Access入门之基本操作和认识

已于 2022-04-01 21:22:32 修改
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分类专栏： Access 文章标签： Access office
于 2022-03-24 12:00:38 首次发布
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版权

创建数据库表

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创建成功
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导出

选择想要的格式即可
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导入

选择一张表-右键导入-选择相应文件-选择导入的方式
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  • 追加的时候，主字段不能为空，不能重复（重复会覆盖），同时标题数量和位置要相同

如果选择了以新表方式导入数据库，在向导中注意主键的选择方式

  • 让Access添加是生成新的主键
  • 自己选择则不会
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  • 注意点：导入时文件名字不能带‘.’
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链接表

链接表的作用，就像PowerQuery，当外部数据源变化时，Access中的表也会随之改变

  • 链接表无法设置字段格式，如果要更新需要在源表中操作。

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复制表

  1. 对着Access中的表右键-复制
  2. 对着空白处右键-粘贴
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  • 将Excel复制粘贴到Access（数据多的时候不推荐使用）
  1. 打开Excel-选中需要的内容-复制
  2. 不要关闭Excel
  3. 在Access空白处-右键-粘贴

表视图基本操作

在这里切换表视图和基本视图
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基本视图
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表示图
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快捷键

操作说明
Tab或→下一个字段
Shift+Tab或←上一个字段
Home当前记录的第一个字段
End当前记录最后一个字段
Ctrl+Home第一条记录第一个字段
Ctrl+End最后一条记录最后一个字段
↑上一条记录
↓下一条记录
PgUP上一页
PgDn下一页
Ctrl+;录入当前系统日期
Ctrl+shift+;录入当前系统时间
Ctrl+‘引用上方数据

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修改回车enter键作用（自定义导航）

文件-选项-客户端设置：

  • 下一字段可以认为是另外一列
  • 下一条记录可认为是下一行
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修改表格样式

  • 方法1
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  • 方法2
    文件-选项-数据表
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复制粘贴行与列

复制行：在表的最下方空白行粘贴，否则会覆盖原记录
复制列：右键复制-右键粘贴为字段
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行高针对所有行

  • 行高针对所有行，与Excel不同，不能针对某一行或某几行进行设置
  • 列宽可以针对某一个字段

隐藏字段

隐藏：右键-隐藏字段
取消隐藏：右键-取消隐藏字段

冻结字段

Access中冰结字段：相当于Excel中的冻结列
注意：这里没有冻结行
如果冻结了非第一列，会自动将该列变成第一列，取消冻结后也不能变回原来列的位置，需要手动拉回去

查找和替换

Ctrl+F 查找
Ctrl+H 替换
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查找范围：当前字段【光标所在的字段列】，当前文档【指当前打开的表】
通配符：*代表多个字符，？代替一个字符，#代替一个数字

筛选

简单的筛选与Excel类似
例如：
在单元格内右键-等于“男”
在单元格内先中一个字，右键，等于“某某”
使用通配符：右键-文本筛选器
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汇总

文本只能统计记录数
数值可以进行更多计算
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设计表视图

在设计表视图下-创建-表设计，就可以规范性的创造一份表，点击保存，就会默认增加逐渐，如下图
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字段名要求

  1. 字段名长度可以为1~64字符
    字段名可以包含字母、数字以及许多特殊字符，但不能包含句点(.)，感叹号(!)，重音标记(`)，方括号([ ])
  2. 不能以空格开头，字段名中可以包含空格，但是避免使用空格
  3. 字段名不能重复
  4. 字段名不能包含ASCII值为0~31的字符

字段添加、修改、移动、删除

一、添加字段
1、数据表视图：右键-插入
2、设计视图：直接输入
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二、修改字段
1、数据表视图：双击字段名
2、设计视图：直接修改
三、移动字段
均为：鼠标拖拽
四、删除字段
1、数据表视图：右键-删除字段名
2、设计视图：右键-删除行

字段的数据类型

  • 文本
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    还可以设置文本的长度，如果超出了自动截取
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  • OLE对象与附件
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    在设计表视图中可以选择
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    附件可以添加多个
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  • 数字/大型页码

大型页码指的是
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如果是数字，日常推荐使用长整形和单精度
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  • 货币（银行家舍入法）

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变化前
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变化后
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计算

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自动编号

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是/否.

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超链接

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查阅向导【下拉菜单】

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  • 库内表之间的超链接
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    不写也没有关系
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    在超链接的数据更新后，需要重新打开当前文件才可以更新出新的超链接
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设置主键

进入设计表视图，直接点击相应属性行
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添加成功
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添加关系

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点击左表中想要产生关联的标签，长按点击拖动到右表中，产生关联
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注意，如果要调整标签的数据类型而不得不删除联系（换句话说，是真的没有关系了，才能更改数据类型），一定要全选删除后，退出设计，再重新进入设计看看是否真的删除完成

数据类型转换

  • 已经设置的标签无法修改为自动编号
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如果实在要换，可以新建一个自动编号类型的标签，并将他设为主键
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  • 文本转换
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  • 数字及货币转换
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  • 其它类型
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设置字段属性之简单属性

