VB 文档管理系统设计与开发（论文+源码）_Nueve

内容摘要

《文档管理系统》是采用VISAUL BASIC6.0开发的一个数据库管理系统。本设计说明书主要讲述了VISAUL BASIC6.0的基本功能及设计方法。紧接着以本系统为例，逐一介绍开发本系统系统的步骤：系统分析、系统设计、系统实现、系统维护。在系统分析中先后用数据流图、数据字典、系统的功能结构图分析了系统所需的各种数据。在系统的设计中，详细的展现了系统的各个功能模块。所需的数据库表及表字段。菜单的设计等。在系统的实现中，给出了实现表单中相应的功能控件的事件及代码。以及菜单实现的方法。文章的最后则给出了本系统的主要功能源代码。

本系统具有数据输入，数据存储，信息查询，报表打印等功能，系统的人机对话界面友好。系统功能全面，用户操作方便是本设计的一个特色。

关键词：面向对象 文档 管理系统 VB  

引言

计算机技术的飞速发展，为人类的进步注入了新的活力。新的技术为人们带来的是更快捷、更可靠的服务。越来越多的家庭、企业、机关、学校利用计算机来处理日常事务，管理信息系统（MIS）就是利用计算机为企业、学校，事业机关等的经营者、决策者收集、处理信息的一项重要工具，管理信息系统的发展源于管理现代化的推进和计算机技术的发展。籍于此管理信息系统将随着人类文明的进步而不断的完善与发展。

知识经济时代的今天，对文书档案管理工作人员提出了更新更高的要求。文档管理工作人员，必须完成由传统的管理模式向现代的管理模式的转变，由传统的管理理念向现代管理理念转变，同时在管理实践中应用，使文书档案管理工作赶上时代步伐，适应文书档案管理现代化和办公自动化的时代需要，为社会提供更好更有效的服务，使文书档案管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益来。

《文档管理系统》针对本人对文档资料管理的调研，结合本单位长期以来管理文档资料的经验而设计的计算机管理系统。提出了一套比较适宜的施行方案，并努力将原本复杂的管理业务、归类、存档等简化为比较简单的事务。他基本上秉承了传统的文档资料管理理念，同时也兼顾当今对现代管理信息的需要，着眼于实用、高效的原则。

由于本人的水平有限，在本系统中难免存在错误和不足。望各位老师予以批评与指正

第一章 概述

1.1 管理信息系统简介

     管理信息系统MIS(manage information systion)是由人和计算机等组成的能进行管理信息的多种操作(包括收集、储存、加工、维护和使用)的系统。它由四个要素组成。即现代化经济管理理论、系统工程、数学方法和计算机手段。其目的是通过自动化的事务处理方法来监视和控制企业、学校的行为、通过对历史数据的科学统计提供可靠的预测数据。并通过一些优化方法提供决策依据，管理信息系统是生产力发展的阶段标志是现代管理的综合体现。一个MIS系统的开发应分为如下步骤进行。

1）系统任务的提出。

系统开发的工作是从接受任务开始的，而系统任务应由系统用户提出，以书面的形式给予表达。

2）初步系统调查。

初步系统调查着重了解存在的主要问题和用户提出的目的要求，并制定新系统总体规划。

3）确定系统目标。

经过初步系统调查，了解了用户的基本状况和用户对系统的设想及要求后，系统开发人员就可以初步提出档案系统的系统目标。

4）系统的可行性研究。

系统的可行性研究包括可能性和必要性。有技术上的，经济上的，人力资源上的，以及组织管理上的。经过系统的可行性研究，最后应写出一份系统可行性分析报告。分析报告是系统开发人员第一阶段工作的小结。

