word排版技巧

  接着再用鼠标单击艺术字让艺术字处于选中状态,然后将艺术字作为图片进行编辑,例如对艺术字进行三维或阴影效果处理,是不是比直接使用艺术字效果要好啊?

  如果大家对三维效果的深度、照明角度及表面效果或阴影的位置、 颜色等不满意,可点击三维(阴影)效果按钮,并选择三维(阴影)设置。 
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★自定义新符号
  虽然Word中有很多符号可以直接挑选使用,但总是感觉不够用,例如要作弧线 ,这时就只有通过自己来定做了。定做新符号实际上就是使用Word图片来进行创作,具体操作起来还是比较简单的,本文以定做弧线为例简单地说明其过程。
  首先单击“插入”菜单栏,选择“对象”,然后在弹出的对话框中选择“新建” 栏中的“Microsoft Word图片”项,单击“确定”,这样就到了图片的编辑区中,下面就可以直接在该区中绘制一段圆弧。在圆弧下面做一个文本框写上要写的圆弧文字,然后将图片调整到合适的大小就可以了。
  另外,在选择制作Word图片时,最好将“浮于文字上方”这个复选框取消掉。依此方法就可以自己定义各种比较特殊而又要用到的符号了。如果该符号需经常用到,也可以加入到自动图文集中或者将上述过程用宏的方式记录下来并放到工具栏中,以后想用的时候就可以直接在工具栏中选取了。
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★2字变13字的进化
  在文档中输入需要定义为自动图文集的所有内容如“中华人民共和国中央人民政府”。
  小提示:自动图文集既可包含文字,又可包含图形、表格以及它们的组合。将那些希望定义为自动图文集的文本或图形、表格及它们的组合定义为块。
  单击“插入”菜单栏,选择“自动图文集”子菜单中的“新建”命令,打开“自动更正”对话框;
  单击“自动图文集”选项卡;
  此前用户在文档中所定义的块就会出现在“自动图文集”选项卡的“预览”框中,在“请在此键入自动图文集词条”框中输入自动图文件的名称如“中央”;
  在“有效范围”栏中选择“所有活动模板”选项,以便今后可在任何情况下使用该自动图文集;
  复选“显示有关自动图文集和日期的‘记忆式键入’提示”选项。
  该选项的作用在于,只要用户在文档中输入了某个自动图文集的名称,系统就会显示出该自动图文集的完整内容,并允许用户快速将其插入到Word文档中,这就可加快在文档中插入自动图文集的速度。用户若不选择该选项,则只能通过菜单命令插入自动图文集,这就丧失了用自动图文集加快操作速度的初衷);
  单击“添加”按钮,将“中央”自动图文集添加到系统的自动图文件列表中;
  单击“确定”按钮,关闭“自动更正”对话框;
  这样,我们就定义了一个以“中央”命名的自动图文集。此后我们只需在文档中输入“中央”字样,系统就会弹出一个浮动显示框,将该自动图文集的全部内容“中华人民共和国中央人民政府”显示出来,如图,我们只需按下回车(或F3)键即可将它们插入到文档中(按下其它各个键可继续输入其他内容而不插入自动图文集)。另外我们也可利用“插入”菜单“自动图文集”子菜单中的相应命令来达到同样的目的,操作非常方便。 
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★怎样防止打印信封时打偏
  在使用Word打印信封时,每次都要将信封放在打印机手动送纸盒的中间才能正确打印信封,可是由于手动送纸盒上没有刻度标,因此经常将信封打偏。其实可以通过修改打印机的送纸方式,使信封能够对齐打印机手动送纸盒某一条边这样就不怕打偏了,设置方法如下:
  单击Word菜单栏上“工具”菜单,选择“信封和标签”,单击“选项”,在“选项”对话框中选择“打印选项”,选择一种用户认为是合适的贴边送信封方式,单击“确定”即可。
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★如何在其它计算机上打印含有本机特有字体的文件
  在日常办公中,常常要在另一台机器上打印本机Word文件,如果采用的是Windows系统默认的字体,在另一台机器上打印当然不会有什么问题,可是如果本机采用的是另外安装的字体,而另一台机器上又未安装该字体,那么打印时就会遇到麻烦。要想打印该字体,是不是也要在另一台机器上安装该字体呢?
