【大比武03】应用档案智能助理多快好省地完成电子文件归档

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第一部分

电子文件归档的难点和堵点

根据GB/T 39362-2020《党政机关电子公文归档规范》的规定，电子公文形成到档案部门接收归档信息包，整个过程分为文件收集、文件整理、文件移交、档案接收4个环节，涵盖捕获、录入、转换、组件、编号、封装、移交检测、登记、接收检测、接收登记、接收确认12个步骤。

这其中，在送归档之前至少有四个关键环节（步骤）是由电子公文形成部门来完成的，如下图所示：

然而在实际落地过程中，这一段工作往往成为电子文件归档的关键难点和堵点，具体原因分析如下：

1、OA等前端业务系统开发商对档案业务要求理解往往不透，同时也不会仔细研究国家档案主管部门下发的各类规范和指南，因此上述功能是各自理解、各自实现的，功能效果层次不齐，合规程度低。

2、电子文件的“四性”检测工作也是各自理解、各自实现，在归档接收时，就有可能因检测口径不一致导致无法检测通过（或者只能采用最低的检测标准）；另外，由于在前端归档环节档案主管部门始终缺乏有效的管理抓手，可能会导致最终进馆时的数据质量差强人意，直接影响档案长期保存和利用的质量。

3、前端业务系统往往是在使用过程中不断完善和修改的，在此过程中，如果业务系统的软件开发人员没有把归档要求一并考虑、同步修改，最终可能会出现原来接通的归档接口不通了，或者归档的数据内容没有及时跟上业务的变化。

上述问题是显而易见的，但是各个立档单位的档案人员不大可能深度参与到归档功能的开发中去，结果就是要么做出来的不符合要求，要么立档单位的领导和信息化部门没有积极性，干脆放弃了。

第二部分

当前解决方案的特点和挑战

为解决制约电子文件归档的瓶颈问题，各级档案主管部门和档案信息化同行做了很多努力，形成了有关解决方案和成果，具体说起来主要有两种技术路线。其一是建设集中式的归档平台，集约化地提供归档功能，其二是建设可部署在各个单位内部的归档系统。下面分别从这两方面来分析其特点和面临的挑战。

1、集中式归档平台的特点和挑战

集中式归档平台在部署上如下图所示：

由档案主管部门或行业牵头单位开发部署统一归档平台，提供规范中要求的各项服务功能，各个立档单位不需要再各自开发建设自己的归档系统，只要将各单位的应用系统与统一归档平台对接，就可以在平台上完成归档工作。

集中式归档平台具有以下主要特点：

（1）集约化<<<

统一建设，大家共用，有效降低了人力物力；

（2）规范化<<<

技术口径比较容易统一，能够满足规范化要求；

（3）一体化<<<

可以把档案管理的其他功能要求也一并考虑，形成一体化的服务平台。

集中式平台能够较为有效地推动电子文件归档工作的起步，但是仍然会面临以下挑战：

（1）个性化的挑战：

这是所有统一平台面临的共性问题。首先是数据质量的“个性化”，平台提供了符合归档要求的功能，但是各单位的归档数据质量千差万别。举一个简单例子，仅一个时间元数据前端应用就能形成五花八门的格式，如果前端单位的各个应用系统没有对数据质量进行控制，统一归档平台是没有办法应对的；其次是业务功能的“个性化”，统一平台“众口难调”，所以往往只能提供最基本的服务，如果要覆盖大家的需求，成本和周期就会成为新的难题。

（2）系统对接的挑战：

统一归档平台无法回避系统对接的问题，仍然需要改造前端应用，调用平台接口实现归档数据的提交，如果前端应用在短期内无法改造，仍然无法完成归档工作。

（3）业务压力的挑战：

统一归档平台集中处理所有归档单位的归档业务，而归档信息包的数据量很大，一个单位一项业务的归档信息包几十个GB或上百个GB是常见的。把这么多的数据集中在一个平台上计算，对平台的硬件环境、技术架构都提出了很高的要求。所以速度慢、响应时间长的问题会大大影响用户的使用体验。

2、分布式归档系统的特点和挑战

分布式归档系统在立档单位中的部署如下图所示：

通过建设专业的归档系统，通过与前端应用的接口对接，实现归档过程中的有关功能，并形成规范的归档信息包提交给数字档案室系统。

这一类归档系统具有以下主要特点：

（1）专业化<<<

往往由专业的档案信息化厂商开发，能够满足归档要求，而且总体上看业务功能比较完善；

（2）集约化<<<

支持单位内部不同应用系统的归档处理要求；

（3）个性化<<<

可以按照立档单位的个性化要求进行定制或功能扩展。

然而作为一种在档案信息化领域存在较长时间的产品并未得到大规模部署和应用，其本身必然存在诸多问题，具体说明如下：

（1）建设成本高

要建设独立的归档系统就需要各个立档单位立项投入资金，包含软硬件采购费用，实施费用以及运维费用等，对大多数立档单位来说，是一笔不小的投入，再加上按照采购的要求，需要走一大堆的流程，这些对于立档单位来说就是很大的工作压力。

