怎么用工作邮件？

当在工作中遇到需要不同项目组配合的场景，你一般会怎么做沟通呢？是在即时通信软件上发消息打电话甚至面聊，还是对同事说一句“你发封邮件给我吧，记得抄送我老板”？

虽然现在即时通信软件非常强大，但是在工作中，邮件并不是一个可有可无的东西，作为一个成熟的职场人，掌握工作邮件的一些技巧，是必不可少的，因为“邮件不是用来沟通的，它是用来撕扯和甩锅的”。

邮件的特性

邮件有三个重要特性：

• 异步交流：双方有足够的时间深思熟虑，准备邮件内容。
• 无法修改：邮件一旦发送，除非撤回，否则无法修改。
• 方便扩散：邮件有邮件组，在需要时可以把相关人员拉进来，你们看过超长的邮件loop吗？几十封邮件串在一起讨论一件事情。

邮件的本质

邮件是公司内部的合同！

邮件是公司内部的合同！

邮件是公司内部的合同！

重要的事情说三遍。

在工作中，邮件在不同的场合，会起到不同的作用：

1. 项目启动或者设计评审时，邮件起到了确认的作用。
2. 工作太多需要做优先级排序时，邮件起到了证据链的作用。
3. 当复杂项目运行过程中不同的项目组沟通进度时，邮件起到了沟通协调的作用。
4. 当有需求变更或者临时改动进来时，邮件起到了防止遗忘的作用。
5. 当技术升级或者大版本发布时，邮件起到了广而告之的作用。

虽然我们说邮件是用来撕扯和甩锅的，但这不是算计，而是负责。沟通过程中，我让对方发邮件，就是让对方好好思考之后，给出一个正式的需求，而不是拍脑袋来的。同时，我们发出的邮件，就是我们的承诺，做不好也需要负责。

我们都是普通人，普通人没有“背锅”的压力，就没有持久的把事情做好的动力。

邮件使用小技巧

• 定期查邮件，很多时间管理的书籍会讲，不要早上一到公司就查收工作邮件，精力最充沛的时候要做重要的事情，查看邮件可以放在休息时处理。这有些太绝对了，我们要养成定期查邮件的习惯，避免错过重要邮件。
• 发送邮件技巧
  • 最重要的一点，注意看收件人有哪些，然后决定要写哪些内容，以及如何写。
  • 学会“扯虎皮，拉大旗”，自己搞不定的事情，邮件中可以抄送给老板，寻找老板的支持。
  • 用好邮件组，即时更新邮件组。
  • 多检查邮件内容和标题，不要有错别字，不要词不达意。
• 会议纪要
  • 如果是自己主持的会议或者会议内容和自己关系很大，那么可以在会后写会议纪要，记录大家讨论后得出的共识，以及下一步的计划和要采取的行动，方便后面跟踪。