  其实大可不必。首先,单击“工具”菜单栏,选择“选项”命令,选中“嵌入TrueType字体”,这样就可以把创建此文档所用的TrueType字体与文档保存在一起,当在另一台机器上打开此文档时,即使这台机器没有安装创建此文档的字体,仍可用这些字体来查看和打印文档。
  补充两点:一是以上功能实现的前提,需要用户创建文档的字体必须是True Type字体(这是微软公司和Apple公司共同研制的一种字型标准);二是当用户采用的系统默认以外的某种TrueType字体不超过32个字符时,为减小文档的体积,可同时选中“只嵌入所用字符”(此选项当选中“嵌入TrueType字体”时将被激活)。 
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★在Word中打印海报
  有些用户以为打印机太小而不适合打印大海报?其实,用户的打印机完全可以胜任。
  将文字打在Word中,编辑完以后,取个临时性的名字(比如说china.doc)存好。然后打开Excel空工作簿,估计用户需打印的实际大小,比如5×5,即25张A4纸,在行号上拖动鼠标选中5行,单击“格式”,选择“行”,单击“行高”命令,输入行高的最大值409;在列号上选中5列,同理设置“列宽”值为50,使行与列相匹配,这组数字是针对A4纸的长宽比设置的。
  缩小显示比例以便在屏幕中全部显示出来,拖动鼠标选中所需部分,单击“文件”菜单栏,选择“打印区域”,单击“设置打印区域”命令,单击“视图”菜单栏,单击“分页预览”,便可看到带页码的分割视图了。
  单击“插入”菜单栏,选择“对象”,单击“由文件创建”命令,然后单击“浏览”找到刚才存好的Word文档,单击“确定”,Word文档便出现在Excel工作簿中了。将文档拖至打印范围内,选中文档,单击鼠标右键,单击“图片对象”选择“document转换”,将“输出类型”定为“Microsoft Word图片”,然后将“图片”拖至适当的大小(如不进行转换,Word文档改变大小后格式也将跟着改变)。
  选中“图片”,单击鼠标右键,选择“设置图片格式”,单击“颜色与线条”命令,将填充颜色设为无填充色,将线条颜色设为无线条色。

  双击“图片”还可以对“图片”内容进行编辑修改,因为它还是Word格式。再单击“打印预览”,选择“设置”,点“工作表”,勾上“网格线”和“行号列标”,便可以看到每一页的实际情形了,而且每一页都有行列的标号,张贴的时候就不会贴错了。

  如果预览的效果不十分理想,没关系,只要在“打印预览”的“设置”中对“页面”的“缩放比例”稍作调整就可以了,同时将页边距及页眉页脚都设为0,因为行列的标号处已足够用户粘贴了,不过用户须将纸张大小设得比较精确才行。用户还可以利用Word的强大功能加上插图、花边和艺术字,如果用彩色打印机打印,那效果当然就别提了,当然用户也可以如法炮制来打印横幅和标语。 
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★Word的复印机缩放功能
  当用户编辑了一篇Word文档,需要打印到A3(29.7×42厘米)的纸张上,而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4(21×29.7厘米)的幅面,怎么办呢?
  其实,如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同,用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能,就是说用户可以通过“缩放”命令,让Word为文档设置格式,使其符合打印机的纸张尺寸。操作步骤如下:
  单击“文件”菜单中的“打印”命令,系统弹出“打印”对话框,在“缩放”下,在“按纸型缩放”下拉列表框中,选择要使用的纸型,比如我们选择A4纸型。单击“确定”按钮。

  这时,Word将调整文档的页面使其适合所选纸型,在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档,通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上,这类似于复印机的“缩小/放大”功能。 
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★Word的复印机缩放功能
  当用户编辑了一篇Word文档,需要打印到A3(29.7×42厘米)的纸张上,而用户的打印机能够打印的最大纸型才是A4(21×29.7厘米)的幅面,怎么办呢?
