【大比武04】文档数据化的理论逻辑与实践路径-CSDN博客

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随着信息技术的迅猛发展，数据已成为当今世界的重要战略资产。然而，由于大部分数据是以非结构化文档的形式存在，其本质形态限制了有效数据的开发和利用。为了充分挖掘这些文档资源的价值，首要任务是将这些文档转化为可以被高效处理、计算和分析的结构化数据。文档数据化作为解决这一问题的策略和方法，在档案管理领域的数字转型中扮演着越来越关键的角色。

一、文档数据化的 /理论基础

1.1 文档数据化的价值诠释

“数据化”这一概念随着大数据时代的到来应运而生。大数据环境下海量的非结构化文档限制了数据资源的开发和利用，从而催生了对文档进行数据化处理的需求。文档数据化的目标是将文档转化为可以被机器识别、分析和计算的数据格式，这一过程是将记录的信息转换为可计算的数据。而数据化的过程主要包括两个核心步骤：

一是结构化过程，涉及根据不同利用需求对文档信息进行解构和数据定义，使机器能理解并处理这些经过重新定义的信息内容；

二是量化过程，在结构化的基础上进一步从数据中提取特征，使机器能够理解和计算。

如图1所示。

【图1】文档数据化过程

文档数据化过程中所采用的技术方法和最终结果形态受具体的应用需求决定。文档数据化不仅是解决非结构化文档可操作性的关键，也是数据赋能的重要环节。

1.2 文档数据化的基本特征

文档数据化在处理模式、需求逻辑及数据粒度几方面呈现出明显特征。

首先，文档处理模式由传统人工处理转变为人机共同参与。

传统人工处理在面临海量文本时受到严峻挑战，迫切需要机器辅助。人机共同参与模式下，机器的精确计算能力可以被充分利用。人工智能的发展进一步推动了这一转变，机器不仅仅作为处理工具，更成为了参与决策的主体。例如，在基于人工智能的手写文档转录和自动化文本序列标注等环节中，机器参与决策的作用尤为突出。人机共同参与不仅仅意味着人操作机器完成任务，更是指向人和机器在数据化的过程、方法和结果上共同做出决策。这一处理模式的转变贯穿了文档数据化的整个链条。

其次，文档数据化过程具有明显的需求逻辑反向传播的特点，如图2所示。

【图2】文档数据化需求逻辑反向传播

文档数据化的最终目的是开发和利用文档资源，而具体的利用需求直接影响文档数据化过程、方法和成果形式。例如，档案全文检索的数据化成果通常包括全文数据库和索引数据库，而文档关联分析的数据化成果则应体现相关语义描述及标注。因此，文档数据化是以文档的利用需求为驱动，其需求逻辑具有显著的反向传播特性。这意味着不同的文档利用需求会提出对文档分析技术和开发过程的差异化需求，进而这些需求又会反馈影响文档资源的需求形式。

最后，文档数据化呈现出数据粒度层层细化的特点，如图3所示。

【图3】数据粒度层层细化

当机器作为主体参与到文档处理和开发利用过程中，文档资源从面向人的阅读向面向机器计算转变，要求将文档资源转化为更细粒度的、知识型的数据形式。在具体利益需求的驱动下，文档资源需要逐步细化数据粒度，最终转化为结构化程度更高的数据。因此，文档数据化不仅仅是转录内容，而是基于文档开发利用的对文档数据形态进行持续性改变的过程，是数据粒度逐渐细化并重组的过程。一般而言，数据粒度细化的过程包括文本化、描述标注、关系构建、实体及关系抽取等步骤。

