财务软件、进销存软件、ERP中会计凭证录入模块DIY全攻略

财务软件、进销存软件、ERP中会计凭证录入模块DIY全攻略(二)
一、需求分析
  1、录入界面要求友好，直观便捷，提供多种录入途径并有容错设计；
  2、凭证录入要符合现行会计制度的要求，制度规定的凭证要素要求用户完整录入，否则不能保存；
  3、提供凭证分类功能、能自动生成凭证号；
  4、提供新增、保存、修改、复原、查找凭证功能；
  5、提供凭证浏览功能；
  6、提供会计分录的复制、粘贴、删除功能；
  7、提供凭证审核功能；
  8、提供模式凭证功能；
  9、提供助记码录入功能。
二、记账凭证种类及凭证要素
  记账凭证是由根据已审核原始凭证编制、载有会计分录、直接据以登记账簿的书面文件。记账凭证要素主要包括凭证名称、填制日期、编号、凭证摘要、会计分录、有关人员签章、所附原始凭证张数等。下面对主要要素做一个简要说明：
  1、凭证名称，实际上就是企业采用的记账凭证类型的名称，一般用“凭证字”来体现。在实务中，凭证种类主要有二种：1）记账凭证采用一种通用的格式，采用“记”或”总“或”通“等凭证字，在范例中我们采用”记“凭证字；2）按记账凭证记载内容与货币资金的收付关系分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，采用的凭证字有”收“、”付“、”转“；这种分类又可细分为现金收款凭证、现金付款凭证、银行存款收款凭证、银行存款付款凭证、转账凭证，对应凭证字为”现收“、”现付“、”银收”、“银付”、“转”。在实务中，会发生从银行提取现金或将现金存入银行的记账凭证，这样可能同时涉及二个凭证字，如企业从银行提取现金，就是“现收”、“银付”，为了避免这种凭证字的重复情况，规定对这种记账凭证统一采用付款方凭证字，即从银行提取现金只用“银付”；将现金存入银行只做“现付”；
  2、编号，即企业编制记账凭证的顺序号，如果企业采用通用格式的记账凭证，则编号按月从1开始连续编号就可以了；如果企业采用分类记账凭证，则对每一类记账凭证都需按月分别从1开始连续编号；注意这里编号是指编制记账凭证的顺序号，而不是编制日期的顺序号，如果一张记账凭证日期是11月10日，其凭证号为1；另外一张记账凭证日期是11月1日，按常理后者的凭证号应在前者前面，但会计是允许将后者的凭证号编为2的。
  3、会计分录，即会计科目的借贷方向和金额，是记账凭证的主体部分。由于现行采用借贷记账法（其记账规则是：有借必有贷、借贷必相等），记账凭证和会计分录是一对多的关系，即一张记账凭证可以有二条或多条会计分录，所有会计分录的借方金额合计必须等于贷方金额合计；
  4、会计科目代码，即财政部规定的会计科目的编号，目前一级科目编码为4位，用户可以已有编号的下面增加的子编号。按财政部规定，现行企业分别适用《企业会计制度》、《小企业会计制度》和《金融企业会计制度》，以前分行业会计制度从2005年1月1日起不适用了。在财政部发布的**会计制度都有附件，一般附件2 就是会计科目名称和编号。以《小企业会计制度》为例，其基本会计科目编号有60个，具体见附一。