  其实,如果用户的文档的纸型与当前打印机的要求不同,用户可以使用Word提供的“复印机”缩放功能,就是说用户可以通过“缩放”命令,让Word为文档设置格式,使其符合打印机的纸张尺寸。操作步骤如下:
  单击“文件”菜单中的“打印”命令,系统弹出“打印”对话框,在“缩放”下,在“按纸型缩放”下拉列表框中,选择要使用的纸型,比如我们选择A4纸型。单击“确定”按钮。

  这时,Word将调整文档的页面使其适合所选纸型,在此Word将原本需要打印在A3纸张上的文档,通过自动缩小字号和图形将其打印在A4幅面的纸上,这类似于复印机的“缩小/放大”功能。 
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★将图片移到合适的位置
  当用户在Word文档中放置图片时,它会自动与一个可见的网格对齐,以确保所有内容整齐的排列。 如果需要精确地控制图片的放置位置,用户可以在拖动对象时按住“Alt”键,以暂时忽略网格。用户可以看到该图片将平滑地移动,而不是按照网格间距移动。
  如果图片不需要与文字对齐,用户可以使用这一技巧。为了确保该功能可用,请用户双击该图片,然后选择“版式”选项卡,选择环绕方式区域下非嵌入式的任意方式,最后单击“确定”按钮即可。 
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★Ctrl在绘图中的作用
  前面介绍了Shift键在绘图时的重要功能,它的“邻居”——Ctrl键也可以在绘图时发挥巨大的作用。
  在拖动绘图工具的同时,按住Ctrl键,所绘制出的图形是用户画出的图形对角线的2倍;在调整所绘制图形大小的同时,按住Ctrl键,可使图形在编辑中心不变的情况下进行缩放。
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★去除绘图时出现的画布
  用户在Word XP中使用自选图形工具画图时,总会出现一个“画布”,有的用户可能并不希望看到它,可以使用以下方法去除。
  执行“工具”菜单上的“选项”命令,在弹出的对话框中选择“常规”选项卡,去除“插入[自选图形]时自动创建画布”复选框的选择即可。
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★如何对齐图形
  按下Shift键,依次选取需要对齐的图形,然后按下绘图工具栏上的“绘图”按钮,在弹出地菜单中选择“对齐或分布”子菜单,然后再选择对齐方式即可。
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★如何微调图形及图像的位置
  在调整图形或图像的位置时,使用鼠标进行拖动不太精确,往往无法达到满意的位置,用户可以选定该图形或图像后在按住Ctrl键的同时用←、↑、→、↓的方向键来进行精确微调。
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★域锁定导致域结果不能正常更新
  如果要更新域结果,可以先单击此域,然后按下“F9”键。如果信息仍未更新,则可能是因为已经锁定了此域。要解除对此域的锁定,请单击此域,然后按下Ctrl+Shift+F11组合键,然后再次按下F9键。
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★打印出的日期有误
  如果使用“插入” 菜单栏中的“日期和时间”命令插入日期和时间,则除非选择自动更新日期和时间,否则Word不会更改所插入的日期和时间。要使Word能够自动更改日期和时间,先单击“插入”菜单栏中的“日期和时间”命令,然后选中“自动更新”复选框。在单击该域再按下F9键后,Word将会显示当前日期和时间。
  如果将日期作为域插入,但未对其进行更新,也会显示错误日期。此时可以更新域。方法是:单击此域,然后按下F9键。
  打印时自动更新日期的方法是:单击“工具”菜单栏中的“选项”命令,然后单击“打印”选项卡,选中“打印”选项框下的“更新域”复选框。
  如果要跟踪创建、最后打印、最后保存文档的时间,可以单击“插入”菜单栏中的“域” 命令,单击“类别” 框的“日期和时间”选项,然后插入CreateDate 、PrintDate 或SaveDate域。可以使用这些域的选项来实现只打印日期或时间,也可以二者都打印。
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★超级链接的直接插入
  利用中文Word提供的“插入”功能直接在文档中插入一个超级链接是创建超级链接最基本的方法,其具体的操作步骤为:
