时间管理

每个星期有168 个小时,其中56 个小时在睡眠中度过,21 个小时在吃饭和休息中度过,剩下的91 个小时则由你来决定做什么
——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的技巧

    如何制订一份合理实用的计划表呢?在制订时间表以前,请:
    1.把要做的事情全部看一遍
    2.确定每件事情的重要等级
    3.根据重要程度把事情重新排序

    任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:
    1 明确你的价值观
    2 确定你的目标
    3 对你的目标按优先级排序
    4 明确你的任务
    5 对任务按优先级排序

        价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。什么对你而言是最重要的?家庭?工 作?金钱?你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。


        有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小块,严格地按日程表行动;有的人则相反,喜欢把握整体,形象地思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。

        不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。
        1.积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而消极地回应。你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。
        2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细计划。写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。
        3.按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。
        4.提前准备保持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的事情。

        许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那就大错特错了。日程表非常重要:它使我们能有计划地运用时间,以达到自己最终的目的,实现更高层次的自由。

        灵活地执行日程表。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实用性。

        每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期,重新审视一遍日程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。然后,进行必要的修改。如果你以前从未好好计划过你的时间,从头开始会有点困难。不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得 越好。关键是要坚持大约30 天,以养成逐日管理时间的习惯,并看到它的效果,增强信心。你不需要实施课程中提出的每一种方法,就像在超市中购物一样,选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。

        用一整天的时间观察你自己,尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:
1.你通常用哪些方式浪费时间
2.你在什么情况下效率最高
3.你效率最佳的时间是什么时候

        要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈:“计划的循环”

        尽可能详细地描述你当前所处的阶段,写下来,以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么?你需要完成哪几件主要的事情?它们有期限吗?期限分别是什么时候?你现在的感受如何?等等。确阶段目标后,进一步将其细化,对未来的一年进行规划。

        进行规划并不意味着把未来的365 天的 日程安排得满满当当,而是明确以下问题的答案:
        ! 我希望在这一年过去以后得到什么?
        ! 除此以外,这一年中还有哪些事情需要我花费时间?
        ! 我必须做哪些事情?
        ! 这些事情必须在什么时候完成?
        ! 这一年中有哪几个关键的任务?
        ! 我将怎样根据这些关键任务分配安排时间?
        ! 预计有哪些事情会干扰今年计划的执行?(如搬家、生小孩。)
        ! 今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小?我准备怎样充分利用这段时间?
        ! 今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大?你准备怎样应对?

        对这些问题心中有数以后,你就能自如地安排这一年的时间。下一步,我们就该为这一年写时间规划了。写的时候,请注意下面几点:
        1. 首先安排固定项目
        2. 根据你的生物钟安排时间
        3.把较大的任务分割成易于控制的小块
        4. 充分利用零碎时间
        5. 为每件事情设定明确的起止时间
        6.留出充分的休息和娱乐时间
        7.留出机动时间,不要把所有的时间都填满

        订完计划后,按下面的标准逐条检查,修改计划:
        1.事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗?
        2.每天应有用于自省和修订计划的固定时间。
        3.对于有截止期的任务,是否有足够的时间在时限内完成?
        4.把用于生活不同方面的时间分别加总,各部分之间应保持平衡。

        下面总结了二十个节省时间的方法,请根据你的需要选用它们:

        1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
        2. 从优先级最高的事物着手。
        3. 和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。
        4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
        5. 为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用。
        6. 找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室。
        7. 当你有重要的事情要处理时,学会对别人说“不”。
        8. 学会委派别人做事。
        9. 归纳相似的事情,把它们放在一起处理。
        10. 减少例行事务:它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。
        11. 避免完美主义。记住80/20 定律。
        12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。
        13. 不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件。
        14. 设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超过3 分钟。
        15. 聚精会神地做手头的事情。
        16. 处理重要事情时,使用大块的时间。
        17. 迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易。
        18. 文书工作争取只处理一次。
        19. 在行动以前,彻底地思索整件工作。
        20. 第一次就做好。

        效率自评:对完成效率的自我评价,可以用ABC 或123 为标记,如果效率有较大波动,则标出来,如A-B(由高效率变为中等效率),或1-3-2(由高效率变为低效率再变为中等效率)。

        计划:用百分数表示计划的完成比例,100%表示完成这段时间应做的事情,50%表示只做完了一半,N/A 表示这件事是计划以外的事情。
        中断说明:注明中途中断的次数、原因、持续时间。


        如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作,最好把它暂时搁置起来,以等待条件成熟。如果你准备采取某个行动以应付危机,却感觉很糟,那么最好也暂停下来,给自己更多的时间以进一步搜集信息,从多方面加以考虑,说不定会柳暗花明,发现一条新路。


        谋杀时间的凶手
        1.没有日程计划。
        2.生活失去平衡。
        3.桌面杂乱
        4.睡眠不足。
        5.不吃午饭。


        时间的四个象限

        我们每天所做的事情,可以分类归入四个象限:
        1. 重要并且紧急:它们是危机任务
        2. 重要但不紧急:它们是新的机遇
        3. 紧急但不重要:它们是日常事务
        4. 既不紧急又不重要:它们是杂乱琐事