  5、摘要，是对记账凭证内容的简要说明，一张记账凭证可以只写一条摘要，也可以为每一条会计分录写一条摘要。
三、数据库及数据模块设计
  这里，我们采用Access数据库，这个数据库（名称:ACCount.mdb）需要包含哪些表格(Table)呢？
  1、要存储记账凭证内容，必须有凭证表PZ，其中的字段就是各个凭证要素的。我们上面说到，一张记账凭证可以对应多条会计分录并且会计分录条数不可预知的，因些从数据库设计范式的角度，为了避免数据冗余的应该分别二个表，其中一个表保存记账凭证的基本信息，另一个表保存摘要及会计分录信息；但是这种设计也有一个明显不足就是，由于在记账凭证录入过程中要非常频繁的读写会计分录，如果设计成二个表则可能影响效率，因些这里本人采用了为每条会计分录增加一条凭证记录的“笨”办法，简化了操作，又可以起到“以空间换时间”的效果。
  会计年度+会计期间+凭证字+凭证号可以唯一定位一张记账凭证。
  会计年度+会计期间+凭证字+凭证号+分录号 可以唯一定位一条会计分录，因此设为本表的主键。
FDATE  凭证日期
FYEAR  会计年度，=Yearof(FDATE)
FPERIOD会计期间，=Monthof(FDATE)
FGROUP 凭证字
FNUM   凭证号
FENTRYID分录号
FEXP    摘要
FACCTID 会计科目代码
FCYID   币别
FEXCHRATE汇率
FDC     借贷方向，借方为“D”、贷方为“C”
FFCYAMT 原币金额
FDEBIT  借方金额
FCREDIT 贷方金额
FPREPARE 制单人
FPOSTER 过账标志
FCHECKER审核人
FPOSTED 过账与否
FSERIALNO附件张数
  2、在电算化软件中，会计科目的录入都是录入科目编号，因些还要有科目代码表CODE，该表基本字段只有二个，就职科目代码CODE和名称NAME；实务中还有一些附加字段如：科目助记码、是否核算外币、有否往来核算、部门核算、分地区核算等。
  3、要存储凭证种类PZType，即不同的凭证字，该表基本字段为凭证字PZType，可根据需要增加，如增加各类凭证对应的录入规则等。
  4、数据模块设计：
  File->New->Data Moudle,保存为DM.pas,在窗体增加一个ADOConnection,三个ADOTable,在ADOConnection1的connectionString属性中点击后面的"..."启动向导->Use Connection string->build->Microsoft Jet 4.0 OLD DB Provider->Select or enter a database name:Account.mdb->OK,做好以后把ConnectionString中Data Source的路径去掉，只保留文件名，做好后ConnectionString值如下：
 设ADOConnection1的LoginPrompt为false,关闭登录提示；

Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;User ID=Admin;Data Source=Account.mdb;Mode=Share Deny None;Extended Properties="";Jet OLEDB:System database="";Jet OLEDB:Registry Path="";Jet OLEDB:Database Password="";Jet OLEDB:Engine Type=5;Jet OLEDB:Database Locking Mode=1;Jet OLEDB:Global Partial Bulk Ops=2;Jet OLEDB:Global Bulk Transactions=1;Jet OLEDB:New Database Password="";Jet OLEDB:Create System Database=False;Jet OLEDB:Encrypt Database=False;Jet OLEDB:Don't Copy Locale on Compact=False;Jet OLEDB:Compact Without Replica Repair=False;Jet OLEDB:SFP=False
 
  设三个ADOTable的connection属性值为ADOConnection1。分别改名为ADOTPZ、ADOTCODE、ADOTPZType,Tablename分别PZ、CODE、PZType。
  设ADOTPZ的indexfieldnames属性值为FYEAR;FPERIOD;FGROUP;FNUM；
  dm.pas内容：

unit DM;

interface

uses
  SysUtils, Classes, DB, ADODB;

type
  TDataM = class(TDataModule)
    ADOConnection1: TADOConnection;
    ADOTCode: TADOTable;
    ADOTPZ: TADOTable;
    ADOTType: TADOTable;
  private
    { Private declarations }
  public
    { Public declarations }
  end;

var
  DataM: TDataM;
implementation

uses PZ, PZFind;

{$R *.dfm}

procedure TDataM.DataModuleCreate(Sender: TObject);
var
  s:string;
begin //Datam 迟于frmPZ被创建，因些下面代码不能写在frmPZ
      ADOTType.First;   //取凭证类型
      with frmPZ do begin
      while not DataM.ADOTType.Eof do begin
        s:=DataM.ADOTType.fieldbyName('PZType').AsString;
        cbPZType.Items.Add(s);
        frmPZFind.cbPZType.Items.Add(s);
        DataM.ADOTType.Next ;
      end;             //取每类凭证对应的下一凭证号
      if cbPZType.Items.Count >0 then  begin
        cbPZType.Text := cbPZType.Items[0];//Items[0]是默认的凭证字
        edtPZNO.Text:=inttostr(GetNextPZNO(cbPZType.Text));//inttostr(FPZNO[0]);  //FPZNO[0]默认的凭证号
      end;
      end;
end;
end.

