使用电子邮件发送 Word 文档供他人审阅

可以结合使用 Microsoft Office Outlook 2007 和 Microsoft Office Word 2007 有效地发送 Word 文档供他人审阅。每个收件人均可以使用 Office Word 2007 中的修订功能添加批注。您在收到返回的文档后，可以比较修订并将其合并回一个 Word 文档。

本文内容

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• 步骤 1：向 Word 2007 中的快速访问工具栏添加“发送供审阅”命令
• 步骤 2：使用 Office Outlook 2007 发送 Word 2007 文档供他人审阅
• 步骤 3：查看和合并 Word 文档

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步骤 1：向 Word 2007 中的快速访问工具栏添加“发送供审阅”命令

在 Word 2007 中，利用“发送供审阅”命令只需一次单击访问操作即可发送文档供他人审阅。此命令不在功能区上，而是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分。但是，您可以将该命令添加到显示在功能区顶部的快速访问工具栏上。

1. 单击快速访问工具栏旁边的向下箭头。
2. 单击“其他命令”。

1. 在“从下列位置选择命令”下拉列表中，单击“不在功能区中的命令”。
2. 向下滚动命令列表，然后单击“发送供审阅”。
3. 单击“添加”。

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 单击“不在功能区中的命令”。

 单击“发送供审阅”。

 单击“添加”。

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1. 单击“确定”关闭“Word 选项”对话框。

“发送供审阅”图标随即将显示在 Word 2007 中的快速访问工具栏上。

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步骤 2：使用 Office Outlook 2007 发送 Word 2007 文档供他人审阅

当您准备好发送 Word 2007 文档供他人审阅时，请执行下列操作：

1. 在 Word 2007 中，单击快速访问工具栏上的“发送供审阅”。

随即将打开一封新的 Outlook 电子邮件，并将该 Word 文档添加为附件。默认情况下，邮件正文中会显示文本“请审阅附加文档”。

 注释   使用“发送供审阅”命令之前，必须先保存 Word 2007 文档。

1. 您可以根据需要更改邮件的主题或正文。
2. 在邮件中添加地址，其方式就像为任何其他 Outlook 邮件添加地址一样。

 提示   您可以轻松地为自己或邮件收件人添加提醒。操作方法如下：在“邮件”选项卡上的“选项”组中，单击“后续标志”。随后，单击一个提醒期限或添加收件人提醒，然后单击“收件人标记”。通过替换默认文本“请审阅”，可以将“标志”文本更改为自己的提醒邮件。

1. 单击“发送”。

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步骤 3：查看和合并 Word 文档

当审阅者返回包括其批注和修订的 Word 文档后，请将文档保存到计算机的硬盘驱动器上。有关如何保存附件的帮助，请参阅查看、打开和保存附件。

处理文档的多个副本时，有两个选项可供选择。第一个选项是并排比较两个文档（称为精确比较）。精确比较只显示两个文档之间的差异。第二个选项是将多个副本合并到一个新的 Word 文档中。完成合并后，可以在一个文档中查看每个人的更改，并根据需要加以接受或拒绝。

无论采用哪个选项，一次都只能处理原始文档和一个审阅副本，然后再对每个其他审阅副本重复该过程。

使用精确比较选项比较两个文档

精确比较选项在比较两个文档后，只会显示两者之间发生更改的内容。所比较的文档不会被更改。默认情况下，精确比较结果会显示在一个新的（第三个）文档中。

如果要比较多位审阅者所做的更改，请不要选择此选项，而应改为单击“将多位作者的修订组合到一个文档中”。

1. 在 Word 2007 中的“审阅”选项卡上，单击“比较”组中的“比较”。

1. 单击“比较文档的两个版本(精确比较)”。
2. 在“原文档”下，通过浏览找到要用作原文档的文档。
3. 在“修订的文档”下，通过浏览找到要比较的另一个文档。
4. 单击“更多”，然后为要比较的文档内容选择相应的设置。在“显示修订”下，选择您是要显示字符级别的更改，还是要显示字词级别的更改。

如果您不想在第三个文档中显示更改，请选择要显示更改的文档。

 要点   您在“更多”下选择的所有选项都将成为下次文档比较的默认比较选项。

1. 单击“确定”。
2. 如果两个文档版本均有修订，Word 2007 将显示一个消息框。单击“是”可接受更改并比较文档。
3. Microsoft Office Word 将显示一个新的（第三个）文档，其中原文档中的修订已被接受，而经过修订的文档中的更改将显示为修订。

所比较的源文档将保持不变。

将多个文档中的批注和更改合并到一个文档中

如果您发送文档供多位审阅者审阅，并且每位审阅者都返回了文档，则可以按照每次两个文档的方式来合并文档，直至将所有审阅者的更改都合并到一个文档中。

1. 在 Word 2007 中的“审阅”选项卡上，单击“比较”组中的“比较”。

1. 单击“合并多位作者的修订”。
2. 在“原文档”下，单击要将多个源中的更改合并到的文档的名称。

如果列表中未显示该文档，请单击“浏览原始内容” 。

1. 在“修订的文档”下，通过浏览找到包含某位审阅者的更改的文档。
2. 单击“更多”。
3. 在“显示修订”下，为要比较的文档内容选择相应的选项。

默认情况下，Word 2007 只显示对整个词的更改。例如，如果将单词 cat 更改为 cats，则文档中会将整个词 cats 显示为受过更改，而不是只显示字符 s。

1. 在“修订的显示位置”下，单击“原文档”。
2. 单击“确定”。

要更改在单击“确定”后显示在屏幕上的文档，请在“比较”组中单击“隐藏源文档”或“显示源文档”。

1. 重复步骤 1-8。Word 2007 会将所有更改都合并到原文档中。

 注释   Word 一次只能存储一组格式更改。因此，在合并多个文档时，系统可能会提示您确定是保留原文档中的格式，还是使用编辑后的文档中的格式。如果不需要跟踪格式更改，可以清除“比较并合并文档”对话框中的“格式”复选框。