正。
correct
美[kəˈrekt]英[kəˈrekt]
adj. 正确的;恰当的;符合公认准则的;得体的;
v. 改正，纠正;批改，修改;指出错误;

according to
美[əˈkɔːrdɪŋ tə]英[əˈkɔːdɪŋ tə]
按…所说，根据;

supervisor
美[ˈsuːpərvaɪzər]英[ˈsuːpəvaɪzə®]
n. 管理者;监督者;指导者;

opinions
英[ə’pɪnjən]
n. 意见( opinion的名词复数 );评价;舆论;（专家、医生、律师等的）专门意见;

G. Test the equipment to be used at the meeting.
G.测试将在会议上使用的设备。
equipment
美[ɪˈkwɪpmənt]英[ɪˈkwɪpmənt]
n. 设备;配备;

H. Serve snacks or drinks to create a relaxing atmosphere.
H.提供小吃或饮料，营造放松的氛围。

atmosphere
英
/ˈætməsfɪə®/
美
/ˈætməsfɪr/
n.
气氛;(围绕地球的)大气，大气层，大气圈;(房间、封闭空间或某处的)空气;(围绕其他天体的)气体
复数： atmospheres
记忆技巧：atmo- 空气 + sphere 球

How to Run an Effective Meeting? 会议前做些什么？

effective 美[ɪˈfektɪv]英[ɪˈfektɪv] adj. 有效的;实际的;起作用的;

Meetings are very common nowadays. They can be weekly, monthly or annually. Some people think most meetings feel like a waste of time. They seem pointless and boring at times.
现如今开会是常有的事。会议可以是周会、月会或年会。有些人认为大多数会议是浪费时间。有时这些会议似乎毫无意义并且乏味无聊。

common 美[ˈkɑːmən]英[ˈkɒmən] adj. 常见的;共有的;共同的;普通的;平凡的;众所周知的;粗俗的; n. 公共用地;公共食堂;

nowadays 美[ˈnaʊədeɪz]英[ˈnaʊədeɪz] adv. 现今;

weekly 美[ˈwiːkli]英[ˈwiːkli] adj. 每周的;一周一次的; n. 周报，周刊;

monthly 美[ˈmʌnθli]英[ˈmʌnθli] adj. 每月的;按月计算的﹔有效期为一个月的; adv. 每月（一次）地; n. 月刊;

annually 美[ˈænjʊəlɪ]英[ˈænjuəli] adv. 每年，每年一次;一年一度;

Then how do you run an effective meeting?
那么如何才能举行有效会议呢？

effective 美[ɪˈfektɪv]英[ɪˈfektɪv] adj. 有效的;实际的;起作用的;

First, assign roles, such as greeter, timekeeper and note taker, so that you, the organizer, can be free to lead discussions and presentations.
首先，分配角色，例如迎宾员、记时员和记录员。这样，作为组织者，你才能安心地去安排讨论和报告。

assign 美[əˈsaɪn]英[əˈsaɪn] v. 指派(任务);给予;
greeter 美[ˈɡriːtər]英[ˈgri:tə(r)] n. 欢迎人员;
timekeeper 美[ˈtaɪmˌkipɚ]英[ˈtaɪmki:pə(r)] n. （尤指体育赛事中的）计时员;计时器;出勤时间计时员;打拍子的人;

note taker 记笔记者

lead 美[liːd , led]英[liːd , led] v. 在…前面走;引路;连通;通至;领先;领导;导致;使得;引导;过（某种生活）引出;开牌; n. 领先的地位;超前量;榜样;线索;主角;狗绳;导线;铅;铅笔芯;子弹;
presentations 英[,prizɛn'teʃən] n. 介绍( presentation的名词复数 );报告;提供;展示会;

Next, take charge from the start. Everyone will listen to you and join your discussion if you take charge in every aspect of the meeting. Show everyone that you really know what you are talking about, and everything that you talk about is useful.
其次，从开始就掌握主动。如果你对会议全权负责，那么参加会议的人就要听你安排并且参与到你的讨论中去。向所有人表明你确实了解议题，并且你发言确实有益。

take charge 美[tek tʃɑrdʒ]英[teik tʃɑ:dʒ] 看管;负责;不受控制;主持;

aspect 美[ˈæspekt]英[ˈæspekt] n. 方面;样子，外观;方位;（语法）体;

Most important of all, follow the agenda. At the end of the meeting, spend a little extra time for the participants to discuss anything that needs to be immediately discussed but which may not have been on the agenda.
最为重要的是要遵循会议日程安排。会议结束时，给与会者一点额外时间，来商榷没有列在会议议程中、却需立即讨论的事情。

agenda 美[əˈdʒendə]英[əˈdʒendə] n. 议程表，议事日程;议题;
spend 美[spend]英[spend] v. 花钱;消耗; n. 花费;
extra 美[ˈekstrə]英[ˈekstrə] adj. 额外的;费用另计的; n. 额外费用;附加物;群众演员; adv. 格外，特别;
participants 美[pɑ'tɪsɪpənts]英[pɑ:'tɪsɪpənts] n. 参加者，参与者;参加者，参与者( participant的名词复数 ); adj. 有份的，参与的;

Always ask the participants questions so that they can speak their minds and keep them interested. Remember that a good meeting is a two-way communication. Be open to everyone’s opinion, ideas, and suggestions. Don’t forget to thank them for the ideas they present.
总是向与会者提出问题便于他们畅所欲言且感兴趣。切记一次成功的会议是双向交流。要对每个人的观点、想法、建议等敞开大门。不要忘记对提出想法建议的人表示感谢。

two-way 美[ˈtuˈwe]英[ˈtu:ˈweɪ] adj. 双向的;（电路等）双路的;相互的;双轨;
communication 美[kəˌmjuːnɪˈkeɪʃn]英[kəˌmjuːnɪˈkeɪʃn] n. 表达，交际;通信（系统）;消息;
opinion 美[əˈpɪnjən]英[əˈpɪnjən] n. 意见;信仰;专家意见;
suggestions 英[sə'dʒestʃənz] n. 建议( suggestion的名词复数 );暗示;细微的迹象;使人作（尤其是不好的事情的）推测的理由;
present adj. n.美[ˈpreznt]英[ˈpreznt]v.美[prɪˈzent]英[prɪˈzent] adj. 现在的，目前的;现在时的;出席的，在场的;包含于…的; n. 现在;礼物; v. 颁发，呈递;带来，导致;（机会或问题）产生;展示，呈现;描述;表现;出席;主持;上演;引见;