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  • 新值
    只有【自动编号】这个类型可以使用
    指定：“递增” 或 “随机”
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  • 标题
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  • “默认值"就是当前字段的初始值
    字符用”",日期用##，数字直接填写
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如果体现当天日期：Date()
dateserial(年,月,日)可以设置动态的年月日
year(date()) 提取年
month(date()) 提取月
day(date()) 提取天

  • 小数位数
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    如果不设置格式，则小数位数由字段大小决定
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  • 必需
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  • 允许输入空字符串
    默认：【长文本】或【短文本】可以输入空字符串（就是两个引号），这样做是有利于与空值进行区分
    可以选择“否”

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输入特有的空字符"",会显示空格，但其实在输出报表的时候它不算是空值，因为有空字符；在以后做查询的时候，要找“为空”和“为空的字符串”
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设置字段属性之验证规则与验证文本

验证规则：是动词，要怎么做
验证文本：是名词，我要跟你说的话

逻辑判断、比较与时间范围

逻辑判断：and or not
逻辑比较：>、<、>=、<=
两个值或两个日期之间：
例1：150到250之间
BETWEEN 150 AND 250 等价于 >= 150 and <= 250

注意事项：
（1）between…and 这两个值是包含本身的，就相当于是大于等于或小于等于。
（2）这两个值的位置不能交换，他的意思是大于等于左边，小于等于右边。
例2：除了150到250之间
NOT BETWEEN 150 AND 250
例3：2020/1/1 至 2020/1/3
BETWEEN #2020/1/1# AND #2020/1/3#
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  • and与，or或
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  • date()日期
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  • 数字

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技巧写法
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自定义文本字段格式

自定义文本字段格式最多包含三个部分
每一个部分使用分号隔
第一部分：包含文本的字段格式
第二部分：包含空字符串的字段格式
第三部分：包含空值的字段格式
如果仅给定两个部分，那么第二部分适用于空字符串和空值
用分号;隔开
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  • 案例：显示方式为大写，但实际为小写（假设本来填写进去的时候就是小写）
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  • 案例2：设置三个部分
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    输入空字符符号，会对应显示第二部分设置格式的要求
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自定义数字/货币格式

自定义数字字段格式包含4个部分
每部分用分号分隔
第一部分：正值格式
第二部分：负值格式
第三部分：0值格式
第四部分：空值格式
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  • 实操
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自定义日期/时间格式

一、内置的日期/时间格式
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二、自定义日期/时间格式
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  • 案例
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    输入后自动转译
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设置字段之输入掩码（用于数据整理规范）

切记：如果既定义了格式，又定义了输入掩码，那优先使用格式属性

输入掩码就是一个限制，比如：电话号码字段仅包含数字
输入掩码最多由三部分组成：
第一部分：掩码本身
第二部分：0，将掩码字符与数据存一起；1，只保存数据不保存掩码字符
第三部分：占位符，就是你没输入前显示哪个字符进行占位
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  • 案例
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  • 案例2
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输入掩码可用字符串

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通过案例理解输入掩码

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使用输入掩码向导

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创建表之间的关系

注意：先设置主键-后建立关系，如果想修改主键，需要先删除关系

表与表之间的关系

【一对多是最常用的】
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一对一的关系【通常解决方案是放在一张表出处理】
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多对多的关系【处理成两个一对多的关系】
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拓展知识：表与表之间存在关系时，就会出现子数据表，删除与显示的方法
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主键和外键

主键

表里面的唯一标识！
主键可以是一个字段，也可以包含多个字段。
主键是绝对存在的！什么叫绝对，比如说A1单元格、北京、天津、上海、重庆
主键要求：不为空，不重复，不易发生改变
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看到表里有加号说明有关系生产
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  • 主键：不为空，不重复

表只能往后面筛选（即一端可以筛选多端的，而多端不能往回筛选），如对于商品表他只能筛选销售表在这里插入图片描述

  • 还可以点击加号展开
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外键

外键是相对存在的！什么叫相对，比如说A1单元格右边的单元格、你前面的同学，比xx年龄小的人
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我们在处理表与表之间的关系时，永远都让它处于，1对多的关系
1端的主键连接多端的外键，外键就是被连接的那个字段

  • 删除关系时，不要全选后直接删，这样是删除不了的的
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    需要选中右键删除才可以
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  • 如果不想展示子表，可以点记录-其他-子数据表-删除
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实时参照完整性

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你新买一款小米手机，然后跑到华为手机的官方体验店，让他们用收款机扫一下你刚买的这款小米手机多少钱？

因为人家华为，不经营小米产品，所以在他的数据库（一端）商品表中没有小米手机的信息，收款机是制造多端销售表的，既然一端里没有小米手机信息，收款机也就无法对小米手机进行收费。

一端与多端的关系就是如此，所以官方语言是，多端表的外键不能超过一端表的主键品种数。

  • 如果打开了完整性，在多端表内输入未知的内容将会报错
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  • 多端表上面存在一端表没有的东西时，建立完整性将会报错
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级联更新与级联删除

我对一端主键进行修改/删除时，多端外键同时被修改/删除
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修改主键时，外键随之变化
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十三先生po
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