        你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多? 答案是第4 象限的杂乱琐事,因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3 象限,因为“会响的轱辘有油喝”,这种事情总在吸引人们的注意力。以减少处理1、2 象限的时间为代价,处理3、4 象限的事务,是一种变相的拖延。管理时间时,请确认你把重点放在1、2 象限上。


        # 每天自学1 小时,7 小时一周,365 小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。
        # 每周5 天,每天花5 分钟改进自己的工作,在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。
        # 时间管理当中最有用的词是"不"。
        # 企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。
        # 企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。
        # 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。
        # 如果你让自己一天做一件事情,你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情,则会完成7-8 件事。
        # 花1 个小时进行计划,行动时会节约10 小时。
        # "20/80 规律"。80%的结果来自20%的努力;20%的结果来自80%的努力。
        # 我们能够记住10%的阅读信息,20%的听觉信息,30%的视觉信息;50%的视觉和听觉信息,70%的表达信息,90%的行为信息。


        现在,我们要找出一些关于我们的时间的数字。请想办法找出以下数字:
        1. 你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适?实际上花多少时间睡觉?
(过多或过少的睡眠都对身体无益。回答第一问需要你对自己的身体有基本了解;回答第二问需要对自己的生活有基本了解,如果你的睡眠时间很不规律,则取一个平均值。)
        2. 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐?
        3. 开始一项工作(如写作业、写报告、读书)时,记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。
        4. 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时?
        5. 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排?
        6. 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流?
        7. 你每天花多少时间保护自己的健康

        工作日化整为零,每段30分钟。

        要随时做日程记录,单凭记忆不大可靠。

        讨论应该简短,避免没有结论的提问。

        每天给自己有段安静的时间。

        记录你的体力、脑力出现高峰的时间,了解它们能持续多久。

        用彩色笔标示出任务的不同重要性。

        工作按时完成后,应该自我奖励。

        要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。

        定期查阅你的存盘,把不再需要的文件丢掉。

        定期留出一点时间来追求业余爱好,和享受休闲放松的乐趣。

        志在每天尝试新东西。

        墨非定律:( 1 ) 凡是可能出错的都会出错; ( 2 ) 每次出错的时候, 总是在最不可能出错的地方; ( 3 )不论您估算多少时间,计划的完成都会超出期限; ( 4 )不论您估算多少的开销,计划的花费都会超出预算; ( 5 )您做任何事情之前,都必须先做一些准备的工作。

        崔西定律:( 1 )任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,所以必须要简化工作流程;( 2 )简化工作是所有成功主管的共同特质,工作愈简化,愈不会出问题。


        目标设定的步骤:
        (1)写下目标:通常用想的还是不够,一定要写下您的目标,才能加深印象,进入我们的潜意识;(2)设定优先级:目标可能有很多,一定要排定其优先级;(3)拟定计划:依据目标之优先级拟定计划;(4)对计划设定优先等级和先后顺序;(5)排定时程表;( 6)确实做、马上做。

        策略性的目标设定:
    (1)您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标:甚至于想好将来自己的墓碑上要刻那些字,这是一生的目标;(2)除掉障碍;(3)寻求合作;(4)充实知识;(5)决定关键步骤;(6)人类因梦想而伟大:作伟大的梦、并使它们实现;(7)每 天早上重写一遍您的目标 ,每天晚上审查这些目标:每天如此做,这样才会进到我们的潜意识。


        设定优先次序,可将事情区分为五类:A = 必须做的事情;B = 应该做的事情;C = 量力而为的事情;D =可以委托别人去做的事情;E =应该删除的工作。最好大部份的时间都在做A类及B类的事。


        提高生产力
    (1)一般人只用50%的能力工作;一分耕耘一分收获,牢记播种与收割定律;(2)养成环境及桌面整洁的习惯;专注工作的焦点,专心工作;(3)用一整段的时间工作,找出至少30分钟或1小时不会被打扰的时间,来做重要的事;(4)要有坚忍的毅力,一气呵 成;一次处理完成,才不会浪费时间;(5)工作中断时,要有“ 回去工作 ”的驱动力;(6)要有完成工作、结束工作的强制力:不要每件事都只作一半而无结果;(7)维持高生产力的肢体语言:坐正挺胸,做出很有精神的样子,如此生产力自然会提高;(8)集中能力于自己的优点上,发挥自己的专长;(9)设定完成工作的期限;(10 )达成对别人的承诺。


        克服拖延的习惯
        ( 1 )要有良好的组织;( 2 )由重要的事情开始着手工作;( 3 )建立一个报酬时间表;( 4 )培养紧急的意识;( 5 )以快节奏工作;( 6 )一旦开始,不要停止;( 7 )订出一段特定的时间工作;( 8 )从最糟的事情开始;( 9 )详细的计划;( 10 )不可找借口;( 11)设定截止期限。

                                                                                                                                                                                                                    转自CCF 作者eapass
 
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