And finally, close the meeting with everyone knowing what is expected of them and what they should do for the following weeks. Then, send out meeting minutes within a few days, while everyone still remembers the points.
最后，会议结束时要让每个人都清楚自己的职责所在，并明白接下来几个星期的具体任务。随后，在每个人还记得会议要点时将会议记录发送出去。

expect of 美[ɪkˈspɛkt ʌv]英[iksˈpekt ɔv] 对（某人）寄予…的期待， 指望（某人）…;

Writing

Unit 6 Arranging Schedules 日程安排

arranging 美[ə'reɪndʒɪŋ]英[ə'reɪndʒɪŋ] v. 安排，准备( arrange的现在分词 );把…（系统地）分类;整理;改编（剧本等）;

Guidance 导航

1.Book a flight ticket 预订机票

2.Make a telephone call 拨打电话

3.Answer a telephone call 接听电话

4.Write an itinerary 写行程单
itinerary 美[aɪˈtɪnəreri]英[aɪˈtɪnərəri] n. 旅程，路线;旅行日程;旅行指南;旅行日记;

Listening and Speaking 1

Skills: 如何询问日程安排。

Melinda is asked to visit a community. She is making a call to the community office to ask about the schedule.
（梅琳达被要求去访问一个社区。她正给社区办公室打电话询问日程安排。）

A: Maizidian Community Center. Can I help you?
安 迪: 麦子店社区中心，有什么需要帮助吗？

M: Hello. This is Melinda speaking from Qiaoxiang Community Center,Shenzhen. I’m calling for the arrangement of the visit next month.
梅琳达： 你好。我是深圳侨香社区中心的梅琳达。我打电话是想咨询下个月访问的安排。

arrangement 美[əˈreɪndʒmənt]英[əˈreɪndʒmənt] n. 安排;筹划;布置;商定;协议;整理;改编乐曲;

A: Let me see. From 9:30 a.m. to 11:00 a.m. on the first day,20th December,there will be a brief introduction about our community and a presentation about community construction.
安 迪: 我看一下，第一天，12月20日上午9:30至11:00，有关于我们社区的简要介绍和社区建设报告。

december 美[dɪˈsembər]英[dɪˈsembə(r)] n. 十二月;
introduction 美[ˌɪntrəˈdʌkʃn]英[ˌɪntrəˈdʌkʃn] n. 采用;新引用的事物;介绍;初次经历;引言;入门书;外来品;前奏;
presentation 美[ˌpriːzenˈteɪʃn]英[ˌpreznˈteɪʃn] n. 授予;提出…的方式;颁奖仪式;介绍;表演;胎儿产式;
construct 美[kənˈstrʌkt , ˈkɑːnstrʌkt]英[kənˈstrʌkt , ˈkɒnstrʌkt] v. 建筑;组成;绘制; n. 构想;结构体;建筑物;

M: That’s great. How about the afternoon?
梅琳达： 太好了,那下午呢？

A: From 2:30 p.m. to 4:00 p.m.,there will be a group discussion on how to improve the community services.
安 迪: 下午2:30至4:00将安排关于提升社区服务水平的小组讨论。

improve 美[ɪmˈpruːv]英[ɪmˈpruːv] v. 改进;提高;康复;超过;

M: That sounds interesting. Then,what’s planned for the second morning?
梅琳达： 听起来很有意思。那么，第二天早上是怎么计划的？

A: Err… Some visits to the community library,learning center and health service center. Everything ends at 11:00 a.m.
安 迪: 呃……是参观社区图书馆、学习中心和卫生服务中心。上午11点结束所有活动。

M: It sounds great! Thank you very much.
梅琳达： 听起来很不错！非常感谢！

A: You’re welcome. If there is any problem,please let us know.
安 迪: 你太客气了。再有什么问题，请告知我们。

M: You’re so kind.
梅琳达： 太感谢你了！

Workplace tip 工作场所提示

• Speak clearly,slowly and in a cheerful,professional（职业的）voice.
•说话清晰、缓慢、愉快、专业(职业的）嗓音

cheerful 美[ˈtʃɪrfl]英[ˈtʃɪəfl] 高兴的，兴高采烈的;
professional 美[prəˈfeʃənl]英[prəˈfeʃənl] adj. 专业的;职业的;非业余的; n. 专业人士;内行;

• Do not eat or chew gum（口香糖）while talking on the telephone.
•不要吃东西或嚼口香糖(口香糖）一边打电话。

chew 美[tʃuː]英[tʃuː] v. 咀嚼，嚼碎;（因紧张）咬; n. 口香糖;

• If someone walks into your office while you’re talking on the telephone,ask the caller if you may put him/her on hold briefly. Depress the HOLD button.
•如果有人在你打电话时走进你的办公室，问打电话的人你是否可以让他/她暂时挂断。按下保持按钮。

briefly 美[ˈbriːfli]英[ˈbriːfli] adv. 短暂地;简单地;简略地;略略;

• Address the caller properly by his or her title. Address familiar caller by his or her first name.
•正确称呼来电者的头衔。称呼熟悉的来电者的名字。

properly 美[ˈprɑːpərli]英[ˈprɒpəli] adv. 正确地;得体地;完全地;真正地;

• Do not use slang words（俚语）or poor language. Respond clearly with “ yes ” or “ no ” when speaking.
•不要使用俚语(俚语）或者语言不好。说话时要明确回答“是”或“否”。

slang 美[slæŋ]英[slæŋ] n. 俚语;黑话;

• Be patient and helpful. Never act rude to the caller.
•要有耐心，乐于助人。千万不要对打电话的人无礼。

patient 美[ˈpeɪʃnt]英[ˈpeɪʃnt] n. 病人，患者; adj. 有耐心的，能忍耐的;
act to 美[ækt tu]英[ækt tu:] 对待;
rude 美[ruːd]英[ruːd] adj. 粗鲁的;下流的;突然的;简陋的;

