智慧档案馆功能及体系结构-CSDN博客

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文章来源：《中国档案》杂志

作者：杨来青

配图：数字罗塞塔计划

建设智慧档案馆有助于更科学地管理档案、更精准地开发档案信息、更全面地提升业务效能、更有效地维护档案安全。应以推进信息技术与档案馆业务紧密结合为核心，以档案馆信息化建设与智慧城市建设协同发展、提高档案馆服务经济社会能力为目标，做好顶层设计，开展智慧档案馆功能设计与组织。

智慧档案馆功能研究的基础

智慧档案馆功能设计与组织，是对目标和手段进行概念性构建的活动，需要对一些基础性的概念和关系加以认识。

1、智慧档案馆的含义

智慧档案馆是应用智慧管理技术的信息化形态档案馆。从功能角度解读这一认识，智慧档案馆是数字档案馆的发展与提升，是基于智慧管理技术的新型信息化形态档案馆，应在数字档案馆已有功能的基础上，全面应用智慧管理技术，使其功能具有智慧化、智能化的特性，创新档案业务工作管理模式和档案信息资源开发方式。

2、把握智慧档案馆的“智慧”

智慧档案馆之所以“智慧”，并非要求其在管理档案中具有人类理解事务、思考问题、决策事务、构建知识、探求规律的思维与意识，而是指智慧档案馆信息系统能够按照预设模型和流程，自主感知、汇集、记忆、分析信息，实施识别模式、触发预案、控制运行、评估业务、预测趋势、风险预警和管控信息、挖掘知识、发现关系等具有人类思维特性的行为，完成既定的档案工作任务。由于智慧档案馆有限智慧的特性，且只能采取极为有限的行为，在能力方面远远达不到替代档案人员的程度，因此只能达到 “智慧”，而不是既具“智慧”又具“能力”的“智能”层级。

3、智慧档案馆的建设路径

智慧档案馆有两条建设路径：

一是将数字档案馆业务及楼宇信息化管理业务纳入智慧档案馆，开发涵盖档案馆信息化全部内容的广义智慧档案馆系统；

二是保留或适当升级数字档案馆系统、楼宇智能管理系统，开发满足智慧管理要求的狭义智慧档案馆系统。本文将主要研究后者的功能与系统架构。

4、建设智慧档案馆需要解决数字档案馆存在的不足

智慧档案馆构建于数字档案馆基础之上，应采用新技术解决数字档案馆难以解决的问题。

一是将档案内容信息作为可控的细粒度信息单元，解决数字档案馆管理档案信息深度不够的缺陷，为档案信息的深度控制、高效开发奠定基础；

二是增强档案实体与档案信息化管理的关联度和融合度，解决数字档案馆难以实现的档案实体信息化管理问题；

三是采用新技术拓展档案信息开发和服务的深度、广度，解决数字档案馆检索手段简单、信息利用空间受限等问题；

四是以融合应用的理念促进档案信息化与档案业务工作、不同环节档案业务之间的协同进行，解决数字档案馆信息化工作和档案业务结合不紧的问题。

智慧档案馆功能体系

按照功能分析的基本原理和方法，可按照零级功能—手段/一级功能—手段/二级功能……的模式进行智慧档案馆功能研究，并将各层、各类功能及其相互关系有序地集合起来，设计和组织智慧档案馆功能体系。

笔者认为，智慧档案馆的功能体系由社会功能—基本功能—业务功能—基础功能构成。从本质上看，智慧档案馆和数字档案馆一样，其社会功能、基本功能没有超出传统档案馆基本内核的范畴，即没有发生根本的变化。因此，本文将重点研究智慧档案馆的业务功能和基础功能。

►►► 智慧档案馆功能体系架构图 ►►►

1、社会功能

智慧档案馆与档案馆、数字档案馆具有同样的本质属性。其社会价值是“档案记忆”和“档案信息社会服务”，这两项功能是智慧档案馆的零级功能，可称为 “社会功能”。

2、基本功能

实现智慧档案馆的社会功能，必须从档案馆的核心业务出发，对档案信息进行智慧化的全过程管理，即采用“档案智慧收集”“档案智慧管理”“档案智慧存储”“档案智慧利用”等手段开展档案工作；同时，系统运行还离不开档案馆工作所需的目标管理、人员管理、馆库管理、设施设备管理等综合性管理手段。由于构建以上手段需要下一级的技术支撑，“档案智慧收集”“档案智慧管理”“档案智慧存储”“档案智慧利用”及“综合管理”又转化为社会功能之下的一级功能，可被称为智慧档案馆的“基本功能”。