制作应收账款催款函

一、什么是应收账款催款函

应收账款催款函是企业向客户发出的正式书面通知，要求其支付逾期未付的款项。其主要目的是提醒客户履行付款义务，并明确付款期限和后果。

催款函主要内容

• 标题：如“催款函”或“应收账款催款通知”。
• 客户信息：包括客户名称、地址、联系人等。
• 欠款详情：列明欠款金额、发票号、交易日期及逾期时间。
• 付款要求：明确要求客户在规定时间内支付欠款。
• 付款方式：提供银行账户信息或在线支付链接。
• 逾期后果：说明未按时付款可能产生的滞纳金、法律行动等后果。
• 联系方式：提供企业联系人及联系方式，便于客户咨询。
• 公司信息：包括企业名称、地址、联系方式等。
  

二、为什么要制作应收账款催款函

制作应收账款催款函的主要目的是确保企业能够及时收回欠款，维护现金流和财务健康。以下是制作催款函的具体原因：

1. 提醒客户付款
客户可能因疏忽或内部流程问题忘记付款，催款函能有效提醒其履行付款义务。
2. 明确付款要求
催款函清晰列明欠款金额、逾期时间及付款期限，避免客户因信息不清而拖延付款。
3. 维护现金流
及时收回欠款对企业的现金流至关重要，催款函有助于加速资金回笼，确保正常运营。
4. 法律依据
催款函可作为法律证据，证明企业已履行催款义务，为后续法律行动提供支持。
5. 减少坏账风险
通过催款函，企业能及时发现并处理拖欠问题，降低坏账风险。
6. 保持客户关系
催款函以正式且礼貌的方式提醒客户，避免因催款影响双方关系。
7. 规范内部管理
催款函是企业财务管理的一部分，有助于规范应收账款管理流程。
8. 避免误解
催款函明确付款要求和后果，减少因沟通不畅导致的误解或纠纷。
9. 提高催收效率
书面催款函比口头催款更正式，能有效提高催收效率。
10. 记录催收过程
催款函可作为催收记录，便于企业跟踪和管理应收账款。

三、如何制作应收账款催款函

操作步骤：

1. 应收账款明细录入表格

这里不过多赘述，具体可参考下图录入：

2. 使用函数公式制作应收账款催款函

1. 输入催款函基本数据-单元格格式设置-选中C4:D4合并单元格并居中-数据-数据验证-设置-允许-序列-来源为“=应收账款明细!$A$2:$A$72”, 这个来源也就是应收账款明细里的客户名称部分。[注意A1单元格“客户名称”是标题行，不作为来源。]
   

2. 这里需要用到VLOOKUP函数，具体解析附在（3）步骤后。F5单元格输入公式“=VLOOKUP(C4,应收账款明细!A:E,5,0)”，定位所欠款。
   

3. 在E6单元格输入公式“=VLOOKUP(C4,应收账款明细!A:F,6,0)”，定位约定日期。
   
   根据例图可模仿修改颜色等。

VLOOKUP函数
是 Excel 中常用的查找函数，用于在表格或区域中按行查找特定值，并返回对应数据。它非常适合从大数据集中提取信息。

语法
VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])
参数说明

• lookup_value：要查找的值。
• table_array：查找的区域，必须包含查找值和返回值。
• col_index_num：返回值所在列的序号（从1开始）。
• [range_lookup]：可选参数，决定查找方式：
• TRUE 或省略：近似匹配。
• FALSE：精确匹配。

（2）步骤中的“=VLOOKUP(C4,应收账款明细!A:E,5,0)”，就是在应收账款明细A:E区域的第五列中查找与C4单元格所显示的客户名称对应的截至今日欠款。（3）步骤中的“=VLOOKUP(C4,应收账款明细!A:F,6,0)”，就是在应收账款明细A:F区域的第六列中查找与C4单元格所显示的客户名称对应的约定支付日期。

3. 使用邮件合并制作应收账款催款函

1. 新建word-按照下方例图输入应收账款催款函主要内容，例图中“欠款 元”，“应当在 之前”中的空格也要保留，“日期：”后的两个单元格合并，合并后输入使用公式“=today()”
   

2. 在新建的word文件中点击邮件-选择收件人-使用现有列表-选取数据源-选中之前的“应收账款明细账”。
   在原本空着的对应位置插入对应合并域（客户名称、未收金额、约定支付日期）-右键约定支付日期域-切换域代码-加上格式代码@yyyy年MM月DD日,注意和原有域代码之间保留一个空格-右键未收金额域-切换域代码-加上格式代码#“0.00”
   
   
   

3. 完成并合并-编辑单个文档-全部-word自动生成20页的信函1文档-关闭保存。结果如下图：