• Return to the caller and complete the call as soon as possible.
•尽快回复来电者并完成通话。

complete 美[kəmˈpliːt]英[kəmˈpliːt] adj. 完全的，完整的;包含;齐全的，全部的;完成的;全能的; v. 使齐全;结束;完成;填写(表格等);

Listening and Speaking 2

Skills: 学习如何预订机票。

Merlinda calls a travel agency to make reservations for two return tickets.
（梅琳达给旅行社打电话预定两张往返机票。）

travel agency 美[ˈtrævəl ˈedʒənsi]英[ˈtrævəl ˈeidʒənsi] n. 旅行社;
reservations 美[rezə'veɪʃnz]英[rezə'veɪʃnz] n. [法律]（权益等的）保留( reservation的名词复数 );预订;保留地;保留意见;

R: Hello. Sky Travel Agency. May I help you?
接待员: 你好,这里是天空旅行社，有什么需要帮助吗？

M: Yes, I’d like to make reservations to Beijing on the flight ZH8147 at 6:00 p.m. on December 19th.
梅琳达： 是的，我想预定12月19日下午6点飞往北京的ZH8147航班。

december 美[dɪˈsembər]英[dɪˈsembə(r)] n. 十二月;

R: May I have your names please?
接待员: 请告知我姓名。

M: Melinda Smith and Helen Clinton.
梅琳达： 史密斯 ▪梅琳达和克林顿▪海伦。

R: Do you want to fly first or economy class?
接待员: 您是乘坐头等舱还是经济舱?

economy 美[ɪˈkɑːnəmi]英[ɪˈkɒnəmi] n. 经济;经济制度;节约;
economy class 美[ɪˈkɑnəmi klæs]英[iˈkɔnəmi klɑ:s] n. （客机之）经济舱位，二等舱位;

M: Economy, please.
梅琳达： 经济舱，谢谢。

R: Ok. We still have seats on that flight. Will this be a one way trip?
接待员: 好的，还有座位。您是订单程的吗？

M: No, round trip back to Shenzhen on the evening of December 21st .
梅琳达： 不是，12月21日晚上返回到深圳。

R: Let me check…Only CZ3142 is available.
接待员: 让我查查……只有CZ3142航班有票。

available 美[əˈveɪləbl]英[əˈveɪləbl] adj. 可用的，可获得的;有空的;

M: Then what is the exact air fare?
梅琳达： 票价是多少？

exact 美[ɪɡˈzækt]英[ɪɡˈzækt] adj. 精确的;确切的;严谨的; v. 勒索，迫使;对…有害;
fare 美[fer]英[feə(r)] n. 车费，票价;餐点;出租车乘客; v. 进展，成功;

R: Two return tickets from Shenzhen to Beijing are RMB 8,100. Would you confirm the seats?
接待员: 两张从深圳到北京的往返机票,人民币8100元。您能确定座位吗？

M: Sure.
梅琳达： 可以。

R: Anything else I can do for you?
接待员: 还有其它什么需要帮助的吗？

M: That’s all. Thank you!
梅琳达： 没有了，谢谢！

Reading 1

Skills：了解守时的重要性和守时技巧。

Being a Punctual Person
做一个守时的人

punctual 美[ˈpʌŋktʃuəl]英[ˈpʌŋktʃuəl] adj. 准时的，守时的;

Do you seem to be late for work or school a lot? Being on time is very important for personal success! Learn to improve your chances for success with these tips for being right on time — all the time!
你是不是经常上班或上学迟到？守时对一个人的成功非常重要。掌握这些守时技巧，增加你获得成功的机会。

seem to be [] 看来，好像;
improve 美[ɪmˈpruːv]英[ɪmˈpruːv] v. 改进;提高;康复;超过;

To be punctual means to do what you should do on time. Being a punctual person, one should:
守时就是要按时做该做的事。做一个守时的人，应该做到：

Recognize time. Keep your watch exact. It may be helpful to set your watch just two minutes ahead. Keep a clock, phone, computer or anything that shows time in each room of your house.
重视时间。保证你的手表时间准确。只要把你的手表设定提前两分钟或许是有益的。家里每个房间都要有时钟、电话、计算机或者其他能显示时间的物品。

recognize 美[ˈrekəɡnaɪz]英[ˈrekəɡnaɪz] vt. 认出;识别;承认; vi. 承认，确认;[法律]具结，立保证书;
exact 美[ɪɡˈzækt]英[ɪɡˈzækt] adj. 精确的;确切的;严谨的; v. 勒索，迫使;对…有害;
ahead 美[əˈhed]英[əˈhed] adv. 在前面，向前;将来;事前，提前;占优势，领先;

Wake up when you need to. If you have difficulty with this, place your alarm clock somewhere that you cannot reach from your bed; that way, you have to get up to turn it off. If you can’t get out of bed on time, you may be going to bed too late. Try sleeping earlier to allow yourself at least 7 hours’sleep.
有需要时，要能够按时醒来。如果有难度，就将闹钟放在从床上够不着的地方；这样，你就得起来关掉它。如果你不能按时起床，可能是你睡得太晚了。试着早点睡，保证自己至少7个小时的睡眠。

difficulty 美[ˈdɪfɪkəlti]英[ˈdɪfɪkəlti] n. 难题;困难（程度），辛苦;
alarm clock 美[əˈlɑrm klɑk]英[əˈlɑ:m klɔk] n. 闹钟;
reach 美[riːtʃ]英[riːtʃ] v. 到达;实现，达到;引起注意;伸手，够得着;联系; n. 臂展;影响范围;河段;边远地区;领域;

Insist on being 15 minutes early for everything. If you have to be at work at 8:00, tell yourself “ I have to be at work at 7:45 ” . If you do this, you will be on time even with a slight traffic jam. You can talk with others who are early, and that will make you happy before work!
在任何场合，都要坚持提前15分钟就位。如果你8点上班，告诉自己：“我必须在7点45上班”。 如果这样做，即使有点交通堵塞，你也会准时的。你可以和早来的人聊聊天，这样上班之前你会心情不错。

insist on 美[ɪnˈsɪst ɑːn]英[ɪnˈsɪst ɒn] 坚决要求;
slight 美[slaɪt]英[slaɪt] adj. 轻微的;瘦小的;不足道的; n. 冷落; v. 轻视;
traffic jam 美[ˈtræfɪk dʒæm]英[ˈtræfɪk dʒæm] 交通堵塞;

