PowerPoint简报十大切记与切忌事项

Cherie Kerr 知道如何在商务会议中让变得既具挑拨性又有说服力，也知道有可能发生完全相反的效果。

加州的公共关系顾问 Santa Ana 说：「只要用得正确，这会是您最好的朋友。」

Kerr 从两种不同角度观察这个 Microsoft 热门简报及图形应用程序，正好反映出业界及学界中的争议。虽然有许多人支持 PowerPoint 是效用强大的商务工具，但同时也有许多人认为它是在拖累互动的效果，会混淆、扭曲、甚至扼杀沟通。

不过 Kerr 指出，任何谈论 PowerPoint 好坏的议题，都只是更加反映出善用这个程序的重要性。这里就告诉您十个善用 PowerPoint、让企业更出色的方法：

1.言之有物：
从某种角度来看，PowerPoint 简单上手的优点，也可能是它最大的缺点。不论建立引人注目的投影片和图片有多么简单、多么有趣，都千万别忘了 PowerPoint 并不是独立的。听众是为你而来，不是为了瞪着屏幕上的图像而已。简报数据要做得好，但是演说的内容也要一样引人倾听。Matt Thornhill 是 Audience First 的总裁，这家在美国维吉尼亚州密德罗申的公司，提供简报训练的服务。他说：「PowerPoint 并不会做简报，PowerPoint 只会做投影片。别忘记你做投影片的目的，是为了辅助口头上的简报。

2.保持单纯：
不论是 PowerPoint 还是其它简报程序，我们大概都见过那种简报者像是要向简报程序求婚的情况。因为他会毫不保留地炫耀每个特殊效果、每种小工具，就像炫耀心上人一样。但是，真正最有效的 PowerPoint 简报，都是很简单的：易懂的图表、与演说内容相呼应的图形等。有些权威人士建议每行不要超过五个字，每张投影片也不要超过五行字。Kerr 说：「不要用过多文字和图形来做总结，不妨换个立场思考，真的需要把所有东西都放上屏幕吗？

3.投影片里少用数字：
PowerPoint 的魅力，就是能够简洁地传达想法，以辅助演说的内容。但是如果同时出现太多数字和统计数据等等，情况就完全相反。一般来说，效果最佳的 PowerPoint 画面，都不会带有过多数字。取而代之的，是在事后另外发出较为深入说明的备忘稿。想要用 PowerPoint 强调某个统计数据的话，可以考虑改用图形或图像传达。Kerr 说：「例如有一次我要说到关于阿滋海默症的普遍性，我没有直接把统计数字放上屏幕，而是放了一张老年女性的照片。」

4.不要只是复颂 PowerPoint：
PowerPoint 使用者中，最普遍也最不好的习惯之一，就是直接念出投影片上的文字。这不但是多余的 (简报者沦为切换投影片的工作人员)，而且不论简报本身做得多美观，结果都只会让人觉得无聊。演说内容要能够延伸讨论屏幕上的内容，而不仅止于复颂，才能让 PowerPoint 发挥最大的效用。Roberta Prescott 的 Prescott Group 是位于美国康乃狄克州的沟通顾问公司，他说：「就算是用 PowerPoint，也一样要与听众保持眼神的接触。他们不是来看你的后脑勺的。」

5.算准说话时间：
另一个可能发生的问题，就是演说人在换新投影片的同时开始说话，这样只会让听众分心。精心设计的 PowerPoint 简报，会先放上新投影片，让听众有机会阅读并消化内容之后，才开始讨论、延伸及扩大屏幕上的主题。Kerr 说：「这是时机问题，千万别和你的投影片抢镜头。」

6.休息一下：
再强调一次，当 PowerPoint 成为视觉辅助工具时，才能发挥最大效果。有经验的 PowerPoint 使用者，不会怕让屏幕暂时空白一阵子。这样不但让听众视觉上得到喘息的机会，也能把听众的心思带回口头上的互动，像是小组讨论或是问答时间等。

7.使用亮丽色彩：
在文字、图形和背景间创造出较强烈的对比，也能有效传达讯息和情感。

8.汇入其它图像和图形：
不要只使用 PowerPoint 提供的内容，最好能利用外来的图像、图形和视讯等来加强变化，以提高简报的吸引力。纽约的科技顾问 Ramon Ray 说：「我常常会在简报里加上一两段短片，不但可以传达讯息，还能加点幽默，让大家放松心情。

9.简报完后才发备忘稿，不要在简报时发：
这一点有些人会反对，但是没有人会喜欢对着一群正忙着看自己的结论的人说话。除非一定要让大家能够边参考备忘稿边听取简报，不然最好等到简报结束后再发。

10.简报前严格编审投影片：
千万不要忘了听众，完成 PowerPoint 投影片草稿之后，要假设自己就是听众之一，边看着投影片边听着说明。如果有什么感觉不对的、令人分心或混乱的东西，马上删掉。通常这么做都能够改善整个简报。