封文寫作

https://cc.cl.ntu.edu.tw/blog/17

郵寄信件的封文寫作

　　封文，乃指信封上的文字。

　　首先討論信封的選擇：一般而言，以中式且中間劃有「長方紅框」者最為通行正式（如【圖1-1】）。如居喪時期或弔唁信函，則不宜使用印有紅框或紅字的信封，應改用純白或素色封套，或將長方紅格線條用墨塗黑。目前機關行號多半為了黏貼電腦印製之名條標籤，以致將長方紅框省去。但使用時心中仍宜留有中、左、右三路的觀念，才方便寫作。本章所討論的封文寫作，即主要針對國人常用的中式直式信封而言。至於平時如採用西式（橫式）信封，則以純白者為最大方。其書寫格式則宜順應西方書寫習慣，即將收信人姓名書於信封中段偏右，地址則分行書於其上皆靠左齊頭並列（或有書於姓名之上者，亦可）；發信人姓名地址則應用較小字體，書寫於左上角或背面，如【圖1-2】 之例。不宜率爾將橫式信封直寫，或順時針轉90度直寫。因為如此一來，不僅有礙美觀；甚至因為收信人與發信人書寫位置與西方常規不合，反而影響郵遞之作業。

 

　　關於中式信封的封文格式，除與郵遞業務相關的郵遞區號、郵票等處之外，可分為三部份。右路書寫收信人的地址及機關名稱，左路書寫發信人的地址及緘封詞，中路長方紅框內則書寫收信人的姓氏、職稱（或頭銜）、名字及啟封詞，如【圖1-3】所示。

　　封文通常寫四行或五行，而不寫三行，因為報凶的書信總是匆匆忙忙發出，只寫簡單必要的資料，信差能送到即可，而無心講究行款，久而久之，社會上形成一種習慣，如果不是報凶，總是把信封寫滿，一來表示發信時從容不迫，來信是好事而不是壞事，讓收信人一看到信封便能安心；二來表示此信是用了時間仔細寫的，讓收信人感受到發信人的誠意，這種習慣在過去稱「三凶四吉五平安」。如今想來，這種習慣反映古人心思細密，很懂得體貼別人，是值得保留的習慣。現在了解這種文化的人雖少，但多數標準信封將對方或己方地址設計印製成二行，仍是受到此種習俗之薰陶。

　　左右兩路的寫作，左低右高。但右路之高以不高於收信人的姓為準；左路雖低，則以不礙大方為準。這個原則並沒有特殊寓意，而是美感的考慮。因為如此安排最大方最優雅，而大方優雅的封文，乃是博得收信人好感的第一步。如仔細體會：中路乃是對方的名諱，自然是封文中最為重要者；其次是右路中對方服務的機關行號，再其次則是其地址。至於左路我方的地址、名諱與緘封詞則理應最為謙卑。緘封詞上，一般只書發信人姓氏。不過，如是掛號信件，則應寫發信人全名，以免退信時發信人領取不便。

　　至於中路的書寫，現行格式有兩種：一是傳統格式、一是現代格式。傳統格式，乃是將職稱（如經理、教授等）或頭銜（如博士）置於姓氏下，再將其名或字號置於職銜下，並且小字側書於右側，然後挪抬（空一格），然後是啟封詞，如【圖1-4】 。現代格式則將職銜寫於姓名之下，空一格再寫啟封詞，名字並不偏書，如【圖1-3】 。

 

分項略談上述格式的含意

• 職銜：封文所以稱職銜，而不寫發信人對收信人的稱謂（如大哥、三嬸、太老師等），是因為信件由信差投遞，發信人對收信人的稱謂，信差自不得稱呼，而收信人的職銜則是人人得而稱呼的，所以信封上應寫職銜。又，職銜既是方便信差稱呼，因此即使收信人職銜甚多，僅挑選一個最適當的使用即可。比如，李同學寫信給母校李芳玫老師，則職銜寫「李芳玫老師」便較「李芳玫小姐」來得恰當。
• 偏書：偏書的對象是名字而不是職銜。封文名字之所以要偏書，是因為我國傳統習俗認為直接稱人之名是極不禮貌的（古人另有字號可以稱呼），但為方便信差投遞，卻需要寫明，因而縮小偏書表示不得已。另一方面，我國向無忌諱稱人職銜的習俗，因此職銜不應偏書。至於偏書寫在右側而不寫在左側，這是自古相傳的慣例，而且合乎國人自右至左的書寫習慣，倒沒有特殊寓意。　
• 挪抬：封文上所以要挪抬，是因為「勛啟」、「道啟」等均指對方，挪抬即是向對方表示敬意，這是一種禮貌，和箋文或公文使用挪抬的意義和道理是一樣的。
• 啟封詞：封文中的「啟」字，即請收信人「打開」之意。但如只用一「啟」字，卻帶有命令指使的意味，顯然不夠禮貌，因此我們在其前加一敬語，表示禮貌或敬意。所加的敬語，需要斟酌雙方的關係並符合對方的身分，才算得體，太過客氣，並無必要。
• 現代格式：由於今人已漸不忌諱稱人名字，亦不甚忌諱連名帶姓稱呼，因此有人認為沒有將名字置於職銜下的必要，亦無偏書的必要，遂產生現代格式，目前已被社會接受，自可採用，在使用西式（橫式）信封時更應如此。但仍應注意兩點：其一是應避免與傳統格式混用，以免不倫不類。其二是目前還在新舊交替的時期，某些人士仍認為使用傳統格式才有禮貌，所以寫信給尊長，最好仍用傳統格式，以免招來不必要的誤解。