  将光标移至希望插入超级链接的位置,单击“插入”菜单栏中的“超级链接”命令,打开“插入超级链接”对话框,在“链接到”列表框中选择适当的链接范围(如“本文档中的位置”、“新建文档”、“Web页”等),这里我们选择“原有文件或Web页”选项。 在“要显示的文字”栏中输入超级链接的名称(如“首都在线”)。在“请键入文件名或Web页名称”栏中输入超级链接的网址(这里应输入首都在线的网址http://www.263.com)。单击“屏幕提示”按钮,打开“设置超级链接屏幕提示”窗口。输入系统对该超级链接的屏幕提示(如“263”)。单击“确定”按钮,关闭所有对话框。
  这样,首都在线的网址就会作为超级链接插入到用户正在编辑的文档中,它在默认情况下会采用蓝色、并加下划线方式显示“首都在线”几个字样,我们只需将鼠标放到该超级链接上,系统就会显示出用户设置的屏幕提示“263”,而单击该链接则可启动系统默认的浏览器打开首都在线的网址(链接其他文档或网址的效果与此完全一样),使用十分方便。 
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★利用自动更正功能将网址转化为超级链接
  利用中文Word的自动更正功能,我们只需直接在文档中输入有关Internet网址或电子邮件地址,系统就会自动将它们转换为超级链接(如我们在文档中输入http://www.263.com之后,系统就会自动将其转换为超级链接),然后我们就可以通过单击该链接直接启动浏览器打开相应网址,使用非常方便。
  小提示:如果用户在输入有关Internet网址之后,系统不能自动将其转换为超级链接,则有可能是系统的自动更正功能处于关闭状态所致。为此,我们只需执行“工具”菜单中的“自动更正”命令,打开“自动更正”对话框并单击“键入时自动套用格式”选项卡,最后复选“键入时自动替换”下的“Internet和网络路径替换成超级链接”选项,激活系统自动更正的超级链接功能即可。
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★清除超级链接的下划线 
  我们在文档中插入超级链接之后,系统会自动在每个超级链接的下面显示一个下划线,这本来是为了让用户更好的区分超级链接与普通文本而设置的,不过打印该文档时这个额外的下划线就会影响文档的打印效果,我们可以在保持其超级链接特征的前提下取消这个下划线。
  选中超级链接,单击“格式”菜单栏中的“样式”命令,在“样式”中选择“超级链接”,单击“更改”按钮,
  在“更改样式”对话框中,单击“格式”按钮,选择“字体”命令。
  在“字体”选项卡中,单击“下划线”下拉菜单,选择“(无)”,单击“确定”即可。
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★更改超级链接文字的外观
  通常情况下,Word会将用户在文档中插入的超级链接显示为蓝色带下划线的形式,而将已经访问过的超级链接显示为紫色带下划线的形式,这就与正文的显示方式不太一样,起到了醒目的作用。不过有些用户可能会对Word这种默认的超级链接外观感到不满意,而希望对其进行修改。为此,我们只需使用Shift+左右光标键将超级链接定义为块,然后执行“格式”菜单的“字体”命令,打开“字体”对话框,最后我们就可以利用它对超级链接的外观(包括字体、字号、颜色、下划线的种类等)进行设置了,使用非常方便。
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★ 取消超级链接的转换
  当我们在Word文件中键入网址或信箱的时,默认的情况下系统会自动为我们转换为超级链接,只要点击一下这些链接,便可以启动Windows默认的浏览器打开链接的页面或启动系统默认的邮件处理软件来撰写新邮件。但通常我们并不需要这样的功能,因而就会觉得这种功能总有些碍手脚。
  如何取消这种功能?可以采用下面的方法:
  单击“工具”菜单栏中的“自动更正”命令,在弹出的“自动更正”对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消;然后再单击“自动套用格式”选项卡,将“Internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾也取消,单击“确定”后即可。
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 怎样创建自己的电子邮件签名或电子邮件信
★  当用户新建一个“电子邮件正文”时,会弹出Word帮助信息提示用户是否要创建自己的电子邮件签名或电子邮件信纸。单击“建自己的电子邮件签名或电子邮件信纸”就会弹出“电子邮件选项”对话框,(注:该提示仅在第一次使用电子邮件功能时弹出,不过不用着急,用户可以单击“工具”菜单栏中的“选项”命令,在“常规”选项卡中的“电子邮件选项”将对话框调出来,