界面预览
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附件一(小企业会计制度规定的会计科目名称和编号)：
顺序号 编号 名称
 (一) 资产类
1 1001 现金
2 1002 银行存款
3 1009 其他货币资金
 100901  外埠存款
 100902  银行本票存款
 100903  银行汇票存款
 100904  信用卡存款
 100905  信用证保证金存款
 100906  存出投资款
4 1101 短期投资
 110101  股票
 110102  债券
 110103  基金
 110110  其他
5 1102 短期投资跌价准备
6 1111 应收票据
7 1121 应收股息
8 1131 应收账款
9 1133 其他应收款
10 1141 坏账准备
11 1201 在途物资
12 1211 材料
13 1231 低值易耗品
14 1243 库存商品
15 1244 商品进销差价
16 1251 委托加工物资
17 1261 委托代销商品
18 1281 存货跌价准备
19 1301 待摊费用
20 1401 长期股权投资
 140101  股票投资
 140102  其他股权投资
21 1402 长期债权投资
 140201  债券投资
 140202  其他债权投资
22 1501 固定资产
23 1502 累计折旧
24 1601 工程物资
25 1603 在建工程
 160301  建筑工程
 160302  安装工程
 160303  技术改造工程
 160304  其他支出
26 1701 固定资产清理
27 1801 无形资产
28 1901 长期待摊费用
 (二) 负债类
29 2101 短期借款
30 2111 应付票据
31 2121 应付账款
32 2151 应付工资
33 2153 应付福利费
34 2161 应付利润
35 2171 应交税金
 217101 应交增值税
 21710101  进项税额
 21710102  已交税金
 21710103  减免税款
 21710104  出口抵减内销产品应纳税额
 21710105  转出未交增值税
 21710106  销项税额
 21710107  出口退税
 21710108  进项税额转出
 21710109  转出多交增值税
 217102 未交增值税
 217103 应交营业税
 217104 应交消费税
 217105 应交资源税
 217106 应交所得税
 217107 应交土地增值税
 217108 应交城市维护建设税
 217109 应交房产税
 217110 应交土地使用税
 217111 应交车船使用税
 217112 应交个人所得税
36 2176 其他应交款
37 2181 其他应付款
38 2191 预提费用
39 2201 待转资产价值
 220101     接受捐赠货币性资产价值
 220102     接受捐赠非货币性资产价值
40 2301 长期借款
41 2321 长期应付款
 (三) 所有者权益类
42 3101 实收资本
43 3111 资本公积
 311101  资本溢价
 311102  接受捐赠非现金资产准备
 311106  外币资本折算差额
 311107  其他资本公积
44 3121 盈余公积
 312101  法定盈余公积
 312102  任意盈余公积
 312103  法定公益金
45 3131 本年利润
46 3141 利润分配
 314101  其他转入
 314102  提取法定盈余公积
 314103  提取法定公益金
 314109  提取任意盈余公积
 314110  应付利润
 314111  转作资本的利润
 314115  未分配利润
 (四) 成本类
47 4101 生产成本
 410101  基本生产成本
 410102  辅助生产成本
48 4105 制造费用
 (五) 损益类
49 5101 主营业务收入
50 5102 其他业务收入
51 5201 投资收益
52 5301 营业外收入
53 5401 主营业务成本
54 5402 主营业务税金及附加
55 5405 其他业务支出
56 5501 营业费用
57 5502 管理费用
58 5503 财务费用
59 5601 营业外支出
60 5701 所得税