5）详细的系统调查。

通过详细的系统调查。可以得到人工管理业务的处理办法，并详细地掌握住处的流程，总结出现有业务过程的规律，存在的问题。从而提出改进措施。

6）现行系统的描述与分析。

着重用来分析现行系统页面设计后，相关性版块信息交互的方便性。特别是要分析现行档案系统存在主要问题和管理上的薄弱环节，以及产生这些问题的原因和解决办法。

7）用户需求及功能分析。

用户需求因不同用户而有所区别，但主要可分为系统范围，信息的处理和技术性三个方面。

8) 新系统的逻辑模型。

通过对现行系统的进行详细调查，分析及用户需求分析后，就可以确定新系统的逻辑模型。新系统的模型包括新系统的功能要求、目标、各级页面之间链接、数据字典。

9) 编码对象的分析及编码体系结构的确定。

在系统分析阶段，对现行系统及档案系统将要采用的编码对象及方法应该认真分析，以确定先进的科学的高效的系统编码体系。

10) 系统的软件，硬件配置建议。

分析人员应对档案系统所需的计算机系统的配置提出建议。

11) 系统的物理编程。

根据不同的系统要求以及用户软、硬件技术状况，在合适的平台上，选取相宜的档案语言和工具进行实际编程。

12) 软件调查。

对设计的原代码进行调试，以修改其中错误，从而确定系统的可靠性。

13) 功能测试。

对照系统分析中提出的系统功能要求，应进行系统的功能测试，以确定系统可预期的功能。

14) 系统的性能评价以及完善文档。

系统的性能评价应包括最基础的软硬件，支持系统占用空间等。系统交付时，应同时交付完善的文档。

1·2：面向对象的程序设计

面向对象的方法学是要求按人们通常的思维方式建立问题领域的模型，设计出尽可能自然表现求解方法的软件。所谓建立模型就是建立问题领域中事物间相互关系。而表现求解问题的方法就是人们思维方法的描述。在面向对象的设计方法中对象(object)和传递信息(message passing)分别表现事物和事物间的关系。类(class)和继承性(inheritamce)是描述人们思维方式的描述方法。方法(method)是在可进行的操作，这种对象、类、消息、方法的程序设计范式的关键在于对象的封装和继承性。通过封装(emcapsulation)能将对象的定义和实现分开。通过继承性，体现了类与类之间的关系，以及由此带来的基本特征。下面将从面向对象的方法学方面对有关概念作简要介绍。

1) 对象

我们把面向现实世界中的实体就称为问题空间的对象从动态的观点看，对象的操作就是对象的行为，从存储的角度看，对象是计算机内存中的一块私有存储区，在这块存储区中有数据、有方法。在面向对象的程序设计中，对象是该系统的基本运行实体，对于每个对象而言，都有与该对象对应的方法，而与每个对象相关的方法，就是定义了该对象的操作。

2)消息和方法

      在对象之间，消息是他们之间的唯一联系。在面向对象的程序环境中设计的程序，它的执行是依靠对象向消息传递来完成的。

      把所以的对象分为各种对象类，每个对象类都定义了一组方法,所谓方法就是允许在对象类上进行的各种操作。

3) 类

 在面向对象的程序设计中，对象是程序设计的最基本的单位，相似的对象可以并到一类中去，程序员只需定义一个类，就可根据这个类得到若干个实例，其中每个实例就是一个对象。

4) 继承性

继承性是自动地共享类、子类、对象中的方法和数据的一种机制，继承性个减少程序设计中编写代码的工作量，它不仅支持系统的可重用性，而且还促进了系统的可扩充性。

5) 封装性

所谓封装是一种信息隐蔽技术，用户只能看到对象封装界面上的信息，而对象内部对用户透明，封装的目的是把对象的使用着和对象的设计着分开，使用着只需设计访问对象的消息。

6) 多态性

当同样的消息可发送到父类的对象和它的子类的对象时，这就被称为多太性。由于多太性具有可表达对象的多个类的能力。因此，它既与动态类型有关，又与静态类型有关。

7) 动态聚束

一个程序经过编译，连接生成的可执行文件代码，其过程就是将执行代码聚束在一起，若这一过程发生在程序设计时，就称为动态聚束。面向对象语言常使用这一类聚束方式，它具有程序简单性和可扩充性等优点。

本系统在编制过程中，多次利用面向对象的技术特点。在后面的章节中将分别予以说明。

1·3、系统软件开发环境简介

本系统是在Pentyum 166mmx 以上机型的计算机上进行开发并获得通过的，同时方便系统开发，减少开发过程的难度，我们是基于以下的软件环境。

·以Windows 98为操作系统

·以Visual Basic6.0为开发工具

Windows 98是目前主流图形化操作系统，而Visual Basic6.0是一种优秀的面向对象的，支持多种数据库应用的开发工具。我在系统开发过程中深深地感受到Visual Basic6.0的强大威力。下面我结合自己的体会对Visual Basic6.0作一简要介绍。

Visual Basic6.0是著名的Microsoft公司推出的完全可视化的，支持多种数据库开发工具。使用面向对象的开发技术，能够开发出强大的专门针对用户的应用程序。具有强大的API函数库，支持ActiveX和OCX技术。能够管理大量复杂的数据信息，同时具有很好的安全性。

