信息系统项目管理师论文——时间管理篇

现已临近2024年软考，周围一些报名参加信息系统项目管理师考试的“小伙伴”还未准备论文，他们找到我，希望得到一些帮助。众所周知，IT是不养老的行业，作为一名IT老鸟，我通过认证的年代距今十余年已经颇为“久远”，实在是与如今考纲、评分规则有些脱节。但找的人多了，只好“厚颜”拿出很久之前写的一些论文凑数（包括参加继续教育准备的论文，都很粗糙），仅供大家参考，希望予人玫瑰，手有余香。

注1：为了不涉及敏感数据，文中年份、合同金额、建设周期等数字均做了“马赛克”处理-_-||b

摘要

本文结合笔者在出入境管理信息系统建设项目的项目管理方面的一些经验和体会，就项目的时间管理进行了论述，并就过程中所遇到的问题及采取的措施作了介绍，最后列举了在该项目时间管理方面需要改进的一些不足之处。

关键词：项目管理 时间管理 关键路径 甘特图 PERT PM

正文

随着改革开放程度不断提高以及西部开发战略的深入，往来境内与境外的内地居民人数急剧上升，来华经商、就业的境外人员也急剧增加，以2022年为例，内地居民出境人数同比上升30%，境外人员入境人数同比上升20%，这无疑给我国出入境管理工作带来严峻挑战。某市出入境管理局作为新出入境管理信息系统建设试点单位之一，经过统筹规划和分析，提出了本地区的出入境管理信息系统建设的需求说明，公司委派笔者担任该项目的项目经理，负责领导项目小组进行项目的实施工作。

在项目启动过程中，笔者详细分析了这个项目的基本情况：本项目是由国家移民局、某市出入境管理局共同出资的项目，总投资金额五百一十四万元，建设周期为十六个月。本项目涵盖外国人管理与服务、常驻居民出入境管理及港澳侨台胞管理与服务等各项出入境业务，是一套完整的出入境管理电子政务系统。某市出入境管理局结合本地出入境管理业务工作需要，在建设任务书的基础上提出了多项本地化业务需求，形成了新一代出入境管理系统的建设需求。新一代出入境管理系统在业务领域方面涵盖全部境外人员的服务与管理、内地居民出国、赴港澳台地区证件办理的各项出入境管理业务；在应用部门及群体方面应涵盖各级出入境管理部门、涉外宾馆及大专院校、涉外企事业单位等众多部门和本埠外籍人士及港澳侨台同胞、内地居民在内的广大人群；在网络覆盖方面涵盖互联网、各个机构的局域网；在接入硬件外设方面包括各种型号的计算机、护照阅读机、证照打印机、证件扫描仪、身份证识别仪、触摸屏自助机等。因此本项目具有运行环境复杂、业务需求复杂、各种软硬件接口复杂、使用者计算机应用水平参差不齐等特点，这给项目设计、实施和交付带来一定难度，而国家移民局出于国际形势和出入境管理工作实际需要的考虑，统一要求各个建设试点单位的这个建设任务实施周期不得超过十六个月。总体来说项目时间、紧任务重，必须统一协调各方面资源，保障项目按时、顺利交付。

由于项目工期十分紧张，因此项目时间管理工作的重要性就显得尤为突出。项目的时间管理是九大知识领域中重要的组成部分，由六项工作过程组构成。分别是：活动定义、活动排序、活动资源估计、活动持续时间估计、制定进度计划、控制项目进度。在接受项目经理职务后，笔者整体分析了项目涉及的业务领域、软硬件及接口、人员和各个机构情况，结合上述管理过程组的相关知识，理论联系实际地进行了规范管理工作。笔者先后和项目小组成员同用户代表一起制定了项目计划，并且理论联系实际地通过详细的活动定义、活动排序、活动资源与用时估计等工作，形成详细的进度计划，并定期形成项目进度报告通知干系人，对于出现的偏差及时调整进度计划，顺利的化解了项目执行过程中的延期风险，解决了可能最终导致项目延期的问题，保证了项目工期、成本及质量，最后顺利完成了项目并通过了专家的验收。纵观本项目管理工作，笔者结合项目实际情况和项目的时间管理方面的知识，对这方面管理工作进行了总结，下面就其中重点谈一些心得体会。

• 正确识别项目必须开展的工作内容（即正确的项目活动定义）

在以往的项目过程中，对于时间优先级非常高的项目，必须严格、谨慎的分析项目范围说明书，同项目干系人一起逐条明确项目工作范围，谨防“范围蔓延”的问题出现。纵观失败的项目往往由于需求不明确，致使项目范围扩大，工作量增加，甚至有些项目由于缺乏必要的变更控制机制，使本来就紧张的工期“雪上加霜”，最终导致项目延期。在明确工作范围后，在时间管理过程中最重要的就是活动定义工作了。

项目活动定义是确认和描述项目的特定活动,它把项目的组成要素加以细分为可管理的更小部分，以便更好地管理和控制。只有精细而正确的识别、定义项目工作，才能使项目实际工作与项目要求偏差降到最低，使得在活动定义基础上完成的项目进度计划更准确、更便于控制。