  在“电子邮件签名”选项中,在大的文本框里输入自己的签名,按住鼠标左键移动将签名选中,选择字体、字号,编辑好后单击右上的“添加”按钮。用户还可以制作自己的信纸,在【电子邮件选项】中,选择“个人信纸”,在其中选择自己喜欢的主题(可以实时预览)、新邮件和转发邮件的字体,单击“确定”,单击“确定”,用户自己的签名档和信纸便自动添加在了Word里面,下次使用的时候,就可以直接调用自己制作的很漂亮的模板了。
  将已有的文档当作电子邮件发出去也很简单,打开用户的文档后单击常用工具栏上的“电子邮件”图标,一封以用户的文档为正文的电子邮件就创建了,输入对方电子邮件地址和主题,就可以发送了。(想回到了普通Word编辑状态,只用再次点击“电子邮件”图标就可以了)。 
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★ 怎样用Word在网上开会
  Word提供了一种崭新的Web协作工作方式,通过它我们可在局域网及互联网上“开会”,下面就介绍怎样用Word在网上开会。
  
1.安排会议
  单击“工具”菜单之“联机协作”。注意:如果此时用户的Word中该菜单文字皆为灰色,则表示用户在安装Office时没有装载可选项“MS NetMeeting(微软网络会议程序)”,需要将它安装上。
  单击“安排会议”选项,系统弹出 “NetMeeting”对话框。将里面的内容逐个添上。
2.现在开会
  单击“工具”菜单之“联机协作”的“现在开会”选项,Word弹出“联机会议”工具栏,同时Windows任务栏的系统托盘上也应出现一个叫“MS NetMeeting”的程序图标,两者缺一不可。
  右键单击系统托盘上的“NetMeeting”图标,单击“打开”。单击“呼叫”按钮,此时,只要是参加进会议的朋友,首先看到的便是用户在“安排会议”时所设的共享“Office文档”。
  微软的NetMeeting至少为我们提供了三种互动式交流界面——谈天室、白板和音频视频输出(入)。运用起来都非常简单。其中的“聊天室”,只须单击NetMeeting“工具”菜单的“谈天”选项即可,交谈方式与其他类型的“聊天室”大同小异。
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★ 给会议来点Web讨论
  既然是开会没有“讨论”气氛怎么能行?单击Word“工具”菜单栏的“联机协作”中“Web讨论”项,并在弹出的工具栏中选择“在文档中插入讨论”按钮,现在用户就可以痛痛快快地高谈阔论了。
小提示:在输入讨论之前要确定主题,以便接收方便于查看。
  需要说明的是,当用户一旦收到或插入了讨论文字,Word的窗口便会自动分成上下两截,上部是原文,下部是插话。插话的部分也并非全文显示,而是在其右边多出一个“信签”似的图标来表示。将鼠标移动其上,即可看到讨论主题,而右击该图标,又可进行诸如“答复”、“编辑”一类的操作。
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 ★用剪贴板的内容进行替换
  常规的替换,都是文字与文字之间的,实际上从Word 2000开始,用户已经可以使用图片、表格等进行替换了。
  首先将需要进行替换的图片或表格等对象复制到剪贴板,然后执行“编辑”菜单上的“替换”命令,在弹出的 “替换”对话框中的“查找内容”框中输入要被替换的文字,输入完毕后将光标移入“替换为”框中,单击“特殊字符”按钮(如果看不到该按钮,请先单击“高级”按钮),在菜单中选择“‘剪贴板’内容”。

  单击“替换”或“替换全部”按钮后,就可以完成操作了,该方法不仅可以应用于图像、图形、表格,还可以用于公式编辑器等。 
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 ★十进制字符与Unicode字符的转换
  Unicode字符是Unicode Consortium 开发的一种字符编码标准。该标准采用多个字节代表每一字符,实现了使用单个字符集代表世界上几乎所有书面语言。而我们在日常工作中,使用的都是十进制字符,但需要使用其相应的Unicode字符时,身边却没有相应的转换软件,不用着急,Word可以解决这个难题。
  输入一个需转换的十进制字符后,将光标移至它的右侧,按下Alt+X组合键,该字符就转换为Unicode字符了,反之亦然。
  转换结果如下例:
电——7535
脑——8111
爱——7231
好——597D
者——8005
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★巧用“修订”功能帮朋友修改文章