Reading 2

Skills：商务行程表的内容及作用。

A Business Itinerary
商务旅行

itinerary 英 /aɪˈtɪnərəri/ 美 /aɪˈtɪnəreri/ n. 行程;旅行日程 adj. 巡回的;旅行的;巡回中的

A business itinerary is written for business trips, which should include everything from travel arrangements to hotel information and business meetings.
商务行程表是为商务旅程制定的，它应该包括行程安排、酒店和商务会议等各方面的信息。

arrangements 美[ə'rendʒmənts]英[ə'rendʒmənts] n. 安排( arrangement的名词复数 );布置好的东西;约定;安排方式;

Give travel arrangements in detail. The travel arrangements should include phone numbers, directions, departure time, where to check in, taxi information and the address of any planned stop.
给出详细的行程安排，行程安排应包括电话号码、路线、出发时间，入住地点、出租车信息和任何计划停留的地方。

departure time 美[dɪˈpɑrtʃɚ taɪm]英[diˈpɑ:tʃə taim] 出发时间，撤离时间，起飞时刻;
check in 美[tʃɛk ɪn]英[tʃek in] (在旅馆、机场等) 登记;

Provide complete hotel information. This includes the room number, directions to the hotel, check-in and check-out times, as well as information about any services the hotel provides.
提供完整的酒店信息，这些信息不但包括酒店提供的各种服务项目，而且还包括房间号码、到达酒店的路线、入住和退房时间等。

provide 美[prəˈvaɪd]英[prəˈvaɪd] v. 提供;规定;
complete 美[kəmˈpliːt]英[kəmˈpliːt] adj. 完全的，完整的;包含;齐全的，全部的;完成的;全能的; v. 使齐全;结束;完成;填写(表格等);

List information for any meetings you are going to attend. It includes the name of the organization, time, address, and a contact name and number. Remember to write down any special information you may need to bring to each meeting. It can help prevent you from forgetting something important, such as presentations, sample products or contracts.
列出要参加会议的所有信息，包括主办方的名称、会议时间、地点、联系人姓名和号码。记住要写下你开会需要携带的特别资料。它可以防止你忘记一些重要的东西，如演示文稿、产品样品或合同。

attend 美[əˈtend]英[əˈtend] v. 出席，参加;经常去（某地）;看护;伴随;专心;
presentations 英[,prizɛn'teʃən] n. 介绍( presentation的名词复数 );报告;提供;展示会;
contracts 美[ 'kɑntrækt]英['kɒntrækts] n. 契约( contract的名词复数 );婚约;[法律]契约法;行贿;

Write a suggested restaurant list that gives several choices for lunch and dinner. Select restaurants near where you will be attending meetings or stopping.
把可供参考的餐馆列成一个名单，作为午餐和晚餐的几种选择。所选餐馆应该在会议或停留地的附近。

suggested 美[sə'dʒestɪd]英[sə'dʒestɪd] adj. 暗示的; v. 建议( suggest的过去式和过去分词 );暗示;使想起;启示;
restaurant 美[ˈres.tə.rɑːnt]英[ˈrestrɒnt] n. 饭店，餐馆;
several 美[ˈsevrəl]英[ˈsevrəl] det. 几个;数个;一些; adj. 各自的;分别的;
choices 美['tʃɔɪsɪs]英['tʃɔɪsɪs] n. 选择( choice的名词复数 );挑选;供选择的东西;入选者;

Unit 7 keeping Files 保存文件

Guidance 导航

1.Talk about file management 谈论文档管理

2.Ask for instructions 询问指令

3.Give explanations 解释说明

4.Write memos 写备忘录

Listening and Speaking 1

Skill：学会谈论文件归档。

Melinda is back to work after her illness. She talks with her boss about filing the documents.
（梅琳达病好后回来工作。她和老板讨论有关文件归档的问题。）

illness 英 /ˈɪlnəs/ 美 /ˈɪlnəs/ n. 疾病;(身体或精神上的)病;患病期 复数： illnesses 记忆技巧：ill adj.生病的 + -ness 性质,状态等

filing 英 /ˈfaɪlɪŋ/ 美 /ˈfaɪlɪŋ/ n. 归档;存档;锉屑;归档记录;存档档案 v. 提出(申请);发送(报道给报社);把(文件等)归档;提起(诉讼);送交(备案) file的现在分词

M: May I come in?
梅琳达： 可以进来吗？

G: Come in, please.
乔治： 请进。

M: Sorry, you asked me to do the filing yesterday, but I wasn’t at work because I was sick.
梅琳达： 抱歉，昨天您要求我做归档工作，但我生病没有上班。

G: I’m sorry to hear that. Are you all right now?
乔治： 听到你生病我很难过，现在好些了吗？

M: I am much better, thanks.
梅琳达： 我好多了，谢谢。

G: That’s great. Speaking of filing, could you file the reports for me?
乔治： 太好了。说到归档，你能帮我把这些报告归档吗？

M: Oh, yes. Would you like me to file them in alphabetical order?
梅琳达： 噢，好的。您是要我按照字母顺序归档吗？

alphabetical 美[ˌælfəˈbetɪkl]英[ˌælfəˈbetɪkl] adj. 按字母顺序的;字母（表）的;
order 美[ˈɔːrdər]英[ˈɔːdə(r)] n. 次序;条理;治安;命令;订货;点菜;付款指令;秩序;阶层;（生物）目;修会;授勋的人;勋章;社团;汇票; v. 命令;订货;点菜;组织;

G: No, please file them in numerical order.
乔治： 不，请按照数字顺序归档。

numerical 美[nuːˈmerɪkl]英[njuːˈmerɪkl] adj. 数字的，用数字表示的，数值的;

M: I see. I’ll make a list of all the documents on this file. Shall I finish them this afternoon?
梅琳达： 我明白了，我会把文件夹里所有文档都列出清单。今天下午完成可以吗？

G: Yes. The sooner, the better. I need the reports this afternoon.
乔治： 好的，越快越好。我今天下午要用这些报告。