二、文档数据化的 /理论架构

基于文档的利用需求驱动，根据数据化的两个核心步骤，将文档数据化的任务分为转录识别、描述标注、关联构建及矢量处理四项，如图4所示。

【图4】文档数据化理论架构

转录识别

转录识别任务作为文档数据化的基础性工作，将机器难以直接操作的文档内容转换为数据有序存储在数据库中。

描述标注

描述标注任务是补充文档的描述和标注，将描述对象进行多层级标注以提高机器理解力。

关联构建

关联构建任务通过知识建模、实体抽取和知识融合等方法，加强对文档中的知识发现，使知识可以通过知识图谱等形式呈现。

这三项任务对应结构化过程，以层次递进方式进行，数据粒度从文档级细化至词句级等多层级标注，再细化至实体级。

矢量处理

矢量处理任务是量化过程，通过算法形成对各类结构数据的向量级表示，使内容数据可被机器计算和分析，为自动化分析和文档资源处理提供基础。

三、文档数据化的 /实践路径

基于文档数据化的四项任务，文档数据化的实践路径可以从四个方面着手，如图5所示。

【图5】文档数据化的实践路径

1、面向转录识别任务的实践路径

转录识别任务是文档数据化的基础环节，其处理的任务对象主要涉及印刷文档扫描件、手写文档扫描件、音视频文档及工程图纸档案等。以传统人工方式进行转录识别时，通常以人工阅读和分析的方法将各种文档资源转录成文本内容。当机器作为转录识别任务的主体时，文档的类型将决定该任务的实践路径。例如，对于印刷文档及手写文档扫描件，主要的转录识别方法包括光学字符识别（OCR，如图6所示）、手写识别和语言模型。而对于音视频文档的转录识别则需要依赖于声学模型、语言模型、关键帧识别和图像识别等技术。

【图6】光学字符识别（OCR）步骤

2、面向描述标注任务的实践路径

当以人工方式进行描述标注任务时，主要的方法有叙词表构建、本体建模、元数据著录等。当执行主体变为机器时，描述标注任务的实践路径随文档资源的粒度而变化。对于系列图书、作品集等文档集合的描述标注方法主要为构建主题模型。当处理对象为单个文档时，涉及的方法包括元数据抽取、分类标注、聚类标注及主题发现等。而在处理语句级的描述标注时，主要依赖机器完成，实践路径包括语义角色标注、分类和聚类标注等。随着数据粒度的细化，机器越来越多地参与到任务中。对于字词的描述标注，机器实施的方法更加多样，包括分词、词性标注、实体抽取、词义消歧等。其中聚类处理路径如图7所示。

【图7】机器执行文本聚类处理路径

3、面向关联构建任务的实践路径

关联构建的目标是将文档资源以知识图谱等关联网络的形式呈现（如图8所示），对数据处理的效果要求较高，需要人机共同参与完成。任务主要涉及领域本体、命名实体、实体关系和资源关系四类对象。领域本体的构建一般由领域专家进行，主要实践路径包括概念术语分析和本体构建等。而人工执行大规模命名实体和实体关系抽取时，需要通过众包或外包实现。机器执行该任务时则使用序列标注、实体消歧、基于规则的模式识别等方法。在资源关系构建中，人工方法主要包括定义标注关联数据和整理实体与资源间的关联，而机器执行的路径是进行自动标注并链接实体与资源。

【图8】知识图谱构建路径

4、面向矢量处理任务的实践路径

矢量处理是机器参与文档数据化工作的核心，贯穿了从转录识别到关联构建的所有数据化任务。对于未经转录识别的文档扫描件和音视频文档，机器通过图像表示学习和音频特征工程等方法实现矢量化文档资源特征。对于已转录的文档，机器进行矢量处理的路径包括基于内容的表示学习、基于词袋的特征工程和字词表示学习等。这些方法通过深度学习模型（如LSTM、BERT等）和特征权重算法（如TF-IDF、互信息等）将文档内容转换为特征向量，或通过Word2Vec等模型获得词的分布式表示。对于关联构建任务中命名实体的矢量处理的实践路径主要包括知识表示学习和图表示学习。知识表示学习侧重于知识图谱中三元组（实体、属性和关系，如图9所示）的关系推断，而知识图谱中网络关系的构建则依赖图表示学习。