  利用Word XP中的“修订”功能,可以帮朋友很方便地修改文章。方法如下:
  第一步:打开原稿,单击“工具”菜单,选择“选项”;在“选项”对话框中选择“修订”项。然后在“修订”下的选择框中将“插入的文字”→“标记”设为“无”,“颜色”设为“蓝色”;“删除的文字”→“标记”设为“删除线”,“颜色”设为“红色”;其余采用默认值(这一步的目的只是为了让我们在原稿上修改时标记更醒目)。
  第二步:单击“工具”菜单,选择“保护文档”;在“保护文档”对话框中选取要保护的内容为“修订”,然后按“确定”。
  第三步:进行修改。选择要删除的文字,按Delete键,可以发现原稿中的文字并未被删除,而只是变成红色,并加上了删除线;在需要插入文字的地方直接输入文字,新增的文字会以蓝色字体显示。而且,当用户将鼠标指向红色文字区域时,Word还会自动弹出注释“﹡﹡﹡,2002-6-17 15:32 要删除的内容”等字样;将鼠标指向蓝色文字区域,则会弹出“﹡﹡﹡,2002-6-17 15:32 要插入的内容”等字样(﹡﹡﹡为修改者的姓名)。另外,在用户做过修改的每一段前面都会用一根竖线做为标记。
  第四步:修改完毕后,再次单击“工具”菜单,选择“解除文档保护”后便大功告成了。
朋友收到用户寄回的文稿后,不论他是否接受用户的建议,都不必再将用户打上的标记删除,而只需单击“工具”菜单,选择“修订”→“接受或拒绝修订”,然后在弹出的“接受或拒绝修订”对话框中选择“接受”或“拒绝”即可。
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★利用超级链接快速调出指定文档
  比如刚刚输入了一份培训通知书,文件取名为note.doc。现在我们新建一个Word文档,作为检索该文件的索引文件,该索引文件为一个四列表格,各列名分别为文件名、文档名、摘要、备注。
  将表中的文件名note.doc用鼠标拖选,然后单击菜单中的“插入”命令,选“超级链接”,出现“插入超级链接”对话框。在“链接到文件或URL”对话框内输入要链接的真实文件名tz1.doc(此时应保证note.doc存于Word默认的文件夹下,否则应输入该文件所在位置的全路径),然后单击“确定”按钮,链接创建成功。
  将上述正在编辑的Word索引文件存名为“目录.doc”。今后,若我们要编辑修改已存盘的note.doc文件,只要打开“目录.doc”索引文件,单击note.doc链接,该文件的内容就会自动显示出来。事实上,只要安装了WPS,WPS格式的文档也同样可用这种方法快速调入。
当然,在每次建立了新文档时,都不要忘记到索引文件中去“登记”哟。 
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★利用摘要功能快速显示摘要
  我们还是以note.doc文件为例。在编辑状态下,单击“文件”菜单栏的“属性”选项,出现该文件的属性对话窗。请将标题、主题、作者和备注项填好,保存后,进入资源管理器。选“查看”菜单下的“文件夹选项”,单击查看标签,在“高级设置”下将“鼠标指向文件夹和桌面项时显示提示信息”一项打上钩。这样,当我们在资源管理器中时,只须将鼠标指针在Word文档上停留片刻,有关的摘要项目就会出现了。
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★在Word中记录保存时间
  在Word中,用户可以查看文档的各种属性,如作者,创建时间,最后修改时间等等,非常方便,单击“文件”菜单栏中的“属性”命令,在其中的“常规”选项卡里可以看到这些信息。
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★如何将Word 2000当字典使用
  在编辑文档时,常会遇到一些生词难以弄懂。这时,你可以用“金山词霸”等专业翻译软件,但更为简便的方法是直接使用Word的中英——英中词典,即可在Word中进行动态互译了。使用的方法是:
  单击“工具→语言→词典”,也可按Alt+Shift+F7组合键启动词典,这时出现“词典”对话框;

  键入要查阅的内容,你可查阅英文单词或词组的中文解释或是中文字词对应的英文单词;
  单击“插入”按钮,可以将互译的单词插入到文本中,单击“翻译”按钮,可以在“替换为翻译”列表框内显示该词的含义、多种解释及词性等;
  在“查阅”列表框内单击其中单词,右边会自动显出相应的翻译结果。
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★如何查看和清空剪贴板
  在文档编辑过程中,用户经常会使用复制和粘贴功能,有时复制次数过多后,需要查看或删除剪贴板的内容,如何操作呢?