在项目启动阶段，笔者和项目组成员初步分析了项目需求情况和出入境管理信息系统建设任务书之后，多次与项目干系人沟通项目范围，并在完成项目范围管理工作的基础上，根据项目范围说明书、项目工作分解结构（WBS）、结合项目管理计划要求，与用户负责人一起逐条定义并确认项目工作，即项目活动。在定义项目工作的过程中，笔者还结合公司现有的组织过程资产，结合项目需求，从中筛选出既有的可复用的如二代身份证识别、护照机读码识别、视频摄像头采集模块、USB-KEY身份验证模块、证件存储空间优化算法等功能模块和算法，有效地降低了项目工作的总体规模。另一方面，笔者结合出入境行业既有信息系统的建设情况，参考和改进了某些关键环节和流程诸如受理、审批和制证流程的调优等，进一步优化了项目的设计，使项目工作趋于更加合理。

在上述工作基础上，笔者组织甲方业务专家和我公司的技术负责人多次研讨项目工作，运用滚动式规划方法进行项目工作的论证和定义，最终形成较为科学的项目活动清单，并进一步明确了项目活动的属性，形成了项目里程碑的定义，较好的完成了项目活动定义工作。

• 正确的进行项目工作优先级的排序（项目活动排序）

项目活动排序是指识别项目活动清单中各项活动的相互关联与依赖关系，并据此对项目各项活动的先后顺序的安排和确定工作。和活动定义一样，将项目干系人组织到一起定义项目中活动依赖是同样重要的。根据笔者经验，在项目工作的优先级排序上，作为行业专家的用户代表的意见往往是最具参考意义的，因为只有他们了解详细的业务需求，这是项目小组其他成员无法比拟的优势，这在和国际形势、国家政策紧密相关的出入境管理行业方面尤其如此。因此笔者利用参与项目的用户方代表的出入境管理行业经验，结合出入境项目的实际建设任务要求，在项目工作的优先级定义方面充分交流，在明确了项目工作的具体定义之后，进一步明确了用户对项目活动的优先级的意见，最后笔者和项目小组成员一起，结合用户意见，通过Microsoft Office Project工具软件，运用前导图法（PDM）这种网络图技术，对项目活动进行了排序，而且前导图法的优点在于对表现可视化特定类型的时间关系方面非常有利，便于与用户专家进行交流，方便他们理解项目活动排序过程和结果，这对最终形成正确的项目工作优先级起到了辅助作用。

另外，由于本项目涉及多门类的多种外部数据源和硬件设备等多种软硬件接入，其中客观存在多项需要进行技术攻关和具有研究性课题的技术难点，如果不充分考虑这些工作因素，盲目进行后续工作，无疑将给项目带来进度延迟的风险。因此笔者在规划项目工作优先级时，聘请外部技术专家对这些技术难点诸如证件存放柜计算机自动化控制接口、护照阅读机开发接口、户籍总队数据管理系统接入等多种课题提高工作优先级，使得后续项目工作得以顺利开展，这在项目后期尤其凸显了项目工作排序正确的积极意义。

• 合理估算项目工作的时间并积极协调资源

在项目工作历时估算和资源估算方面，对项目进度的影响也尤其重要。在本项目中，项目规模大且技术复杂，因此如何做到合理估算项目时间是值得作为项目经理的笔者尤其要重视的。笔者在进行项目工作定义和优先级排序之后，参考公司现有可用资源，提前规划了项目工作资源日历，规避了人力资源冲突的风险。

在本项目中存在多项硬件集成实施工作，而在项目实施期间，我公司的网络工程师匮乏，硬件系统集成项目众多，存在资源争用的问题。笔者将系统集成部门的负责人作为项目干系人之一进行了沟通，说明了本项目哪些工作在哪些时候需要什么水平的硬件工程师参与，和硬件技术负责人一起制定了实施方案和备选方案并提交了工作资源日历，方便了该部门的负责人优先考虑本项目工作需要，预先为硬件平台建设保留了必要的实施人员，在本项目的硬件集成工作方面，没有出现由于硬件实施人员不到位而出现的延误，这在其他同等规模的软硬件一体建设项目中是十分少见的。另外，本项目数据库服务器采用小型机，而我公司当时尚没有小型机实施工程师，笔者通过工作资源日历，安排外协单位进行小型机系统及数据库环境的安装和部署，顺利的建立的系统的数据库平台。

在软件开发工作方面，笔者结合以往的软件开发项目，通过类比法进行了项目开发工作的时间估算，并运用PERT法安排不同技术水平的项目开发成员进行开发任务历时估算，形成较为准确的时间估计，这也充分保障了本项目的时间管理工作的顺利进行。

• 在调整进度计划时项目干系人的关键作用

在项目实施过程中，也曾出现了项目需求的变更情况。比如在本项目实施期间，分别对护照打印接口和证件转印膜管理进行了变更，这影响到了项目的实施计划。

在出现这种情况后，笔者及时和项目干系人进行沟通，并在最初沟通过程中用户项目负责人不认可变更项目计划的情况下，协调公司高层做对方工作。后经双方协商，对项目进度计划进行了调整，为项目组争取了宝贵的时间。试想作为项目关键干系人的公司高层如果不参与此事，最终项目进度计划无法变更的情况下，项目组面临巨大压力，不但无法完成任务，也许会影响到项目实施的质量等方面，最终会导致客户不满意。公司高层参与此事的沟通后，对项目后续工作起到了关键的作用，因此项目干系人积极参与进度计划的调整论证是十分必要的。

结束语

总结本项目管理过程，虽然在项目时间管理方面成功的运用了许多项目管理知识，解决了一些实际问题，但也存在一些不足之处。比如，在例行的进度报告中没有积极使用挣值法进行进度管理和总结，缺乏必要的数字说明项目进度情况，这使得项目进度报告不是很完善，对预测后续项目进度情况缺乏数据支持。这在今后的项目中是需要进一步加强的。