M: OK. I’ll begin to organize them right now.
梅琳达： 好的，我马上开始整理。

organize 美[ˈɔːrɡənaɪz]英[ˈɔːɡənaɪz] v. 组织;安排;规划;建立组织;

G: Thank you.
乔治： 谢谢。

Listening and Speaking 2

Skill：了解文档如何存放。

Melinda and Helen are talking about “pigeon holes” for storing files.
（梅琳达和海伦正讨论用于储存文件的文件架上的小间隔。）

pigeon 美[ˈpɪdʒɪn]英[ˈpɪdʒɪn] n. 鸽子;
holes 美[hoʊlz]英[həʊlz] n. 洞( hole的名词复数 );球洞;破洞;洞穴;

M: Helen, what would you call this equipment?
梅琳达： 海伦，你管这个设备叫什么？

equipment 美[ɪˈkwɪpmənt]英[ɪˈkwɪpmənt] n. 设备;配备;

H: We call it“ pigeon holes ”.
海伦： 我们称它为“鸽子洞”。

M: Pigeon holes? It sounds like a nest for pigeons.
梅琳达： 鸽子洞？听起来像鸽子窝。

nest 美[nest]英[nest] n. 巢;安乐窝;窝点;一套物件; v. 筑巢;嵌套信息;

H: It has nothing to do with pigeons actually. We can’t have pigeons at offices, can we?
海伦： 实际上，它与鸽子没有任何关系。我们不能在办公室里养鸽子，是吧？

actually 美[ˈæktʃuəli]英[ˈæktʃuəli] adv. 的确，事实上;（口语）说实在的;

M: Thank you for your explanation. But I still don’t quite understand what it is for?
梅琳达： 谢谢您的解释，但我还是不太明白它用来做什么的。

explanation 美[ˌekspləˈneɪʃn]英[ˌekspləˈneɪʃn] n. 解释，说明;理由;阐述;
quite 美[kwaɪt]英[kwaɪt] adv. 很，相当;非常;的确;确实如此;

H: It’s used to store files. It helps to keep files in a systematic way.
海伦： 它是用来储存文件的，帮我们分门别类保存文件。

store 美[stɔːr]英[stɔː(r)] n. 百货商店;备用物;仓库; v. 保存;记忆;
systematic 美[ˌsɪstəˈmætɪk]英[ˌsɪstəˈmætɪk] adj. 有系统的，有规则的;有条不紊的;有步骤的;一贯的，惯常的;

M: I see now. Every pigeon hole is for a particular folder, isn’t it?
梅琳达： 我现在明白了。它上面的每小间隔放一个特定文件夹，是吧？

particular 美[pərˈtɪkjələr]英[pəˈtɪkjələ(r)] adj. 特定的;特殊的;格外的;挑剔的; n. 细节;详细资料;
folder 美[ˈfoʊldə(r)]英[ˈfəʊldə(r)] n. 文件夹;折叠机;折叠式印刷品;

H: Usually it is, so every folder should be clearly named.
海伦： 通常是这样的，所以每个文件夹都要被清楚命名。

M: But what if the papers are no longer in current use?
梅琳达： 但如果这些文档暂时不使用怎么办呢？

no longer 美[noʊ ˈlɔŋgər]英[nəʊ ˈlɒŋgə] 不再;

H: Oh, if you don’t use the folders very often, you can remove them to long-term storage.
海伦： 哦，如果你不经常用这些文件夹，可以把他们移到长期储存处。

M: Exactly. I don’t like to see them on my desk either.
梅琳达： 确实。我也不喜欢看它们堆在我桌上。

exactly 美[ɪɡˈzæktli]英[ɪɡˈzæktli] adv. 精确地，确切地;正是如此；完全正确;（要求得到更多信息）究竟，到底;

Reading 1

Skills：了解电子存档的优势。

E-Filing
电子存档

Very often, office workers need to store and find files quickly. As computers are commonly used almost in every office nowadays, people are using more and more electronic files. A lot of hard and boring work done by hand in the past can now be dealt with by computers at fast speeds.
办公室职员经常需要快速的存储和查找文件。现如今， 随着计算机在办公室的广泛应用，人们越来越多地使用电子文档。过去需要手工完成的大量繁杂枯燥工作，现在可以由计算机来快速处理。

commonly 美[ˈkɑmənli]英[ˈkɒmənli] adv. 通常地;一般地;平凡地;粗俗地;

almost 美[ˈɔːlmoʊst]英[ˈɔːlməʊst] adv. 几乎，差不多;

boring 英 /ˈbɔːrɪŋ/ 美 /ˈbɔːrɪŋ/ adj. 没趣的;令人厌倦(或厌烦)的 v. (尤指因啰唆)使厌烦;钻，凿，挖(长而深的洞);盯着看 bore的现在分词 n. 钻孔;钻屑

in the past 美[ɪn ði pæst]英[in ðə pɑːst] 在过去;以往;平昔;往昔;

speeds [spi:dz] n. 速度( speed的名词复数 );快速;快门速度;感光度; v. 急行，加速( speed的第三人称单数 );超速行驶;快速运送;加速，促进;

dealt 美[dɛlt]英[delt] v. [牌戏]分( deal的过去式和过去分词 );分配;经营;施予;

There are different pieces of software to deal with electronic files. The most popular software so far is Microsoft Office 2010（with Word, Excel and other tools）or its higher version. People use Word 2010 to process text and use Excel 2010 to process data, and have improved work effectiveness and efficiency.
处理电子文档，有很多不同的软件。迄今为止最受欢迎的软件是微软Office 2010（包括Word，Excel和其他工具）或其更高的版本。人们用Word 2010来处理文本，用Excel 2010来处理数据，大大提高了工作效率。

so far 美[soʊ fɑːr]英[səʊ fɑː(r)] 到目前为止，迄今为止;
effectiveness 美[əˈfɛktɪvnɪs]英[ɪˌfek'tɪvnɪs] n. 有效，有力;有效性;效益;效用;
efficiency 美[ɪˈfɪʃnsi]英[ɪˈfɪʃnsi] n. 效率;〈物〉功率;