  执行“编辑”菜单上的“Office 剪贴板”命令,在弹出的对话框中列出了剪贴板中的所有内容,用户可以选择单个删除或者全部清空。
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Word 中同一页面显示不同页码
  我们在写论文或报告时常常在页眉中用第×页共×页的形式,然后又要将该类文件集中起来装订成一本书,并在页脚中显示页码,表明该页在整本书中的位置,这就出现了同一页面显示不同页码的情况,利用域可以方便地解决这一问题。
假如某文件在整本书中的起始页码为101,按照下面步骤可以完成:
第一步、设置页眉。在页眉中输入“第页共页”,将光标移动“第”后面,选择菜单“插入→域(F)”,从域名中选择Page,或者在“第”后面输入Page,然后用鼠标选择Page并按Ctrl+F9。用同样的方法在“共”后面插入域Numpages,这就完成了“第×页共×页”的设置。
第二步、设置页脚。按第一步的方法在页脚中插入域Page,然后在Page前面输入“=100+”,最后用鼠标将刚输入的“=100+”和插入的域一起选中并按Ctrl+F9,通过打印预览就可以查看效果了。
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★在Word中通过传真发送文档
  Word除了文字处理以外,还有一种强大的功能——直接发送传真稿。
  在Word中内置了对电子邮件的支持,可以自动联接传真卡发送传真。为计算机安装上一块传真卡并在Windows中将它设置好后,再进入Word中,用户会发现,在Word的“文件”菜单中的“发送...”菜单下添加了几条选项“邮件收件人”、“传送收件人”和“传真收件人”,这也就说明用户可以直接在Word中使用传真卡发送用户的稿件了。下面介绍具体应用:
  当我们用Word编辑好一篇稿件并排好版(记住在起始位置写上自己的通讯地址和姓名),选择“发送”菜单的“传真收件人”;Word2000将自动启动‘传真向导’,‘传真向导’可以帮助用户制作传真封面和发送传真;
  单击‘下一步’按钮,选择需发送的文档;单击‘下一步’按钮,选择发送传真所用的软件;单击‘下一步’按钮,选择传真收件人,可在“通讯簿”中选择或直接在“姓名”、“传真号码”栏中填写相应内容;单击‘下一步’按钮,选择传真封面的风格,有‘专业型’、‘现
代型’和‘典雅型’三种,可视具体情况设置;按下‘下一步’按钮,填写传真发送人的信息;按下‘下一步’按钮,再单击‘完成’按钮即可。 
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★如何执行“全部保存”
  当用户打开了多个文档后,如果想全部保存似乎找不到这个命令,其实它是隐藏起来了。
  按住“Shift”键,然后在打开“文件”菜单,就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令,执行即可完成全部保存的操作了。
    另外,细心的用户也一定发现了,菜单中也多了“全部关闭”的命令,配合“全部保存”命令,Word操作会更加容易和快捷。 
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★让Word与WPS“资源共享”
   目前最为流行的字处理软件是Word和WPS 2000了,但是,如果用户用这两个软件写的文章拿到别人的机器上使用时,却发现别人的机器上没有相应的软件,无法打开文件怎么办呢?下面一个小技巧就可以解决这个问题,让这两个字处理软件实现“资源共享”。
   1.在WPS 2000中打开Word文档
   找到WPS 2000的安装盘,并在相应的文件夹下找到一个word2wps.exe的文件,它是一个自解压文件,直接双击打开它,出现安装界面,点下“Yes”按钮即可,安装完成后,重新启动用户的计算机。下次使用WPS 2000时,选择打开文件的类型为“DOC文件”,就可以打开Word文件了,不管它是Word97格式的还是Word2000格式的。
   2.在Word中打开WPS 2000文档