　　由於不了解封文格式的意義，時下常見下列幾種不合理的寫法：

1. 誤將職銜偏書，名字反不偏書，如【圖1-5】 。
2. 誤將偏書寫在左側，如【圖1-6】 。
3. 混用傳統格式與現代格式，如【圖1-7】 。
4. 使用兩種稱謂，如【圖1-8】 。

　　不合理的寫法，雖然也能將信件送達對方，但是書信的往來一如人們的交際，合乎禮俗、表現風度、顯示學養是有其必要的，如果太不考究，不免讓人油然生出排斥之心，個人的損失是很大的。明白這個道理，我們應當用點心力講求書信的寫作。相同的道理，封文字體亦宜以正楷端整書寫。用行書甚至是草書則不宜，因為這可能造成投遞上的困擾，亦不夠莊重。

託帶信件的封文寫作

　　上文所討論的封文寫作，是付郵投遞的格式，因為寄收雙方對投遞的郵差均不相識，因此封文除了稱對方職銜以利郵差投遞外，不必考慮郵差的因素。但如果我們拜託別人送交信件，情況又有不同：我們既需讓受託者了解誰是收信人，以便正確送達；也需讓收信人了解受託者與寄信人的關係，以便收信人對受託者有一適當稱呼；另外，寄信人也必須在封文上對受託者表示懇託和感謝之意。由此可見，託帶信件和付郵信件在封文的寫作上考慮點不完全相同；因而其格式及用語也就有所差別了。關於請託帶信人帶交的用詞，依發信人、帶信人、受信人之間不同的輩分，而有所不同。一般而言，發、帶、受信人之間是平輩關係可用「敬請　 面交」；發、帶信人是平輩，受信人是長輩，用「敬請　面陳」、「煩請　面陳」；受信人是晚輩，用「敬請　擲交」。

　　如【圖1-9】 ，是陳光雄拜託朋友李志浩攜呈王大雅總經理的信件。「面陳」及「鈞啟」上有空格，即挪抬，均為向對方表示敬意的意思，「敬煩」、「拜託」則是陳光雄向李志浩的請求語。李志浩既然受託，見有「面陳」字樣，據「面」字知道需要當面遞交，因而不敢隨便交給王總經理的助理人員，據「陳」字知道王總經理乃是陳光雄的尊長，因而面交時本著朋友的尊長即是自己的尊長的心情，對王總經理表現應有的尊敬。王總經理收到信件，見陳光雄稱李志浩為「兄」，知道李為陳的朋友，即以接待晚輩的態度對李表示謝意。如此一來，陳、李、王三方面皆極愉快圓滿。如果陳光雄當時在封文上並無「敬煩志浩兄　 面陳」、「弟陳光雄拜託」等字樣，也許王總經理收信時誤以李為工友，禮貌不夠周到，令李心中不悅，當王、陳知道李的感受時，也都覺得過意不去，如此一來，三人皆有所失，而這要怪陳光雄太不注意應用文字所寓含的道理了。

　　如【圖1-10】 ，係張婉君託柳淑惠面陳張母的信件。既是「面陳」，柳淑惠自宜面交張母，張母見封文稱來者為「學姊」，知是其女的同學，自當親切招呼，此理與甲例相同。需注意者，此信中路不稱收信人的姓名職銜（雖然現代女性未必沒有職銜），這是因為我國習俗，對父母不得稱名道姓之故。

　　如【圖1-11】 ，係孟憲然託章文卿教授攜交邱永光院長的信件，既說「吉便」，足見並非急件，章教授不必專程送達，順便攜交即可。此例可注意的是：上二例「志浩兄　面陳」、「淑惠學姊　面陳」寫在信封中路，此例「文卿教授　吉便攜致」則寫在右路。因為現在常用大型牛皮紙袋充當信封，可以放置書籍、文件、物品等，且其上印成信封形式，左、右二路又極寬，因而今人也常將受託者寫在信封的右路。再則，此例於左路上方寫明「內書籍一冊」，這樣寄、送、收三方面都清楚明白，不會有陰錯陽差、遺漏不符的情況發生。左右兩路的寫作，左低右高。但右路之高以不高於收信人的姓為準；左路雖低，則以不礙大方為準。這個原則並沒有特殊寓意，而是美感的考慮。因為如此安排最大方最優雅，而大方優雅的封文，乃是博得收信人好感的第一步。如 仔細體會：中路乃是對方的名諱，自然是封文中最為重要者；其次是右路中對方服務的機關行號，再其次則是其地址。至於左路我方的地址、名諱與緘封詞則理應最為謙卑。緘封詞上，一般只書發信人姓氏。不過，如是掛號信件，則應寫發信人全名，以免退信時發信人領取不便。

　　如【圖1-12】 ，則是派專人投送的信件。這種情況可以不必載明受託者（多半是工友或部屬），自然也就不必有「拜託」「敬託」等語了。如果受託者對收信人的地址或機關極為熟悉，則如此例的「大安路中化工程公司」也可取消不寫。