Although the use of electronic filing is also an important step to paperless management, for some offices, very important documents are also kept as “ hard copies ” because people sometimes may need to sign their names in the “ hard copies ”.
尽管使用电子文档是推进无纸化办公的重要一步，但有一些非常重要的文件需要在纸质版本上签字，还是需要保存纸质文件。

although 美[ɔːlˈðoʊ]英[ɔːlˈðəʊ] conj. 虽然;尽管;然而;
filing 美[ˈfaɪlɪŋ]英[ˈfaɪlɪŋ] n. 整理成档案，文件归档，锉; v. 提出（离婚诉讼或其他讼案）( file的现在分词 );把…归档;用锉锉;（法院或其它行政机关）定案;
sign 美[saɪn]英[saɪn] n. 迹象;招牌;手势;符号; v. 签字;和…签约;打手势;

Reading 2

Skills：掌握文档管理的技巧。

File Management Tips
文件管理的一些建议

If you want to manage your files quickly and easily, the following tips might be helpful.
如果你想快速并轻松地管理你的文档，以下建议也许有用。

• Use common names. Label your files and folders with names which can be found easily such as district names and school names.
使用通用的名字。给档案和文件夹贴上能让人容易找到的标签，比如地区名和学校名。

district 美[ˈdɪstrɪkt]英[ˈdɪstrɪkt] n. 地区;行政区;

• Use thumbnails. Search through folders in thumbnail view, then you can have a quick view of the data types and it is more easily recognizable.
利用缩略图。在缩略图视图中搜索文件夹，你能快速查看数据类型且更清晰可辨。

thumbnails [ˈθʌmˌneɪlz] n. 拇指甲，极小的东西( thumbnail的名词复数 );
recognizable 美[ ˈrekəɡnaɪzəbl]英[ˌrekəɡˈnaɪzəbl] adj. 可识别的;可认识的;可承认的;

• Don’t save unnecessary files. Sometimes, you really don’t need to keep everything you read in your folder.
不存储不必要文档。有时，你真不必把在文件夹里所看到的一切都保存下来。

• One thing, one file. You may have done many things every day. You need to put the things which are similar together in a folder.
每件事一个档案。也许你每天做了很多事，你需要把类似的事情整理到一个文件夹里。

similar 美[ˈsɪmələr]英[ˈsɪmələ(r)] adj. 类似的;

• Keep files in date order. Use a date in the file name. For example, the file name of “ teaching staff name list 2013 ” means the name list of the teaching staff is sorted out in 2013 .
按照时间顺序保存文件。在文件名中使用日期，例如，名为“2013教职工名单”文档就是在2013年整理出来的教职工人员名单。

Building effective document management is just the first step in filing. One should recheck and reorganize documents from a certain period of time in order to make sure they are in the right place.
建立有效的文档管理只是归档的第一步，为确保文档存放正确，每隔一段时间，都应该对文档再进行检查与整理。

Unit 8 Publishing Information

Guidance

1.Ask for help and respond to it 寻求帮助以及回应

2.Offer help 主动提供帮助

3.Sequence a series of instructions 将指令排序
sequence 美[ˈsiːkwəns]英[ˈsiːkwəns] n. [数]数列，序列;顺序;连续;片断插曲; vt. 使按顺序排列，安排顺序;[生化]确定…的顺序，确定…的化学结构序列;
4.Write an e-mail 写电子邮件

Listening and Speaking 1

Skill：掌握不同渠道发布信息的优缺点。

microblog 微博 bulletin board 布告栏 poster 海报 OA system OA（办公自动化）系统 WeChat platform 微信平台 E-mail 电子邮件 memo 备忘录 website 网站

Melinda and Helen are talking about the advantages and disadvantages of different ways of publishing information.
（梅琳达和海伦正在讨论发布信息不同途径的优缺点。）

advantages 美[ədˈvæntɪdʒɪz]英[ədˈvɑːntɪdʒɪz] n. 有利条件( advantage的名词复数 );益处;优越（性）;处于支配地位;
disadvantages 美[ ,dɪsəd'væntɪdʒs]英[,dɪsəd'væntɪdʒs] n. 不利，劣势，短处( disadvantage的名词复数 );

H: Hi, Melinda. How about the preparation for the health care lecture next week? Have you got it all ready?
海伦： 嗨，梅琳达。下周卫生保健讲座准备地怎么样？一切就绪了吗？

prepare for 美[prɪˈpɛr fɔr]英[priˈpɛə fɔ:] （使）为…作准备;（使）对…有思想准备;
health care 美[ˈhelθ ker]英[ˈhelθ keə(r)] 医疗保健;
lecture 美[ˈlektʃər]英[ˈlektʃə(r)] n. 讲座;教训; v. 作演讲;训诫;

M: Well, I have been following it up these days. I hope more people in our community know this activity. Do you have any suggestions?
梅琳达： 哦，这几天我一直在准备。我希望我们社区更多的人了解这个活动。你有什么建议吗？

activity 美[ækˈtɪvəti]英[ækˈtɪvəti] n. 活动，行动;活跃;
suggestions 英[sə'dʒestʃənz] n. 建议( suggestion的名词复数 );暗示;细微的迹象;使人作（尤其是不好的事情的）推测的理由;

H: You can publish the information on our community website. People here browse the site quite frequently and they will notice the lecture.
海伦： 你可以在我们社区网站上发布这个信息。这儿的人们经常浏览这个网站，他们会注意到这个讲座。

browse 美[braʊz]英[braʊz] v. （在商店里）随便看;翻阅，浏览（信息）;（动物）吃草;
frequently 美[ˈfriːkwəntli]英[ˈfriːkwəntli] adv. 频繁地，经常;

M: Yes, putting things online is usually a very easy and convenient way to publish news.
梅琳达： 对，网上发布信息通常又简单又便捷。

convenient 美[kənˈviːniənt]英[kənˈviːniənt] adj. 实用的;方便的;附近的;省事的;

H: You can also print some posters and send to our residents’houses.
海伦： 你也可以印一些海报送到居民家中。

residents 美['rezɪdənts]英['rezɪdənts] n. 居民( resident的名词复数 );（旅馆的）住宿者;

