【项目管理一点通】（32） 评审

概要设计实际上是一个重要的里程碑，也是一个重要的分水岭。完成了概要设计，相当于一栋大楼的框架已经完成，接下来要做的就是砌墙了。换句话说，项目干系人主要关注的工作告一段落，后续的详设、开发、测试、实施相对来说关注程度要小一些了。因为他们都知道，前面的框架工作做好了，后面的工作基本上不会有太大的问题。
既然这样，需求评审、概要评审和项目实施方案一样，是非常重要的，基本上大小干系人可能都会参加，有时候概要评审会更重要，因为概要体现了未来系统的基本轮廓，这就和画肖像一样，轮廓画好了，基本上就可以看出这个人画得像不像了。
项目经理自然是组织评审会的主要人物，组织能力也是管理能力的重要指标，所以项目经理是否称职，由此也可见一斑，所以必须要全力表现，让领导们放心。
下面我简单说一下组织和召开评审会的关键点，供大家参考。
1、首先一定要有一个完整的概要设计文档，最好同时准备一份PPT版本供投屏和讲解用，并且是内部最终版，如果没把握，先不要着急召开评审会；
2、概要文档内部定版之后，一定要提交给相关领导以及项目干系人过目，一定一定，关键的话说三遍，我们中国人做事的风格喜欢先台下后台上，切忌搞突击，让领导们措手不及，评审会只有那么点时间，即使专家的知识渊博，也很难在那么短的时间内进行认真的推敲，所以，这个步骤必须做到。有人担心领导没时间看，这个问题不是我们需要考虑的，你只管发就行，负责任的领导一定会看的。
3、认真挑选参会的人员名单，评审会不是授奖大会，所以既要有领导参会，也要有专家参会，一句话，就是要有人说冠冕堂皇的话，又要有人提出宝贵的改进意见，不要指望领导给你提出太多的意见，这种会议上，领导主要是站台给专家的意见背书，啥叫背书？就是佐证一下，表示支持专家的意见。另外这里的专家可以是内部的业务和技术专家，也可以是外部的行业专家。甲方可能会更重视这方面的情况，大企业都会在外面找一些专家来参加会议。
4、认真挑选会议的场地，能大一点尽量大一点，不要太挤了，这样会让人感到压抑、烦躁，但是也不要找剧场那么大的。会场布置一般会由行政去布置，可以不用去管。但是有些关键设备一定要准备好，尤其是投影仪、话筒、喇叭、白板、激光笔等，有些设备应提前调试好，并且安排专业人员在会议期间保障设备正常运行。另外一件重要的工作要做，就是尽可能为每一位领导和专家准备一份文档的纸质版本。
5、概要设计的讲解通常会安排项目经理去讲解，但是并没有这个规定，个人觉得安排高级设计师去讲解更好，我们做项目不是做形式，让合适的人做合适的事情才是管理的核心，所以没有必要在上面纠结。但是讲解人在之前一定要进行大量的练习，不可以太过于自信，在大型会议上，任何盲目的自信都是愚蠢的，代价也是非常惨重的。关于如何做文档讲解我会在后面专门的章节进行阐述，这里就不再啰嗦了。
6、待人接物的细节也要注意。现在很多项目经理都是从开发工程师转型过来的，性格比较内向，待人接物比较生疏，用一句流行语就是情商比较低，平时要多加锻炼，一定要克服那种认为待人接物是假客套、搞形式的观念，既然做项目管理，就不可避免的和各种各样的人物打交道，而且这些人中很多都是项目干系人，或者对项目有间接影响的人，如果因为不礼貌或者不恰当的言行影响了项目的开展，那就是真正的因小失大了。
7、控制好讲解的节奏和评审的时间。尽可能给专家多一点的时间。讲解文档不要太急，注意主次。重要的地方可以多讲一些，不重要的可以少讲一些。时间不要太拖沓，很多人有这个毛病，喜欢延长评审会的时间，我的意见是，如果评审会超时太多，应尽快结束，剩下的部分可以会后找关键人物交流。当然，尽快结束也不是自己说了算，应该征求主要领导的意见，一般来说他们都会同意的。为了避免这种尴尬的局面，一定要控制好会议的节奏，不要在某一点上纠结过多，如果出现那种争论不休的情况，应该立即搁置争论，转移话题。这不表示就不再讨论这个问题，而是会后就这个问题征求两方意见，有针对性的解决问题。
8、应安排专人做好会议纪要，并在会后发给相关人。会议纪要非常重要，因为很多人在会议过程中过于聚焦某些问题，没有看到其他方面的问题，或者是没有深入思考某些问题，或者是没有关注问题的结论，会议纪要起到提示的作用。
9、会议结论很重要，一般是先由项目经理做工作总结和后续安排，接着让双方领导（甲方先）帮项目经理背书，从而保证项目的后续工作顺利推进。
以上是关于评审会的一些关键点，并不是全部的内容，由于篇幅原因，我就简单聊到这里，希望能够对初为项目经理的朋友们有所帮助，谢谢大家！