   找到Office2000的安装盘,并在相应的文件夹下找到一个wps2word.exe的文件,它也是一个自解压文件,直接双击打开它,也出现如图2所示的窗口,点下“OK”按钮,该程序会自动地判断出用户有没有安装过转换器,如果安装过了,它会让用户选择卸载和重装,如果没有安装过,就会自动地为用户安装好。同样,安装成功后,需要重新启动用户的计算机,打开Word后,在“打开”对话框中的“文件类型”框中选择“所有文件”列表项,选择需要编辑的WPS文件,单击“打开”,系统将给出一个“转换文件”对话框,在“文件类型”选择框中选择“WPS”选项就可以直接打开WPS 97/2000文件了。
   说明:通过上述技巧,在WPS 2000中打开Word文件和在Word中打开WPS 2000文件,基本上能保持原有的一些排版格式,但最好还是使用原软件打开相应的文件进行编辑,另外,在这两个软件中都支持口令保护功能,加了口令保护后的文件无法被读出;如果用户只是为了将用户的文件放到别人的机器上打印的话,用户可以通过打印到文件功能来实现。
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★怎样取得与真实打印完全一致显示效果
   当我们在套打单据表格及进行某些特殊的版式排版时,很希望屏幕上显示的大小与打印结果完全相同,以便进行精确的套打操作。但能够“所见即所得”的Word显示的结果与打印出来的结果虽然格式上能够做到看到什么得到什么,但由于各人所用的显示器的尺寸不同,而且相同尺寸的显示器其可视面积也有所不同,因此显示与打印结果的大小比例很难做到完全一致。如果能够给Word添加一个1:1全真显示的工具按钮就好了!这样即使我们不需要进行精确的套打,也可以在文稿完成后按一下这个按钮,看看最终输出的字体大小设置是否合适,我们可以用一个宏命令来解决这个问题。
   1.取得与真实打印完全一致的屏幕显示比例。
由于各人使用的显示器尺寸不同及画幅调整的习惯不同,因此在此无法给出一个固定的数据。请先将显示器的画幅调整妥当,以能够最大限度地显示出完整的全屏幕窗口为准。找一张A4纸,用尺子量下纸张的宽度,要求精确到毫米,因为标称为某种开本的纸张,其实际大小并不一定与标称值相同。然后,新建一个空白文档,单击“视图”工具栏,选择“页面”,再单击“文件”菜单栏,选择“页面设置”,在“页面设置”对话框中将打印设置中的“纸型”设置为与准备的纸张相同的纸型,如在此为A4,再将“纸型”选项卡中的纸张宽度设置为与刚才量好的值完全一致,确定后返回编辑界面。
   现在我们就以这张纸为依据,确定屏幕显示比例。在工具栏的“显示比例”输入框中反复手工调整显示比例的大小,注意系统本身只提供若干种固定的显示比例,其实我们完全可以直接输入任意一个整数,比如14英寸显示器在设置为78%后,屏幕上的页面大小与真实纸张完全一致,这个“78”就是我们下一步需要的数据。
   2.编写一个宏命令
单级“工具”菜单栏,选择“宏”,再单级“宏”命令,或者直接利用组合键“Alt”+“F8”打开“宏”对话框,在“宏名”编辑框中输入一个宏名如“真实显示”,然后单击“创建”命令,打开Visual Basic编辑器,在代码编辑窗口输入下列代码:
  Public Sub真实显示( )
  ActiveWindow.ActivePane.View.
  Zoom.Percentage=78
  End Sub
  (注意:代码中等于号后面的数字应灵活更改为与用户的显示器对应的真实比例数字)
   3.创建工具栏按钮
单击“工具”菜单栏,选择“自定义”命令,或者利用组合键Alt+V+T+C,调出工具栏“自定义”对话框,选择“命令”中的“宏”,右边的列表框中会显示出所有已经存在的宏。找到刚才编辑的那个“真实显示”的宏,将它拖入Word主界面的工具栏中的任意位置,这时工具栏中会出现一个与宏名对应的按钮,单击“关闭”按钮退出设置。

   现在,我们的Word就能够实现真正的所见即所得了!   

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