M: Sounds good. But it costs a lot of money. I think I should put a notice on each bulletin board in our community.
梅琳达： 听起来不错,但是得花很多钱。我想我应该在我们社区的每一个布告栏上都张贴一则通知。

bulletin board 美[ˈbʊlɪtn bɔrd]英[ˈbulitin bɔ:d] n. （电子）公告牌;

costs 美['kɒsts]英['kɒsts] n. 讼费，诉讼费用;不惜任何代价;价钱( cost的名词复数 );花费;牺牲;[用复数][法律]诉讼费（尤指判处败方偿付胜方的诉讼费用）; v. 价钱为，花费( cost的第三人称单数 );估计成本;付出（代价）;估价;

H: That would be much cheaper and practical.
海伦： 那样更便宜也更实用。

cheaper 美['tʃipər]英['tʃi:pər] adj. 廉价的( cheap的比较级 );低俗的;劣质的;收费低廉的;

practical 美[ˈpræktɪkl]英[ˈpræktɪkl] adj. 实际的;务实的;可行的;有用的;明智的;心灵手巧的;实际上的; n. 实验课;

M: By the way, I hope all the staff could attend the lecture. Do you think I should inform them on the phone or by email?
梅琳达： 顺便提一下，我希望所有员工都能参加这个讲座。你觉得我应该打电话还是发邮件通知他们呢？

H: Well, talking on the phone is more personal and interactive than sending information by e-mail. Anyway, it’s not compulsory.
海伦： 呃,电话通知比发电子邮件更人性化，更具有互动性。不管怎么说，这不是强制的。

M: Thanks a lot for your advice, Helen.
梅琳达： 多谢你的建议，海伦。

H: Anytime.
海伦： 不用谢。

Listening and Speaking 2

Skill：如何在OA上发布消息。

Melinda consults Wendy about the requirements and flow of publishing the information in the OA system.
（梅琳达在向温迪咨询在OA（办公自动化）系统上发布信息的要求和流程。）

consults [kənˈsʌlts] v. 商议，商量( consult的第三人称单数 );请教;翻阅;求教于;

M: Hi, Wendy, Could you please give me a hand?
梅琳达： 你好，温迪，你能帮我个忙吗？

W: Sure, what’s the matter?
温迪： 当然可以，什么事？

M: I have no idea of how to use my OA account.
梅琳达： 我不知道怎样使用我的OA 账号

W: That’s easy. First, you have to log on.
温迪： 很简单，你要先登录。

M: Oh, here, I’m required to enter the user name and password.
梅琳达： 哦，在这儿，要求我输入用户名和密码。

W: Your user name is your given name, and the original password is six sixes. You can change the password whenever you want to.
温迪： 听起来不错,你的用户名是你的名字，初始密码是6个6。你可以根据自己的需要随时修改密码。

original 美[əˈrɪdʒənl]英[əˈrɪdʒənl] adj. 最初的;独创的;原作的; n. 原件，原稿;独特的人;

M: You mean my user name is Melinda, am I right?
梅琳达： 你意思是说我的用户名是梅琳达，对吗？

W: Yes. You will have entered another operation interface as soon as you finish this step.
温迪： 是的。完成这一步之后你就进入另一个操作界面。

M: Yes, I got it. And then, how can I publish some information?
梅琳达： 好，我明白了。然后我怎么发信息呢？

W: Look here, you click “publish information”. Now all you need to do is fill in each entry and then click “ send ” .
温迪： 看这里，你点击“发送信息”键。现在你需要做的就是填写好每个条目，然后点击“发送”键。

M: It’s not that difficult. Thank you, Wendy.
梅琳达： 也没有那么难。谢谢你，温迪。

W: You’re welcome.
温迪： 不客气。

Reading 1

Skills：了解电子邮件的优点。

Advantages of E-mail Message
电子邮件的优点

advantages 美[ədˈvæntɪdʒɪz]英[ədˈvɑːntɪdʒɪz] n. 有利条件( advantage的名词复数 );益处;优越（性）;处于支配地位;

As more workers have their own personal computers at work, e-mails are beginning to take over formal memo writing in many companies. E-mail messages are written, sent, and usually read on a computer screen.
在工作中使用计算机的人越来越多，很多公司里电子邮件开始替代正式备忘录。人们通常在电脑屏幕上编辑、发送和读取电子邮件。

take over 美[teɪk ˈoʊvər]英[teɪk ˈəʊvə(r)] 接管;继承;接收;
formal 美[ˈfɔːrml]英[ˈfɔːml] adj. 正式的;正规的;方式上的;整齐的;
memo 美[ˈmemoʊ]英[ˈmeməʊ] n. 备忘录;（美）内部通知;

There are several advantages in sending e-mail messages.
发送电子邮件有很多优点。

E-mails can be sent readily to anyone listed in your address book, a feature that lets you store frequently used e-mail addresses. Messages can be sent to as many people as you want with a simple click on the “send” button. Whether long or short, documents can be sent in seconds.
电子邮件能够让你轻松地把邮件发送给通讯录里的任何人，通讯录功能可以帮你储存常用邮箱地址。只要点击一下“发送”键，邮件就会被发送到你想要发送的所有人。无论内容是长是短，在几秒钟内文件就会被发送出去。

readily 美[ˈredɪli]英[ˈredɪli] adv. 乐意地;快捷地;轻而易举地;便利地;容易地;
frequently 美[ˈfriːkwəntli]英[ˈfriːkwəntli] adv. 频繁地，经常;
feature 美[ˈfiːtʃər]英[ˈfiːtʃə(r)] n. 特征;五官;特写;正片，故事片; v. 以…为特征;由…主演;以…为主要内容;占重要地位;
simple 美[ˈsɪmpl]英[ˈsɪmpl] adj. 简单的;单纯的;朴素的;

Messages are sent in real time, and the receivers can read an e-mail any time anywhere they log on an e-mail account. It doesn’t matter whether the receivers are sitting before the computer screen or not while you write the e-mail. The messages are always held in an electronic mailbox.
信息是实时发送的，收件人可以在任何时间、在任何能登陆电子邮件账号的地方读取邮件。当你写邮件时，收件人是否坐在电脑屏幕前没有关系。信件总是会保存在电子邮箱里。