（2）集成难度大

即使系统建成了，这时归档系统面临着就不仅仅是归档接口的对接了，因为它必须要纳入到立档单位整体的信息化框架里去，包括统一用户身份管理、统一权限与访问控制、电子印章和数字签名、待办信息提示、跨系统的消息推送等一系列功能都需要考虑，这会大大增加归档系统的实施成本。

（3）服务跟进难

绝大多数的立档单位都会有一到两家长期合作的信息化企业作为技术支撑单位，这些技术支撑单位是需要根据业主方要求，随时对业务系统进行调整的，归档系统作为一个独立系统嵌入到立档单位的信息化框架中，就免不了要面临不定期的调整。除非档案信息化企业也变成了立档单位的长期技术支撑服务商，否则这种调整就是不经济的，难以维持的。

综上所述，可能目前市场上尚没有形成一种面向电子文件归档可持续发展的解决方案以及与之适配的工具。

第三部分

档案智能助理助力电子文件归档工作

笔者在参与国家档案局科研课题《基于多智能体技术的电子文件智能化归档研究（以文书档案为例）》（2020-X-42）的研究过程中提出了一种全新的技术路线和解决方案思路，试图改变目前电子文件归档面临的困局。经过在集中式（与统一归档平台结合）和分布式（部署在立档单位与应用系统结合）等多类场景中应用，取得了初步效果。

下面来简要介绍一下我们的实现方法和项目实践，希望能够为电子文件归档工作提供思路和参考。

我们基于多智能体技术构建了一个“档案智能助理”，其定位如下图所示：

从产品形态上：

档案智能助理做到了功能与界面展现的彻底分离，即把“捕获、整理、封装、检测”等功能全部在后台实现，前端展现的界面部分可以根据实际情况灵活适配。这样，在相关应用系统开发商能够配合的情况下，他们只需要开发相关展示界面，调用两到三个简单的数据接口获得档案智能助理处理完成的数据内容，并展现出来即可。这种方式可以有效确保前端应用开发商在不具备档案专业能力的情况下，仍然可以快速开发出合规的归档子系统或归档模块。

从功能与扩展能力上：

档案智能助理支持功能的可配置化扩展，即在不影响前端展现的情况下，来扩展自身的功能。例如：在应用开发商无法调用推送数据接口的情况下，通过扩展主动捕获功能，实现可配置的归档数据捕获，如下图所示：

另外，对于前端应用系统的差异化数据状况，档案智能助理可以快速扩展数据处理能力，响应其特殊的需求，而不需要应用系统开发商通过改造系统来更新数据。

从建设投入上：

档案智能助理也属于集约化建设，不仅将常规功能（档号生成、三合一匹配、整理组件、四性检测等）进行了封装，成为开箱即用的工具，使原来个性化、差异化的部分也能够高效率，低成本地完成。

从实际效果上：

在上海市某市级部门的归档模块建设中，通过与应用开发商协作，开发商通过“动口不动手”的方式，在两个小时内完成了归档数据捕获配置以及部分元数据项的数据内容调整，形成了合规的归档信息包、检测报告和交接文据等规范化数据内容。在西部某省级统一归档平台的建设中，采用档案智能助理模式，在开发商从来没有接触过档案业务，也不了解相关要求的情况下，仅对档案智能助理的能力进行封装，再自行开发界面展现，仅仅花了两周时间就完成了省级统一归档平台的基础开发工作，而且一建成就已经具备适配各个单位应用系统数据个性化问题的能力以及主动捕获归档数据的能力。

第四部分

结     语

归根到底，档案智能助理平衡了各方面的核心诉求：作为一种智能工具，可以方便嵌入到前端应用系统中，既能够让前端应用开发商完成相关归档模块的建设任务，又没有作为独立系统从界面风格、基础功能等方面与立档单位现有的信息化整体框架冲突；作为一种档案领域的专业工具，又可以很好满足档案主管部门的合规性要求，甚至可以作为档案主管部门进行前端控制的抓手；作为一套档案信息化的工具产品，即使面对差异化的应用和数据场景，仍然可以以产品化的方式进行推广，不会涉及大量的工程化工作，这样即使以较低的价格进行销售，也是符合经济性原则的。

笔者曾经在电子商务领域有过创业经历，电子商务企业为了打造良好的用户体验，提出了“多、快、好、省”的服务口号。通过课题研究和实践，笔者感到在电子文件归档环节，采用档案智能助理的模式也能够达到“多、快、好、省”的效果。

【END】

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