在后面的篇幅里，我将详细的说明我是如何利用Visual Basic6.0进行《文档管理系统》的系统开发的。

第二章 应用系统分析

需求分析是软件生命周期的一个重要阶段，它根本的任务是确定为了满足用户的需要必须做什么。具体地说，应该确定系统必须具有的功能和性能，系统要求的运行环境，并且预测系统发展的前景，必须仔细分析系统中的数据，既要分析系统中的数据流。又要分析长期使用的数据存储，通过分析应该得出用数据流图、E－R图，为系统的设计奠定基础。

在这一章里，我将给出系统的数据流图，功能结构图，系统分析说明书，E－R图，为系统的设计奠定基础。

2·1、数据流图

数据流图描绘系统的逻辑模型图，其中没有任何具体的物理元素，只是描绘信息在系统中流动和处理的情况。因为数据流图是逻辑系统的图形表示，即使不是专业的计算机技术人员也容易理解，所以是极好的通信工具。此外，设计数据流图只需考虑系统必须完成的基本逻辑功能，完全不需要考虑如何具体地实现这些功能，所以它也是软件设计的很好的出发点。《文档管理系统》主要是为了对各种文档资料信息，卷宗信息，档案柜信息等进行计算机管理。所以主要的数据源应是文档资料，卷宗，档案柜的各种信息。它们在系统中流动和处理详细见下面的数据流程图。

1 档案柜基本信息流程图（图2－1）

第三章 系统设计

系统设计是信息系统开发工作的核心，其基本的任务是把原系统分析阶段得出的逻辑模型变换成系统的物理模型。即按照系统需求分析阶段确定的目标和逻辑模型，具体设计出效率高，适应性强，可靠性好且经济实用的系统实施方案。

经过需求分析阶段的工作，系统必须“做什么”已经清楚了，现在是决定“怎样做”的时候了。设计的基本目的就是回答“系统应该如何实现？”这个问题，通过这个阶段的工作将划分出组成系统的物理元素—程序文件，数据库，人工过程和文档等等。

系统设计应从数据流程图出发。设想完成系统功能的若干种合理的物理方案。并和用户共同比较选定一个最佳方案。然后进行软件结构设计。在进行软件设计时应该遵循模块独立原理，确定软件由哪些模块组成以及这些模块之间的动态调用关系。同时可以设计出系统的层次和结构图。基于以上理论，结合需求分析阶段的数据流图和ER图。设计出以下的模块和5个数据库表结构的设计。

3·1、模块处理功能设计

在上一章的系统分析说明书中，已经从用户的角度初步地划分了本系统的各功能模块，并且从用户的角度对主要的功能模块设置作了分析。下面我将对每个模块的总体设计作简要说明。

1．档案柜信息模块

1）编辑档案柜信息模块

该模块可以实现档案柜的创建，档案柜信息包括档案柜号、档案柜名、创建时间、创建人、备注。该模块还实现对档案柜信息记录的修改、删除等操作。

2）检索档案柜信息模块

该模块是档案柜信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的档案柜记录予以显示，条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。

3）档案柜信息报表模块

该模块可以实现在数据库中满足指定条件的记录的输出报表。该模块输出特定条件的记录也将用SQL语言实现。由于Visual Basic6.0的报表功能的局限性，所以这里采用将检索结果到处到EXCEL，最后通过EXCEL实现最终的报表。

2．卷宗信息模块

1）卷宗信息编辑模块

该模块首先实现卷宗的创建。创建时用户选择卷宗的类比名和卷宗号。另外还包括卷宗的创建时间，创建人，备注等。创建以后还可以实现对卷宗包括卷宗号、卷宗名等记录的录入、修改、删除等操作。

2）卷宗信息检索模块

该模块是卷宗信息模块的重要组成部分。它能够用单一条件或组合条件两种方式对满足条件的卷宗记录以及卷宗里面的文档资料信息予以显示，检索字段包括卷宗号、卷宗名、入卷时间、文件号、文件名等。条件的匹配方式包括等于、不等于、大于、小于等等，条件的组合方式有与、或等，力图从数据的任何一个角度反映整个数据表的信息。该模块将用SQL语言实现。

3）卷宗信息分段统计模块

该模块主要完成对满足指定条件的卷宗库表和文档资料库表中的记录按照相同卷宗号进行文档资料数量的统计。统计的结果显示在表单中的网格表中。

3．文档资料模块

该模块实现文档资料信息的管理，又可分为文档资料编辑子模块、检索文档资料子模块、文档资料报表子模块。文档资料编辑子模块主要完成文档资料的录入、修改、删除等。检索评语子模块主要完成对文档资料从文件号、文件名等字段来设定检索条件。文档资料报表子模块主要完成设定条件的记录的输出报表。

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