You can also attach files in your e-mails. Documents from other software programs can be attached to the e-mail message.
你也可以在邮件里添加附件。来自其他软件程序的文件也可以作为附件被发送。

attach 美[əˈtætʃ]英[əˈtætʃ] v. 把…固定;附上，附加;缠着;重视;附属，赋予;有关系;

Once you are used to working with e-mails, it improves work efficiency a lot. Besides, it is relatively inexpensive
in the long run and it saves paper.
在工作中你一旦习惯了使用电子邮件，工作效率将大大提高。此外，从长远来看，电子邮件相对便宜而且还节省纸张。

efficiency 美[ɪˈfɪʃnsi]英[ɪˈfɪʃnsi] n. 效率;〈物〉功率;
besides 美[bɪˈsaɪdz]英[bɪˈsaɪdz] prep. 此外;除了; adv. 况且，再说;
relatively 美[ˈrelətɪvli]英[ˈrelətɪvli] adv. 关系上地;相对地;比较地;较比;
inexpensive 美[ˌɪnɪkˈspensɪv]英[ˌɪnɪkˈspensɪv] adj. 不贵的，便宜的;廉;贱;

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Skills：了解信息技术及其在商业管理中的应用。

Information Technology and Its Uses in Business Management
信息技术及其在商业管理中的应用

technology 美[tekˈnɑːlədʒi]英[tekˈnɒlədʒi] n. 科技;技术性机器;

Nowadays, information technology（IT）plays an important role in business management. Whatever business you are in, IT is definitely used in your management to a certain extent.
现如今，信息技术在商业管理中发挥着很重要的作用。无论你从事什么行业，在管理中都一定会不同程度地用到信息技术。

definitely 美[ˈdefɪnətli]英[ˈdefɪnətli] adv. 确定;明显地;明确地;
to a certain extent 美[tu ə ˈsɜːrtn ɪkˈstent]英[tu ə ˈsɜːtn ɪkˈstent] 在一定程度上;在某种程度上;

Computers are used in almost every aspect of businesses. You may use a computer to store data for your business, including your salary and tax records. You can take orders, buy goods, or even operate some businesses entirely online in the present e-marketing age. You can do your Internet marketing, or you can choose to learn a new set of IT skills to improve your management.
几乎每一个商业领域都在使用计算机。你可能会用电脑来储存包括你薪水、税务记录的商务数据。在当今电子商务营销时代，你可以完全在网上下订单、购买产品甚至在网上进行商业运作。你可以做网络营销,你也可以选择学习一套新的IT技能来改进你的管理。

aspect 英 /ˈæspekt/ 美 /ˈæspekt/ n. 方面;层面;（动词的）体（如表示动作等发生一次或多次、已完成或正在进行）;外观;方位;外表;朝向;样子
tax records 英 /tæks rɪˈkɔːdz/ 美 /tæks rɪˈkɔːrdz/ 税务记录;打税记录
entirely 美[ɪnˈtaɪərli]英[ɪnˈtaɪəli] adv. 全部地;彻底地;
e-marketing 英 /iː ˈmɑːkɪtɪŋ/ 美 /iː ˈmɑːrkɪtɪŋ/ n. 电子营销
present adj. n.美[ˈpreznt]英[ˈpreznt]v.美[prɪˈzent]英[prɪˈzent] adj. 现在的，目前的;现在时的;出席的，在场的;包含于…的; n. 现在;礼物; v. 颁发，呈递;带来，导致;（机会或问题）产生;展示，呈现;描述;表现;出席;主持;上演;引见;

The Internet is full of information to help you learn about new trends, techniques, software and human resources. Whether you learned business management by the book or by practical experience, you’ll need updates all of your life. You can watch free TED courses and other MOOCs nowadays. You can use online databases and websites to choose potential employees and deal with employee issues.
互联网有能够帮助你了解新趋势、新技术、新软件以及新人力资源的所有信息。无论是通过书本还是通过实践经验来学习商业管理，你都需要更新生活中的一切。如今你可以免费观看TED公开课和其他慕课。你可以使用在线数据库和网站来选择潜在的雇员并处理雇员问题。

trends 美[trendz]英[trendz] n. 趋势( trend的名词复数 );（海岸、河流、道路等的）走向;流行;时尚; v. 伸向( trend的第三人称单数 );趋向;倾向;使趋向;
techniques 美[tek'niks]英[tek'ni:ks] n. 技巧( technique的名词复数 );手法;技术;技能;
human resources [] 人力资源，人文资源，劳力资源;
practical 美[ˈpræktɪkl]英[ˈpræktɪkl] adj. 实际的;务实的;可行的;有用的;明智的;心灵手巧的;实际上的; n. 实验课;
experience 美[ɪkˈspɪriəns]英[ɪkˈspɪəriəns] n. 经验;经历;往事; v. 经历;感受;
courses 美['kɔsɪz]英['kɔ:sɪz] n. 课程，路线;前进( course的名词复数 );进程;课程;方针;
potential 美[pəˈtenʃl]英[pəˈtenʃl] adj. 潜在的; n. 潜力;可能性;

Communication through information technology, esp. mobile technology is becoming more and more effective in recent years. Emails, online BBS, video conferencing, QQ, WeChat and other tools make communication faster, more convenient, and most important of all, more efficient.
近几年，通过信息技术，尤其是移动技术来沟通正在变得越来越有效。电子邮件、在线BBS（电子公布栏）、视频会议、QQ、微信和其他工具使沟通变得更快捷、更方便，尤为重要的是，它变的更加高效。

communication 美[kəˌmjuːnɪˈkeɪʃn]英[kəˌmjuːnɪˈkeɪʃn] n. 表达，交际;通信（系统）;消息;
effective 美[ɪˈfektɪv]英[ɪˈfektɪv] adj. 有效的;实际的;起作用的;
recent 美[ˈriːsnt]英[ˈriːsnt] adj. 近来的;最新的;
conferencing 美[ˈkɑnfərənsɪŋ]英[ˈkɒnfərənsɪŋ] [计] 召开会议;
convenient 美[kənˈviːniənt]英[kənˈviːniənt] adj. 实用的;方便的;附近的;省事的;

Comprehensive Exercises 综合测试

Comprehensive Exercises 1

Comprehensive Exercises 2

Comprehensive Exercises 3